物资设备与服务采购管理制度

物资设备与服务采购管理制度一、总则1.目的为规范公司物资设备与服务采购行为，加强采购管理，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门及所属单位物资设备的采购、服务的采购以及相关采购活动的管理。3.基本原则合法性原则：采购活动应严格遵守国家法律法规及公司内部规定。效益性原则：在保证质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保供应商机会均等，公平竞争，公正评标。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资设备和服务符合公司要求。二、采购组织与职责1.采购决策机构公司设立采购管理委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购管理委员会由公司领导、相关部门负责人等组成。其职责包括：审议采购战略和政策。审批年度采购计划。审定重大采购项目的采购方式、采购文件等。协调解决采购过程中的重大问题。2.采购执行部门公司设立采购部门，作为采购执行机构，负责具体采购业务的实施。其职责包括：编制采购计划，组织采购活动。选择供应商，进行商务谈判。签订采购合同，跟踪合同执行。建立供应商档案，评估供应商绩效。3.需求部门各需求部门负责提出物资设备和服务的采购需求，参与采购过程中的技术规格确定、验收等工作。其职责包括：准确提供采购需求，包括规格、数量、质量要求等。协助采购部门进行供应商选择和技术谈判。参与采购物资设备和服务的验收工作。三、采购计划管理1.年度采购计划编制采购部门应于每年末组织各需求部门编制下一年度采购计划。需求部门根据本部门业务发展规划、预算安排等，详细填写采购需求申请表，包括物资设备名称、规格型号、数量、预计采购时间等。采购部门汇总各需求部门的采购需求申请表，结合库存情况、市场供应情况等进行综合分析，编制年度采购计划草案。年度采购计划草案经采购管理委员会审议通过后，由采购部门下达给各需求部门，并作为年度采购工作的指导依据。2.采购计划调整在年度采购计划执行过程中，如因业务发展变化、市场供应变化等原因需要调整采购计划，需求部门应及时填写采购计划调整申请表，说明调整原因、调整内容等。采购部门收到采购计划调整申请表后，进行审核，并根据实际情况提出调整建议。采购计划调整建议经采购管理委员会批准后，采购部门组织实施调整。四、采购方式选择1.公开招标适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的物资设备和服务采购项目。采购部门应按照国家有关法律法规和公司规定，编制招标文件，发布招标公告，邀请潜在供应商投标。组织开标、评标、定标等工作，确定中标供应商。2.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大的项目。采购部门应根据项目特点和供应商信息，选择若干家潜在供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。后续招标程序与公开招标类似。3.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。采购部门成立谈判小组，与不少于三家的供应商分别进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应填写单一来源采购申请表，说明采购理由，经采购管理委员会批准后，与单一供应商进行谈判并签订采购合同。5.询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、供应商管理1.供应商筛选与准入采购部门建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、产品质量等资料。根据采购需求和供应商信息库，筛选潜在供应商。对于新供应商，要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关资质文件。采购部门对潜在供应商进行实地考察或资质审核，评估其生产能力、技术水平、质量管理、售后服务等方面的情况，符合要求的纳入供应商信息库，作为准入供应商。2.供应商评价与考核采购部门定期对供应商进行评价与考核，评价指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等。每年末，采购部门组织各需求部门对供应商进行综合评价打分，根据评价结果对供应商进行分级管理。对于评价不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应取消其供应商资格。3.供应商激励与淘汰对于表现优秀的供应商，采购部门给予适当的激励措施，如增加采购份额、优先合作、给予奖励等。对于连续评价不合格、出现严重质量问题、违反合同约定等情况的供应商，采购部门应及时淘汰，并从供应商信息库中删除其信息。六、采购流程1.采购申请需求部门根据业务需要，填写采购需求申请表，详细说明采购物资设备或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、用途、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交给采购部门。2.采购审批采购部门收到采购需求申请表后，对其进行初步审核，包括采购需求的合理性、与预算的匹配性等。对于金额较小的采购项目，由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购项目，采购部门负责人审核后报采购管理委员会审批。3.采购实施采购部门根据审批通过的采购需求，选择合适的采购方式，组织实施采购活动。采用招标方式采购的，按照招标文件规定的程序进行开标、评标、定标等工作；采用竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等方式的，按照相应的采购程序进行谈判、确定供应商等工作。采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资设备或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。4.到货验收物资设备到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。物资设备到货时，采购部门、需求部门共同对物资设备的数量、规格、型号、外观等进行验收，并按照合同约定的质量标准进行检验。对于需要进行性能测试、安装调试等的物资设备，采购部门应组织相关专业人员进行验收，确保其能够正常运行并满足使用要求。服务采购项目完成后，需求部门应按照合同约定对服务质量进行验收，填写验收报告。5.付款结算采购部门根据合同约定和验收情况，填写付款申请单，附上采购合同、验收报告、发票等相关资料，报财务部门审核。财务部门对付款申请单进行审核，审核无误后按照公司财务制度和合同约定办理付款手续。七、采购合同管理1.合同签订采购部门应在确定供应商后及时签订采购合同，合同内容应符合法律法规和公司要求，明确双方的权利和义务。合同应包括物资设备或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同签订前，采购部门应将合同草案提交法务部门进行合法性审查，确保合同合法有效。2.合同履行采购部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务，采购部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、地点、数量、质量等要求提供物资设备或服务，并提供相关的证明文件。3.合同变更与解除在合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、业务调整等原因需要变更或解除合同的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应报原审批部门审批，并按照公司规定办理相关手续。4.合同归档采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本及相关资料归档保存，建立合同台账，记录合同的签订、履行、变更、解除等情况，以便查询和管理。八、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。分析可能导致风险发生的因素，评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施针对不同的风险，制定相应的应对措施。对于市场风险，关注市场动态，加强市场调研，合理安排采购计划，采用套期保值等方式降低价格波动风险。对于供应商风险，加强供应商管理，选择多家供应商，建立供应商备份机制，定期对供应商进行评价和考核，降低供应商违约风险。对于质量风险，加强采购物资设备的检验检测，严格执行验收标准，要求供应商提供质量保证文件，对出现质量问题的供应商进行严肃处理。对于合同风险，加强合同管理，签订规范的采购合同，明确双方权利义务，严格按照合同约定履行，及时处理合同变更和解除事宜。对于法律风险，加强法律意识，采购活动严格遵守法律法规，重大采购项目咨询法律顾问，确保采购行为合法合规。九、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。审计部门根据审计结果提出审计意见和建议，督促采购部门进行整改。2.采购部门自查采购部门应定期对自身采购工作进行自查，检查采购计划的执行情况、采购方式的选择是否合理、供应商管理是否有