大型集团企业费用报销管理办法1

1、费用报销管理办法第一章 总则第一条 为规范费用报销的基本原则及流程，明确费用报销的基本要求，加强费用的监管并明确监管人权力和职责，严格把好费用开支关，根据国家相关财务制度及规定，结合本公司具体情况，制定本办法。第二条 费用开支应遵循“必要、合理、节约”的原则，确保公司的经济利益不受损害。第二章 报销的基本原则第三条 公司工作人员因公事发生的费用或与公司有业务关系的单位及人员所发生的与本公司经营有关的费用方能予以报销。第四条 真实的费用支出，取得合法、有效的票据后，经过相关审批程序后方可报销。第五条 有报销标准的费用，凭正规发票在标准范围内报销，需要事先申请的，须附事先批复的申请单方可报销。第六

2、条 费用的借支和报销人必须写明所在部门，以便公司对部门的费用进行考核。第三章 报销的基本要求第七条 费用发生后，当事人应取得与业务内容相应的合法票据，对事业性收费，需取得合法正规的财政收据，否则不允许报销。第八条 费用报销必须以合理、合法、真实的凭据为依据，原始发票及费用报销单不得臆造、涂改。第九条 对原始凭证的技术性要求：1、报销的发票上应盖有开具发票单位的发票专用章，手写发票应写清楚公司名称、时间、购买物品的名称及数量、金额、开票人、收款人等国家税务机关要求的发票开具必备内容，票面金额不得有任何涂改，除金额外的其他项目改动，必须由开票单位在改动处盖章确认。2、发票及收据均有一式多联，只能用

3、发票的“发票联”或“报销凭证联”以及行政事业单位收据的“收据联”或“交付款单位”等字样的联次作为报销凭据，其他联一律不得作为报销凭据。3、开具的发票或收据必须是双面复写纸套开，其他开具方式如用圆珠笔或水笔、钢笔等直接在发票上填写的一律无效，不得报销。4、凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相等。5、支付款项的原始凭证，必须由收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人签字，并有付款的依据，不得直接以费用报销单作为付款凭据。6、职工因公出差或购物借款的借据单，必须附在记账凭证上。回收款项时应另开收据，不得退还原借款借据。7、预付性汇款，由经办人填制“付款申请单”，作为原始凭证，不得以汇款

4、回单代替。8、属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签字，不得以通栏划大括号签一个字。9、凡报销单内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或重新补正。第十条 给予个人的电话补贴、车辆汽油补贴或其他各种补贴，都必须有真实、合法的支出票据，票据不足的在限额内按实际发票额报销。第十一条 各部门（站、油库）负责人要注意检查发票的合理性，开具日期与实际费用发生日期是否相符，注意审核发票开出的金额与现实一般情况下发生的金额是否存在较大的差异。第十二条 报销单据上所写金额应与所附报销凭证总金额一致，若报销单据所写金额少于

5、所附发票金额，应按报销单据上所写金额报支，若报销单据所写金额多出所附发票金额，应退回报销人补齐发票或重新填写报销单据。第十三条 报销单上填写的费用项目或费用类别必须与发票上的费用项目或类别一致。报销单只能用蓝黑墨水钢笔或水笔填写，不得用圆珠笔或铅笔等填写。第十四条 对于小张票据，为便于凭证装订，必须粘贴在票据粘贴单上，粘贴发票时按照公司要求粘贴。第十五条 票据粘贴要求：1、到财务部领取专门印制的粘贴单，粘贴时，在粘贴纸左边留出两公分装订线，将票据按类分别粘贴；2、将胶水涂在票据左侧背面，沿着粘贴纸外侧和粘贴纸的下边依次从下往上均匀排开纵向粘贴，沿着粘贴单下边沿和右侧的票据必须将其下边和右侧与粘

6、贴单对齐，所有粘贴的票据不得超出报销单的边沿；3、装订线左侧不要粘贴票据，粘贴的票据要牢实，均匀分布在粘贴单上，也不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄，使凭证装订起来不整齐，达不到装订的要求；4、如果同类票据大小不一样，可以在同一张粘贴纸上按照先小后大的顺序粘贴，相同金额的票据粘贴在一起；票据比较多时可使用多张粘纸，在每张粘贴纸上写明票据张数和金额；5、对于比粘贴纸大的票据或其他附件，粘贴位置也应在票据左侧背面，沿装订线粘贴，超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴纸范围之内；6、注意不得粘贴票面金额，也不得将票据随意裁剪，除了可将不规则的票据边沿修剪整齐外，不得将票据剪裁后粘贴

