合同归档与审批流程规定（2024年版）

合同归档与审批流程规定（2024年版）本合同目录一览1.合同归档1.1归档材料1.1.1合同正本1.1.2合同副本1.1.3合同附件1.1.4合同修订文件1.2归档流程1.2.1归档申请1.2.2归档审批1.2.3归档登记1.2.4归档保存2.合同审批2.1审批材料2.1.1合同草案2.1.2合同修订稿2.1.3审批所需的其他文件2.2审批流程2.2.1初步审查2.2.2专业审查2.2.3审批会议2.2.4审批结果通知3.归档与审批的衔接3.1归档与审批的时间安排3.2归档与审批的信息共享3.3归档与审批的协调机制4.归档与审批的责任分配4.1归档责任4.2审批责任4.3责任追究5.归档与审批的记录和报告5.1归档记录5.2审批记录5.3定期报告6.归档与审批的培训和指导6.1培训内容6.2培训方式6.3指导文件7.归档与审批的异常处理7.1异常情况识别7.2异常处理流程7.3异常处理记录8.归档与审批的监督与检查8.1监督机制8.2检查频率8.3检查结果处理9.归档与审批的信息化管理9.1信息化系统9.2数据录入与维护9.3信息化系统的使用与维护10.归档与审批的保密规定10.1保密内容10.2保密措施10.3保密责任11.归档与审批的变更管理11.1变更申请11.2变更审批11.3变更记录12.归档与审批的外部协作12.1协作对象12.2协作内容12.3协作流程13.归档与审批的争议解决13.1争议类型13.2争议解决方式13.3争议解决记录14.归档与审批的终止与重启14.1终止条件14.2重启流程14.3终止与重启的记录第一部分：合同如下：第一条合同归档1.1归档材料1.1.1合同正本：本合同一式两份，甲乙双方各执一份。1.1.2合同副本：如有需要，合同副本可由甲乙双方根据实际情况确定份数。1.1.3合同附件：包括合同标的的相关资料、技术参数、验收标准等。1.1.4合同修订文件：合同执行过程中如有修订，修订文件应由甲乙双方签字确认，并归入合同档案。1.2归档流程1.2.1归档申请：合同签订后，由甲方提出归档申请，并提供相关归档材料。1.2.2归档审批：归档申请提交后，由乙方对归档材料进行审查，确认无误后予以批准。1.2.3归档登记：归档材料批准后，由乙方进行登记，记录合同归档相关信息。1.2.4归档保存：归档材料应由乙方妥善保存，确保合同档案的完整性和可追溯性。第二条合同审批2.1审批材料2.1.1合同草案：合同签订前，甲方应向乙方提交合同草案，供乙方审查。2.1.2合同修订稿：合同草案经乙方审查后，如有需要修改的地方，甲方应根据乙方意见修改后再次提交。2.1.3审批所需的其他文件：包括甲乙双方的营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等。2.2审批流程2.2.1初步审查：乙方对甲方提交的合同草案及修订稿进行初步审查，如有明显问题，应及时反馈给甲方。2.2.2专业审查：乙方对合同草案及修订稿进行专业审查，确保合同内容的合法性、合规性及合理性。2.2.3审批会议：乙方组织审批会议，邀请甲方参加，对合同草案及修订稿进行讨论和审议。2.2.4审批结果通知：审批会议结束后，乙方应及时向甲方发出审批结果通知，明确合同是否通过审批。第三条归档与审批的衔接3.1归档与审批的时间安排3.1.1甲方应在合同签订后五个工作日内完成归档申请。3.1.2乙方应在收到归档申请后十个工作日内完成审批。3.1.3归档与审批的衔接时间不计入合同履行期限。3.2归档与审批的信息共享3.2.1甲方应向乙方提供合同归档所需的全部材料。3.2.2乙方应向甲方提供合同审批的进度和结果。3.3归档与审批的协调机制3.3.1甲乙双方应建立合同归档与审批的协调机制，确保合同顺利履行。3.3.2甲乙双方应指定专人负责合同归档与审批的协调工作。第四条归档与审批的责任分配4.1归档责任4.1.1甲方应对提供的归档材料的准确性、完整性和合法性负责。4.1.2乙方应对归档材料的审查和保存负责。4.2审批责任4.2.1乙方应对合同草案及修订稿进行严格审查，确保合同内容的合法性、合规性及合理性。4.2.2甲方应对合同履行过程中出现的问题及时向乙方报告。4.3责任追究4.3.1如因归档材料不准确、不完整或不合法导致合同履行出现问题，甲方应承担相应责任。4.3.2如因乙方审查不严导致合同履行出现问题，乙方应承担相应责任。第五条归档与审批的记录和报告5.1归档记录5.1.1甲方应按照乙方要求，将归档材料进行记录，以便于乙方查阅。5.1.2乙方应按照甲方要求，对归档材料进行记录，并定期向甲方报告。5.2审批记录5.2.1乙方应对合同审批的过程进行记录，并保存相关文件。5.2.2甲方应按照乙方要求，对审批过程进行记录，并定期向乙方报告。5.3定期第八条归档与审批的培训和指导6.1培训内容6.1.1甲方应对乙方进行合同归档与审批的培训，包括合同归档的要求、审批流程等内容。6.1.2乙方应对甲方进行合同履行、合同管理等方面的培训。6.2培训方式6.2.1培训可以通过会议、培训课程、内部教材等形式进行。6.2.2培训可以采取线上和线下相结合的方式，以适应不同人员的需要。6.3指导文件6.3.1甲方应向乙方提供合同归档与审批的指导文件，包括操作手册、流程图等。