OA普通用户操作手册.doc

一、 入门1.1、登录系统 系统采用B/S架构，在网络中任何一台电脑只要安装了本系统 ，所有与此电脑相连接的电脑不需要安装任何文件就可以进行访问。具体操作如下：进入windows系统，打开一个浏览器窗口。然后在浏览器地址栏中输入访问地址：http:/服务器端的IP地址:服务端口号/；或者http:/服务器域名：服务端口号/，回车，即可进入系统登录界面。然后输入管理员授予的帐户，点击“确定”即可进入到工作平台。1.2、界面概览1.2.1、工具栏说明 查看当前在线用户，可查看个人权限中工作交流部门权限范围内的在线用户； 发送手机短信，可以发送给系统内用户及自定义接收人，支持群发； 通讯录，查看系统内同事及名片夹中相关人员信息，可快捷发送短信、即时消息、邮件； 即时消息，可查看即时消息的历史记录，支持单人聊天、群体聊天，发送消息时支持同时短信提醒； 返回我的桌面，快捷返回“办公门户”“个人设定”中“桌面初始页”的设定的页面； 返回工作平台，快捷返回个人工作平台页； 后退，操作区后退一步； 前进，操作区前进一步； 刷新，操作区刷新； 最大化，操作区界面最大化，隐藏一级、二级菜单及版权信息。1.2.2、消息提醒区说明 拟归档处理提醒； 待办事宜处理提醒； 新邮件提醒； 即时消息提醒； 资源预约处理提醒； 个人日程提醒；二、 办公门户 办公门户是日常事务管理入口。在这里，可以处理日常工作中的代办事宜、个人日志、档案借阅、知识管理等。下面将分别介绍这菜单的功能。 2.1、待办事宜 点击“待办事宜”子菜单，工作区出现如下图所示。 用户进入后，可以看到各种需要处理的事项，比如有：收文、发文、报表、签报、传阅件、会议、会议通知、会议传达文件、催办信息等几种。点击需要处理的事务类型，即进入处理列表页面。 点击要处理的事务，进入到处理页面，如下图所示。返回：返回到前一页面。处理文件：进入到填写意见页面，填写处理意见。文件正文：表单的正文内容，以及查看附件。继续流转：流转到下一个环节。但在继续流转之前，必须处理表单。停止流转：停止流程流转，流程结束。通知：用邮件的方式发送通知到发起人或者其它人，告知事务处理情况。点击“处理文件”，进入处理页面，如下图所示。 提示：审批类处理动作具有“处理表单”按钮，编辑类处理动作，只需要点击“保存”按钮即表示处理完成。填写处理意见后（对于需要进行表决“同意”或“否决”的处理动作还必须选择同意或否决），还可以添加附件。密匙文件和口令即为“个人电子签名”。当需要多项代办事项需要处理的时候，可以选择“记住这个数字签名”选项，这样就在下一次处理文件时会省去输入口令的麻烦。点击“确认”完成处理。 附件管理：对文件附件的版本控制。处理完成后，点击“继续流转”，则这一环节的处理工作完成，流程进入下一个处理环节。2.2、已办事宜点击“已办事宜”，查看与本人有关的已事务处理列表。界面如下图所示。 这里为用户提供一个直观的查找自己已处理的事务的界面。以列表的形式列示出所有您经手处理的事项，包括事项的处理结果（意见）和发起人、文件类型、主题词等信息。提供了多样化的查询方式，可以按照用户的实际情况快速的查找到想要查找的事务。点击相关事务的流程名还可对流程进行跟踪查看所有处理人员的处理情况，在操作栏中还有回辙功能。 回辙：当某一事务提交给下一处理人处理时，如对方还未对文件进行处理时，可以通过回辙功能将文件收回重新处理完后再进行流转。2.3、流程绩效点击“流程绩效”，定制及查看流程分析方案。2.3.1、视图查看 显示所有定制完的流程绩效图表。设定图表，需先在数据报表子功能中通过自定义的查询条件设置方案，然后在视图管理中定义相应的图表，在视图查看功能中查看相关图表。2.3.2、视图管理根据定制出的数据报表方案，定制相应的图表。设定图表时需指定视图类型，分析项，数据项。可以设定此图表查看范围。2.3.3、数据报表定义保存需要进行绩效分析的方案，通过这些方案定制报表方案和绩效视图。2.4、签报任务点击“签报任务”，进入签报发起页面，如下图所示：标题：签报的标题。引入数据：引入数据采集中采集过来的相关数据，以供领导参阅。 主题词：设置签报的主题词。类型：当前签报所属类型。不同的类型对应不同的模版和签报流程。高级编辑：切换到高级编辑状态，调用word对签报正文内容进行编辑。HTML文件：以一个html文件作为签报的正文内容。提示：签报起草中的“高级编辑”，需要在控制面板中的单位设置信息中设置为支持“Web Office”才可使用。高级编辑状态下的签章、手写签名、调用模版等操作，须到控制面板中的“Web Office”中设置好模板和权限等信息。2.5、知识管理随着公司的发展，知识管理显得越来越重要。系统的知识管理包括有知识的分类、查询、共享、修改、删除、跟踪以及形成报表等。点击办公门户中的知识管理，如下图所示。公共：或者又称为“知识轮廓”，是从“单位”的角度来管理知识文档。