7、。第十六条 有多项费用在一张报销单上填报的，必须分费用明细填写，不得将多项费用合并填列。报销单上应写明单位名称、报销部门、时间、费用项目、金额、附件张数等，对于不按规定填写的单据或单据填写不完整的，不予报销。附件张数按报销单后所附的单据的自然张数计算。第十七条 所有款项支付业务，都应取得收款方的发票或有效收款凭据，对于确实无法取得票据的，应说明原因，经公司总裁同意后报销。第十八条 财务部门相关审核人员应加强各项费用凭证的审核工作，对不符合公司制度的及越权审批的费用和支出一律不得报销，对于手续或填写不符合要求的一律退回修改、补全手续、重填凭证；对报销发票所载日期至报销日超出2个月以上的，财务部门

8、有权拒绝报销，要求报销人更换合规日期发票后始给予报账；费用报销应按月实施，禁止几个月的费用集中一次报销。第十九条 公司员工因业务办理需预先借款的，报账时一律先扣除借支款项，有余额的再支付现金，如果报账金额不足还款的，由借款人以现金归还；每月10日前财务部需对上月个人欠款情况进行清理，对于未了清上月个人借支款项的，暂停其工资发放，待了清后单独填写“领款单”申请工资。第四章 费用报销时间第二十条 费用报销人每星期一把费用报销单及相关单据交到部门负责人，每星期二把经过部门负责人审核签字后的单据交到主办会计处，于星期四上午交到总裁处，公司出纳室每星期五为集中报账支付日，其他时间原则上不支付报销费用。第

9、二十一条 为保证各会计期间数据的准确性和可比性，确保当月费用当月入账，在日常报账时间外，各部门在每月1日需清理上月已发生但尚未报销的费用，并将费用单据报送财务部。报账时若遇节假日或星期日，时间顺延。第五章 费用报销相关人员责任、义务第二十二条 经办人（出差人、申请人）：费用发生后，当事人应取得与填写业务内容相应的合法票据，必须如实填报各项报销凭证和申请上规定的项目，规范粘贴相关票据并对所报销的内容的真实性负责，并签字确认。第二十三条 部门（站、油库）负责人：对所报销内容的实质性和合理性进行一级审查以及根据本规定对报销单据填写的规范性进行审核，并签字确认。第二十四条 公司分管领导：对所报销内容的

10、真实性和合理性进行复核以及根据本规定对报销单据填写的规范性进行审核，并签字确认。第二十五条 会计：严格遵守费用报销制度，认真审核报销单据，发票等原始凭证是否符合财务要求，审核报销流程是否规范，审核审批过程是否越权或在授权范围内；对不合法的原始票据拒绝签字，检查报销凭证金额与所附单据是否相符。第二十六条 出纳：复核发票金额与会计、审核的金额是否相符，审批程序是否合规，原始附件是否完备。第二十七条 财务负责人：严格遵守报销制度，认真审核各种凭证，审核票据是否符合财务要求，对不合法的原始票据应拒绝报销；检查报销凭证金额与所附单据是否相符，是否符合报销标准，对报销凭证的合法性、合规性进行审定、并签字确

11、认。第二十八条 单位负责人：确定公司的各项支出是否报销，对允许报销的单据签字确认。第六章 业务招待费第二十九条 招待费包括因公请客的餐费、娱乐费、礼品费、礼金券、旅游券、赠品等开支，填写业务招待费报销单据时，必须附发票及酒水单。点餐单等明细单据的签章及金额应与发票签章一致，否则不予报销。第三十条 实行预算管理后，部门业务招待费实行月度预算控制，由各部门在月度预算内自行掌握。未实行预算管理前，公司发生的所有业务招待费须征得总裁或董事长批准。第三十一条 宴请标准根据客人的重要性而定。宴请之前，经办人须向公司领导书面报告来客单位、姓名及职务，我方拟参加陪同的主陪人员及其他人员，拟申请宴请的饭店及标准

12、，经公司领导批准后，按批准的陪同人员名单、宴请标准和地点执行。宴请标准基本原则如下：1、很重要的客人，一般指战略伙伴，对公司的经营有重要影响，宴请标准、饭店及陪同人员由董事长或总裁确定。2、重要客人，一般指公司主要客户和主要合作伙伴，宴请标准为100-120元/人（酒水自带）。具体宴请标准、饭店及陪同人员由常务副总批准，并口头报告总裁。3、一般客人，一般指一般客户、业务联系者、供应商、承建商等，宴请标准为50-60元/人。具体宴请标准、饭店及陪同人员由常务副总批准。第三十二条 为宴请服务的驾驶人员除经公司领导明确要求可参加陪餐外，原则上不参加陪餐。驾驶人员可就近就餐，中餐每人每餐标准不超过15

