采购人员操作手册

目录一、业务经办人 .2（一）采购任务 .2（二） 、交易管理 .91、综述 92、交易平台主要功能 .103、进入采购过程（待审业务） .104、采购过程 1342 、 协议采购 3443 、询价采购 40（三） 、合同管理 .491、综述： 492、生成采购合同 .493、合同归档： 51（四）供方管理 .541、综述 542、供方新增 543、供方评估 604、供方类别维护（由股份公司授权维护） .63一、业务经办人（一）采购任务页面说明：采购任务是整个交易采购的起始环节，决定了交易过程流程和采购合同的类型。在采购任务包括采购任务名称、单位、经办人、采购方式等概要信息；包括概要信息、推荐合同供方和编辑采购任务的清单三个部分。操作说明：第一步、创建采购任务 登录页面后，点击【任务管理】 ，进入任务管理页面， 点击【新增采购任务】 第二步、编辑采购任务要点 根据采购任务内容，填写相关信息。 信息填写完毕后点击【保存】按钮，新增任务成功。重点字段说明：采购方式：标准流程分为招标采购、询价采购、协议采购、议标采购、零星采购、紧急采购，各个子平台可以根据企业实际情况选择配置。合同类型：分为框架合同和采购合同。说明：框架合同：是指缔约机构同一个或多个供方通过谈判达成的协议，规定特定时期内授予合同的标准的条款，一旦签订了该协议，供方就可据此条件供货，并且以后签订具体的采购合同。合同类型决定了合同管理环节生成采购合同的类型。招标模式：分为统招统定、统招分定说明：招是招标。定是指定标。统招统定是指集中采购时统一招标，统定是指，统一定标，当几个项目同时招标是，有统一招标的组织统一确定中标单位，分定是指，分别定标，当几个项目同时招标时，由各项目单独确定供方。招标方式：分为公开招标、邀请招标。说明：公开招标是指招标公告对所有中建体系内的供方发布，所有合格供方都可以参与报名。邀请招标是指，招标文件只发给指定的一家或几家供方，只有指定的供方才可以参与投标，两者的最大区别是，邀请招标没有资审阶段。报价方式：分为浮动价和固定价。固定价清单：固定清单是指明确采购清单明细、数量明确的采购清单。浮动价清单：采购的清单，不是明确的材料明细项，而是一个材料明细类如：圆钢 8-12固定价清单和浮动价清单在交易过程中，显示不同的报价清单。第三步、推荐供方 保存基本信息后，在推荐供方列表页面点击【添加供方】在合格供方库选出合格供方；如果选择错误，可以【删除】所选供方。说明：协议采购，是指框架采购下的子合同。协议采购，在采购文件环节省略推荐供方环节，因为协议采购是框架合同下的子合同，或者执行合同；协议采购必须关联相关的合同。合同和供方之间为一对一的关系，所以协议采购省略推荐供方环节，而是在编辑协议文件的时候关联相关合同。 添加物资清单（物资清单根据报价方式的不同分为浮动价和固定价两种形式）编制固定清单操作说明： 点击【选择物资】按钮，在材料库中选项相关的清单项。 可依据左侧物资清单分类树形结构进行选择，或通过搜索条件进行查找。系统支持多条清单项的添加。 完成添加清单项后，根据清单列表页面内容，填写相关信息（如：数量、品牌、进场时间等。 ）并点击【保存物资】完成相关操作。 （物资填写完毕后，一定要点击【物资保存】系统，这点非常重要。 ） 保存后，系统支持对清单的【删除】修改。编制浮动价清单 点击【添加一行】在新增的清单列表项内编辑相关清单项，也可通过【选择物资】方式进行编辑，操作同上。（二） 、交易管理1、综述交易管理是整个系统最核心的环节，向上关联采购任务，向下生成采购合同，并且交易过程中生成的数据，会自动汇总到价格分析和报表中心。