例如：电子期刊、公共文库、部门资料等。公共分类的“类目”由系统管理员统一管理，其它人员可各“类目”下增加文档。个人：或者又称为“个人分类”，是从“个人工作”的角度来管理知识文档。例如：我建的共享知识、转入的电子邮件、我建的私有知识等。个人文件夹的“类目”及文档可由用户自己增加、修改、删除。提示： 公共分类目录树由系统管理员在“控制面版”中设置。公共分类的文档是从个人文档中读取。2.6、日程管理日程管理，包括两个方面的管理，个人计划和个人日志。界面如下图所示。计划列表：以列表的方式显示所有的工作计划。点击计划标题，进入下图：在此页面上，可以建立与此计划相关的日志信息，也可以查看与此计划关联的日志信息。日志列表：以列表的方式显示所有的工作日志。新建计划：增加新的日程安排。新建日志：新建工作日志或者总结。工作视图：以图形化的方式显示计划安排情况。日视图周视图月视图点击“新建计划”，进入新建计划页面，如下图所示。标题：填写计划的名称。类型：设置当前计划的事务类型。开始时间、结束时间：设置当前计划的开始时间和结束时间。在工作视图中以此时间显示计划的进度。正文内容：填写计划的内容。提醒时间：设置当前计划提前提醒的时间。选择附件：为计划添加附件。选项：设置当前计划是否共享给其他同事。同时可以设置计划过期后是否自动删除。提示：计划的共享与计划委托（日程委托，在个人设定中设置）是两个不同功能。共享指的是被共享的计划可让其它用户查看到；计划委托指的是当前用户的计划由被委托的人来执行，并显示在被委托人的工作视图中。类型，可由管理员在控制面板“模板管理”中添加修改。2.7、信息共享信息共享管理，包括有：新闻中心、规章制度、知识共享、信息采集、数据采集、出行参考、邮政信息。此子菜单中的内容只提供查看权限。操作界面如下图所示。新闻中心：显示系统发布的内部新闻和外部新闻。规章制度：以列表的方式显示系统发布的规章制度。知识共享：其它用户“知识管理”中共享给您知识，以列表的方式显示在这里。信息采集：以列表的方式显示采集信息。数据采集：显示系统设置好的数据采集方案。有权限的用户可以查看采集过来的数据。 出行参考：显示系统预设好的车次信息。邮政信息：显示系统预设好的国内邮政编号、电话区号信息。提示：信息共享中的内容的管理和维护都可在“信息集成”实现。注意：信息采集、数据采集、新闻、规章制度等信息，具有查看权限限制。限制的方式为：“本部门”、“部分部门”、“所有部门”。2.8、工作交流工作交流包括“讨论区”、“公告栏”、“投票”、“意见反馈”四个内容。界面如下图所示：公告栏：用于电子公告的发布。发布的公告将在系统的桌面的“电子公告”栏目中显示。讨论区：交流互动社区，类似于一个电子论坛的功能。提示：电子公告、讨论区内容的查看有权限限制。限制的方式为“本部门”、“部分部门”和“所有部门”。 办公门户中的“工作交流”进去以后，一般不具有维护操作。若要做维护操作，须从横向功能模块菜单“工作交流”中进入。投票：用于在线调查和投票。每个用户只能对一个主题投一次票。意见反馈：是用来对工作、公司等各种意见的发表。并支持匿名发表。提示：匿名发表的意见，发表后本人不能再做修改和删除。只有具有此部门信息集成管理的管理员才可以进行删除操作。手机短信：通过软件给相关人员发送短信，收信人员可以是系统中已有的人员、角色等，也可以是直接的手机号码。短信记录：记录所有已发送的短信信息。通讯录：本单位成员通讯录，系统根据组织机构信息字段自动生成通讯录列表。可以供电子邮件、即时消息来调用，也可以在通讯录名录界面直接针对相关人员发送即时消息、邮件和手机短信。名片夹：联系人通讯录。发送邮件的时候，可以直接选择名片夹中的联系人。即时消息：基于B/S应用的即时消息应用，免除了点对点应用的安装麻烦，真正全面支持移动办公，实现团队成员的远程即时交流，消息提醒可以自动弹出。2.9、业务协作业务协作是系统中各种申请的入口。在这里，我们可以填写各种表单，比如：报销、请假、出差申请、项目发起等的。并可以进行流程流转，或者送批。点击“业务协作”按钮便进入了表单类别界面，如下图所示。点击右边“操作”栏目中的“填写表单”图标按钮，即可发起表单，如下图所示。默认流程：点击“默认流程”按钮，表单将按事先设置好的流程进行流转。查看默认流程： 查看此表单的默认流程，了解流程走向。新建流程：进入流程定制页面，建立新流程。附件管理：附件都支持签入、签出管理，提供历史版本的管理功能，操作者可以将附件签出，签出后可以对附件进行修改，修改后再签入，原有版本变为历史版本，也可以将附件版本回滚到老版本，将老版本设为当前版本。选择流程：进入流程列表页面，选择所需流程进行流转。送批：直接交送给其他人进行处理。保存：保存当前填写好的表单，暂不进行流转处理。返回：放弃当前发起的表单，并返回到前一页面。注意：表单具有两种类型，审批类和流转类。