西华大学专升本培训资料--Excel-zlz

1、电子表格处理软件Excel,1 Excel电子表格软件的基本知识与基本操作 2 图表操作 3 公式与函数 4 数据管理 5 打印输出操作,Excel电子表格软件的基本知识与基本操作,一、Excel 基本功能 1. 方便的表格制作 系统提供丰富的格式化命令，例如数字显示方式、文字对齐、数据颜色、增加框线等；对已经格式化的工作表，还可以把它的格式作为样板存储起来，以后若需要制作同样格式的工作表时不必重新格式化，只要调用该样板，键入数据即可。另外，各种菜单命令、按钮等使操作轻松而方便。 2. 强大的计算能力 系统提供11类函数，利用这些函数可以完成各种复杂的计算。 3. 提供丰富的图表 用户使用系统

2、提供的各种格式的图表，仅需几个按键就能制作出精美的图表。 4. 具有数据库管理功能 Excel提供了类似的数据库管理功能。通过系统提供的命令和函数，把工作表的行作为数据库文件的记录，而列作为字段，进行各种编辑、排序、检索和分类汇总等操作。 5. 数据共享 利用数据共享功能，可以实现多个用户共享同一个工作簿文件。,电子表格的基本概念和术语,1.工作簿： 一个Excel文件就是一个工作簿，其扩展名为xls，由一个或多个（最多为255个）工作表组成。启动Excel后会自动生成名为Book1的空白工作簿，在保存时可重新命名。当打开某一工作簿时，它包含的所有工作表也同时被打开。默认情况下，一个新工作簿中

3、只包含3个工作表，名为Sheet1、Sheet2和Sheet3，分别显示在工作表标签中。右键单击工作表名，即可对该表进行编辑。,2.工作表 工作表也称为电子表格，是Excel用来存储和处理数据的地方。每个工作表都是由行和列组成的一个二维表格，列标题用字母A，B，Z，AA，AB，IA，IB，IV表示，共256列；行标题用数字1，2，65536表示，共65536行，这样,一个工作表就有25665536个单元格组成。,3.单元格 工作表中行与列交叉处的矩形框称为单元格，是Excel工作的基本单位。每个单元格都有唯一的地址，按所在的行列的位置来命名，即：列标+行号。例如，单元格C3就是位于第C列和第3

4、行交叉处的单元格。单击单元格可使其成为活动单元格，其四周有一个黑方框，其行号和列标处在突出显示状态，右下角有一黑色填充柄。活动单元格地址显示在名称框中，只有在活动单元格中才能输入数据。,4.单元格区域 由多个连续的单元格构成单元格区域。单元格区域地址是由其任意对角线上的两个单元格地址表示，中间用“：”分隔。 例如，“B3：D8”表示从单元格B3到D8的矩形区域。 从选定的某个单元格开始拖动鼠标可选定一个单元格区域，它被黑方框包围并反像显示，有且仅有一个反白的单元格是活动单元格。 从上面的叙述中可知，工作簿由工作表组成，而工作表则由单元格组成。,Excel应用程序的窗口组成,1. 应用程序窗口

5、用程序窗口包括：标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏和状态栏。 （1）标题栏 （2）菜单栏: Excel 2003的菜单栏共有9组菜单，分别是“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“数据”、“窗口”和“帮助”菜单。单击菜单中的命令可以执行相关的操作，完成不同的任务。 （3）工具栏 （4）编辑栏:数据编辑区用于输入或编辑当前单元格的值或公式，其左边是取消按钮、确认按钮 和编辑公式按钮 = 。该区最左边侧是名称框 ，用于显示当前单元格（或区域）的地址或名称。 （5）状态栏,2.工作簿窗口 工作簿窗口包括了工作表区、单元格、工作表标签等元素。 3. 任务窗格 任务窗格位于工作表区右侧

6、，提供了应用程序的一些常用命令，它的位置适宜，尺寸又小，可以一边使用这些命令，同时继续处理文件。,Excel应用程序的启动与退出,1. 启动 常用的启动方法如下： (1)单击“开始”“程序”“Microsoft Office Excel 2003”选项，即可启动。 (2)双击桌面上的Microsoft Office Excel 2003 快捷图标。 (3)在“资源管理器”或“我的电脑”中，双击已存在的电子表格文件（扩展名为xls的文件），即可启动Excel 2003，并同时打开该电子表格文件。,2. 退出 退出Excel 2003有以下四种方法： 方法1：单击Excel标题栏右端的“关闭”按钮

7、。 方法2：在“文件”下拉菜单中选择“退出”命令。 方法3：双击标题栏左上角的“控制菜单”按钮。 方法4：按Alt+F4键。 方法5:单击标题栏左端Excel窗口的控制菜单按钮，并选中“关闭”命令。,工作簿操作,Excel工作簿是用来存储数据和报表的文件，一个工作簿就是一个Excel文件。 1.创建新工作簿 1)启动Excel 2003时，系统会自动创建一个新的名为“Book1”的空白工作簿，Excel按常用工作簿创建的先后顺序定义默认名为“Book i”，i为顺序号，可在保存时对其重新命名。 2)单击常用工具栏上的“新建”按钮，可直接创建一个新的空白工作簿。 3)单击“文件”菜单下的“新建”

8、命令。具体操作如下：, 执行“文件”“新建”命令或单击位于任务窗格右上方的下拉按钮，选择“新建工作簿”，打开如图5.2所示的“新建工作簿”任务窗格。 如果要创建一个空白工作簿，单击任务窗格中的“空白工作簿”选项。 如果要建立基于模板的工作簿，单击窗格中的“本机上的模板”选项，打开“模板”对话框。如图5.3所示。 在“电子方案表格”标签中，双击创建工作簿所需的模板即可。,图2“新建工作簿”任务窗格,图3 “模板”对话框,2.打开工作簿 要对已有的工作簿进行操作，必须先打开工作簿。按下述操作可以打开工作簿： 执行“文件”“打开”命令（或单击常用工具栏上的“打开”按钮），弹出“打开”对话框，如图4所