6.3.2乙方应向甲方提供合同履行、合同管理等方面的指导文件。第九条归档与审批的异常处理7.1异常情况识别7.1.1甲方应在合同履行过程中，及时发现并识别可能出现的异常情况。7.1.2乙方应在合同审查过程中，及时发现并识别可能出现的异常情况。7.2异常处理流程7.2.1异常情况发生后，甲方应立即向乙方报告，并按照双方约定的流程进行处理。7.2.2乙方应立即对异常情况进行审查，并根据合同规定和实际情况提出处理意见。7.3异常处理记录7.3.1甲方应对异常处理过程进行记录，并保存相关文件。7.3.2乙方应对异常处理过程进行记录，并定期向甲方报告。第十条归档与审批的监督与检查8.1监督机制8.1.1甲方应对乙方的合同归档与审批工作进行监督，确保合同管理的合规性。8.1.2乙方应对甲方的合同履行情况进行监督，确保合同目标的实现。8.2检查频率8.2.1甲方应定期对乙方的合同归档与审批工作进行检查，每季度至少一次。8.2.2乙方应定期对甲方的合同履行情况进行检查，每季度至少一次。8.3检查结果处理8.3.1检查发现问题的，应由检查方及时向被检查方反馈，并提出整改要求。8.3.2被检查方应对检查发现的问题进行整改，并按照要求提交整改报告。第十一条归档与审批的信息化管理9.1信息化系统9.1.1甲方应建立并维护合同归档与审批的信息化系统，确保合同管理的便捷性和高效性。9.1.2乙方应使用甲方提供的信息化系统，进行合同审查和归档工作。9.2数据录入与维护9.2.1甲方应对信息化系统中的合同数据进行准确录入和及时更新。9.2.2乙方应对信息化系统中的合同审查数据进行准确录入和及时更新。9.3信息化系统的使用与维护9.3.1甲方应负责信息化系统的日常使用和维护工作。9.3.2乙方应按照甲方要求，使用信息化系统，并配合甲方进行系统维护。第十二条归档与审批的保密规定10.1保密内容10.1.1双方应对合同内容及合同履行过程中的商业秘密进行保密。10.1.2双方应对合同归档与审批过程中的相关文件进行保密。10.2保密措施10.2.1甲方应采取适当措施，确保合同保密信息的安全性。10.2.2乙方应采取适当措施，确保合同保密信息的安全性。10.3保密责任10.3.1如因甲方违反保密规定导致合同保密信息泄露，甲方应承担相应责任。10.3.2如因乙方违反保密规定导致合同保密信息泄露，乙方应承担相应责任。第十三条归档与审批的变更管理11.1变更申请11.1.1如合同内容发生变更，甲方应向乙方提出书面变更申请。11.1.2如合同归档与审批流程发生变更，甲方应向乙方提出书面变更申请。11.2变更审批11.2.1乙方应对甲方提出的合同变更申请进行审查，并根据第二部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：1.附件一：合同正本附件说明：合同正本为双方签字盖章的合同原件，一式两份，甲乙双方各执一份。2.附件二：合同副本3.附件三：合同附件附件说明：包括合同标的的相关资料、技术参数、验收标准等，具体内容由甲乙双方约定。4.附件四：合同修订文件附件说明：合同执行过程中如有修订，修订文件应由甲乙双方签字确认，并归入合同档案。5.附件五：归档材料清单附件说明：详细列出归档所需材料的名称、份数和提交时间等要求。6.附件六：审批材料清单附件说明：详细列出审批所需材料的名称、份数和提交时间等要求。7.附件七：归档与审批流程图附件说明：图形化展示归档与审批的流程，明确各环节的责任人和时间节点。8.附件八：培训资料附件说明：包括归档与审批培训的讲义、操作手册、案例分析等。9.附件九：信息化系统使用手册附件说明：详细说明信息化系统的使用方法、功能介绍和操作指南。10.附件十：保密协议附件说明：明确双方在合同履行过程中的保密义务和保密内容的具体范围。说明二：违约行为及责任认定：1.甲方违约行为迟延履行：甲方未按合同约定的时间履行合同义务。提供的材料不实：甲方提供的归档材料存在虚假、不准确或不完整的情况。不履行培训义务：甲方未按约定提供培训或培训内容不符合双方约定。2.乙方违约行为迟延审批：乙方未在约定的时间内完成合同审批。审查不严：乙方在审批过程中未能发现明显的问题或错误。不履行保密义务：乙方未按约定保密合同内容及相关商业秘密。3.违约责任认定违约金：违约方应向守约方支付违约金，具体金额由双方约定。损害赔偿：违约方应赔偿因违约给守约方造成的直接经济损失。合同解除：严重违约行为可能导致合同解除，并追究相应的法律责任。示例说明：如果甲方迟延提供归档材料，导致乙方无法按时完成审批，乙方有权要求甲方支付违约金。如果乙方在审批过程中未发现合同中的重大错误，导致合同执行出现问题，乙方应承担相应的损害赔偿责任。说明三：法律名词及解释：1.合同：本合同是指甲乙双方为明确双方权利义务，经协商一致所签订的法律文件。2.归档：归档是指将合同及相关文件按照一定的要求和程序进行整理、登记和保存的过程。3.审批：审批是指乙方对甲方提交的合同草案及修订稿进行审查，确保合同内容的合法性和合规性。4.甲方：指承担合同义务并享有合同权利的一方。5.乙方：指承担合同义务并享有合同权利的一方。7.违约金：指违约方按照合同约定向守约方支付的违约赔偿金。8.