审批类，发起表单的时候即可进行表单内容的填写，发起人和表单内容填写是同一个人；流转类，发起人和表单填写人可以不一样，发起人一般不填写表单内容。2.10、资源预约能否合理的进行资源配置，是影响一个单位工作成效的重要因素。以下来介绍如何使用本系统的资产申请功能。资产申请工作区界面如下图所示 。资源列表：显示所有您有权限预约的资源。审批结果：显示您预约的资源的审批结果。预约列表：以列表的方式列出您申请的所有的预约。历史记录：以列表的方式列出所有资源的出借历史记录。资源视图：以日历的方式按照天、周、月显示当前时间正在使用的资源。日视图周视图月视图点击您要预约的资源，进入预约申请界面。如下图所示。点击“资源预约”按钮，即可填写预约申请。系统会自动把预约申请发送到“资源管理”人员。提示：资源预约和档案借阅的操作方式一样。具有权限的人才可以预约相关的资源。预约申请发送以后，资源管理员收到申请，给予“同意”或“不同意”处理。系统自动会把管理员的处理结果以邮件的方式发送给申请人。注意：系统管理人员不一定是“资产管理员”或者“档案管理员”。2.11、档案借阅档案借阅包括有：收文借阅、发文借阅、签报借阅、人事档案借阅等的。当您提出档案借阅申请后，档案管理人员会收到申请信息，然后会给予“同意”或者“不同意”的审批。点击“档案借阅”按钮便进入了档案借阅界面，如下图所示。选择要借阅的档案类别，如发文档案，查询到要借阅的档案，在右边的操作栏目中点击“提出申请”图标， 如下图所示：系统转到申请信息填写界面，如下图所示：设置好申请期限和申请类型，点击“确定”，系统将自动发送申请到档案管理员。由档案管理员进行审批“同意”、“不同意”。 提示：档案借阅申请可具有三种类型：阅读、修改、删除。档案管理员申请的档案，自己不能做审批操作，需由其他档案管理员或者备份档案管理员审批通过。注意：在收文、发文档案借阅之前，档案管理人员应先设置好的您的借阅等级权限。没有此对应等级档案借阅权限的用户，不能查看到相关的档案。2.12、网络硬盘网络硬盘，分为文件中转和文件共享，文件中转好比一个网络文件共享区，类似于我们日常用的FTP功能，能上传和下载文件。系统管理员可以对上传的文档进行维护工作。而文件共享的任何操作都受到权限控制。2.12.1、文件中转点击“网络硬盘”，直接进入文件中转页面，如下图所示：上传文件：在当前目录下面上传新的文件。创建目录：即在当前目录下面创建新的目录分类。2.12.2、文件共享点击“网络硬盘”的“文件共享”标签，进入文件共享页面。在文件夹上点击右键，设置文件夹的共享范围。先增加人员、角色等信息，然后给不同的人员、角色设置不同的权限。2.13、电子考勤电子考勤是采用软件的方式实现员工的上下班考勤管理。考勤方式类似于我们用的考勤刷卡机。在系统中只需要点击“上班考勤、下班考勤”按钮即可。操作界面如下图所示。2.14、个人设定个人设定中包括有各种个性化的工作界面和功能的设置。除了初始桌面页的设定以外，还包括：工作委托设定、操作界面风格、消息提醒、桌面、流程工作平台、业务管理菜单、电子签名、个人模版等。工作委托设定即包括了工作计划日程安排的委托设定，还包括了流程任务的委托设定。其中流程任务又可以按流程任务分类进行细分。点击“个人设置”子菜单，进入个人设置页面，如下图所示。修改密码：修改系统帐户的登录密码。工作委托：设置您系统事务处理的委托人。委托人设置好后，系统在您不在线的情况下自动把需要您处理的事项转交给您的委托人。委托分为发文、收文、表单、签报、会议、日程等。日程委托：设置您工作日程的委托人。设置好后，您的日程将在您的委托人的“个人日程”中的“工作视图”中显示。登录图像：设置您的登录图片。图片支持的格式是：JPEG、GIF等。设置好后，将在系统的登录界面显示您的登录图像。签名图像：电子签名包括两个部分：电子签名认证文件和签名图像。设置后好随电子签名一起使用。图片支持的格式包括：jpeg、gif两种。图片尺寸标准大小为：100*50像素。语言选项：选择您的工作界面的语言风格。英文、法文、日文语言界面需购买相应的语言插件才能使用。界面风格：选择您的工作界面的风格。目前系统提供有5种。消息提示：设置您的待办事宜、新邮件等提醒方式。短信提醒，需另外购买短信服务才能使用。提示间隔时间：设置系统消息提醒的周期，适用于腾讯通，短信，邮件。自定义桌面：用于设置“我的桌面”的快捷方式。自定义工作平台：用于设置“表单流程”中的“工作平台”菜单。自定义业务管理：在系统的“控制面板”菜单中，添加一个新的模块菜单。、电子签名管理：申请电子签名认证文件。在系统中处理一些审批事务的时候需要用到电子签名认证。查看权限：查看自己的系统使用权限。登陆图标管理：管理在本机登陆过的帐号图标。个人模板管理：建立自己的个人模板，在日志、计划、公文、会议、邮件等地方可以使用自己的模板。门户设置：个性化展现系统各模块，以组织、事务、内容、专项管理定义各种综合信息平台，支持外部易构系统信息采集及单点登录。