9、示。 同时选定要打开的一个或多个工作簿文件，然后单击“打开”按钮即可。另外，在“打开”按钮右侧有一个小箭头，单击它会出现一个菜单，其中提供了多种打开工作簿的方式,图4 “打开”对话框,3.保存工作簿 1)要保存工作簿，只需单击常用工具栏上的“保存”按钮或执行“文件”菜单“保存”命令即可。 2)若此工作簿是第一次保存，则会出现“另存为”对话框，如图5所示，需要在对话框中为该工作簿输入文件名，然后单击“保存”按钮。 3)如果要对已保存过的工作簿以新路径，新文件名保存，可执行“文件”“另存为”命令，同样出现“另存为”对话框，在此对话框中选择新路径，输入新文件名，再单击“保存”按钮。,图5 “另存为”

10、对话框,为了防止在输入数据的过程中碰到意外关机的情况而丢失数据，Excel 2003提供了定时自动保存的功能。若要使用该功能，则单击“工具”菜单上的“选项”命令，然后在出现的对话框中单击“保存”选项卡，选定“保存自动恢复信息，每隔”项并在其右侧的输入框内输入自动保存的间隔时间。,4.关闭工作簿 在完成操作后，单击“文件”菜单中的“关闭”命令可以关闭当前工作簿。若此工作簿还未对其内容进行保存，则会出现一个对话框，确认是否保存。 5.保护工作簿 按下述操作可以保护工作簿及撤消工作簿的保护状态： 执行“工具”“保护”“保护工作簿”命令。 在出现如图6所示的对话框中选择保护工作簿方式并输入密码。此对话

11、框中有三个选项：,结构：若选定此项，则不能对工作簿中的工作表进行删除、移动、隐藏、复制、重命名等操作，也不能插入新的工作表。 窗口：若选定此项，则重新打开此工作簿时，窗口将缩小，而且不能移动和缩放工作簿窗口。 密码：设置密码后，只有输入正确的密码才能撤消工作簿的保护状态。若忘记了该密码，则永远不能撤消该工作簿的保护状态。,图6 “保护工作簿”对话框, 若要撤消工作簿的保护状态，则单击“工具”“保护”“撤消工作簿保护”命令，然后在出现的对话框中输入密码并单击“确定”按钮。,6. 隐藏和取消隐藏工作表 （1）隐藏工作表 选定要隐藏的工作表，执行“格式”“工作表”“隐藏”命令，即可将工作表隐藏。 （

12、2）取消隐藏 执行“格式”“工作表”“取消隐藏”命令，打开“取消隐藏”对话框，然后在“取消隐藏工作表”列表框中，双击需要取消隐藏的工作表名称。,7. 拆分工作表窗口 当工作表中有大量数据时，查看起来很不方便，Excel 2003提供拆分窗口的功能，可以将工作表窗口拆分成若干个相互独立的窗口，并且每个窗口都有滚动条。 （1）水平拆分成两个窗口 选定某一行，执行“窗口”“拆分”命令。 （2）垂直拆分成两个窗口 选定某一列，执行“窗口”“拆分”命令。 （3）拆分成四个窗口 选定某个单元格，执行“窗口”“拆分”命令。,工作表操作,1.选定工作表 1)在一个工作簿中，有多张工作表，若要对某个工作表进行操

13、作，则要选定该工作表。选定工作表的方法：单击目标工作表标签。选定的工作表成为当前工作表，其名字以白底显示，且有下划线。 2)若工作表较多，在工作表标签显示不下时，可利用工作表窗口左下角的标签滚动按钮来显示各工作表名。想显示第一个工作表，可单击按钮；想显示最后一个工作表，可单击按钮；想显示前一个工作表，可单击按钮；想显示后一个工作表，可单击按钮。 3)有时需要同时对多个工作表进行操作，如：输入几个工作表共同的标题，删除多个工作表等。是需选定多个工作表。,选定多个工作表的方法如下： 1) 选定多个相邻的工作表 单击要选定工作表的第一个工作表标签，然后，按住Shift键并单击最后一个工作表标签。 2

14、) 选定多个不相邻的工作表 按住Ctrl键并单击每一个要选定的工作表标签。,2. 工作表重命名 工作表重命名的方法是： 双击要重命名的工作表标签，使其反白显示，再单击，出现插入点，然后进行修改或输入新的名字。,3. 工作表的移动和复制 工作表的移动和复制操作方法如下： 1) 在同一工作簿中移动（或复制）工作表 单击要移动（或复制）的工作表标签，沿着标签行拖动（或按住Ctrl键）工作表标签到目标位置。 2) 在不同工作簿之间移动（或复制）工作表 打开源工作簿和目标工作簿，单击源工作簿中要移动（或复制）的工作表标签，使之成为当前工作表。 单击“编辑”菜单的“移动或复制工作表”命令，出现对话框，如图

15、所示。 在对话框的“工作簿”栏中选中目标工作簿，在“下列选定工作表之前”栏中选定在目标工作簿中的插入位置（若复制，则需选中“建立副本”）。 单击“确定”按钮。,4. 工作表的增加 要在已建立的工作簿中增加一个新的工作表，方法如下： 1) 单击某工作表标签，新工作表将插入在该工作表之前。 2) 单击“插入”菜单的“工作表”命令。 5. 工作表的删除 要在已建立的工作簿中删除一个工作表，方法如下： 1) 单击要删除的工作表标签，使之成为当前工作表。 2) 单击“编辑”菜单的“删除”工作表命令，在出现的对话框中单击“确定”按钮。,6. 工作表的分割 对于较大的表格，由于屏幕大小的限制，看不到全部单元

