公司物料与采购管理系统规定

公司物料与采购管理系统规定一、总则1.目的为了规范公司物料与采购管理流程，提高物料管理效率，降低采购成本，确保公司生产经营活动的顺利进行，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司内所有物料的采购、库存管理及相关业务活动。3.职责分工采购部门负责制定采购计划，选择合格供应商，签订采购合同，跟踪采购订单执行情况。收集市场信息，进行供应商评估与管理，建立供应商档案。仓库管理部门负责物料的验收入库、存储保管、发放及库存盘点等工作。定期对库存物料进行清查，确保账实相符，及时反馈库存异常情况。使用部门根据生产经营需要，准确提交物料需求计划，协助采购部门进行供应商选择与评估。负责对领用物料的使用情况进行跟踪和反馈。财务部门负责审核采购合同、发票等相关财务凭证，办理付款手续。对物料采购成本进行核算与分析，提供财务数据支持。二、物料分类与编码1.物料分类原则根据物料的用途、性质、形态等因素进行分类，确保分类清晰、便于管理。2.物料分类方法原材料：指构成产品实体的各种基本原料。辅助材料：用于生产过程中辅助产品形成的材料。包装材料：用于产品包装的材料。低值易耗品：单位价值较低、使用期限较短的物品。办公用品：用于办公活动的各类用品。3.物料编码规则物料编码采用[具体编码格式]，由[编码位数]位数字组成。编码的前[X]位表示物料类别，中间[X]位表示具体物料品种，后[X]位为顺序号。编码应具有唯一性，确保一物一码，便于识别和管理。三、物料需求计划1.需求计划提交流程使用部门应在每月[具体日期]前，根据生产经营计划，填写《物料需求计划表》，详细列出所需物料的名称、规格、型号、数量等信息。《物料需求计划表》经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。2.需求计划审核采购部门收到使用部门提交的《物料需求计划表》后，应进行审核。审核内容包括需求的合理性、准确性、库存情况等。对于不合理或不准确的需求，采购部门应与使用部门沟通协调，进行调整。3.需求计划调整在生产经营过程中，如因订单变更、生产计划调整等原因导致物料需求发生变化，使用部门应及时填写《物料需求计划变更申请表》，说明变更原因及变更内容。《物料需求计划变更申请表》经部门负责人审核、相关领导审批后，提交给采购部门，采购部门据此调整采购计划。四、采购管理1.供应商选择与评估采购部门应建立供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。对潜在供应商进行实地考察和评估，填写《供应商评估表》，根据评估结果确定合格供应商名单。定期对合格供应商进行复评，对于不符合要求的供应商，及时进行淘汰或整改。2.采购订单下达采购部门根据审核后的物料需求计划，选择合适的供应商下达采购订单。采购订单应明确物料的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、交货地点等详细信息。采购订单下达后，应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。3.采购合同签订对于金额较大或采购周期较长的采购项目，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物料规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应经法务部门审核，确保合同合法有效。4.采购成本控制采购部门应通过市场调研、供应商谈判等方式，争取最优惠的采购价格。与供应商建立长期稳定的合作关系，争取批量采购折扣、运费优惠等。定期对采购成本进行分析，对比不同供应商的价格和成本构成，找出降低成本的潜力点。五、物料验收1.验收流程物料到货前，仓库管理部门应根据采购订单信息，做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具等。物料到货时，验收人员应依据采购合同、送货单等凭证，对物料的名称、规格、型号、数量、质量等进行逐一核对。对于需要检验质量的物料，应按照相关标准或检验规范进行检验，合格后方可办理入库手续。验收合格的物料，验收人员应在送货单上签字确认，并填写《物料验收单》，注明验收情况。2.验收不合格处理如发现物料验收不合格，验收人员应及时通知采购部门和供应商。采购部门应与供应商协商处理方式，如退货、换货、补货等。对于因验收不合格导致的损失，应按照采购合同的约定，由责任方承担。六、物料入库1.入库流程验收合格的物料，仓库管理部门应及时办理入库手续。仓库管理人员根据《物料验收单》，将物料按照规定的库位进行存放，并更新库存台账。对于贵重物品、危险物品等特殊物料，应按照相关规定进行单独存放和管理。2.入库数据记录仓库管理人员应准确记录物料的入库日期、入库单号、物料名称、规格、型号、数量、供应商等信息。库存台账应定期与财务部门的账目进行核对，确保账账相符。七、物料存储保管1.存储环境要求根据物料的特性，设置合适的存储环境，如温度、湿度、通风等条件。对易燃、易爆、有毒等危险物品，应设置专门的危险物品仓库，并按照相关安全规定进行管理。2.物料摆放原则物料应按照分类、分区、定位的原则进行摆放，便于查找和管理。同一类物料应集中存放，不同规格、型号的物料应分开标识。3.库存盘点仓库管理部门应定期对库存物料进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点前，应制定盘点计划，明确盘点范围、时间、人员等安排。盘点过程中，应如实记录物料的实际数量、状态等信息，与库存台账进行核对。对于盘点差异，应及时查明原因，填写《盘点差异报告》，并提出处理意见。经审批后进行调整，确保账实相符。八、物料发放1.发放流程使用部门填写《物料领用申请表》，注明领用物料的名称、规格、型号、数量、用途等信息。《物料领用申请表》经部门负责人审核签字后，提交给仓库管理部门。仓库管理人员根据库存情况进行审核，如库存充足，办理物料发放手续，并在《物料领用申请表》上签字确认。仓库管理人员按照规定的库位发放物料，并更新库存台账。2.限额领料管理对于有消耗定额的物料，实行限额领料制度。使用部门应根据生产任务和消耗定额，合理控制物料领用数量。仓库管理部门应按照限额发放物料，对于超出限额的领用申请，应经相关领导审批后发放。九、废旧物料管理1.废旧物料界定明确废旧物料的范围，包括生产过程中产生的边角料、废料、报废品等。2.废旧物料回收生产部门应及时清理生产现场的废旧物料，分类存放，并通知仓库管理部门回收。仓库管理部门对回收的废旧物料进行核实、登记，建立废旧物料台账。3.废旧物料处理仓库管理部门定期对废旧物料进行盘点，根据废旧物料的种类、数量、质量等情况，制定处理方案。废旧物料的处理方式包括出售、报废、再利用等。出售废旧物料应按照公司相关规定进行招标或询价，确保处置价格合理。废旧物料处理过程中，应做好记录，包括处理时间、处理方式、处理价格等信息。十、系统管理与数据维护1.物料与采购管理系统使用公司使用[具体物料与采购管理系统名称]进行物料采购、库存管理等业务操作。各部门相关人员应按照系统操作手册的要求，正确使用系统进行业务流程处理，确保数据的准确录入和及时更新。2.数据备份与恢复系统管理员应定期对物料与采购管理系统的数据进行备份，备份数据应存储在安全的介质上，并异地存放。如遇系统故障或数据丢失等情况，应及时使用备份数据进行恢复，确保业务的正常进行。3.数据安全管理严格控制系统用户的权限，确保不同人员只能访问和操作其权限范围内的数据。加强系统安全防护，设置防火墙、密码策略等措施，防止数据泄露和非法访问。十一、监督与考核1.监督检查公司内部审计部门定期对物料与采购管理流程进行监督检查，重点检查采购合同执行情况、物料验收与入库情况、库存管理情况等。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。2.绩效考核建立物料与采购管理绩效考核制度，对采购部门、仓库管理部门等相关