提示：自定义桌面、工作平台、业务管理，每个用户可以单独来设置，也可以由管理员统一设置；系统管理员可在“单位设置”中取消个人设置权限选项即可。工作委托和日程委托若不再委托了，只需把委托人设置为自己即可。个人模板设置、门户设置由自己设置，门户定制好以后可以选择是否共享给他人使用。注意：工作委托，如果当前用户在线系统则不予转交待处理事项，待处理事项由本人进行处理。2.15、我的桌面“我的桌面”是系统中信息显示的平台。系统中的新闻、公告、规章制度、共享知识、待办事宜、值班提醒等信息都将在我的桌面显示。也可以选择以专业门户、待办事宜、日程安排、工作平台、信息列表等作为“我的桌面”显示。界面如下图所示。三、 电子邮件随着网络的发展，邮件的使用越来越广泛。系统为了方便用户的使用，开发了一套具有自主知识版权的邮件管理服务器： Mail Server 。 Mail Server不仅可以用于局域网，还可以用于广域网。邮件管理模块包括如下功能。3.1、收邮件收取外部邮箱邮件。比如：163,新浪等邮箱邮件。3.2、发邮件撰写新的邮件，并可进行发送。邮件的收件人可以是本单位内部人员，也可以是外部邮件地址。并支持邮件多人发送。3.3、收件箱保存收取到的内部和外部邮件。3.4、发件箱保存已经发送的邮件。3.5、草稿箱保存已经撰写，但还未发送的邮件。3.6、废件箱保存已被删除的邮件。3.7、名片夹方便用户共享自己的资源信息，可以直接在发送邮件处选取名片夹人员发送邮件，在填写联系人名片信息的时候，如果设置成共享，那么其他用户也可以对此联系人发送邮件。提示：在填写联系人名片信息的时候，可以设置是否共享。如果设置成共享，那么其他用户也可以对此联系人发送邮件。3.8、通讯组可按部门、按职务等划分的一组的通讯人员。发送邮件的时候，可以通讯组的方式进行发送。节约了用户在对特定人员群体发送邮件的时间。分个人通讯组与系统通讯组。3.9、邮箱状况清晰的展现现有邮箱的状况，以百分比和进度条的方式显示当前发件箱、收件箱、废件箱、草稿箱的使用状态以及现有邮件数量。3.10、账号设置设置要接收的外部邮件的邮件箱地址，类似OUTLOOK的设置方式，简单易用，以达到收发外部邮件的目的。用户可设置是否保留备份、是否为默认外部邮件发送地址、是否需要验证等信息。邮箱地址：您的外部邮箱地址。比如，xiao_,。接收（pop3）服务器：设置接收邮件的服务器地址。比如163的邮件接收服务器地址为：。接收服务器的端口：设置接收邮件服务器的端口，默认为110。发送（smtp）服务器：设置发送邮件的服务器地址。比如163的邮件接收服务器地址为：。发送服务器的端口：设置发送邮件服务器的端口，默认为25。发送服务器要求验证：设置邮件收取和发送的时候，是否需要邮箱密码验证。一般设置为“是”。用户名：邮箱的用户名称。比如xiao_邮箱的用户名为：xiao_sss 。密码：邮箱的密码。设置为默认地址：设置此邮箱帐户是否作为发送外部邮件的帐户。不保留备份：收取外部邮件的时候，是否在邮件服务器上保留邮件的备份。接收邮箱邮件：设置是否收取此邮箱的邮件。提示 ：一个用户可以设置多个外部邮箱帐户。注意：如果要进行外部邮件的收发，那么必须设置一个外部邮箱帐户。四、公文管理公文管理是协同软件应用最为普及的功能之一。本软件的公文管理即包括了常见的收文、发文，还包括了应用比较专业的传阅件和签报管理，公文的流转过程区分不同的类型，可以设定不同的专业化的流转过程节点，包括：登记、批示、批办、注办、办结、承办、归档等收文流程节点，起草、核稿、签发、会签、编号、打印分发、归档等发文流程节点，传阅、签报等相关业务流程节点。公文可以依据要求不同，转为知识、公告、档案，符合日常管理的多样性应用要求。4.1、发文起草在发文起草编辑框中，集成了具有自主版权的文件编辑控件，功能类似与我们常用的WORD编辑工具，可以对字体、颜色、背景进行选择。同时，还可以指定公文的保密、紧急和重要等级等。并且集成了专业的Web Office插件，支持B/S模式的远程在线编辑WORD、WPS、PPT等，用户无需其他操作，就可以直接保存到服务器里。Web Office自带的笔迹留痕功能可以方便的从文档上获知是什么人对此文档进行了修改或删除文字的操作，即使文档脱离iWebOffice2006环境，也能保证痕迹的正确显示。点击“发文起草”子菜单，进入发文起草界面。如下图所示。密级：设置发文的密级程度。与档案管理中的密级一一对应。紧急程度：设置发文的紧急程度（可选项）。重要程度：设置发文的重要程度（可选项）。引入数据：引入数据采集中采集过来的相关数据，以供领导参阅。标题：发文的标题。类型：当前发文所属类型。不同的类型对应不同的模版和发文流程。主题词：设置发文的主题词。高级编辑：切换到高级编辑状态，调用word对发文正文内容进行编辑。HTML文件：以一个html文件作为发文的正文内容。