招采管理中心制度流程汇编

招采管理中心制度流程汇编一、总则（一）目的为加强招采管理中心的规范化运作，提高采购效率，确保采购质量，降低采购成本，保障公司各项业务的顺利开展，特制定本制度流程汇编。（二）适用范围本制度流程适用于招采管理中心负责的所有采购活动，包括但不限于物资采购、工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司相关规定，确保采购活动合法合规。2.公平公正公开原则：在采购过程中，对所有供应商一视同仁，确保采购程序公平、公正、公开，维护公司利益。3.效益原则：追求采购效益最大化，通过优化采购流程、降低采购成本等方式，提高公司经济效益。4.质量原则：确保所采购的物资、工程和服务符合公司要求和相关标准，保证质量。二、组织架构与职责（一）组织架构招采管理中心设主任一名，副主任若干名，下设采购一部、采购二部、采购三部等不同业务部门，各部门根据业务范围设置相应岗位。（二）职责分工1.招采管理中心主任职责全面负责招采管理中心的日常管理工作。制定和完善招采管理中心的各项规章制度和流程。组织协调重大采购项目的实施。监督检查采购工作的执行情况，处理采购过程中的重大问题。2.招采管理中心副主任职责协助主任开展工作，负责分管业务部门的管理。审核分管业务部门的采购计划、采购方案等。协调解决分管业务部门采购过程中的问题。3.采购部门职责负责编制本部门的采购计划，根据公司需求确定采购物资、工程和服务的规格、数量、质量等要求。开展供应商开发与管理工作，建立供应商档案，评估供应商资质和信誉。组织采购招标、询价、谈判等采购活动，按照规定程序确定中标供应商或成交供应商。签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。负责采购文件的整理、归档和保管工作。4.其他岗位职责采购专员：具体执行采购任务，与供应商沟通联络，收集报价信息，协助组织采购活动等。质量检验员：负责对采购物资进行质量检验，确保符合质量要求。合同管理员：负责采购合同的起草、审核、签订、履行跟踪和归档等工作。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各需求部门应根据公司年度经营计划、项目进度安排等，提前向招采管理中心提交采购申请，明确采购物资、工程和服务的名称、规格、数量、需求时间等详细信息。2.采购部门收到采购申请后，进行汇总分析，结合库存情况，编制采购计划。采购计划应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算、预计采购时间等内容。3.采购计划需经部门负责人审核，报招采管理中心主任审批后实施。对于重大采购项目，还需报公司领导审批。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、项目变更等原因需要调整采购计划，需求部门应及时向招采管理中心提交采购计划调整申请。2.采购部门对调整申请进行评估，分析调整的必要性和可行性，提出调整建议。3.调整后的采购计划按照原审批流程进行审核和审批。四、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门根据采购需求，通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对收集到的供应商信息进行初步筛选，筛选出符合基本条件的供应商作为潜在供应商。3.采购部门组织对潜在供应商进行实地考察，考察内容包括供应商的生产能力、质量控制、管理水平、信誉等方面。4.根据考察结果，建立潜在供应商档案，对合格的潜在供应商进行分类管理。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估周期一般为每年一次。评估内容包括供应商的交货及时性、产品质量、售后服务、价格水平、合作配合度等方面。2.采购部门制定供应商评估指标体系，明确各项评估指标的权重和评分标准。3.组织相关人员对供应商进行评估打分，根据评估结果对供应商进行分级，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。（三）供应商激励与淘汰1.对于优秀供应商，给予一定的激励措施，如增加采购份额、优先合作、给予奖励等。2.对于不合格供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应予以淘汰，并从供应商档案中删除相关信息。3.建立供应商退出机制，对于因经营不善、违法违规等原因无法继续合作的供应商，及时终止合作关系。五、采购方式选择（一）招标采购1.适用范围：适用于金额较大、技术复杂、竞争较为充分的采购项目。2.招标程序：编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格预审，确定符合要求的供应商参加投标。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，与中标供应商签订合同。（二）询价采购1.适用范围：适用于采购内容规格明确、标准统一、市场货源充足、价格相对稳定的采购项目。2.询价程序：向至少三家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。收集供应商报价，进行比较分析。选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商，并与其签订合同。（三）谈判采购1.适用范围：适用于采购项目具有特殊性、只能从有限范围的供应商处采购，或者招标后没有供应商投标、没有合格标的、重新招标未能成立等情况。2.谈判程序：成立谈判小组，小组成员包括采购部门代表、技术专家、财务人员等。与供应商进行谈判，就采购项目的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商。根据谈判结果，确定成交供应商，并签订合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等情况。2.单一来源采购程序：填写单一来源采购申请表，说明采购理由和供应商情况。报招采管理中心主任审核，公司领导审批。与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款，签订合同。六、采购实施流程（一）招标采购实施流程1.采购部门根据采购计划，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。2.发布招标公告，通过公司官网、招标平台等渠道发布招标信息，邀请潜在供应商报名参加投标。3.