作为系统内数据分析和管理的来源。其中采购任务中的采购方式决定了交易环节流程（招标、协议、询价等。 ）2、交易平台主要功能集中采购网络交易平台的功能与业务架构相呼应，主要分为支撑层：权限管理、流程配置等底层逻辑模块，主要用于定义系统的基本业务环节，主要供后台人员应用。业务层：采购交易业务环节中主要业务和辅助业务的操作模块，是电子商务系统中的核心交互模块。主要供采购业务相关的操作人员应用。管理层：对业务层模块发生的实际采购交易，所积累产生出来的业务数据，进行统计分析和数据深度挖掘支持领导决策的功能，主要的应用人群是各级领导。 3、进入采购过程（待审业务）进入采购过程：是从系统登录开始，到进入到采购任务开始交易过程的系统操作。操作说明：第一步、采购经办人点击待办业务列表中待办业务名称链接， 直接进入采购过程。 点击【更多】进入待办任务列表。 列表内按照采购方式的不同分为：招标采购、协议采购、询价采购等采购模式。 并可通过右侧上方，和左侧列表栏进行数据搜索。在首页点击采购管理进入历史数据查询，列表内按照采购方式的不同分为：招标采购、协议采购、询价采购等采购模式，并可通过右侧上方，和左侧列表栏进行数据搜索。4、采购过程下面我们来介绍招标采购:4.1、招标采购流程说明： 招标采购分为资审阶段和招标阶段两个阶段，公开招标需要完成资审阶段，邀请招标直接从招标阶段开始。 资审阶段：第一步：编制及发布招标公告（进入招标公告 ）：这一步骤主要体现对招标公告的编辑和发布两个功能，其中为了适应实际业务要求设计了招标公告时间变更功能，为公告时间调整提供了便利。操作说明： 采购经办人在【招标公告】页面内填写公告内容，并确定“报名截止时间” 。 点击【保存】按钮，保存招标公告内容。 招标公告确认后点击【发布】 ，发布到投标方平台。 在公告发布后到报名截止前，可以通过【变更】调整截止时间。在报名截止时间到达后【查看变更】追溯历史变更的记录。第二步：等待供方报名及拟定投标供方名单（进入资格预审菜单）这一步，系统主要体现了在公告发布后，采购经办人对供方投标情况及供方基本信息进行查看和评定。操作说明： 在报名截止时间之前，等待并查看，供方的报名情况信息。 （此时不能行资审报告的编辑和提审。 ） 点击资审评定，进入资审页面，对报名的供方进行评定。选择资审通过的供方。 系统自动更新已经报名的供方信息（仅有合格供方才有报名资格，新供方必须注册初审通过后才能报名） 。 点击报名供方企业的名称，可查看该供方的详细信息（基本资料、资质证书、历史业绩） 点击【资审报批】 ，并选择相关审批用的流程模板，提交供方资审报告给相关领导审批。 资审报告通过后，可查看【资审批复结果】 ，并支持打印功能。第三步、结果发布（确认资审结果）这一步，是根据资审评定的结果，确定入围的单位，并把资审结果发布到投标方页面。操作说明：列表中仅展示了报名成功的供方单位（未报名的供方不能通过资审，进入招标环节） 根据资审评定内容，系统自动显示，资审合格供方。 在【结果说明】列中调整给供方的通知内容，并【保存】结果。 点击【结果发布】 ，把资审信息发布到投标方页面。以上三个步骤组成了招标采购的资审阶段（公开招标存在资审阶段，邀请招标无此环节） 。招标阶段第四步、编制招标文件（邀请招标环节从此开始）这一部是对招标文件基本信息以及附件（投标邀请书）的编制，包括招标文件正文和清单的编制，招标文件编制完成后，发布到投标方页面上，并支持投标人的在线答疑。操作说明：招标文件分为招标文件正文和物资清单两部分编辑招标文件正文： 点击【招标文件】进入招标文件页面，在文本框内编辑招标文件正文。 点击【保存】对已编辑的文件进行保存。 