16、格。若要在同一屏幕查看相距甚远的两个区域的单元格，可以对工作表进行横向或纵向分割，以便查看或编辑同一工作表不同部分的单元格。 1) 水平分割工作表 鼠标指针移到“水平分割条”，上下拖动“水平分割条”到合适位置，则把原工作簿窗口分成上下两个窗口。每个窗口有各自的滚动条，通过移动滚动条，两个窗口在“行”的方向可以显示同一工作表的不同部分。 2) 垂直分割工作表 鼠标指针移到“垂直分割条”，左右拖动“垂直分割条”到合适位置，则把原工作簿窗口分成左右两个窗口。两个窗口在“列”方向可以显示同一工作表的不同部分。,输入数据操作,1.选定单元格,2.选定单元格内容 双击单元格选定单元格后按F2键单击编辑栏，

17、待出现光标后，在单元格内拖动鼠标选取单元格内容。,3.输入基本数据,一、 输入字符串 字符串可以是文字、字母、数字与空格或其他非数字字符的组合。例：外贸学院、80分、S67、1234、12等都是字符串。 在Excel默认情况下，所有的字符串在单元格中均左对齐。 输入的字符串超出单元格的宽度时，存在以下两种情况： 1) 右侧单元格内容为空，超宽的字符串部分会显示在右侧单元格，但数据仍属于该单元格。 2) 右侧单元格有内容，则超宽的字符串部分会被隐藏，不在右侧单元格显示。但实际字符串仍然存在，只需加大列宽或以“自动换行”方式格式化该单元格后，就可以看到全部内容。 若想把一个纯数字作为文本，如电话号

18、码、邮政编码等，输入该数据时，应在数字前加一个英文的单引号，如83443344，否则系统会认为输入的是一个数字。 如图4.2所示，在A1单元中输入“永生超市第三季度销售情况”，则超出A列宽度部分的字符串在B1、C1显示，在B3输入“1234”，在A3输入“永生超市第三季度销售情况”，可以看到A3只显示“永生超市”，而其他字符串则被隐藏。在B3单元格为数值1234（右对齐），B5输入020408，则B5单元格为字符串“020408”（左对齐）。,二、输入数值 输入数值时可出现数字0，1，9和+，-，（），E，e，%，$。数值默认为右对齐。 例，在单元格可输入：+10，-12.3，1.23e-2，

19、(123)，30%，$123等。其中(123)表示-123，1.23e-2表示1.23*10-2。 输入分数时，为了避免将输入的分数视作日期，则在分数前面要输入一数值和空格。例：分数“1/4”的正确输入是“01/4”，若要输入1又1/4，则应输入“11/4”。如图4.3所示。 若输入的数值长度超出单元格的宽度，Excel将数值以科学计数形式表示。例，如图4.3所示，在B2单元格输入56789012345678，则显示5.6789E+13。,提示：在输入和处理数据之后，若单元格中出现“#”标记，则说明该单元格所在列的列宽太小，不够显示整个数值，只需增大列宽即可显示全部数值。,三、 输入日期和时间

20、 若输入的数据符合日期或时间的格式，则Excel以日期或时间存储数据。日期和时间默认为右对齐。 输入日期应按年月日的顺序输入，年月日之间用“/”或“-”进行分隔。如2005-10-01，2005/10/1。若省略年份，则以当前的年份作为默认值。输入当前的系统日期，可按CTRL；。 输入时间时，小时、分、秒用冒号进行分隔。如9:35；9:35 AM；9:35 PM；21:35。其中AM或A代表上午，PM或P代表下午。输入当前的系统时间，可按CTRLSHIFT；。 若要输入日期与时间的组合，在日期与时间之间需用空格分隔。如2005-10-019:35。 若单元格首次输入的是日期，则该单元格格式化为

21、日期格式，再输入数值将被换算成日期。例如，在某单元格输入05-10-01，按“确定”按钮后，再对该单元格输入32，按Enter键后，单元格显示的不是32而是1900-2-1。,1.填充相同的数据 在同一行或同一列中填充相同的数据 选中要填充数据的行或列的第一个单元格，输入数据，然后拖动填充柄至要填充的最后一个单元格，松开鼠标左键。 在不连续的单元格区域中填充相同的数据 先选定要填充数据的不连续单元格区域，然后在活动单元格中输入数据，再按下Ctrl+Enter键即可。,自动填充数据,2.填充序列 Excel能识别的序列类型有：等差序列、等比序列、日期序列和自动填充序列。 等差序列：每个数值由前一

22、个数值加上一个固定值得到，这个固定值称为步长。例如：初始值为2，步长为2，得到等差序列为2，4，6，。 等比序列：每个数值由前一个数值乘以一个固定步长得到。例如：初始值为1，步长为2，得到等比序列为1，2，4，8 日期序列：每个日期数据由前一个日期加上一个日期单位得到，日期单位包括日、月、年等。例如：初始值为10/23/00，日期单位为年，则得到日期序列为10/23/01，10/23/02，10/23/03，10/23/04，。 自动填充序列：根据给定的初始值自动递增形成，特点是文本内容不变，数字递增。,例如：第1章，第2章，第3章，第4章，。 方法1：使用“序列”对话框填充序列 具体操作如下