对报名供应商进行资格预审，审查供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况等，确定符合要求的供应商参加投标。4.组织开标、评标活动。开标时，当众开启投标文件，宣布投标人名称、投标价格等主要内容。评标时，按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。5.发布中标公告，公示中标候选人名单，接受社会监督。公示期无异议后，向中标供应商发出中标通知书。6.与中标供应商签订合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资、工程和服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。（二）询价采购实施流程1.采购部门根据采购计划，确定询价供应商名单，一般不少于三家。2.向询价供应商发出询价通知书，询价通知书应包括采购项目的详细要求、报价要求、交货期要求等内容。3.收集询价供应商的报价文件，对报价进行比较分析。分析内容包括报价的合理性、产品质量、售后服务等方面。4.选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商，并与其进行商务谈判，确定最终的采购价格和合同条款。5.签订采购合同，明确双方的权利和义务。（三）谈判采购实施流程1.成立谈判小组，谈判小组成员应具备相关专业知识和经验。2.采购部门向谈判供应商发出谈判邀请，说明谈判项目的基本情况和要求。3.与谈判供应商进行谈判，谈判内容包括采购项目的价格、质量、交货期、售后服务等条款。谈判过程中，谈判小组应保持公正、公平的态度，充分听取供应商的意见。4.根据谈判结果，确定成交供应商，并签订合同。合同签订后，采购部门应及时将合同副本送相关部门备案。（四）单一来源采购实施流程1.需求部门填写单一来源采购申请表，详细说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、单一来源采购理由等情况。2.采购部门对申请表进行审核，核实采购理由的真实性和合理性。3.报招采管理中心主任审核，公司领导审批。审批通过后，采购部门与单一来源供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。4.签订采购合同，合同签订后，采购部门应及时将合同副本送相关部门备案。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。2.合同签订前，合同管理员应对合同条款进行审核，确保合同内容符合法律法规和公司要求，明确双方的权利和义务。3.合同经双方签字盖章后生效。合同签订后，采购部门应将合同副本送需求部门、财务部门、质量检验部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购部门负责跟踪合同履行情况，督促供应商按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行合同。2.供应商如因特殊原因需要变更合同条款，应提前向采购部门提出书面申请，经采购部门审核同意后，签订补充合同。3.需求部门应配合采购部门做好合同履行的监督工作，及时反馈合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、项目变更等原因需要变更或解除合同，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议签订后，采购部门应及时将相关情况通知需求部门、财务部门等相关部门。（四）合同付款1.财务部门按照合同约定的付款方式和付款时间进行付款。付款前，采购部门应提供合同执行情况报告、验收报告等相关资料。2.如供应商未按照合同约定履行义务，财务部门有权暂停付款，并及时通知采购部门处理。（五）合同档案管理1.采购部门负责采购合同的整理、归档和保管工作。合同档案应包括合同文本、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、验收报告等相关资料。2.合同档案应按照年度、项目等进行分类管理，便于查阅和检索。合同档案的保存期限应符合公司规定和法律法规要求。八、采购验收管理（一）验收标准1.采购物资的验收标准应符合国家相关标准、行业标准以及合同约定的质量标准。2.采购工程的验收标准应符合工程设计文件、施工合同以及相关验收规范的要求。3.采购服务的验收标准应根据服务合同的约定进行确定，包括服务内容、服务质量、服务期限等方面。（二）验收程序1.采购项目完成后，供应商应向采购部门提交验收申请。采购部门组织需求部门、质量检验部门等相关人员成立验收小组。2.验收小组根据验收标准对采购物资、工程和服务进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、性能等方面。3.验收合格后，验收小组出具验收报告。验收报告应包括验收项目名称、验收内容、验收结果等内容。验收报告经验收小组成员签字确认后生效。4.如验收不合格，验收小组应及时通知供应商进行整改，整改后重新进行验收。如供应商整改后仍不符合要求，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。九、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购过程中的风险进行识别，识别内容包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、付款风险等方面。2.通过收集市场信息、分析供应商情况、审查合同条款、跟踪采购项目进度等方式，及时发现潜在的风险因素。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类排序，确定重点风险。（三）风险应对措施1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可以通过市场调研、价格谈判等方式降低风险；对于供应商风险，可以加强供应商管理，建立供应商评估和淘汰机制；对于合同风险，可以加强合同审核和管理，明确双方权利义务；对于质量风险，可以加强质量检验，严格把控采购质量；对于付款风险，可以加强财务监控，确保付款安全。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对措施。十、监督与考核（一）内部监督1.招采管理中心内部应建立健全监督机制，对采购工作的各个环节进行监督检查。2.定期对采购计划执行情况、采购方式选择、供应商管理、合同签订与履行等方面进行检查，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受公司内部审