13、元，晚餐每人每餐标准不超过18元。第三十三条 公司员工因公外出中午不能回公司就餐的，可报销一餐误餐补贴，标准为15元/人。第三十五条 业务招待费审批流程：1、招待费事前审批流程：（1）董事长或总裁安排的宴请且董事长或总裁为主陪的，无须经过事前审批。（2）常务副总、副总、部门负责人为主陪：经办人填写业务招待费申请单部门负责人审签常务副总审批。（3）如遇特殊情况，可事前通过电话口头请示，事后完善审批手续。2、招待费报销流程经办人填写费用报销单部门负责人审签财务会计审核财务负责人审签常务副总审签总裁审签（与工程项目有关的招待费送董事长审签）第七章 办公费第三十六条 采购办公用品和财产类物品时，必须有

14、手续完备的验收注明。需入库的物资，必须填写“材料入库单”，由实物保管人员按计划或合同验收单上填写实收数量并签字。不需入库的物资，除经办人在凭证上签字外，必须交给实物保管人员或是使用人员进行验收，当场领用的需同时开具“入库单”和“出库单”。在入库单上务必写上采购地址、联系电话、采购时间，以便日后审计查询。第三十七条 办公费是指公司内各部门办公用品、办公耗材、办公低耗品、办公维修费、办公清洁费、办公绿化费、办公饮用水、办公报刊杂志费、办公印刷费、办公邮电费等费用。1、办公用品包括笔记本、签字笔芯、信签纸、信封、钢笔、胶水、胶带、大头针、曲别针、橡皮筋、抽取纸、卷宗盒、便条纸、橡皮、长尾夹、圆珠笔、

15、钉书钉、印油、白板笔、荧光笔、修正液、电池、乒乓球等。2、办公耗材包括打印纸、热敏传真纸、硒鼓、墨盒、墨粉、色带、墨水等。3、办公低耗品包括电话机、u盘、计算器、剪刀、笔筒、文件夹、文件盒、三联杂志筐、书立、美工刀、钉书机、起钉器、装订机、打孔机、打码机、米尺、印泥、印台、可记录光盘、书报架、白板、白板架、水牌、乒乓球拍、羽毛球拍等。（未纳入固定资产、存货类别中的低值易耗品管理的物品均纳入办公低耗品管理）4、办公维修费包括固定资产日常维修、日常办公维修。（1）固定资产维修包括办公设备维修、家具用具维修、电子设备维修。其中：办公设备维修包括电脑及电脑配件、交换机、服务器、打印机、ups 设备、复

16、印机、传真机、扫描仪、机架、刻字机、白板、投影仪等设备的日常损坏、损耗维修。家具用具维修包括沙发、门店展台、灯具、办公桌、椅、柜、屏风、保险柜、文件柜、成套办公家具等的日常损坏、损耗维修。 电子设备维修包括空调、电视、音响、摄影机、冰箱、热水器、照相机、点钞机、考勤设备、门禁系统、健身器械、消防器材、通讯设备、安全设备、机电设备等设备的日常损坏、损耗维修。（2）日常办公维修包括门锁、铰链、拖柜、把手、办公椅、灯管、开关、管道、照明线路及强弱电、公共区域排水排污等维修。（3）10000元以上的大额办公费用维修需事先报审计部门，经办部门在审计部门的监督下选择三家单位询价，维修费用在5000元以上的

17、，也要选择三家单位询比价，询比价结果报审计部门审查。5、办公清洁费包括办公区域清洁费、垃圾费、清洁用品费、清洁工工资等。第三十八条 办公用品由行政部门（电脑耗材由系统管理员）在预算额度内统一购买、管理，办公用品购置实行“集中招标、定点采购”管理，统一供应商、统一品牌、统一单价。第三十九条 各部门申请购置办公用品、办公耗材、办公低耗品时，须注明用途、数量、规格型号，报行政部门负责人审核。第四十条 经办人填写办公用品采购审批表报行政部负责人审核，预算范围以内的，经行政部负责人审核即可。超出预算范围的，还应填写预算外资金申请表，经行政部负责人和分管副总审核后报财务部审核，总裁审批。预算外资金批准后行