23、： 在第一个单元格中输入初始值。 选定包含初始值单元格在内的要填充序列的单元格区域。 执行“编辑”“填充”“序列”命令，打开如图5.7所示的对话框。 在对话框中的“序列产生在”栏中选择一种序列填充方向，在“类型”栏中选择一种序列类型，并在“步长值”框中输入步长。 单击“确定”按钮。选定的单元格区域自动按要求填充数据。,图7 “序列”对话框,提示：如果不先选定填充数据的单元格区域，则需要在对话框中的“终止值”输入框中输入终止值。,方法2：使用填充柄填充序列 对于建立等差序列数据最简单的方法是先在单元格区域的第一、第二个单元格中分别输入初始值和第二个值，然后选定这两个单元格并拖动填充柄到整个单元格

24、区域，Excel将自动填充以第二个值与第一个值之差作为步长值的等差序列。 对于自动填充序列，可以直接在起始单元格中输入初始值，再拖动填充柄到整个单元格区域即可。 提示：当使用填充柄填充数据时，拖动填充柄至最后一个单元格后松开鼠标，会在最后一个单元格右下角出现一个智能按钮，单击此按钮会出现一个选项列表，有若干个选项可供填充数据时使用。,3.自定义序列 用户可以将经常使用且具有一定顺序或某种规律的文本设定为自定义序列。自定义的序列可用上述拖动填充柄的方法进行填充。操作方法如下所述： 执行“工具”“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“自定义序列”选项卡，如图8所示。 选定“自定义序列”列表框中的“

25、新序列”，然后在“输入序列”列表框中输入自定义的序列，在每输入一项之后按Enter键。 在输入完毕后 单击“添加”按钮。,也可以把工作表中已输入的文本定义为新序列，此时需先单击图8中“导入”按钮左侧的有红箭头的折叠按钮，然后在工作表中选定文本，再单击打开按钮，最后单击“导入”按钮即可。 若要删除自定义序列，则在“自定义序列”列表框中选中它， 单击“删除”按钮。,图8“选项”对话框的“自定义序列”选项卡,5. 预置小数位数输入数字 如果输入的数字都具有相同的小数位数，或者都具有相同个数的尾数0时，则可以执行“工具”“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中选择“编辑”选项卡，如图9所示。在其中选择“

26、自动设置小数点”项，在“位数”框中输入正数表示小数位数，输入负数表示尾数为0的个数。,图5.9 设置预置小数位数,工作表的编辑操作,一、单元格、行、列、单元格区域的选取 1.选定单个单元格 用鼠标选定单元格 用键盘选定单元格 使用定位命令选定单元格： 单击“编辑”|“定位”命令，弹出“定位”对话框，在该对话框中的“引用位置”文本框中输入要选定的单元格 即可 在名称框中输入单元格名称,2.选定一行（列）或多行（列） 选定一行（列）：单击要选定行的行号（列标），则选中该行（列）。 选定相邻的行（列）：单击要选定的第一行（列）的行号（列标），按住Shift键不放，单击最后一行（列）的行号（列标），然

27、后松开Shift键。 选定不相邻的行（列）：先选取第一行（列），按住Ctrl键，再单击其他的行（列），然后松开Ctrl键。,3.选定整个工作表 单击“全选”按钮，则选中整个工作表。 4. 选定一矩形区域(B2:C6) 单击区域四个角的任何一个单元格B2，按住Shift键不放，再单击区域对角的单元格C6，然后松开Shift键即可。 鼠标指针移到该区域的左上角单元格B2，按鼠标左键拖动到该区域的右下角C6。 在名称框中输入该区域B2:C6，然后按回车键。 4) 选定不相邻的区域：使用CTRL 例：单击A1单元格，按住Ctrl键不放，再单击B2单元格，将鼠标在A4、B4、C4、D4单元格上拖动，然后

28、松开Ctrl键。,插入行、列、单元格,1、 插入行（列） 选定一行（列）或一个单元格。 单击“插入”菜单的“行”（“列”）命令。 新的空行或列自动插入到原行或列的上面或左侧。 如果插入前选定的是多行或多列，将插入与所选数目相同的空行或空列。 2、 插入单元格 选定某一单元格，以它作为插入位置。 单击“插入”菜单的“单元格”命令，出现“插入”对话框。 在对话框中选择插入方式。 单击“确定”按钮。,修改、移动、复制与删除选定的数据,1.清除单元格内的数据 若仅删除单元格内的数据，最简单的方法是选定要删除内容的单元格之后，直接按Delete键。另外还可以使用菜单命令来清除单元格数据，具体操作如下：

29、选定要清除数据的单元格。 执行“编辑”“清除”命令，弹出子菜单。 该子菜单中有4个选项，若选定“全部”，则清除单元格中的格式、内容和批注，也可以单独选择清除格式、内容或批注。,2.修改单元格内的数据 修改时可以在选定的单元格中直接进行，也可以在编辑栏中进行。 双击单元格进入编辑状态，用户可以用Backspace键删除光标前的字符，用Delete键删除光标后面的字符，然后输入新的内容完成修改。如果要替换单元格中的全部内容，只需选定该单元格并重新输入内容即可。,3.移动和复制单元格数据 （1）鼠标拖动的方法移动或复制 选定要移动或复制的单元格区域。 把鼠标指针指向选定单元格区域的边框上。 当指针变

