捷锐财务制度-费用管理制度

捷锐财务制度-费用管理制度一、总则1.目的为了加强公司费用管理，规范费用报销流程，合理控制费用支出，提高资金使用效益，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于捷锐公司全体员工。3.费用管理原则预算控制原则：各项费用支出应纳入公司年度预算管理，严格按照预算额度控制开支。真实合法原则：费用报销必须提供真实、合法、有效的凭证，不得虚报、假报。审批规范原则：严格执行费用报销审批流程，各级审批人员应认真履行职责，确保费用支出的合理性和必要性。效益优先原则：费用支出应注重效益，努力降低成本，提高公司经济效益。二、费用分类及报销标准（一）差旅费1.定义差旅费是指员工因公务需要离开常住地到外地出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.报销标准交通费用飞机票：根据实际出差情况，经审批后可乘坐经济舱。特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，须提前报上级领导批准。火车：长途出差可乘坐火车硬卧，因工作需要乘坐软卧的，须经上级领导批准。市内交通：出差期间市内交通费用实行包干制，按出差自然天数计算，每天[X]元。住宿费用根据出差地区的不同，分为一类地区、二类地区、三类地区，具体住宿标准如下：一类地区：如北京、上海、广州等，每人每天住宿费标准为[X]元。二类地区：如省会城市及经济较发达城市，每人每天住宿费标准为[X]元。三类地区：除上述地区外的其他地区，每人每天住宿费标准为[X]元。餐饮费用出差期间餐饮费用实行包干制，按出差自然天数计算，每天[X]元。3.报销流程员工填写《差旅费报销单》，详细注明出差事由、起止日期、地点、乘坐交通工具及等级、住宿费用等信息，并粘贴相关票据。部门负责人审核出差事由的真实性及必要性，签字确认。财务部门审核票据的真实性、合法性及报销金额的准确性，审核通过后报分管领导审批。分管领导审批通过后，交总经理审批。总经理审批通过后，财务部门予以报销。（二）业务招待费1.定义业务招待费是指公司为业务经营的合理需要而支付的招待费用，包括餐饮、住宿、礼品等支出。2.报销标准业务招待费应严格控制在预算范围内，全年业务招待费支出不得超过公司年度销售收入的[X]%。单次业务招待费用超过[X]元的，须提前报总经理批准。招待客户时应根据实际情况合理安排餐饮标准，一般不得超过每人每餐[X]元。3.报销流程经办人填写《费用报销单》，详细注明招待客户的单位、人数、事由、费用明细等信息，并粘贴相关票据。部门负责人审核招待事由的真实性及必要性，签字确认。财务部门审核票据的真实性、合法性及报销金额的准确性，审核通过后报分管领导审批。分管领导审批通过后，交总经理审批。总经理审批通过后，财务部门予以报销。同时，财务部门应建立业务招待费台账，对招待客户的情况进行详细记录。（三）办公费1.定义办公费是指公司日常办公所需的文具、纸张、墨盒、硒鼓、文件夹、笔记本等办公用品费用。2.报销标准办公费应根据实际工作需要合理采购，严格控制支出。办公用品采购应实行集中采购制度，由行政部门统一负责。行政部门应建立办公用品采购台账，记录采购时间、品种、数量、金额等信息。员工领用办公用品时，应填写《办公用品领用登记表》，经部门负责人签字确认后到行政部门领取。办公用品采购发票及领用登记表作为办公费报销的依据。3.报销流程行政部门定期汇总办公用品采购发票及领用登记表，填写《费用报销单》，注明采购日期、办公用品名称、数量、金额等信息。行政部门负责人审核采购及领用情况的真实性，签字确认。财务部门审核发票的真实性、合法性及报销金额的准确性，审核通过后报分管领导审批。分管领导审批通过后，财务部门予以报销。（四）通讯费1.定义通讯费是指员工因工作需要使用手机、固定电话等通讯工具所发生的费用。2.报销标准公司实行通讯费补贴制度，补贴标准如下：公司高层管理人员：每月补贴[X]元。部门负责人：每月补贴[X]元。其他员工：每月补贴[X]元。员工通讯费用超出补贴标准的部分，不予报销。3.报销流程员工填写《费用报销单》，注明通讯费用发生月份、金额等信息，并粘贴通讯费发票。部门负责人审核通讯费用的真实性，签字确认。财务部门审核发票的真实性、合法性及报销金额是否符合补贴标准，审核通过后报分管领导审批。分管领导审批通过后，财务部门予以报销。（五）差旅费1.定义差旅费是指员工因公务需要离开常住地到外地出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.报销标准交通费用飞机票：根据实际出差情况，经审批后可乘坐经济舱。