爱心箱管理制度

爱心箱管理制度一、总则（一）目的为了弘扬中华民族团结互助、扶危济困的传统美德，营造公司内部关爱员工、互帮互助的良好氛围，规范爱心箱的管理和使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、公司办公区域及相关活动场所设置的爱心箱。（三）基本原则1.自愿原则：员工捐赠完全基于个人意愿，不得强制或变相强制。2.公开透明原则：爱心箱的管理、使用情况定期公开，接受员工监督。3.专款专用原则：爱心箱所募善款只能用于规定的帮扶救助项目，不得挪作他用。二、爱心箱设置（一）设置地点1.在公司办公区域的公共区域，如大厅、走廊等显著位置设置爱心箱。2.根据实际需要，在公司组织的大型活动现场等适当位置临时增设爱心箱。（二）标识要求爱心箱应张贴明显的标识，注明"爱心箱"字样及捐赠说明，包括捐赠目的、使用范围等。三、捐赠管理（一）捐赠形式1.现金捐赠：员工可直接将现金投入爱心箱。2.物品捐赠：员工捐赠的物品应是全新或八成新以上、无明显损坏且具有使用价值的，如书籍、文具、衣物、生活用品等。捐赠物品需分类整理后交至指定地点，由专人进行登记和管理。（二）捐赠登记1.设立专门的爱心箱捐赠登记表，对每一笔捐赠进行详细记录。记录内容包括捐赠日期、捐赠人姓名、部门、捐赠形式（现金或物品）、捐赠金额或物品明细等。2.对于现金捐赠，当场清点金额并记录；对于物品捐赠，详细登记物品名称、数量、规格等信息。（三）捐赠接收1.爱心箱钥匙由专人保管，定期开启收取善款和物品。开启时间至少每周一次，如遇特殊情况（如募捐活动结束）可增加开启次数。2.开启爱心箱时，需有两名以上工作人员在场，确保接收过程的公正、透明。接收人员对善款和物品进行核对、清点，并按照捐赠登记表进行逐一确认。四、善款管理（一）账户设立设立专门的爱心基金账户，用于存放爱心箱募集的善款。该账户由公司财务部门负责管理，确保资金安全。（二）资金缴存1.每次开启爱心箱收取的现金，接收人员应及时将其缴存至爱心基金账户。缴存时，填写资金缴存单，注明缴存日期、金额、缴存人等信息，并附上捐赠登记表复印件。2.财务人员在收到缴存单和善款后，及时进行账务处理，在爱心基金账户中记录相应的收入明细。（三）资金使用1.帮扶对象确定成立爱心帮扶评审小组，成员包括公司领导、工会代表、员工代表等。评审小组负责对申请帮扶的员工情况进行审核和评估，确定帮扶对象和帮扶金额。帮扶对象主要为因突发重大疾病、意外事故、家庭遭遇重大变故等原因导致生活困难的员工。员工本人或其家属可向公司工会提出帮扶申请，填写帮扶申请表，详细说明困难情况、所需帮扶金额及用途等，并提供相关证明材料。2.资金审批帮扶评审小组根据申请情况进行实地调查或核实相关材料，综合评估帮扶需求和可行性。对于符合帮扶条件的申请，按照规定的审批流程进行审批。审批通过后，确定帮扶金额，并填写资金审批表，由相关负责人签字确认。3.资金发放财务部门根据审批通过的资金审批表，从爱心基金账户中支取相应款项，以适当方式发放给帮扶对象。发放方式可以是现金、转账等，确保帮扶资金及时、准确地到达帮扶对象手中。在资金发放过程中，做好记录，注明发放日期、发放金额、发放方式、帮扶对象等信息，并要求帮扶对象签字确认。（四）账目管理1.财务部门建立健全爱心基金账目，对爱心基金的收入、支出进行详细、准确的记录。账目应做到日清月结，定期编制财务报表，如实反映爱心基金的收支情况。2.定期对爱心基金账目进行审计，确保账目清晰、合规。审计工作可由公司内部审计部门负责，也可委托外部专业审计机构进行。五、物品管理（一）物品登记入库1.对于员工捐赠的物品，接收人员在核对、清点后，按照物品类别进行分类整理，并填写物品入库登记表。登记表内容包括物品名称、数量、规格、捐赠日期、捐赠人姓名、部门等信息。2.将整理好的物品存放在专门的仓库或储物区域，安排专人负责管理，确保物品存放安全、有序。（二）物品保管1.仓库管理人员定期对库存物品进行盘点，检查物品数量、质量等情况，确保账物相符。如发现物品有损坏、丢失等情况，及时查明原因并报告相关负责人。2.做好仓库的防火、防潮、防虫等工作，保证物品质量不受影响。（三）物品发放1.根据帮扶对象的实际需求，由爱心帮扶评审小组确定发放的物品清单。仓库管理人员按照清单进行物品发放，并填写物品发放登记表，注明发放日期、发放物品明细、帮扶对象姓名、部门等信息。2.发放物品时，要求帮扶对象签字确认。对于衣物等物品，可在发放前进行清洗、消毒等处理，确保物品卫生、整洁。（四）物品处理1.对于长期闲置、已无使用价值或损坏严重无法修复的物品，经爱心帮扶评审小组审核批准后，可进行合理处理。处理方式包括捐赠给其他公益组织、变卖等，变卖所得款项应及时缴存至爱心基金账户。2.在物品处理过程中，做好记录，注明处理日期、处理方式、处理物品明细、所得款项等信息。六、监督与公示（一）监督机制1.公司工会负责对爱心箱的管理和使用情况进行日常监督，定期检查爱心箱的开启、捐赠登记、善款缴存、物品管理等工作是否规范。2.设立举报邮箱和举报电话，接受员工对爱心箱管理和使用过程中违规行为的举报。对于举报信息，及时进行调查核实，并将处理结果反馈给举报人。（二）公示制度1.定期（至少每季度一次）在公司内部公告栏或公司网站上公示爱心箱的捐赠情况、善款收支情况、物品管理情况等信息，包括捐赠金额、捐赠人名单、帮扶对象情况、帮扶金额及物品发放情况等，接受全体员工的监督。2.公示内容应保留一