30、成指向左上方的空心箭头和双向十字箭头时，拖动已选定的单元格。 到达目标位置时松开鼠标左键，即可完成数据的移动。若要复制数据，则在拖动鼠标时按住Ctrl键。,（2）使用剪贴板移动或复制 打开“剪贴板”任务窗格。 选定要移动或复制的单元格区域。 单击常用工具栏上的“剪切”或“复制”按钮，此时会在“剪贴板”任务窗格中出现相应图标，如图10所示。 选定目标位置，再单击“剪贴板”任务窗格中需要粘贴的图标，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令即可。,图10 使用“剪贴板”任务窗格进行数据的移动和复制,（3）使用“选择性粘贴”对话框移动或复制 使用“选择性粘贴”命令可以实现单元格数据的特殊移动或复制，也可以把

31、复制或移动的数据与原有数据进行算术运算。具体操作如下： 选定要移动或复制的单元格区域。 执行“编辑”“剪切”或“复制”命令。 选定目标位置，执行“编辑”“选择性粘贴”命令，出现如图11所示的对话框，在此对话框中选择一种粘贴方式和运算，再单击“确定”按钮即可。,图11 “选择性粘贴”对话框,4.查找与替换 执行“编辑”“查找”命令或“替换”命令，打开“查找和替换”对话框，如图12所示，在此对话框中输入要查找或替换的内容，即可快速查找或替换数据。 图12 “查找和替换”对话框中的“查找”选项卡 提示：在“查找内容”文本框中输入要查找的数据时，可使用通配符“*”和“？”，其中“*”可代替任意多个字符

32、，而“？”只能代替一个任意字符。,5.单元格、行和列的删除 选定要删除的单元格/行/列，执行“编辑”“删除”命令，打开“删除”对话框，选取一种删除方式，再单击“确定”按钮。 6.隐藏和取消隐藏行或列 （1）隐藏行或列 选定要隐藏的行/列，执行“格式”“行/列”命令“隐藏”命令，则所选定的行或列被隐藏起来。 （2）取消隐藏行或列 选定被隐藏的行/列两侧的行/列，执行“格式”“行/列”“取消隐藏”命令，即可显示被隐藏的行/列。,工作表格式操作,一、调整行高和列宽 （1）用鼠标拖动的方法粗略调整行高和列宽 调整的方法是： 将鼠标指针移到需要调整行高 （列宽）的行号框 (列标框)的下边线（右边线），这

33、时，鼠标指针变成一个垂直（水平）的双向箭头。 沿鼠标指针箭头方向拖动鼠标。 当达到合适的高度或宽度时，松开鼠标即可。 （2）用菜单命令精确调整行高和列宽 选定需要调整行高（列宽）的行（列），执行“格式”“行”（“列”）“行高”（“列宽”）命令，弹出相应的对话框，输入精确的高度（宽度）值。,二、合并/拆分单元格 1、选择要合并/拆分的单元格。 2、若要合并/拆分单元格，并将单元格内容设为居中，请单击“格式”工具栏上的“合并及居中”按钮即可 。 3)“右击”选中要合并/拆分的单元格-“设置单元格格式”中点“对齐”，“文本控制”中将“合并单元格”勾选上/取消勾即可。,设置单元格格式,1. 数字的格式

34、化 （1）使用格式工具栏中的按钮设置数字格式 先选定单元格区域，再单击格式工具栏中相应的按钮，则选定区域中的数字将按指定格式表示。以下是格式工具栏中的五个数字格式按钮： 货币样式按钮：在数字前加货币“￥”符号，且保留两位小数。 百分比样式按钮：将数据以百分数形式显示。 千位分隔样式按钮：数字从小数点开始向左每三位数之间用千分号分隔，且保留两位小数。 增加小数位数按钮：数据的小数位数加1。 减少小数位数按钮：数据的小数位数减1。,（2）使用“单元格格式”对话框设置数字格式 选定要格式化的单元格区域，执行“格式”“单元格”命令，在打开的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡，如图11所示，同样可

35、以设置数字格式。,图11 “单元格格式”对话框的“数字”选项卡,2. 字体设置 （1）使用格式工具栏中的按钮设置字体 格式工具栏中列出了字体、字号、字形、字体颜色四种工具按钮。 （2）使用“单元格格式”对话框设置字体 在“单元格格式”对话框的“字体”选项卡中进行设置，如图12所示。,图12 “单元格格式”对话框的“字体”选项卡,3. 对齐方式的设置 （1）使用格式工具栏中的按钮 格式工具栏中有四个对齐设置按钮：左对齐、居中、右对齐、合并及居中。 （2）使用“单元格格式”对话框 在“单元格格式”对话框的“对齐”选项卡中，可以对单元格进行水平和垂直方向上的对齐设置、单元格的合并和文字方向及角度设置

36、，如图13所示。,图13 “单元格格式”对话框的“对齐”选项卡,4. 设置边框 （1）使用格式工具栏中的按钮设置边框 单击格式工具栏上的“边框”按钮右边的下拉箭头，在弹出的下拉列表框中单击选择一种边框形式，则所选定的单元格区域就可添加这种边框。 （2）使用“单元格格式”对话框设置边框 执行“格式”“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框，选择“边框”选项卡，如图14所示。可以为选定区域的单元格添加不同颜色、线形和类型的边框。,图14 “单元格格式”对话框的“边框”选项卡,（3）使用“边框”工具栏绘制边框 具体操作如下： 执行“视图”“工具栏”“边框”命令，打开“边框”工具栏。 单击“边框”工具

37、栏上“绘图边框”按钮右侧的下拉箭头。 单击“绘图边框”命令或“绘图边框网格”命令。 在单元格区域上拖动鼠标即可绘制边框线。,5. 设置底纹 执行“格式”“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框，选择“图案”选项卡，如图15所示。可以为选定的单元格区域添加不同颜色和图案的底纹。,图15 “单元格格式”对话框的“图案”选项卡,6. 设置工作表背景 选定要添加背景的工作表，执行“格式”“工作表”“背景”命令，打开“工作表背景”对话框，如图5.22所示，在此对话框中选择背景图案要使用的图形文件即可。如果要删除背景图案，执行“格式”“工作表”“删除背景”命令。,图5.22 “工作表背景”对话框,7. 复