18、政部才能购买。第四十一条 行政部对购置和个人领用的办公低耗品应建立办公用品管理台账。购入的办公用品要有验收人签字，领用的办公用品要有领用人签字。第四十二条 绿化费、饮用水、印刷费（信笺、便笺、信封、水杯、手提袋等）、报刊杂志订阅费、邮电费等办公费用由行政部门统一承办，选定供应单位，确定供应单价。绿化费、饮用水、印刷费、报刊杂志订阅费、邮电费由公司行政部门编制年度预算，在额度内统一控制。第四十三条 办公费用报销流程为：1、办公维修费用报销流程：行政部提出维修申请行政部门负责人审核行政部安排维修行政部组织使用部门或使用人验收，在维修申请单上签署验收意见经办人填写费用报销单行政部负责人审签财务负责人

19、审签总裁审签财务报销。超过10000元的报审计部门审签。2、其他办公费报销流程：经办人填写费用报销单行政部负责人审签财务负责人审签总裁审签财务报销。超过10000元的在财务负责人审签后报审计部门审签。第八章 通讯费第四十四条 通讯费指因公使用通讯工具而发生的费用，包括座机话费和移动电话费用。第四十五条 个人移动电话报销人员及报销标准由总裁或董事长确定，未经董事长或总裁批准，不得报销个人移动电话通讯费。可以报销通讯费的，在准许的报销标准内，凭发票据实报销。座机通讯费用由公司统一报销。第四十六条 当月离职的员工，通讯费报销标准为：月费用标准实际出勤天数应出勤天数。工作未移交或未移交清楚的，不报销通

20、讯费。第四十七条 通讯费报销流程：通讯费报销人填写费用报销单部门负责人审签财务负责人审签总裁审签。第九章差旅费第四十八条 差旅费是指公司员工因公外出而发生的各种交通费、住宿费。第四十九条 差旅费的报销必须明确填写所属日期及业务内容，交通费用写明起讫地点、时间、乘坐线路和车费，对于统一票价的车票，写明实报金额。第五十条 公司员工出差应严格履行报批手续，未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的差旅费均由其本人自行承担，公司不予报销。第五十一条 公司各部门应严格控制出差人数，并考虑其完成任务的期限，确定合理的出差日期，逾期出差应向上一级主管负责人报告。对因公出差人员，按相应标准报销出差费用。

21、第五十二条 出差交通工具的选择交通工具选择根据职员在公司的级别而定。一级：总经理、副总、总监。二级：部门经理、副经理、分公司经理、子公司总经理/副总经理/、站长、副站长、油库主任、副主任。三级：公司一般办事人员包括主管、主办及普通员工。不同级别人员交通工具选择见下表：人员级别交通工具选择（示“准许选择”）飞 机 火 车 轮 船长途客车 市 内出租车商务舱经济舱软卧高铁硬卧硬座三等舱四等舱卧铺硬座一 级二 级 三 级董事长、总裁特 批1、因工作特殊原因，需乘出租车的，事先须经部门主管同意，报销从严把关，票据真实合法，非出差当地票据一律不予报销。2、若出差当地，有公司或其他外联单位安排车辆专程接待

22、，不予补助。3、公司员工若以自己私家车出差，可以将车辆产生的相关费用予以报销，但报销金额不得超过乘坐以上差旅费管理办法规定的交通工具产生的额度。第五十三条 住宿费。1、住宿费不包括宾馆提供的其他服务和收费，如洗理、洗衣、餐费、通讯等费用。住宿费发票要清楚写明起止时间、天数、人数等详细内容或附结帐清单。住宿费在核定的标准范围内据实报销。2、出差住宿应本着节俭适用原则，根据同行人员的性别、人数经济适用安排住宿房间。一般情况下，同性别人员安排一间标准房，如入住人员的住宿适用标准不同，从高适用原则，但不得使用两人住宿标准叠加报销原则。对方安排住宿的，不得再报销住宿费。3、按不同地区执行相关报销标准,事

23、先未经公司领导同意，导致费用超出标准规定的，个人自理,特殊地区另行审批。未超出报销标准，根据出差当地真实无误签章完整的发票实报实销。4、凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经分管领导同意后方可报销。5、差旅期间发生的共同费用报销，报销单上须有同行人员签名确认。6、地区不同，住宿费及生活费补助标准不同。（1）地区分类：a类地区：(北京、上海、天津等)直辖市、特区、沿海城市b类地区：省会城市；c类地区：地级城市；d类地区：省外县级城市/镇、重庆主城区六区以外的远郊区县。（2）住宿费标准： 住宿报销标 准人员

