档案管理相关制度

档案管理相关制度一、总则1.目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属单位的档案管理工作。3.档案定义本制度所称档案是指公司在各项活动中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责1.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作。指导和监督各部门的档案管理工作，定期开展档案业务培训和检查。负责公司档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。参与公司重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整与准确。2.各部门兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理、初步分类和保管工作，确保档案资料的及时、完整和准确。按照公司档案管理部门的要求，定期向档案管理部门移交本部门的档案。协助档案管理部门开展档案的鉴定、统计、编研和利用等工作，提供相关资料和信息。负责本部门档案管理工作的日常监督和检查，发现问题及时整改。三、档案的收集与整理1.收集范围公司在经营管理、生产活动、科研开发、行政管理等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料。公司对外签订的各类合同、协议、意向书等文件。公司的工作计划、总结、报告、请示、批复等文件。公司的会议记录、纪要、决议等文件。公司的财务报表、账簿、凭证等文件。公司的产品设计图纸、技术文件、工艺文件等资料。公司的宣传资料、广告策划、新闻报道等文件。公司员工的人事档案、培训记录、考核材料等文件。其他与公司有关的具有保存价值的文件材料。2.收集要求各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料的及时收集和完整归档。收集的档案应真实、准确、完整，字迹清晰，签署齐全，格式规范。对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的可读性和完整性。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，做到分类科学、排列有序、编号规范。对纸质档案和电子档案应进行同步整理，确保两者内容一致，便于对应查找。4.整理方法分类：按照档案的性质和内容，将档案分为行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事档案类、声像档案类等类别。组卷：将同一类别的档案按照一定的原则和方法进行组卷，每卷厚度应适中，一般不超过2cm。编目：对每卷档案进行编号、编目，填写卷内目录、备考表等，确保档案的检索方便快捷。装订：对纸质档案进行装订，拆除金属物，保持档案的整齐美观。四、档案的保管1.保管场所公司设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、温湿度计、灭火器、防虫药品等。档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。2.保管期限根据档案的重要程度和保存价值，将档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管：凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。3.档案存放按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，建立档案存放索引，便于查找和利用。对纸质档案应按照编号顺序依次上架存放，电子档案应存储在专用的存储设备中，并进行备份，确保数据的安全可靠。对重要档案应实行专柜存放，专人保管，严格限制查阅范围。4.安全管理建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设施设备的安全检查和维护，确保档案的安全。严格执行档案借阅制度，对借阅档案的人员进行登记，明确借阅期限和归还时间，防止档案丢失和损坏。定期对档案进行备份，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案数据丢失。备份数据应异地存放，确保数据的安全性和可用性。加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止发生安全事故。五、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则坚持全面审查、实事求是、科学鉴定的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行综合鉴定。2.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、各相关部门兼职档案员及有关专家组成。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定方案，组织开展档案鉴定工作，提出档案销毁意见。3.鉴定方法对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、形成时间、保管期限等因素，判断其保存价值。参考档案的利用情况，对利用率较低、保存价值不大的档案进行重点鉴定。征求各相关部门的意见，对涉及重要业务、重大项目等档案进行综合评估。4.销毁程序档案鉴定工作小组根据鉴定结果，提出档案销毁清单，报公司领导审批。经公司领导批准后，由档案管理部门组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和档案信息的安全性。销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。六、档案的统计与编研1.统计工作建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等情况进行统计分析。档案管理部门应定期编制档案统计报表，向上级主管部门和公司领导报送档案工作情况。通过档案统计数据，了解档案工作的现状和发展趋势，为档案管理决策提供依据。2.编研工作结合公司的中心工作和发展需要，开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等。档案编研成果应具有实用性、针对性和可读性，能够为公司的各项工作提供参考和借鉴。加强对档案编研工作的组织领导，明确编研人员的职责，确保编研工作的顺利开展。七、档案的利用1.利用原则遵循保密、安全、高效的原则，确保档案的合理利用和信息安全。积极为公司的各项工作提供档案服务，满足公司内部和外部的利用需求。2.利用范围公司内部各部门因工作需要查阅档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。公司外部单位因工作需要查阅档案的，应持有单位介绍信，经公司分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。涉及公司机密的档案，应严格按照保密规定进行查阅和利用，限制查阅范围和使用方式。3.利用方式档案查阅人员可以在档案管理部门指定的场所查阅档案，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人同意。对电子档案的利用，应按照公司的电子文件管理规定进行操作，确保电子文件的安全和合法使用。档案管理部门应根据利用需求，及时提供档案资料，并做好利用登记工作。4.利用登记建立档案利用登记制度，对档案的查阅、复印、