企业档案的分类编号及入库管理

企业档案的分类、编号及入库管理中国人民大学宫晓东:包神铁路公司档案培训专用目录档案分类的原理与方法档案编号档案库房排架与管理档案分类的原理与方法一、基本概念1、档案分类：是指根据归档文件的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对归档文件进行分门别类，从而使库藏的全部档案文件成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。2、类目体系：类目是档案分类的构成要素，分为类列和类系两个要素。类列是指在不同分类层次上具有平行关系的类与类之间所构成的体系，其逻辑规则是不能互相交叉；类系是指某一大类从总到分所构成的具有包含和被包含关系的类的系统，其逻辑规则是上位类包含下位类，下位类被上位类所包含。企业档案分类方案(示意图)

一类二类三类四类五类ABCD1234类列类系3、分类原则遵循文件的来源特征保证类目体系的严整性保证类目体系的可包容性维护类目体系的相对稳定性。4、分类标识（类号）类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本公司档案分类按照代码制进行类号标识。

“01.1.1”二、分类方法1、档案分类工作的程序设计分类方案划分全宗划分大类划分属类小类给定编号2、常用用分类方方法职能分类类时间分类类作者分类类专题分类类项目分类类型号分类类区域分类类专业分类类外形或文文种分类类职能分类类方法适适用于一一级类目目的区分分;其他分类类方法则则适用于于二级以以下类目目的划分分.3、全宗宗的划分分（机构构代码））管理类档档案的分分类方案案采用全全宗号+阿拉伯伯数字进进行标识识，全宗宗代码目目前只设设定01为包神神公司，，02为为新准公公司。工程建设类档档案的分类方方案采用全宗宗代码+阿拉拉伯数字和字字母进行标识识。全宗代码码同上。全宗宗以下一级类类目之后附上上工程项目的的字母代码，，如包神线为为,包神二线线为2，塔韩韩线为，新准准线为表示，，4、一级类目目的划分包神铁路有限限责任公司的的档案，按照照公司活动性性质划分为8个大类，即即：党群工作作类、行政管管理类、经营营管理类、生生产技术管理理类、工程建建设类、设备备仪器类、财财务档案类、、人事档案类类。5、二级以下下类目的划分分各大类或按照照工作内容分分工、或按照照管理对象特特点，或按照照文件类型，，或按照所属属专业的有关关标准，或按按照文件往来来规律进行二二级以下类目目的划分。适适当进行三级级类目的划分分。各类技术术、业务、科科技对象等档档案的具体分分类，在下属属单位根据实实际情况细化化（详见分类方方案）档案编号一、分类标识识（分类号））方法1、管理类档档案的分类采采用全宗号+阿拉伯数字字进行标识，，全宗代码目目前只设定01为包神公公司，02为为新准公司。。一级类目使使用00-99标识，二二级类目使用用000-999标识、、三级类目使使用0000-9999标识，依此此类推。没有有标注出来的的数码标识为为空号，留作作今后类目扩扩展使用。各各级类目标识识之间用“.”隔开。2、工程建设设类档案的分分类方案采用用全宗代码+阿拉伯数字字和字母进行行标识。全宗宗代码同上。。全宗以下一一级类目使用用00-99标识，一级级类目之后附附上工程项目目的字母代码码，如包神线线为,包神二二线为2，塔塔韩线为，新新准线为表示示，项目代码码后接二级类类目，二级类类目使用000-999标识、三级级类目使用0000-99999标标识（考虑到到部分档案三三级类层次较较多，故增加加一位数）。。没有标注出出来的数码标标识为空号，，留作今后类类目扩展使用用。各级类目目标识之间用用“.”隔开开。3、保管期限限、特殊载体体代码对照表表编码载体类型01纸质02电子03电子/纸质04录音05录像06光盘07磁带08硬盘09胶片10实物11其他编码保管期限00永久3030年1010年033年055年1515年2525年二、档号编制制方法档号以“件””为单元进行行标识的，档档号编制的规规则为六段号号码制，即：：档号=全宗（（项目）代码码+年度+分分类号+保管管期限代号+载体类型代代码+件号各号段之间以以“-”隔开开。第一段为全宗宗代码和项目目代码，参照照全宗和项目目代码规定。。第二段为年度度，使用四位位归档年度标标识，如“2012”。。第三段为档案案分类号，使使用代码分类类标识。第四段为保管管期限代号，，使用两位数数字标识。第五段为载体体类型代号，，采用两位数数字标识。第六段为件号号，一般采用用4位流水顺顺序号标识，，不满4位前前面补零。表示包神铁路路公司行政管管理类档案一一级类下的行行政事务类档档案二级类下下的会议文件件三级类下的的2008年年保管期限为为30年的归归档文件（电电子\纸质类类型）中的第第一件档案。。件号生成规则则：按同一机机构，同一年年度，同一类类别，同一保保管期限下，，件号从0001开始生生成。件号排序规则则：按年度、、分类名称、、保管期限、、成文日期排排序。