38、制格式 使用常用工具栏中的“格式刷”按钮可以进行格式复制。 8. 条件格式 有时为了突出显示表格中符合一定条件的数据，往往需要对它们单独进行条件格式化。具体操作如下： 选定要处理的单元格区域。 执行“格式”“条件格式”命令，弹出如图16所示的对话框。,图16 选定单元格区域及“条件格式”对话框, 首先对条件1进行设置：在左侧第一个下拉列表中选择是对“单元格数值”还是对“公式”进行格式化；在第二个下拉列表框中选择逻辑判断符（有“介于”、“大于”、“小于”等），本例中选择“介于”；在右侧的两个文本框中输入具体的数值，本例输入的是90和100。 单击“格式”按钮，弹出“单元格格式”对话框，然后在此对

39、话框中设置字形、字体、字体颜色、底纹和边框等。 设置好条件1之后，可通过单击“添加”按钮来设置条件2和条件3，最多只能设置三个条件。本例中设置两个条件时的“条件格式”对话框如图17所示。,图17 “条件格式”对话框（两个条件）,若要删除已设置好的条件，则单击“条件格式”对话框中的“删除”按钮，然后选择要删除的条件即可。 使用“编辑”菜单的“清除”子菜单中的“格式”命令可以删除选定单元格格式。,9. 自动套用格式 Excel 2003提供了各种表格自动套用格式，这些格式中已对文本格式、数字格式、对齐方式、列宽、行高、边框和底纹等进行了设置，可以根据需要套用这些格式。具体操作如下： 选定要使用自动

40、套用格式的单元格区域，若未进行选定操作，则是对当前工作表中的所有数据区进行格式化。 执行“格式”“自动套用格式”命令，弹出如图18所示的对话框。,图18 “自动套用格式”对话框, 在该对话框的17种格式中单击选定一种。 若只需要使用自动套用格式中的部分格式选项，则单击“选项”按钮，在打开的格式选项复选框中根据实际需要选用。 选择好格式后单击“确定”按钮，则该格式就套用到选定的单元格区域上。 若要删除自动套用格式，则要打开“自动套用格式”对话框，然后在“格式”列表框底部选定“无”格式即可。,10.日期时间格式化 在单元格中可以用各种格式显示日期和时间，改变日期或时间显示格式的方法如下： 选定要格

41、式化的单元格区域（如A2）。 单击“格式”菜单的“单元格”命令，在出现的单元格格式对话框中单击“数字”标签，如图19所示。 在“分类”栏中单击“日期”或“时间”项，。 在右侧类型栏中选一种日期（时间）格式，如二OO五年十月十日。 单击“确定”按钮。,11. 对齐和缩进 要设置单元格的对齐和缩进，可以使用菜单和工具按钮两种方法。 1) 使用菜单 选定要格式化的单元格区域（如A3：E15）。 单击“格式”菜单的“单元格”命令，在出现的单元格格式对话框中单击“对齐”选项卡，如图4.2.2所示。 在水平对齐和垂直的对齐的下拉列表中，分别都选择“居中” 单击“确定”按钮。,2) 工具按钮 可使用“格式”

42、工具栏的左对齐、右对齐、居中对齐和合并居中对齐等工具设置对齐方式，如图4.23所示。 操作步骤如下： 选定要格式化的单元格区域（如A1）。 单击合并居中对齐按钮。,一、多个工作簿的同时使用 1. 同时查看多个工作簿 有时为了比较多个工作簿之间的信息，可以在窗口中同时显示多个工作簿。具体操作如下： 执行“窗口”“重排窗口”命令，打开如图19所示的对话框。 在该对话框中选择一种排列方式。 单击“确定”按钮，多个工作簿就并排显示在窗口中。这样可以把一个工作簿内选定单元格的内容拖到另一个 工作簿中。若要进行复制，则在拖动时按住Ctrl键。,多工作表的使用,图19 “重排窗口”对话框,2. 公式中不同工

43、作簿上单元格的引用 用户可以在公式中引用其它工作簿中的单元格，例如当前工作簿为“成绩表.xls”，现在要引用文件夹“C:My Documents”下的工作簿test.xls中工作表Sheet2上的C3单元格，则引用方式为“C:My Documentstest.xlsSheet2!C3”。如果被引用的工作簿已经打开，则可以省略路径。,二、同一工作簿中多个工作表的引用 如果公式要引用同一工作簿中不同工作表的单元格，就需要在公式中同时输入工作表引用和单元格引用。例如，引用工作表Sheet2上的单元格B5，则在公式中要用“Sheet2!B5”表示。 如果要对多个工作表中相同单元格或单元格区域引用，同样

44、需要在公式中加入工作表引用。例如要对Sheet1,Sheet2和Sheet3三个工作表中的单元格区域C2:D5进行引用，则在公式中要输入“Sheet1:Sheet3!C2:D5”。,图表操作,图表的概念及分类 制作图表 编辑和格式化图表,将表格中的数据用图表的方式展示，可以使数据更清楚，更利于理解，并且可以从图表上直接了解到数据之间的关系和数据变化的趋势效果。 图表（Chart）是一种很好的将对象属性数据直观、形象地“可视化”的手段。 条形图、柱状图、折线图和饼图是图表中四种最常用的基本类型。按照Microsoft Excel对图表类型的分类，图表类型还包括散点图、面积图、圆环图、雷达图等 图

