费用报销管理制度

费用报销管理制度一、总则1.目的为了加强公司内部管理，规范费用报销流程，合理控制费用支出，确保公司各项费用支出的真实性、合理性、合法性，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工因工作需要发生的各类费用报销。3.基本原则（1）费用报销必须遵循"实事求是、准确无误"的原则，严禁虚报、假报费用。（2）严格执行公司预算管理，各项费用支出应在预算范围内进行，超预算的费用需按规定履行审批程序。（3）费用报销应及时、准确，不得拖延，确保财务数据的及时性和准确性。二、费用报销范围及标准1.差旅费（1）定义：员工因公务需要到公司所在城市以外地区出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。（2）交通费用飞机票：根据实际出差情况，经审批后可乘坐经济舱。特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需提前经上级领导批准。火车票：优先选择高铁二等座，如因特殊情况需乘坐一等座或软卧的，需提前经上级领导批准。长途汽车票：按照实际票价报销。市内交通费：在出差地市内乘坐公共交通的费用，凭有效票据实报实销。如需乘坐出租车，应注明事由，经部门负责人批准后方可报销。（3）住宿费用员工出差住宿标准根据不同地区分为[具体标准，如一线城市[X]元/晚，二线城市[X]元/晚等]。实际发生的住宿费用在标准范围内凭发票报销，超出标准部分原则上由个人承担。同性员工两人及以上一同出差的，应合住标准间，如需单独住宿，需提前经上级领导批准，方可报销额外住宿费。（4）餐饮补贴按照出差自然（日历）天数计算，每人每天补贴标准为[X]元。如有招待客户等特殊情况，需单独注明，按实际发生额报销，但应从餐饮补贴中扣除相应天数。2.业务招待费（1）定义：公司为开展业务活动，招待客户、合作伙伴等所发生的餐饮、住宿、礼品等费用。（2）报销标准业务招待费应严格控制，遵循必要性、合理性原则。招待前需填写《业务招待费申请单》，详细注明招待对象、事由、预计金额等，经部门负责人、分管领导审批后执行。招待费用报销时，应提供正规发票、消费清单、《业务招待费申请单》等相关凭证。报销金额不得超过申请金额，如因特殊情况超出申请金额的，需详细说明原因并经上级领导批准。单次业务招待费超过[X]元的，需提前向财务部门报备。业务招待费全年累计支出不得超过公司年度预算的[X]%。3.办公费（1）定义：公司日常办公所需的文具、纸张、墨盒、硒鼓、文件夹、笔记本等办公用品费用。（2）采购及报销流程办公用品由行政部门统一采购，建立办公用品台账，记录采购、领用情况。员工因工作需要领用办公用品时，需填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人批准后到行政部门领取。行政部门定期汇总办公用品采购发票及清单，经财务审核后报销。4.通讯费（1）定义：员工因工作需要发生的手机通讯费用。（2）报销标准根据员工岗位级别设定不同的通讯费报销标准，具体如下：高层管理人员：[X]元/月中层管理人员：[X]元/月普通员工：[X]元/月员工凭手机通讯费发票报销，报销金额不得超过上述标准。发票抬头必须为公司名称或员工个人姓名，如为员工个人姓名，需与公司签订通讯补贴协议。5.差旅费（1）定义：员工因公务需要到公司所在城市以外地区出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。（2）交通费用飞机票：根据实际出差情况，经审批后可乘坐经济舱。特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需提前经上级领导批准。火车票：优先选择高铁二等座，如因特殊情况需乘坐一等座或软卧的，需提前经上级领导批准。长途汽车票：按照实际票价报销。市内交通费：在出差地市内乘坐公共交通的费用，凭有效票据实报实销。如需乘坐出租车，应注明事由，经部门负责人批准后方可报销。（3）住宿费用员工出差住宿标准根据不同地区分为[具体标准，如一线城市[X]元/晚，二线城市[X]元/晚等]。