公司物品管理规定

公司物品管理规定一、总则1.目的为加强公司物品管理，规范物品采购、使用、保管及处置等行为，保障公司正常运营，提高物品使用效率，降低公司运营成本，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司总部及各分支机构所有办公设备、办公用品、低值易耗品、固定资产等各类物品的管理。3.管理原则归口管理原则：公司行政部门为物品管理的归口部门，负责统一规划、协调和监督公司物品管理工作。各部门负责本部门物品的具体使用和管理，并指定专人作为物品管理员，协助行政部门做好相关工作。预算控制原则：物品采购应纳入年度预算管理，严格控制采购成本，确保采购支出符合公司预算安排。合理配置原则：根据工作实际需要，合理配置物品资源，提高物品使用效率，避免浪费。责任到人原则：明确各环节管理责任，将物品管理责任落实到具体部门和个人，确保物品管理工作有序进行。二、物品分类及定义1.办公设备指用于办公的各类设备，如电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、扫描仪等，一般使用年限在一年以上，单位价值较高。2.办公用品包括日常办公所需的各类文具，如笔、纸、文件夹、笔记本、订书机等；办公耗材，如墨盒、硒鼓、打印纸、复印纸等；办公家具，如办公桌、办公椅、文件柜等。办公用品一般使用年限较短，单位价值相对较低。3.低值易耗品指不能作为固定资产的各种用具物品，如工具、量具、模具、劳动保护用品等，以及在经营过程中周转使用的容器等。低值易耗品单位价值较低，使用期限较短。4.固定资产指企业为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用寿命超过一个会计年度的有形资产。包括房屋及建筑物、机器设备、运输设备、电子设备等。固定资产单位价值较高，使用年限较长。三、物品采购管理1.采购计划各部门应根据工作需要和实际库存情况，于每年[具体时间]前编制下一年度物品采购计划，报行政部门审核。采购计划应详细列出物品名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。行政部门对各部门提交的采购计划进行汇总、审核，结合公司年度预算和物品库存情况，编制公司年度物品采购总计划，报公司领导审批后执行。2.采购申请因工作急需或临时需要采购物品的，由使用部门填写《物品采购申请表》，详细说明采购物品的名称、规格型号、数量、采购原因、预计使用时间等，经部门负责人签字后报行政部门。行政部门对采购申请进行审核，对于符合采购条件的，根据公司采购流程进行采购；对于不符合采购条件的，及时反馈使用部门并说明原因。3.采购流程询价：行政部门根据采购申请，通过市场调研、供应商报价等方式，收集至少三家供应商的报价信息，并填写《物品采购询价表》。比价：对各供应商的报价进行比较，综合考虑价格、质量、售后服务等因素，选择性价比最优的供应商作为中标候选人。议价：与中标候选人进行议价，争取更优惠的采购价格和条款。合同签订：确定最终供应商后，由行政部门代表公司与供应商签订采购合同。采购合同应明确物品名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。采购执行：行政部门按照采购合同要求，跟踪供应商的交货情况，确保物品按时、按质、按量交付。对于采购过程中出现的问题，及时与供应商沟通协调解决。四、物品验收管理1.验收标准办公设备、固定资产等物品应按照合同约定的质量标准进行验收，包括外观、规格型号、性能参数、配置清单等方面。办公用品、低值易耗品等物品应按照公司相关标准或行业通用标准进行验收，确保物品质量合格、数量准确。2.验收流程物品到货后，行政部门应及时通知使用部门和相关人员进行验收。验收人员应仔细核对物品的名称、规格型号、数量、质量等是否与采购合同或送货清单一致。对于办公设备、固定资产等需要进行安装调试的物品，验收人员应在供应商安装调试完毕后进行验收，确保设备正常运行。验收合格后，验收人员应在《物品验收单》上签字确认，并将验收单交行政部门存档。对于验收不合格的物品，验收人员应及时通知行政部门与供应商协商解决，直至物品符合验收标准。五、物品入库管理1.入库登记行政部门根据《物品验收单》，对验收合格的物品进行入库登记，建立物品台账。物品台账应详细记录物品名称、规格型号、数量、入库时间、供应商名称等信息。对于办公设备、固定资产等物品，行政部门应在物品上粘贴固定资产标签，注明资产编号、名称、规格型号、购置日期、使用部门等信息。2.入库保管行政部门应按照物品的性质、用途等进行分类存放，确保物品存放安全、有序。对于贵重物品、易燃易爆物品等，应设置专门的存放区域，并采取相应的安全防护措施。定期对库存物品进行盘点，确保账实相符。发现账实不符的情况，应及时查明原因，并进行相应的账务处理。六、物品领用管理1.领用流程各部门员工因工作需要领用物品时，应填写《物品领用申请表》，注明物品名称、规格型号、数量、领用原因等，经部门负责人签字后到行政部门领取。行政部门物品管理员根据《物品领用申请表》，在物品台账上进行登记，并发放物品。对于办公设备、固定资产等物品，还应办理相关领用手续，如填写《固定资产领用登记表》等。2.