45、表的基本构成要素有：标题、刻度、图例和主体等 工作表数据变化时。图表也随之变化(既图表和工作表自动建立连接关系)。,图表的概念及分类,图表的组成,成绩表,成绩,科目,图例,数据系列,图表区,图表标题,Y轴标题,X轴标号,X轴标题,制作图表,1. 建立图表 Excel 2003提供两种方式建立图表： 一是创建嵌入式图表，即把建立的图表作为源数据所在工作表的对象插入到该工作表中，可以同时显示图表及其源数据； 另一种是把建立的图表绘制成一个独立的图表工作表。图表与其源数据相互关联，当改变工作表中的数据时，图表会自动更新。,1. 创建默认形式的图表工作表 在工作表中选定要创建图表的数据，然后按下F11

46、键，就可以在一个新工作表中建立一个系统默认的图表。 2. 使用图表工具栏中的按钮创建图表 首先需要在窗口中显示图表工具栏，然后选定用于创建图表的数据区域，单击图表工具栏中的“图表类型”按钮右侧的下三角按钮，在弹出的“图表类型”下拉列表中选择一种图表类型，如图20所示，即可快速地在当前工作表中插入一个图表。,图20 图表工具栏,3. 使用图表向导创建图表 使用图表向导创建图表，具体操作步骤如下： 选定要创建图表的数据区域。 单击常用工具栏中的“图表向导”按钮或单击“插入”“图表”命令，出现如图21所示的“图表向导”对话框。该对话框中有两个选项卡：“标准类型”和“自定义类型”，可以从中选择图表类型

47、和子类型。,图21 “图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框, 单击“下一步”按钮，出现如图22所示的对话框。在“数据区域”文本框内指定创建图表的数据区域，然后选择系列产生在“行”或“列”选项。,图22 “图表向导-4步骤之2-图表源数据”对话框, 单击“下一步”选项，出现如图23所示的第三个对话框。该对话框中有6个选项卡，分别用于设置标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志和数据表。 单击“下一步”按钮，出现图表向导的最后一个对话框，见图24。在该对话框中选择建立图表的位置，是嵌入工作表还是图表工作表。 单击“完成”按钮，即可创建图表。,图23 “图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框 图24

48、“图表向导-4步骤之4-图表位置”对话框,三、编辑图表 在图表创建好之后，一般要根据实际需要对其进行编辑或修改。 1. 图表区域的选定 在编辑过程中，有时需要对整个图表进行操作，而有时需要对其中的某一个元素进行操作，这样就要分别选取不同的图表区域。 （1）选定整个图表区域 单击图表中的空白区域，在边框内出现8个控制柄，表明已经选定图表区域。 （2）选定绘图区 绘图区是放置图表主体的背景区域，即以两条坐标轴为界的矩形区域。单击图表中坐标轴之内的空白区域，即可选定绘图区。,（3）选定数据系列 数据系列是指在图表中的一组相关数据点，来源于工作表中的一行或一列。图表中的每一数据系列都具有特定的颜色或图

49、案，单击图表中某个数据系列中的一个图项，该系列中的每个图项中间出现一个控制柄。 （4）选定数据点 数据点对应的是工作表的一个单元格中的数据。在选定数据系列的情况下，单击系列中的某个数据点，即可选定该数据点。 另外，也可以单击图表工具栏中“图表对象”列表框右侧的下三角按钮，从下拉列表中选择要选定的图表元素。,2. 移动图表 用户可以在工作簿窗口中任意移动嵌入式图表，具体方法是： 在图表上单击以选定该图表，这时图表的周围出现一个边框，同时出现8个控制柄。 在图表上按住鼠标左键拖动，鼠标指针变成十字箭头形状，并且会出现一个虚框显示当前的位置。 拖动到所需的位置后，松开鼠标即可。 3. 调整图表大小

50、在图表被选定的情况下，将鼠标指针指向8个控制柄之一，鼠标指针变成双向箭头，按住鼠标左键拖动，即可调整图表的大小。 4. 更改图表类型 单击需要修改的图表，执行“图表”“图表类型”命令，然后在弹出的对话框中选择其它的图表类型即可。,5. 添加或删除图表数据 在Excel 2003中，如果改变与图表有关的单元格数据时，系统会自动更新图表。用户还可以用以下的方法添加数据： 如果要在嵌入式图表中添加数据，可以在工作表中选定要添加的数据，然后将选定的数据拖放到图表中即可。 用户可以在工作表中选定要添加的数据区域，单击常用工具栏中的“复制”按钮，然后单击图表，再单击常用工具栏中的“粘贴”按钮。 如果要给图

51、表工作表添加数据系列，可以切换到图表工作表中，选择“图表”菜单中的“数据源”命令，在出现的“源数据”对话框中可以重新选定图表的数据区域。 要删除图表的数据系列，可以在图表中选定该数据系列，然后按Delete键。,四、格式化图表 1. 设置图表区的填充图案 如果要改变图表区的填充图案，可以按照下述步骤进行： 单击选定图表，执行“格式”“图表区域”命令或在图表区上双击鼠标，打开格式设置对话框，单击“图案”选项卡，如图25所示。,图25 “图表区格式”对话框的“图案”选项卡,在“边框”选项框中可以选择是否设置图表边框。若要设置边框，还可以选择边框线的样式、颜色和粗细等。 在“区域”选项框中可以单击某