点击【添加附件】同时可添加说明或附件。物资清单部分 点击【清单】 ，进入清单页面。 系统自动带入采购任务中的材料明细 根据需要，在清单中【创建偏离表】或【选取付款方式】 。【创建偏离表】 点击【创建偏离表】 ，确认偏离表名称点击确认。 在技术偏离表内【新增】技术项和技术要求。 编辑技术偏离表内容。点击【确认】完成技术偏离表的新增。【付款方式】 点击【选择付款方式】 ，选择付款方式类型。 （付款方式模板在后台配置，选择时支持多种付款方式。 ） 点击【确定】 ，完成付款方式确定。（大家可以对比一下，付款方式选择前后，清单的变化）选择前：选择后： 招标文件整体编辑完成后， 【保存】正文和清单。确认无误后，发布到投标方平台。（清单保存后付款方式不可删除。 ）【发布】 点击【发布】 ，将招标文件正文及物资清单一起发布到投标方平台。招标过程中招标人可以通过【变更】对招标文件的内容和时间进行变更。【变更】 点击【变更】 ，可对招标文件的内容和时间进行变更。 编辑完成后【保存】 ，系统自动发布变更内容到投标方平台。 变更列表中，可查看投标方对变更查看的回执情况。 投标人可以在线对招标文件提出疑问，招标人可以在线查看问题并答复。【答疑】 点击【答疑】可以查看投标方的提问。 在答疑列表中，点击【回复】编辑答疑内容。 答疑可针对某一提问供方回复，也可以统一一次性回复。 答疑列表中可查看回执情况。第五步、查看供方回标情况功能说明：自动汇总对比投标人的投标文件（报价）。根据投标截止时间和开标功能，控制投标文件查看权限。开标完成后，采购业务人员根据项目从评标专家库中选择相关评标人员。查看开标记录操作说明：在回标情况页面，查看供方回标情况。第六步、开标设置备注：除了招标经办人，还需开标人员配合，开标人员的操作，会在单独介绍开标人和评标人的相关操作，这里介绍的都是招标经办人的操作。操作说明： 投标截止时间到后， 【开标】功能被激活。 点击【开标设置】按钮，进入开标设置页面。 在开标设置页面选择开标人员。 通过右侧组织结构树和右上角搜索栏，搜索开标人员。 选择开标人员，点击【确定】按钮 选择开标人员后，回到开标人员设置页面，系统支持对开标人员的【删除】和修改（重复 4-6.） 点击【确定】对所选开标人员进行保存。 （保存后还可以对开标人员就行删除和修改） 确认开标人员不再更改后，点击【完成设置】 ，完成设置后，开标人员将不可以在进行更改。 招标经办人完成开标设置后，等待开标人员开标。在等待过程中： 可以点击【开标汇总】进入开标查询页面。查询开标情况。 当最后一个开标人完成开标操作时，开标完成。 开标完成后可以点击【查看】 ，查看投标文件。系统启动标书查看及价格汇总功能。第六步：对投标文件进行评定这一步主要用于价格的自动汇总（可以自动刷新最新的投标价格），投标方的初次报价及调价数据都将被记录。记录评标人对相关项目清单的评标意见，并对所有评标人的评标意见进行汇总。操作说明：招标经办人查看投标人投标信息，当评委对投标信息有疑问时，需要投标人对评委提的问题进行回复。【澄清】 点击【澄清】对投标文件相关问题进行提问。 在澄清列中查看相关供方【回复】的内容。【评标设置】招标经办人： 点击【评标设置】 在选择评标方式、评标模式、评标成员、以及评标模板。 （评标模板可在后台设置。）点击【确认】保存评标设置，这时可以修改评标人员名单。当评标人员确认不再修改时，点击【完成设置】 ，评标人员名单不可修改。评标设置完成，系统自动对投标文件进行汇总，生成投标方价格汇总页面。第一轮报价后，需要再次报价时。招标方可以发起对投标方再次报价的邀请【开始调价】 点击【开始调价】