特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，须提前报上级领导批准。火车：长途出差可乘坐火车硬卧，因工作需要乘坐软卧的，须经上级领导批准。市内交通：出差期间市内交通费用实行包干制，按出差自然天数计算，每天[X]元。住宿费用根据出差地区的不同，分为一类地区、二类地区、三类地区，具体住宿标准如下：一类地区：如北京、上海、广州等，每人每天住宿费标准为[X]元。二类地区：如省会城市及经济较发达城市，每人每天住宿费标准为[X]元。三类地区：除上述地区外的其他地区，每人每天住宿费标准为[X]元。餐饮费用出差期间餐饮费用实行包干制，按出差自然天数计算，每天[X]元。3.报销流程员工填写《差旅费报销单》，详细注明出差事由、起止日期、地点、乘坐交通工具及等级、住宿费用等信息，并粘贴相关票据。部门负责人审核出差事由的真实性及必要性，签字确认。财务部门审核票据的真实性、合法性及报销金额的准确性，审核通过后报分管领导审批。分管领导审批通过后，交总经理审批。总经理审批通过后，财务部门予以报销。（六）车辆费用1.定义车辆费用是指公司车辆在使用过程中所发生的燃油费、过路费、停车费、保养费、修理费等费用。2.报销标准燃油费、过路费、停车费等按实际发生额报销。车辆保养费、修理费应根据车辆使用情况和维修保养计划合理安排，报销时应提供维修保养清单及发票。公司车辆实行定点加油、定点维修、定点停车制度，以确保费用支出的合理性和规范性。3.报销流程车辆使用人填写《车辆费用报销单》，详细注明费用发生日期、事由、金额等信息，并粘贴相关票据。行政部门审核车辆使用情况及费用的真实性，签字确认。财务部门审核发票的真实性、合法性及报销金额的准确性，审核通过后报分管领导审批。分管领导审批通过后，财务部门予以报销。（七）会议费1.定义会议费是指公司召开会议所发生的场地租赁、会议设备租赁、餐饮、住宿、资料印刷等费用。2.报销标准会议费应严格按照预算执行，提前编制会议费用预算，经审批后实施。会议场地租赁、设备租赁等费用应根据实际需要合理安排，不得铺张浪费。会议餐饮、住宿标准应参照差旅费相关标准执行。会议资料印刷费用应根据会议规模和实际需要合理控制，确保印刷质量和费用效益。3.报销流程会议组织部门填写《会议费用报销单》，详细注明会议名称、时间、地点、参会人数、费用明细等信息，并粘贴相关票据。会议组织部门负责人审核会议费用的真实性及合理性，签字确认。财务部门审核发票的真实性、合法性及报销金额的准确性，审核通过后报分管领导审批。分管领导审批通过后，交总经理审批。总经理审批通过后，财务部门予以报销。同时，财务部门应要求会议组织部门提供会议通知、参会人员名单等相关资料，作为报销的附件。（八）培训费1.定义培训费是指公司为员工参加培训所支付的培训费用，包括培训课程费用、教材费、住宿费、交通费等。2.报销标准员工参加培训应根据公司培训计划和工作需要进行，经部门负责人和分管领导批准后方可参加。培训费用应按照培训合同或协议约定的金额报销，不得超出预算范围。培训期间的住宿费、交通费等标准参照差旅费相关标准执行。3.报销流程员工填写《培训费报销单》，详细注明培训名称、时间、地点、费用明细等信息，并粘贴相关票据。部门负责人审核培训的必要性及费用的真实性，签字确认。财务部门审核发票的真实性、合法性及报销金额的准确性，审核通过后报分管领导审批。分管领导审批通过后，交总经理审批。总经理审批通过后，财务部门予以报销。同时，财务部门应要求员工提供培训通知、培训证书等相关资料，作为报销的附件。三、费用报销审批流程1.一般流程经办人填写《费用报销单》，详细注明费用明细、事由、金额等信息，并粘贴相关票据。部门负责人审核费用的真实性、合理性及必要性，签字确认。财务部门审核票据的真实性、合法性及报销金额的准确性，审核通过后报分管领导审批。分管领导审批通过后，交总经理审批。总经理审批通过后，财务部门予以报销。2.特殊情况对于金额较大或情况特殊的费用报销，须经公司领导班子集体研究决定后再行审批报销。四、费用报销时间规定1.员工应在费用发生后及时报销，原则上不得超过[X]个工作日。2.每月[X]日为费用报销截止日期，超过截止日期的费用报销将顺延至下月处理。五、费用报销票据要求1.费用报销必须提供真实、合法、有效的发票，发票内容应与费用明细一致。2.发票应加盖发票专用章，印章清晰、完整。3.发票不得涂改、挖补，如有错误应重新开具。4.除发票外，其他报销凭证如车票、机票、住宿发票等也应符合相关规定，凭证上的信息应清晰、完整。六、费用报销的监督与检查1.财务部门应定期对费用报销情况进行检查，对不符合规定的报销予以退回，并