52、种颜色，设置图表区的颜色。还可以单击“填充效果”按钮，在弹出的“填充效果”对话框中选择一种过渡效果、纹理、图案或图片作为图表区的背景图案。 单击“确定”按钮，即可设置图表区的填充图案。 2. 设置图表文本的字体和颜色 要改变图表文本的字体和颜色，具体操作方法如下： 在图表区上双击鼠标，打开“图表区格式”对话框，选择“字体”选项卡。 在该对话框中，选择文字的字体、字号、字形和颜色等。 单击“确定”按钮即可。,公式与函数,公式输入与编辑 单元格引用：绝对引用、相对引用、混合引用 函数的使用,公式输入与编辑,一、输入公式 输入公式有两种方法： 第一种是直接在编辑栏中输入，先输入等号，再输入公式内容，

53、然后单击编辑栏的“输入”按钮即可得到运算结果； 第二种是在单元格中输入，双击要输入公式的单元格，然后输入等号和公式内容，最后单击Enter键即可。 在Excel中，公式内容是由运算符、常量、单元格地址、函数及括号等组成，不能包括空格。,二、运算符 在Excel中主要运算符有四种：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。 算术运算符 +（加）、-（减）、*（乘）、/（除）、（乘方）、%（百分比）。例：38，3056,35（表示35）等。 比较运算符 =（等于）、（大于）、=（大于等于）、（不等于）。结果是逻辑值真或假。例：56的值为假，6=8的值为真。 文本运算符 &（连接）: 文本连接

54、符（&）用于将两个文本连接成一个文本。例：“奥运”“2008”（即“奥运2008”）；若A1的值为“永生超市”，A2的值为“销售总额”，则A1“累计”A2，表示“永生超市累计销售总额”。,引用运算符:( 冒号、空格、逗号) （1）冒号：区域运算符。 例：F2:F7，引用F2到F7的所有单元格。 （2）逗号：联合运算符，多个引用并为一个 例：SUM(A1:C5, E1:F5)，将A1:C5和E1:F5中的所有数值求和。 （3）空格：交叉运算符，取两个单元格区域共同引用的单元格。 例：SUM(A1:C1 B1:D1) 为B1和C1的和。 优先级由高至低为： 冒号（:）逗号（,）空格负号（-）百分比

55、（%）乘幂（）乘（*）和除（）加（）和减（）连接符（）比较运算符（= = ）。 使用括号可以强制改变运算符的优先顺序，因为表达式中括号最优先。,单元格的引用,Excel 2003提供三种不同类型的单元格引用方式：相对引用、绝对引用和混合引用。 相对引用 单元格地址直接由列标行号组成，如B3，C6等，称为相对地址。相对地址随公式复制的单元格位置变化而变化。例：将C5单元格的公式“C2+C3+C4”复制到D6，则D6公式为：“D3D4D5”。 使用相对引用，系统将记住公式所在单元格和被引用单元格的相对位置，当公式所在单元格地址改变时，公式中被引用单元格地址也将以这种相对位置关系发生相应变化。,2.

56、 绝对引用 单元格地址的列标和行号前各加一个$符号，如$A$3，$H$6等，称为绝对地址。绝对地址在复制公式时，单元格位置的改变不会引起单元格地址的变化。 例：将C5单元格的公式“$C$2+$C$3+$C$4”复制到D6，则D6公式为：“$C$2$C$3$C$4”。 使用绝对引用，被引用的单元格与公式所在单元格之间的位置关系是绝对的。公式中引用的单元格地址不随公式所在单元格的位置变化而变化。绝对引用的单元格地址须在列标和行号前面增加一个“$”符号。,3. 混合引用 只在单元格地址的列标或行号前加$符号的地址称为混合地址。 如$D4，B$3等。如果$符号加在列标前，表示列是绝对地址而行是相对地址

57、，反之$符号加在行号前，表示行是绝对引用而列是相对引用。 例：将C5单元格的公式“$C2+C$3+$C$4”复制到D6，则D6公式为：“$C3D$3$C$4”。 混合引用是指在公式中可以同时包含相对引用和绝对引用。例如C$5中行地址不变列地址可以变化，而在$C5中列地址不变，而行地址可以变化。,4. 公式的填充 当需要使用相同的公式进行大量的计算时，使用填充公式的方法非常高效、便捷。其操作方法与序列的填充类似。 操作步骤如下： （1）用公式计算第一个值。 （2）将鼠标停放在第一个值的右下角，向下拖动填充柄即可。,5. 跨工作表的单元格地址引用 单元格地址的一般形式为： 工作簿文件名工作表名！单

58、元格地址。 引用当前工作簿各工作表的单元格，地址可以省略“工作簿文件名”；引用当前工作表的单元格，地址可以省略“工作表名！”。,公式的错误值,函数的使用,Excel提供了11种函数，每一类有若干个不同的函数。合理使用函数将大大提高表格计算的效率。 1. 函数的输入与使用 输入函数有两种方法：一种是像输入公式那样输入函数，但要注意正确输入函数名和参数；另一种是使用粘贴函数对话框输入函数，后者的具体操作如下： 选定要输入函数的单元格。 单击“插入” “函数”命令，打开如图所示的对话框。, 在“或选择类别”列表框中选定要用的函数类型。例如要进行求平均值运算，可选定“常用函数”。 在“选择函数”列表框中选定要使用的函数。例如求平均值，则选定“AVERAGE”。 在选定函数之后，单击“确定”按钮，弹出如图所示的对话框，在该对话框中输入参数。例如，若求单元格G3G11中数据的平均值，则在该对话框的“Number1”文本框中输入“G3:G11”，该对话框中会显示计算结果。,也可以在单击“Number1”文本框右侧的折叠按钮 后,直接用鼠标选定要计算的单元格区域，然后单击“确定”按钮。这样，计算结果就会出现在最初所选定的单元格中。 另外，还可以使用常用工具栏中的“自动求和”按钮进行数据计算。在Excel