发文起草完毕后，点击“确定”按钮保存起草；或者点击“默认流转”，发文开始流转。提示：发文起草中的“高级编辑”，需要在控制面板中的单位设置信息中设置为“支持控件”才可显示使用。高级编辑状态下的签章、手写签名、调用模版等操作，须到控制面板中的“Web Office”中设置好模板和权限等信息。4.2、收文登记收文流转过程与发文很类似。接到外单位送来的公文后，首先要对公文进行登记，登记完成的公文，可直接使用“默认流程”流转。也可以点击“确定”选择其他的流程或者是流转方式。收文和发文的处理方式一样，只是具体的处理动作不同。比如，发文中有“核稿、签发、会签”等，收文中的处理动作则为“承办、批办、批示”等 。收文登记界面如下图所示。提示：收文登记时的文件标题、来文单位、来文编号以及文件内容不能为空。4.3、传阅拟稿签报处理与发文处理类似。只是签报无“高级编辑”状态。可以直接起草一个传阅件，也可以由收发文转为传阅件。4.4、签报拟搞签报处理与发文处理类似。4.5、发文流转已经起草好的发文和正在流转的发文，系统以列表的方式显示在发文流转中。并可对其进行各种操作。发文的处理动作包括：核稿、签发、会签、编号、打印分发、转收文、归档等。界面如下图所示。删除：删除当前选择的流转过程。修改：对登记完成状态的发文进行修改。转交：把登记完成的发文转送给其它部门处理。催办：对选中的流程中的当前处理人，发送催办消息。自由流转：对已经登记好的发文采用直接选择处理人的方式进行流转。自动流转：对已经登记好的发文选择定义好的流程进行流转。取消流转：取消当前正在流转的流程，使发文处于“登记状态”。查看流程：以图形化的方式查看当前流程的流转状态。查看状态：以列表的方式查看当前流程的处理情况。历史纪录：已经流转完毕的发文的历史备份。注意：正在流转的发文不能进行删除、修改、转交操作；流程查看只能察看“正在自动流转的流程”状态。点击发文的名称，即可查看到详细的处理情况。如下图所示。正文：查看发文的正文内容，以及附件。签稿：发文使用中系统会自动根据发文起草时的相关信息自动形成签稿。处理明细：查看发文正文内容的修改情况。返回：返回到“发文流转”页面。前面已经介绍过，发文有两种流转的方式：自由流转和自动流转。1， 自由流转：选择起草好的发文，然后点击“自由流转”，系统显示“处理动作”、“处理人员”选择页面。如下图所示。根据需要，设置好处理人和处理动作以及处理时限。点击确定，系统将自动提交到所选择的处理人。2， 自动流转：若选择的是“自动流转”，则系统自动转入到流程选择界面。如下图所示。系统根据您的权限列出有效的发文流程，选择要流转的流程点击确定，发文即按照流程流转了。提示：自由流转中的“处理时限”，是指处理动作的处理时间限制。如果过超出了所设定的时间，系统自动发送催办消息到处理人。但事务仍然有效，可继续处理。4.6、收文流转收文流转操作同发文流转。收文中的处理动作则为：审核、批办、批示、注办、承办、填写办结时间、归档等 。4.7、签报流转签报处理与发文处理类似。签报中的处理动作为：审核、批示、归档等。4.8、传阅流转公文传阅，是用于对各种文件包括收文、发文等发送给各不同人员进行查看。点击传阅流转，进入传阅流转界面。如下图所示。删除：对已经起草好的传阅件进行删除操作。修改:修改已经起草好的传阅件。传阅：对已经起草好的传阅件，进行传阅。传阅方案：对已经起草好的传阅件按照预设好的传阅方案进行传阅。方案管理：新建传阅方案，修改、删除已有的传阅方案。停止传阅：停止正在传阅的传阅件。归档：对正在传阅的传阅件，进行归档操作。历史纪录：以列表的方式显示所有已经处理的过的传阅件。点击传阅件的名称，可以查看当前传阅件的详细信息。如下图所示。正文：传阅件的文件正文内容。签稿：发文使用中系统会自动根据传阅起草时的相关信息自动形成签稿。传阅人：以列表的方式显示当前传阅人信息，以及他们是否阅读过当前传阅件。返回：返回到前一页面。提示：传阅件可以新建，也可以由收发文转为传阅件处于登记状态的传阅件不能进行归档操作。4.9、公文流程公文管理中的收文、发文、签报等流程，可在“公文流程”菜单中添加新的公文流程，或者对已有的公文流程作删除、修改等操作。界面如下图所示。增加：添加新的公文流程。修改：修改已经建好的公文流程。查看：查看所选中的公文流程的结构。删除：删除所选中的公文流程。提示：公文流程的设计与表单流程的设计方式完全一样。仅不同的是不同类型的流程的处理动作不一样。具体操作，请参考“协同办公系统流程管理使用说明”。五、档案管理档案管理是遵照“国家的档案管理相关的法规”设计的。可以管理建档、授权、借阅、审批等全过程。档案管理按类型分为：收文档案 、发文档案、会议档案、传阅件档案、签报档案、表单档案、人事档案、实物档案以及其他档案，如下图所示。5.1、借阅申请处理档案管理员收到档案借阅申请以后，在档案管理模块里会提示有新的申请需要处理，如下图。点击需要处理的申请，进入处理页面。