24、级别(元/天)三 级二 级一 级地区a类地区140-200160-300160-400b类地区120-150140-200140-300c类地区100-150120-200120-200d类地区60-8080-10080-120注：同性两人或三人随同结伴出差的应按二人间、三人间组合共住，并只按一人标准报销。若有级别差异人员一同出差的，准予按“就高原则”安排住宿。（3）生活费补助标准出差人员无人招待生活的，公司予以报销生活费，同时，生活费补助采用包干原则，无须使用相关票据。生活费补助根据实际出差天数（含往返途中），不同地区实行以下标准：补助金额人员级别(元/天)四级三级二级a类地区606570b

25、类地区556065c类地区505560d类地区505560第五十四条 长途交通票据原则上只能用机打票报销。机打票如果遗失而用定额票代替，须写出书面报告，且有1人以上同行人员同行人员或有关人员签字证明，经部门经理签署意见，报总裁批后，方可报销长途运输部门挂牌线路车费标准的90%。第五十四条 差旅费报销流程：出差人填写费用报销单部门负责人审签财务负责人审签总裁审签。第十章 车辆费及车辆使用费第五十五条 车辆费是指公司自有车辆和租用车辆发生的费用（不含租金）。车辆费包括油费、停车费、洗车费、过路费、修理费、轮胎费、材料费、保险费、养路费、路桥费、交强险等。第五十六条 车辆由公司行政部统一管理，车队队

26、长为全年车辆使用费预算控制的直接责任人。第五十七条 车辆用油一般在本公司定点油气站加油，原则上不得在其他加油点加油。因车辆外出离开主城区，距定点油气站较远的，可在外地加油。每辆车一张加油卡，月末由油气站统计汇总加油量及金额，送驾驶员和车队队长签字确认。经财务部和总裁审核后报销。第五十八条 车辆的维修与保养（包括修理费、轮胎费、材料费等），实行定点维修，年初由行政部及相关部门同意考察维修单位后，共同确定维修单位。由公司驾驶员根据实际情况提出维修、维保计划，填写车辆维修（保养）申请表，说明原因和预计费用，报车队队长审核、总裁审批后进行维保维修。除特殊情况外，驾驶员必须到公司指定的特约维修厂进行维修

27、保养，否则不予报销。第五十九条 车辆维修保养费用结算时必须出具维修厂正式发票和维修记录单，详细罗列维修项目和收费标准，经当事驾驶员签字确认后作为报销凭据。公司驾驶员应将上述单据交给车队队长进行复核，在车辆维修（保养）申请表上签字确认。第六十条 费用报销结算时，结算票据包括：维修厂出具的经我公司驾驶员签字确认的正式发票和维修记录单，车辆维修（保养）申请表复印件。第六十一条 现金加油费、过路费、临时停车费报销，驾驶员应在一周内进行报销，应在车辆使用登记表上注明行车起始路程，由行政部根据里程表、耗油标准、加油时间、数量、用车记录复核，经行政主管签字审核后，同时附送加油申请表、车辆费用使用登记表复印件

28、交财务部进行审核。第六十二条 保险费、路桥费、交强险等报销时应经车队队长签字审核。拟投保的保险公司在年初由公司统一组织选择。第六十三条 行政部每月对各车辆的行驶里程和油耗情况进行统计分析，分析结果报总裁。第六十四条 驾驶员在执行公务过程中应遵章守纪，不得违反各项交通法规，若出现违规被给予罚款，由驾驶员自行承担，不予报销。第六十五条 公司车辆为执行公务的专用车辆，未经批准任何人不得私自使用，私自使用车辆造成的费用和损失由私自使用人承担，财务有权拒绝报销。第六十六条 车辆使用费报销流程:1、车辆维修费报销流程：经办人提出维修申请车队负责人审核总裁审核定点维修司机和车队队长签署验收意见经办人填写费用报销单车队负责人审签财务负责人审签总裁审签财务报销。超过10000元的在财务负责人审签后报审计部门审签。2、车辆保险费用报销流程：经办人提出保险申请选择保险单位比价车队负责人审核审计部审签总裁审批办理保险经办人填写费用报销单车队负责人审签财务负责人审签总裁审批11财务报销。超过10000元的在财务负责人审签后报审计部门审签。3、内部加油报销流程：油气站办理油本（每车一本）司机加油油本登记，司机签字确认油气站月末分车汇总加油量及金额司机审签车队队长审签财务负责人审签总裁审批财务报销。4、其他车辆使用费报销流程：经办人填写费用报销单车队负责人审签财务负责人审签总