文件管理控制程序

1目的为了规范品质体系文献，使供方及客户之资料，以及其他外部文献得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文献，以保证在需要的场所能及时获得最新最对的的文献。2合用范围2.1

质量体系文献的编制、管制措施。2.2

供方及客户文献（如技术图纸、测试汇报、使用阐明书等）的控制措施。2.3

其他外来文献（如合用的法律、法规、行业原则等）。2.4

保证对质量体系筹划和运行所必要的外来文献得到识别，并控制其分发。3定义注释3.1

受控文献：但凡直接影响产品质量的文献、资料、程序文献。3.2

非受控文献：不影响产品质量的文献或资料，如各类参照资料。3.3体系文献：3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式公布的该组织总的质量宗旨和方向3.3.2质量目的：在质量方面所追求的目的。3.3.3质量手册：质量管理体系的大纲性文献，它概括了本工厂质量管理体系的构成及要素（过程）。3.3.4程序文献：直接支撑质量手册的重要体系文献，是对各部门运作过程及质量体系规定的详细阐明。3.3.5作业指导书：它从程序文献中引申出来，详细论述各部门运作过程及操作规程，它是程序文献的支持性内容。4职责4.1

总经理或董事长：同意工厂的质量方针/目的、质量手册、程序文献。4.2

管理者代表：负责制定质量手册及有关程序文献。4.3

各职能部门：负责编写对应的程序文献及作业指导书，及时签收和保留受控文献，并将已失效的受控文献退回文控中心。4.4

行政人事部：负责本工厂受控文献的整体控制，即受控文献的打印、分发、原版文献的保留等。4.5文献控制职责表文献级层文献类别编写审核同意保留一质量手册管理者代表总经理管理者代表行政人事部二程序文献各部门主管总经理三作业指导书有关部门部门主管、总经理、管理者代表四表单随有关二、三级文献一同审批五外来文献5作业程序5.1编码原则：企业名称部门类别文献级别流水号XX—XX—XX—XX注释：企业名称：SHH部门类别：总经理∕管理者代表JL；行政人事部：HR；财务部CW；生产部SC；营销部YW；品质部QC；工程部GC；采购部CG；资材部ZC。文献级别：一级文献01；二级文献02；三级文献03；四级文献04；五级05流水号：001～999。各部门文献编号应按以上规定执行，不得有反复或误用的情形。5.2外来文献的编码以外单位编码为准。5.2.1各标题内小标题次序如下格式：

5

5.4

5.4.1

5.4.15.4.1.1(a)5.3

受控文献控制的一般规定5.3.1文献和有关表单的版本号用一位大写字母表达，文献首版为A/0版，当修订时，版本升为A/1～A/9、B/0～B/9、C/1～C/9、…版，以此类推.5.3.2同一类受控文献规定采用原则格式，以便于制定、保留。5.3.3受控文献必须有编制人、同意人签名后方可发出，且编制与同意不可为同一人。5.3.4受控文献如有生效日期以生效日期为准，否则，以最终审批日期为生效日期。5.3.5《质量手册》及《程序文献》均由有关部门负责人会审。5.4文献制定/修改/废止作业5.4.1制定：需制定文献的部门根据文献编写规定来制定文献，并经有关负责人员同意后执行。5.4.2修改/废止：文献需修改或废止时，由提出人员填写《文献制定/修订/废止申请单》，经原制定部门主管审查及对应的负责人员同意后交文控中心执行。5.4.3质量手册和程序文献修改后，须将修改的内容和有关资料记录在《文献修订登记表》中。5.5文献分发与回收5.5.15.5.2

受控文献分发规定：(a)质量手册的发放以质量手册控制为准；(b)《程序文献》发放至工厂各职能部门；(c)各部门所制定的三级文献，发至本部门，其他部门若需要再申请。5.5.3

外来文献由有关部门人员审查后，交文控中心登录于《外来文献一览表》中予以控制。5.5.4

文控中心按受控文献分发规定，复印所需份数加盖“受控文献”章后分发给有关部门。5.5.5

在文献分发过程中，文控中心还须收回原有的旧版文献，并应在《文献分发/回收登记表》中签收。5.5.6

对收回的旧版文献或作废文献，须予以销毁或盖上“作废章”，对于作废文献正本，保留时应盖上“作废章”。5.5.7

文控中心应每季度视需要重新发出《文献总览表》，以供各使用部门查对最新版本。5.6文献的保留5.6.1

受控文献由有关部门负责保留，不得在文献上划线加注记号或涂改其内容。5.6.2

体系文献以书面的形式出现，储存于电脑中的文献不予以执行，仅作备份。5.7文献的增补

任何人不得私自复印受控文献，如需更多的副本，应填写《文献/图纸/技术资料申请单》，交部门主管/管理者代表同意后，由文控中心予以补发，补发控制按正式发行执行。5.8文献的借阅控制5.8.1文献借阅人对所借文献负有妥善保管的责任，不得拆卷、涂改或损坏，并做到及时偿还。5.8.2非工作需要借阅质量体系文献与外来文献，保留部门有权拒绝.5.8.3当工厂外界人士需调阅本厂文献与外来文献时应呈管理代表同意同意方可.5.9外来文献的管制5.9.1各部门需要通过有关的渠道搜集与本产品或业务有关的外来文献，并对这些外来文献进行明确的标识和理解。如：(a)销售部获取供方与客户方面的文献，包括供货协议、产品阐明书、报价表、检查汇报单及客户订单，技术图纸等.(b)品管部应获取与产品品质有关的法律、法规、行业原则等。(c)其他有关的部门应搜集与本部门业务有关的各项外来文献。5.9.2外来文献的标识与管理(a)为以便使用与取阅应将外来文献进行明确的标识，分类摆放。(b)所有的外来文献必须填写于“外来文献一览表”中，以便查阅。

(c)从外部获取的外来文献，应根据其性质和变更的特点，由管理代表督导进行定期(六个月或一年/一次)向外来文献的所属单位追询其版本状况，以便能及时更新或作废。5.10质量记录的控制按《质量记录控制程序》执行。6有关文献(a)《质量记录控制程序》(b)《文献总览表》(c)《文献∕图纸∕技术资料申请单》(d)《文献分发∕回收登记表》(e)《文献修订登记表》(f)《外来文献登记表》(g)《文献制定∕修订∕废止申请单》7、附件