点击操作栏里的“同意”按钮，即可借出档案。5.2、拟归档处理档案管理员收到档案归档申请以后，在档案管理模块里会提示有新的归档文件需要处理，如下图。点击需要处理的申请，进入处理页面。点击操作栏里的“归档”按钮选择好上级类目和档案所属部门，点击“确定”后，归档完成。5.3、收文档案收文、发文、签报、会议、传阅件档案管理的方法类似，下面将以收文档案来介绍档案管理的使用。点击“收文档案”，进入收文档案类目：显示收文类目根目录。查询档案：进入收文档案查询页面。权限：为不同的用户授权收文的档案借阅等级的权限。点击“权限”按钮进入“发文档案权限”设置页面。如下图所示。查询权限：按照条件查询用户的收文档案借阅权限等级。赋新权限：为用户授予收文档案借阅权限等级。注意：一个用户需要借阅档案，必须在“权限”中为此用户设置借阅权限等级。拟归档档案：以列表的形式列出所有需要进行拟归档的档案。查询类目：按条件查询收文类目。新建类目：新建档案类目。用户新建的档案类目自动生成目录树。点击“新建类目”按钮，系统进入到档案类目属性的设置页面。如下图所示。名称：类目的名称。上级类目：档案的上级类目。底层节点：设置此类目是否为底层节点。如果为“是”，则该类目下面不能再建子类目，存放具体的档案。如果为“否”，则可以建多级的类目，不能放置具体的档案。主题字：类目的关键字。便于以后查询。备注：用于填写类目的说明信息。5.4、发文档案操作同“收文档案”。5.5、会议档案操作同“收文档案”。5.6、传阅件档案操作同“收文档案”。5.7、签报档案操作同“收文档案”。5.8、表单档案表单档案的类目是直接读取“表单流程”中设置好的类目，表单档案是由表单进行归档操作以后形成的。表单档案借阅权限是由“表单查看权限”以及“申请者的表单流转权限”决定的。5.9、人事档案人事档案与收发文档案的操作基本类似，但人事档案可直接进行录入操作。操作界面如下图所示。点击类目目录的名称，进入到具体的人事档案列表。如下图所示。5.10、实物档案实物档案的管理与人事档案操作类似。请参考人事档案管理操作说明。5.11、其他档案其余几种公文类型的档案管理和收文档案的管理方法基本相同，可参照收文档案的管理方法操作。在这里只指出一些需要注意的地方：1. 传阅件和签报案档案不设借阅权限等级，所有用户都具有借阅权限，但须获得档案管理员的审批同意才能查看档案。2. 人事类目和实物类目不是由公文流转结束归档得到的，而是直接录入的。 3. 公文档案、会议档案的安全密级是在公文起草的时候就已经设置好了。若需修改须进行“修改档案”申请（在办公门户档案借阅中提出）。人事档案在添加的时候进行设置。六、表单流程工作流是协同应用的核心技术。它实现了业务流程自动化，企业流程再造方面提供技术解决方案。系统中的工作流管理，具有表单和流程定制功能。可以根据客户的需要，定制各种公文办公流程、请假流程、采购流程以及各种电子商务交易流程。同时配合权限进行管理。 表单流程分为“表单定制”、“表单流转”、“表单列表”、“表单分类”、“流程定制”、“智能分析”和“工作平台”共六个子模块。6.1、表单定制表单定制：可任意的出差、请假、报销、借支、物品零用等表单，表单的定制采用向导式，普通人员即能完成表单定制工作。而无须专业的计算机知识。同时，所定义的表单的每个字段可以进行授权操作。在表单定制之前须在“表单分类”中建立表单类别。然后点击“表单定制”，系统显示刚才的分类。然后我们可以进入到对应的类别中定制表单。1，基础信息：点击“新建”按钮，进入“表单设置”页面，如下图所示。表单存储名称：当前定义的表单在数据库中的对应表的存储名。表单业务名称：当前定义的表单的业务应用名称。比如：销售报销表单、员工信息登记表单、请假表单等。表单显示图片：表单定制好以后的图形化显示样式。表单使用说明：关联知识文档，建立一份表单使用说明文档。表单类别名称：选择表单所属的分类。 表单功能描述：用于描述当前表单的功能，版本号等信息。表单类型：表单所属类型。分为“审批类型”和“流转类型”。审批类，发起人和表单的填写人为同一个人；流转类，表单的发起人和表单的填写人可为不同的人。高级显示模版：如果钩上了此选项，本表单定义好后，可以采用FrontPage、Dreamweaver等工具对表单格式进行调整。表单使用范围：表单的使用范围。使用范围包括：本部门、部分部门、本单位。表单查看权限：设置表单在“报表分析”中数据的查看权限。表单默认流程：设置表单对应的流程。在表单填报后，可按此默认设置的流程流转，而不用手工再选择流程。表单相关流程：除了默认流程，还可以关联其他流程，在表单填报选择流程的时候，缩小选择流程的范围。表单的基本信息设置好了以后，点击“提交”按钮，保存当前表单。2，栏目管理：一个表单中有许多的字段。在表单设计中，表单的字段在本系统中称为“项目”。在表单设计的时候，可以对每个“项目”进行属性设置。如下图所示。