以件号标识的的归档文件，，需要装入档档案盒，档案案盒应编制顺顺序号。盒号号编制规则是是：档案类别-年年度-保管期期限-盒顺序序号档号以“卷””为单元进行行标识的，档档号编制的规规则为六段号号码制，即：：档号=全宗（（项目）代码码+年度+分分类号+保管管期限代号+载体类型代代码+案卷号号各号段之间以以“-”隔开开。第一段为机构构代码，参照照集团各单位位机构代码表表。第二段为年度度，使用四位位归档年度标标识。第三段为档案案分类号，使使用代码分类类标识。第四段为保管管期限代号，，使用两位数数字标识，参参照附件3。。第五段为载体体类型代号，，采用两位数数字标识，参参照附件2。。第六段为案卷卷号，一般采采用3位流水水顺序号标识识，不满3位位前面补零。。表示包神铁路路公司塔韩线线工程项目，，工程建设一一级类下的技技术竣工二级级类下的桥涵涵专业三级类类下的2012年保管期期限为永久的的立卷归档文文件（纸质类类型）中的第第一卷档案。。案卷号生成规规则：按同一一机构，同一一年度，同一一类别，同一一保管期限下下，案卷号号号从001开开始生成。案卷号排序规规则：按年度度、分类名称称、保管期限限、立卷归档档日期排序。。卷内标注可以以增加卷内文文件顺序号，，以明确卷内内文件的排序序，卷内文件件顺序号排序序规则：按成成文日期进行行排序。档案库房排架架与管理一、档案的排排架（一）一般档档案排架方法法收集入库的文文档资料,应应该按照一定定的排列规律律统一进行排排架.具体方方法有以下几几种:1.大流水排排架.即按照照入库的时间间先后顺序依依次排架,先先来先放,后后来后放.优优点是简单易易行,避免了了空架,倒架架的麻烦.缺缺点是检索时时只能按照时时间线索进行行查找,不便便于精确查找找。2.分类排架架.即严格按按照文档的分分类体系进行行排架,优点点是可以将同同一类乃至同同一个项目的的文件排架到到一起,在排排列上能够体体现出文件的的相互关系,便于精确查查找.缺点是是需要留出部部分空余的装装具,或到一一定程度后进进行倒架.3.分类流水水排架.结合合上述两种排排架的优点,先将入库的的文档资料划划分出大类,然后再在每每类中按照时时间顺序排架架.（二）本公司司档案排架方方法1、纸质档案案的排架及标标识：纸质档档案实行分类类流水排架法法。分类流水水排架法是指指在库房内按按照企业档案案的一级类目目划分档案柜柜架，在每个个一级类目的的档案柜架中中，按照文件件归档的时间间顺序排列档档案。档案库库房排架编号号采用“”形形式，“X””表示一级类类目档案编号号，“”表示示档案所属的的年度，如““1-2010”表示管管理类档案一一级类目下的的2010年年度的档案。。2、档案库位位号编制：档档案库位号明明确到每件档档案的库房存存放位置，是是档案检索工工具的一种。。库位号编号号采用“X组组-(A或B)面列排盒盒件”形式，，如“3组面面-3列-4排-5盒-23件”表表示该档案的的库房存放位位置在3号组组密集架的A面第3列第第4排第五盒盒中的第23件。3、非纸质载载体档案的排排架及标识：：非纸质载体体档案应根据据档案的载体体类型分专柜柜按照时间顺顺序排列。将将声像档案存存放在专门的的防磁柜或光光盘柜中，实实物档案展放放在会议室中中，档案室仅仅留存其目录录。二、库房管理理1档案库房房是档案资料料保护和贮存存的重要基地地，非档案工工作人员不得得入内，如工工作需要必须须进入时，需需经主管领导导批准。2档案库房房门窗要牢固固，及时关闭闭上锁；钥匙匙要专橱保管管，不准随身身携带；管理理人员做到人人走加锁、关关窗，妥善保保管库房钥匙匙，确保库房房安全。3档档案进进出库库房，，要进进行严严格的的登记记，登登记内内容包包括档档案接接收入入库、、档案案调出出、调调阅、、归还还等情情况。。4对对新接接收入入库的的档案案要严严格检检查，，对有有虫蛀蛀、发发霉及及其它它问题题的档档案应应作处处理后后方可可入库库。5档档案工工作人人员要要熟悉悉库藏藏情况况，对对库藏藏档案案和资资料的的保管管情况况每半半年进进行一一次检检查核核对，，做到到帐物物相符符，对对已破破损和和字迹迹褪色色的档档案，，要及及时修修复和和复制制，发发现重重大问问题及及时向向主管管领导导汇报报，并并采取取措施施予以以处理理。6库库房内内安置置温湿湿度计计，每每周定定时测测记。。库房房的温温度应应控制制在14-24℃之之间，，相对对湿度度应控控制在在45-60％％之间间。管管理人人员要要有库库房温温湿度度记录录，掌掌握温温湿度度变化化情况况，并并进行行分析析，制制定管管理计计划。。7库库房内内禁止止吸烟烟、生生火、、喝茶茶倒水水，严严禁将将易燃燃、易易爆物物品和和有害害物品品带入入，禁禁止在在光源源、电电器下下堆放放档案案资料料。8定定期检检查库库房内内电源源线路路、暖暖气设设备及及安全全设施施及时时排除除各种种不利利于档档案安安全管管理的的隐患患。9档档案库库房应应尽量量避免免自然然光源源，有有外窗窗的采采用窗窗帘或或窗板板等遮遮阳措措施。。10档档案案库房房应