业主合同管理制度

业主合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司业主合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，维护公司合法权益，提高经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与业主签订的各类合同，包括但不限于物业服务合同、工程建设合同、设备采购合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等应符合国家法律法规及相关政策的规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同承办部门提出签订合同申请，填写《合同审批表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、主要条款等，并附上相关资料。2.合同承办部门负责人对申请进行审核，签署意见后报分管领导审批。3.分管领导对合同进行审查，重点审查合同的合法性、合理性、可行性等，签署意见后报总经理审批。4.总经理对合同进行最终审批，批准后合同承办部门方可与业主签订合同。5.合同签订前，合同承办部门应与业主就合同条款进行充分沟通和协商，确保双方达成一致意见。6.合同签订时，应使用公司统一制定的合同文本，合同文本应包含合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。7.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本送公司相关部门备案，包括法务部门、财务部门、档案管理部门等。（二）合同签订注意事项1.合同主体资格审查：在签订合同前，应仔细审查业主的主体资格，包括营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等，确保业主具有签订合同的合法资格和履约能力。2.合同条款审查：合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义。对于重要条款，应进行详细的谈判和协商，确保双方的权利和义务对等。3.合同风险评估：在签订合同前，应对合同的风险进行评估，包括市场风险、信用风险、法律风险等。对于风险较大的合同，应采取相应的防范措施，如要求业主提供担保、增加违约责任条款等。4.合同签订授权：合同签订人应具有公司授予的签订合同的授权，授权书应明确授权范围、授权期限等内容。三、合同履行管理（一）合同履行职责分工1.合同承办部门负责合同的具体履行工作，按照合同约定的时间、地点、方式等履行合同义务，并及时向业主反馈合同履行情况。2.法务部门负责对合同履行过程中的法律问题进行指导和监督，协助合同承办部门处理合同纠纷。3.财务部门负责对合同履行过程中的资金往来进行管理和监督，按照合同约定及时收取或支付款项。4.其他相关部门按照各自职责，配合合同承办部门做好合同履行工作。（二）合同履行跟踪与监督1.合同承办部门应建立合同履行台账，详细记录合同的履行情况，包括合同签订时间、履行期限、履行进度、付款情况、收款情况等。2.合同承办部门应定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。对于合同履行过程中出现的重大问题，应及时向公司领导报告。3.公司应建立合同履行监督机制，对合同承办部门的履行情况进行监督和检查。法务部门、财务部门等相关部门应定期对合同履行情况进行审查，发现问题及时提出整改意见。（三）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，合同承办部门应及时与业主协商，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的合同条款等，并经公司相关部门审批后生效。3.合同变更后，合同承办部门应及时将合同变更协议副本送公司相关部门备案，包括法务部门、财务部门、档案管理部门等。（四）合同终止管理1.合同履行完毕后，合同承办部门应及时与业主办理合同终止手续，如验收、结算、交接等。2.合同终止后，合同承办部门应将合同履行过程中的相关资料整理归档，包括合同文本、合同变更协议、验收报告、结算凭证等。3.公司应定期对合同终止情况进行检查和总结，分析合同履行过程中的经验教训，为今后的合同管理工作提供参考。四、合同纠纷处理（一）合同纠纷预防1.加强合同签订管理，严格审查合同条款，确保合同的合法性、合理性、可行性。2.加强合同履行管理，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时解决，避免纠纷的发生。3.加强与业主的沟通与协调，建立良好的合作关系，及时了解业主的需求和意见，妥善处理合同履行过程中的问题。（二）合同纠纷处理流程1.合同纠纷发生后，合同承办部门应及时收集相关证据，包括合同文本、合同变更协议、验收报告、结算凭证、往来函件等，并进行整理和分析。2.合同承办部门应与业主进行沟通和协商，了解业主的意见和要求，寻求解决方案。对于能够协商解决的纠纷，应签订书面的和解协议。3.如协商不成，合同承办部门应及时向公司领导报告，并将纠纷情况告知法务部门。法务部门应根据纠纷情况，制定具体的处理方案，并指导合同承办部门进行处理。4.对于涉及金额较大、影响较大的合同纠纷，公司应成立专门的纠纷处理小组，负责纠纷的处理工作。纠纷处理小组应由法务部门、财务部门、合同承办部门等相关人员组成。5.在合同纠纷处理过程中，如需要通过诉讼或仲裁等法律途径解决的，公司应及时委托律师或仲裁机构进行处理。（三）合同纠纷处理注意事项1.证据收集：在合同纠纷处理过程中，证据是关键。合同承办部门应及时收集相关证据，并确保证据的真实性、合法性、关联性。2.法律适用：合同纠纷的处理应依据相关法律法规及合同约定进行。法务部门应准确把握法律适用，为纠纷处理提供正确的法律依据。3.诉讼或仲裁策略：在决定通过诉讼或仲裁等法律途径解决合同纠纷时，应制定合理的诉讼或仲裁策略，选择合适的诉讼或仲裁机构，确保纠纷得到妥善解决。4.和解协商：在合同纠纷处理过程中，应尽量通过和解协商解决纠纷，避免诉讼或仲裁带来的负面影响和成本。五、合同档案管理（一）合同档案收集1.合同承办部门在合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的相关资料，应及时收集整理，包括合同文本、合同变更协议、验收报告、结算凭证、往来函件等。2.合同承办部门应将收集到的合同资料进行分类整理，按照合同类别、签订时间等顺序进行编号，并编制目录清单。（二）合同档案整理1.合同档案整理应遵循真实性、完整性、系统性、规范性的原则，确保档案资料的质量。2.合同档案整理应包括文件材料的分类、编号、装订、编目等工作。文件材料应按照其形成的时间顺序进行排列，同一事项的文件材料应集中整理。3.合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行管理。电子档案应与纸质档案内容一致，并按照档案管理的要求进行存储和备份。（三）合同档案保管1.公司应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照档案管理的规定进行分类存放，便于查阅和利用。档案管理人员应定期对合同档案进行检查和清点，确保档案的完整和安全。3.合同档案的保管期限应根据国家法律法规及公司相关规定执行。对于重要的合同档案，应适当延长保管期限。（四）合同档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同档案室查阅。2.查阅合同档案时，档案管理人员应按照查阅申请表的要求提供档案资料，并做好查阅登记工作。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制、转借合同档案。3.因工作需要复印合同档案的，应经合同档案室负责人批准，并按照规定的程序进行复印。复印后的合同档案应加盖合同档案室印章，并注明复印用途。（五）合同档案销毁1.合同档案保管期限届满或因其他原因需要销毁的，应由合同承办部门提出销毁申请，填写《合同档案销毁申请表》，并附上需要销毁的合同档案清单。2.《