项目的名称：对应到一个表单中的字段的名称，比如：客户信息表的“客户名称”等。项目类型：项目值的类型。比如：“客户名称”，一般属于“字符”类型，“申请时间”，属于“日期类型”等；列长度：项目值的所占字符长度。必须输入：在填写一张表单的时候，有的内容是必须填写的。比如：一张“请假申请表”中，必须填写的有“申请人姓名”、“请假天数”、“请假原因”等。显示顺序：项目在表单中的排列显示的顺序。换行：当前项目是否换行显示。输入多行：设置此字段为多行显示。关联计算说明：显示表单中的公式使用方法。自定义类型：系统中提供了几种常用的项目类型。对于一些系统中没有提供的项目类型，用户可以自己定义。使用自定义类型，可以构造出更复杂的项目类型。比如可以自定义“性别类型有男和女两个值”，那么选择的时候会出现“男”和“女”让选择。特殊设置：有些表中的字段值在填写时候是很明确的了。比如：“请假表单”中的“请假人姓名”，一定是当前用户自己。如果“请假表单”中的“请假人姓名”在特殊设置中设定为“发起人”时，那么在表单填报的时候，系统自动根据特殊设置填写当前用户的姓名，从而更方便用户使用。主题词：设置相关的主题词，方便根据主题词找到自己需要的表单，通过短信发送待办事宜处理的时候也可以清楚的知道表单的内容。唯一：在填写一张表单的时候，有的内容是只能有一次出现的。比如：一张“报销单据”中，“单据编号”就是唯一的。这样一张表单定义工作就基本完成了。表单定义好后，就可以在办公门户“表单”填报中使用了。提示：有相应范围的表单定制权限的人具有对表单的修改权限。注意：正在使用的表单，建议不要再对表的属性和结构进行修改，否则可能引起流程数据紊乱。3， 字段权限：对于某些字段在填写、查看上有特殊要求的表单，在此页面上可以设置字段的填写和查看人员以及角色信息。4， 流程权限：对于某些表单在某个流程里的字段权限控制，针对流程里的每个节点进行表单字段的填写、查看权限设置。点击“编辑权限“，进入如下界面。5， 高级模板：通过网页设计工具，例如：frontpage、Dreamweaver等对表单进行设计处理。使得表单样式美观、功能实用。6， 打印模板：调用服务器上的word实现套打功能，可以任意定制打印模板，方便不同单位的不同打印格式需求。如下图。打印模板设置完成以后，在表单正文处会出现“高级打印”按钮，点击以后就调用预设的打印模板，进行文档打印。6.2、表单流转表单流转管理是用于对已经流转的表单进行各种控制操作，比如：删除、转交、催办等。以及对整个流程可以进行取消流转、查看流程、查看状态等操作。同时还可以选择流程的流转方式：自动流转、自由流转等。操作界面如下图所示。删除：删除当前选择的表单，必须是登记完成状态才能删除。转交：把登记完成的表单转送给其它部门处理。催办：对选中的流程中的当前处理人，发送催办消息。催办信息将显示在“我的桌面”的催办信息栏目里。自由流转：对已经登记好的表单采用直接选择处理人的方式进行流转。自动流转：对已经登记好的表单选择定义好的流程进行流转。取消流转：取消当前正在流转的流程，使表单处于“登记状态”。查看流程：以图形化的方式查看当前表单的流转状态。查看状态：以列表的方式查看当前流程的处理情况。历史纪录：已经流转完毕的表单的历史备份。提示：正在流转的表单不能进行删除、转交操作；流程查看只能察看“正在自动流转的流程”状态。6.3、表单分类用于添加表单的管理分类。比如：销售管理、财务管理等。操作界面如下图所示。6.4、流程定制请参考“协同办公系统流程管理使用说明”。6.5、智能分析智能分析是用于以字段统计的方式查看表单数据。操作界面如下图所示。选择要进行数据分析的表单。如下图所示。选择查询方案：如果以前设置有查询的方案，那么可直接选择方案，系统自动按照方案的条件，显示您所需要的数据。自定义查询、分析方案：可根据需要，设置要显示的字段内容，并设置好条件。查询条件支持多条件组合查询。设置好条件以后，点击“开始查询”按钮，系统开始查询，并按照条件显示查询结果，如下图所示。保存查询方案：把当前的查询方式作为一种方案进行保存，以后可直接选择方案进行查询，而不用再设置条件。保存查询方案后，可以在查询结果页面上“新建视图”，建立“绩效视图”。保存采集方案：把当前的查询方式作为一种数据采集方案进行保存。系统将直接把方案添加到“数据采集”中。高级查看：把当前的数据导出到excel中进行统计。6.6、工作平台当流程管理里的表单非常多时，会造成表单应用时的困难。工作平台可以将各类管理表单按照类别地列示在工作平台上，便于调用。工作平台的设置可在办公门户-个人设定里设置。七、会议管理会议管理系统是以会议安排中的事务作为参照。以电子化手段对会议的发起、会议的审批、会议的安排等相关事务工作进行管理。会议管理包括会议的起草、会议流转和会议流程管理。其流转过程，就是一个会议开始酝酿直至确定会议召开的过程以及到最后会议文件的打印和归档 。与以前所讲的收文流转比较，可以发现两者非常相象。