领用标准办公用品、低值易耗品等物品应根据工作实际需要合理领用，避免浪费。行政部门可根据各部门的工作性质和人员数量，制定相应的领用标准和限额。对于办公设备、固定资产等物品，应严格按照规定的审批流程进行领用，并明确使用责任人。使用责任人应妥善保管和使用领用的物品，确保物品安全、正常运行。七、物品使用管理1.使用规范各部门员工应按照物品的使用说明书和操作规程正确使用各类物品，不得擅自更改物品的性能和用途。对于办公设备、固定资产等物品，使用责任人应定期进行维护保养，确保设备正常运行。发现设备故障或异常情况时，应及时通知行政部门或相关维修人员进行维修。办公用品、低值易耗品等物品应节约使用，避免浪费。对于可重复使用的物品，如文件夹、笔记本等，应妥善保管，以便下次使用。2.使用监督行政部门应定期对各部门物品使用情况进行检查和监督，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。鼓励员工对浪费物品的行为进行举报，对于举报属实的，公司将给予相应的奖励。八、物品保管管理1.保管责任各部门负责本部门领用物品的保管工作，指定专人作为物品保管责任人，确保物品安全、完好。行政部门负责公司公共区域物品的保管工作，定期对公共区域物品进行检查和维护。2.保管措施物品保管责任人应妥善保管领用的物品，防止物品丢失、损坏、被盗等情况发生。对于贵重物品、易燃易爆物品等，应采取特殊的保管措施，如设置保险柜、安装监控设备等。定期对保管的物品进行盘点，确保账实相符。发现账实不符的情况，应及时查明原因，并进行相应的账务处理。九、物品维修管理1.维修申请办公设备、固定资产等物品出现故障或损坏时，使用责任人应及时填写《物品维修申请表》，详细说明故障情况、维修要求等，经部门负责人签字后报行政部门。行政部门对维修申请进行审核，对于符合维修条件的，安排相关维修人员进行维修；对于不符合维修条件的，及时反馈使用部门并说明原因。2.维修流程维修评估：维修人员接到维修任务后，应及时对故障物品进行检查和评估，确定维修方案和维修费用。维修实施：根据维修方案，维修人员进行维修操作。在维修过程中，应尽量缩短维修时间，确保物品尽快恢复正常使用。维修验收：维修完成后，使用责任人应及时对维修效果进行验收。验收合格后，在《物品维修验收单》上签字确认。对于维修验收不合格的，维修人员应重新进行维修，直至验收合格。3.维修费用管理维修费用由行政部门根据维修实际发生情况进行统计和核算。对于维修费用在[具体金额]以下的，由行政部门审核后直接报销；对于维修费用超过[具体金额]的，需报公司领导审批后报销。行政部门应建立维修费用台账，记录每次维修的物品名称、维修时间、维修费用等信息，以便进行费用分析和控制。十、物品报废管理1.报废条件办公设备、固定资产等物品符合下列条件之一的，可申请报废：已超过使用年限，且无法正常使用或维修成本过高的；因技术进步等原因，已被淘汰或性能严重下降，无法满足工作需要的；因自然灾害、意外事故等原因，导致物品损坏严重，无法修复的；其他经公司认定需要报废的情况。办公用品、低值易耗品等物品达到使用期限或已损坏无法使用的，可申请报废。2.报废申请使用部门或保管责任人认为物品需要报废时，应填写《物品报废申请表》，详细说明物品名称、规格型号、购置日期、报废原因等，经部门负责人签字后报行政部门。行政部门对报废申请进行审核，对于符合报废条件的，组织相关人员进行鉴定和评估。3.报废鉴定与评估行政部门会同财务部门、技术部门等相关人员，对申请报废的物品进行鉴定和评估，确定物品是否确实已无使用价值和维修价值。对于价值较高的物品报废，还应委托专业的评估机构进行评估，以确保报废价格合理。4.报废审批经鉴定和评估后，行政部门将《物品报废申请表》及相关鉴定评估资料报公司领导审批。公司领导根据审批权限进行审批，对于重大资产报废事项，需报公司董事会审批。5.报废处置经审批同意报废的物品，行政部门应按照公司相关规定进行处置。对于有残值的物品，可通过拍卖、变卖等方式进行处理，处置收入应及时上缴公司财务；对于无残值的物品，可进行集中销毁或委托专业的废弃物处理公司进行处理。行政部门应在物品报废处置完成后，及时在物品台账上进行核销，并将相关资料存档。十一、物品盘点管理1.盘点计划行政部门应定期组织公司物品盘点工作，每年至少进行[X]次全面盘点。盘点前，行政部门应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员、盘点方法等内容。2.盘点实施盘点人员按照盘点计划，对公司各类物品进行逐一清点和核对，确保账实相符。在盘点过程中，应如实记录盘点情况，发现账实不符的情况，应及时查明原因，并进行相应的记录。3.盘点报告盘点结束后，盘点人员应编制《物品盘点报告》，详细说明盘点情况、账实差异情况及原因分析等内容。《物品盘点报告》经行政部门负责人审核后报公司领导。4.差异处理对于盘点中发现的账实差异，公司应及时进行调查和处理。属于人为原因造成的差异，应追究相关责任人的责任；属于管理原因造成的差异，应及时完善管理制度和流程，加强物品管理。十二、罚则1.对于违反本规定，擅自采购、领用、使用、保管、处置公司物品的部门和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。2.因保管不善或使用不当，造成公司物品