2025年度合同管理流程规范

2025年度合同管理流程规范第一章总则第一条为进一步规范本单位合同管理工作，提高合同管理水平，防范合同风险，确保合同的合法性、合规性和有效性，根据相关法律法规及本单位实际情况，特制定本规范。第二条本规范适用于本单位在2025年度内订立的所有合同，包括但不限于采购合同、服务合同、销售合同、合作合同等。凡涉及本单位权益的合同，均应按照本规范执行。第三条合同管理应遵循合法性、合规性、效益性和风险可控性原则。合同管理的主要工作包括合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止及档案管理等环节。第四条合同管理实行分级负责制，各相关部门应按照本规范的规定，明确职责，协同配合，共同做好合同管理工作。第二章合同的起草第五条合同的起草应由相关业务部门负责，起草部门应根据业务需求，结合相关法律法规及本单位实际情况，拟定合同初稿。第六条合同的起草应遵循以下基本要求：合同内容应具体、明确，避免模糊表述；合同条款应完整，包括但不限于合同主体、标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、履行方式、违约责任及争议解决方式等；合同语言应简洁、规范，不得使用含糊不清或易产生歧义的表述；合同应注明签订日期、签订地点，并附带必要的附件和说明；涉及金额的合同，应明确币种、金额、支付方式及支付时间等。第七条起草部门在起草合应与相关业务部门（如财务部、法律事务部等）充分沟通，确保合同内容符合本单位的整体利益。第八条合同初稿完成后，起草部门应填写《合同初稿提交审批表》，并附上相关背景资料，提交至审核部门进行审查。第三章合同的审核第九条合同的审核工作由法律事务部（或具有法律审核职能的部门）负责。审核部门应根据法律法规及本单位内部管理制度，对合同的合法性、合规性及可行性进行审核。第十条审核部门在审核合应重点审查以下内容：合同主体是否合法，具有相应的民事权利能力和民事行为能力；合同内容是否符合法律法规及本单位的规章制度；合同条款是否公平合理，是否存在损害本单位利益的风险；合同是否符合本单位的业务发展需求；合同的履行是否具备可行性，是否可能导致法律纠纷或经济损失；合同的履行是否可能导致税务、财务或其他法律问题。第十一条审核部门在审核后，应填写《合同审核意见书》，明确指出合同中存在的问题及修改建议，并提交至相关部门进行修改或补充。第十二条对于复杂的合同，审核部门可组织相关部门进行联合审核，确保合同内容的全面性和可行性。第四章合同的审批第十三条合同的审批工作实行分级审批制。审批权限根据合同金额、重要性及涉及领域等因素确定。第十四条合同金额在人民币万元以下的，由分管领导审批；合同金额在人民币万元以上的，需提交至总经理办公会或董事会审批。第十五条审批部门在审批合应根据审核部门的意见，结合本单位整体利益，对合同进行全面评估，确保合同的合法性和可行性。第十六条合同审批通过后，审批部门应在《合同审批表》上签署明确的审批意见，并加盖公章或合同专用章。第十七条对于重大合同，审批部门可要求起草部门提交补充资料或进行进一步论证，确保合同内容的科学性和可操作性。第五章合同的签署第十八条合同经审批通过后，由合同承办部门负责签署。签署前，承办部门应核对合同内容，确保合同内容与审批通过的内容一致。第十九条合同的签署应由本单位法定代表人或其授权代表签字，并加盖本单位公章或合同专用章。授权代表签署合同的，应持有法定代表人的书面授权委托书。第二十条合同的签署应尽量使用本单位提供的合同文本。如对方提供合同文本，承办部门应仔细核对合同内容，确保与本单位提供的文本一致。如有差异，应及时与对方协商修改。第二十一条合同签署后，承办部门应将合同正本及签署的相关资料（包括授权委托书、审批表等）提交至档案管理部门归档。第二十二条合同签署过程中，承办部门应做好合同签署的记录工作，包括签署时间、地点、参与人员等信息，并形成书面记录存档。第六章合同的履行第二十三条合同履行由承办部门负责具体实施，相关部门应根据合同内容，积极配合承办部门完成合同履行工作。第二十四条合同履行过程中，承办部门应定期对合同履行情况进行检查，确保合同按约定履行。对于发现的问题，应及时与对方协商解决，避免因履行不当导致违约。第二十五条本单位应严格按照合同约定支付款项，不得超出合同约定的范围或期限支付。支付款项前，承办部门应填写《合同付款申请表》，并附上相关凭证，经财务部门审核后方可支付。第二十六条合同履行过程中，如需变更合同内容，承办部门应与对方协商一致，并签订书面补充协议。补充协议应按照本规范的相关规定进行审核和审批。第二十七条合同履行完毕后，承办部门应填写《合同履行完毕确认书》，并附上相关证明材料，提交至相关部门审核后存档。第七章合同的变更与终止第二十八条合同履行过程中，如需变更合同内容，承办部门应与对方协商一致，并签订书面补充协议。补充协议应按照本规范的相关规定进行审核和审批。第二十九条本单位因特殊情况需提前终止合同的，应与对方协商一致，并签订书面协议。终止协议应明确双方的权利义务，确保本单位的合法权益不受损害。第三十条合同终止后，承办部门应做好合同履行的善后工作，包括清理债权债务、收回未履行的合同标的等，并形成书面报告存档。第八章合同的档案管理第三十一条合同档案管理由档案管理部门负责，实行集中统一管理。档案管理部门应建立完善的合同档案管理制度，确保合同档案的安全完整。第三十二条合同签署后，承办部门应将合同正本及相关资料（包括合同初稿、审核意见、审批表、签署记录等）提交至档案管理部门归档。第三十三条档案管理部门应对合同档案进行分类编号，建立合同档案目录，方便查阅和管理。合同档案的保管期限应符合相关法律法规及本单位档案管理制度的规定。第三十四条合同档案管理部门应定期对合同档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全性和完整性。第三十五条任何部门或个人查阅合同档案，应填写《合同档案查阅申请表》，经档案管理部门审核同意后方可查阅。查阅合同档案时，不得涂改或损毁档案内容。第九章合同的风险管理第三十六条合同风险管理贯穿合同管理的全过程，包括合同起草、审核、审批、签署、履行及档案管理等环节。第三十七条在合同起草阶段，承办部门应充分识别合同风险，包括法律风险、财务风险、operationalrisk等，并在合同条款中予以规避或防范。第三十八条审核部门应重点审查合同的法律风险，并提出相应的风险防范建议。审批部门应根据审核意见，评估合同的风险程度，并决定是否继续推进合同签署。第三十九条在合同履行过程中，承办部门应密切关注合同履行情况，及时发现和处理潜在风险。如遇重大风险事件，应立即向相关部门报告，并采取相应措施加以应对。第四十条本单位应建立合同风险管理机制，定期对合同风险进行评估，制定相应的风险防范措施，确保合同管理的规范性和安全性。第十章附则第四十一条本规范未尽事