实际上两者的设计思路基本是相同的，用户在使用会议管理功能时，可以与公文管理功能作一比较。功能模块如下图所示。7.1、会议起草会议起草类似发文起草，点击会议起草，进入如下页面。标题：会议的标题。主题词：设置会议的主题词。密级：设置会议的密级程度。与档案管理中的密级一一对应。紧急程度：设置会议的紧急程度（可选项）。重要程度：设置会议的重要程度（可选项）。类型：当前会议所属类型。不同的类型对应不同的模版和会议流程。高级编辑：切换到高级编辑状态，调用word对会议正文内容进行编辑。会议起草完毕后，点击“确定”按钮保存起草；或者点击“默认流转”，会议开始流转。提示：发文起草中的“高级编辑”，需要在控制面板中的单位设置信息中设置为“支持控件”才可显示使用。高级编辑状态下的签章、手写签名、调用模版等操作，须到控制面板中的“Web Offcie”中设置好模板和权限等信息。7.2、会议流转已经发起的会议流程将以列表的方式显示在“会议流转”中。并可进行修改、删除、流程状态查看等操作。操作界面如下图所示。删除：删除当前选择的会议，必须是登记完成状态才能被删除。修改：对登记完成状态的会议进行修改。催办：对选中的流程中的当前处理人，发送催办消息。自由流转：对已经登记好的会议采用直接选择处理人的方式进行流转。自动流转：对已经登记好的会议选择定义好的流程进行流转。取消流转：取消当前正在流转的流程，使会议处于“登记状态”。查看流程：以图形化的方式查看当前流程的流转状态。查看状态：以列表的方式查看当前流程的处理情况。历史纪录：已经流转完毕的会议的历史备份。注意：正在流转的会议不能进行修改、删除操作；流程查看只能察看“正在自动流转的流程”状态；正在流转的流程不能进行删除操作。7.3、会议流程会议流程用于会议流程的新建、修改、删除等管理。其操作方式与公文流程、表单流程操作一样。操作界面如下图所示。提示：会议流程的设计请参考“协同办公系统流程管理使用说明”。会议流程、公文流程、表单流程他们的区别是在流程节点的处理动作不同。八、资源管理资源管理用于对固定资产、会议室、车辆以及电脑等办公用品的管理。系统中的资源管理包括了资源的录入、查询、借阅申请、审批、查看借阅历史记录等全过程。功能模块如下图所示。8.1、新增资源点击“新建资源”子菜单，进入如下页面。 名称：资源的名称。类型：资源所属类型。如果当前资产类型不存在，则直接输入资源类型名称。总数量：资源的总数量。所属部门：资源的负责保管所属部门。备注：用于描述资源购买日期以及其它属性特点。资源可以上传图片，更直观的展现资源。8.2、浏览资源以列表的方式流程当前资源。操作界面如下图所示。8.3、浏览预约以列表的方式显示待处理的资源预约。操作界面如下图所示。资源管理员在操作栏里，可进行“同意”、“不同意”审批。审批完后，系统以邮件的方式发送审批结果给申请者。当前预约的资源进入“即将借出资源”状态。如下图所示。当资源预约申请者来领用资产后，资源管理人员点击“借出资源”按钮，资源正式借出。当资源归还时，资源管理人员“填写使用记录”，标志着资产的归还。整个资源从预约到审批、借出、归还、填写使用记录操作完成。注意： 资源管理人员不能审批自己的资源预约申请，须其它资源管理人员才能审批 。 8.4、历史记录以列表的方式显示资源预约的历史记录。操作界面如下图所示。点击资源名称，显示的是此资源当前的使用情况。如下图。九、信息集成信息集成管理包括对网络资源的集成和数据库数据的集成两个方面，同时还设有一些辅助的功能。内容包括信息定制、信息维护、新闻中心、万事通等。如下图所示。9.1、信息定制信息定制包括两方面的内容信息采集和数据采集。操作界面如下图所示。9.1.1、信息采集用于实现internet网络上的资源的采集和局域网络网络文件的集成。操作如下图。地址：设置采集过来的数据的地址。主题词：设置信息采集的主题词。备注：用于描述信息采集数据的属性特点。9.1.2、数据采集用于采集本系统中的数据或者其它管理系统中的数据以及Excel表格中的数据等。点击“数据采集”页面，然后点击“新建”按钮，进入如下页面。标题：设置采集过来的数据的标题。数据库类型：要采集的数据库的访问类型。目前支持ODBC和JDBC两种连接方式。数据库名称：要访问的数据库的名称。如果是ODBC连接方式，则填写数据源的名称；如果是JDBC连接方式，则填写访问路径。用户名：访问数据库的帐户。密码：访问数据库的帐户密码。查询语句：填写要查询数据的SQL语句。设置检索条件请用“”符号表示。检索主题词： 设置索引条件，各个索引用“|”隔开，每个索引内容用“:”隔开索引名称: 设置检索条件说明，设置方式用“|”符号隔开。允许人员：允许查看次数据采集的用户。更新间隔：数据更新的周期。如果没有设置，则实时更新；如果设置有更新时间间隔，则按更新周期更新采集过来的数据。开始时间：更新的开始计算时间。设置好后，点击数据