实际发生的住宿费用在标准范围内凭发票报销，超出标准部分原则上由个人承担。同性员工两人及以上一同出差的，应合住标准间，如需单独住宿，需提前经上级领导批准，方可报销额外住宿费。（4）餐饮补贴按照出差自然（日历）天数计算，每人每天补贴标准为[X]元。如有招待客户等特殊情况，需单独注明，按实际发生额报销，但应从餐饮补贴中扣除相应天数。6.培训学习费（1）定义：员工参加与工作相关的外部培训、会议、学习交流等活动所发生的培训费用、会议费用、资料费等。（2）报销标准员工参加培训、会议等活动前，需填写《培训学习申请表》，经部门负责人、分管领导批准后参加。培训学习费用报销时，应提供培训通知、发票、学习资料等相关凭证。报销金额不得超过批准的预算金额。员工因培训学习发生的交通、住宿等费用，按照差旅费相关规定报销。三、费用报销流程1.费用申请员工因工作需要发生费用支出前，应根据费用类型填写相应的申请单，如《业务招待费申请单》、《培训学习申请表》等。申请单应详细注明费用事由、预计金额、支付方式等，并按规定流程提交审批。2.费用发生及凭证取得费用发生过程中，员工应及时取得合法有效的原始凭证，如发票、收据、车票等。凭证应真实、完整、清晰，符合国家财务法规及公司规定。3.报销单填写费用发生后，员工应在规定时间内填写《费用报销单》，将费用明细、金额、凭证粘贴整齐，并在报销单上签字确认。报销单填写应准确无误，不得涂改。4.部门初审员工所在部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行初审，核实费用是否与工作相关、是否符合公司规定及预算要求等。如审核通过，在报销单上签字并注明审核意见。5.财务审核财务部门对报销凭证的合法性、合规性、完整性进行审核，检查发票真伪、内容是否齐全、金额计算是否正确等。如发现问题，及时与报销人沟通并要求补充或更正相关凭证。审核通过后，在报销单上签字。6.分管领导审批根据费用金额大小，由相应的分管领导进行审批。审批人应认真审核报销事项，确保费用支出合理、合规。审批通过后，在报销单上签字。7.总经理审批对于超过一定金额的费用报销，需经总经理审批。总经理对重大费用支出进行全面把控，确保公司资源的合理使用。审批通过后，在报销单上签字。8.报销支付经各级审批通过的报销单，财务部门根据公司资金情况及报销人选择的支付方式进行报销支付。报销款项原则上通过银行转账方式支付至报销人本人银行账户，特殊情况需现金支付的，需经财务负责人批准。四、费用报销凭证要求1.发票要求（1）发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应真实、完整，包括发票抬头、日期、项目、金额、盖章等。发票抬头必须为公司全称，不得简写或错误填写。（2）发票不得涂改、挖补，如有错误，应由开票单位重开或更正，并在更正处加盖开票单位印章。（3）发票应加盖发票专用章，印章清晰、完整，不得加盖其他印章代替发票专用章。（4）取得的发票应在规定时间内报销，原则上当年发票应在次年[具体时间]前报销完毕，逾期不予报销。2.其他凭证要求（1）车票、机票等票据应保持票面完整、清晰，不得有破损、折叠、涂改等情况。（2）住宿发票应附住宿清单，详细注明住宿日期、房间号、房价等信息。（3）业务招待费报销应附《业务招待费申请单》、消费清单等相关凭证，证明招待事项的真实性和合理性。（4）报销凭证应按类别、金额大小顺序粘贴在《费用报销单》后面，便于审核和查阅。五、费用报销时间规定1.员工应在费用发生后及时整理报销凭证，并在[具体时间，如每周一、周三等]统一提交报销申请。2.财务部门应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审核，对于审核通过的报销单，应及时提交各级领导审批。3.各级领导应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审批，审批通过后财务部门应在[X]个工作日内安排报销支付。六、特殊情况处理1.因特殊原因无法取得正规发票的，需填写《无发票费用报销说明》，详细说明原因、金额等情况，经部门负责人、分管领导、财务负责人批准后，可凭其他有效凭证报销，但报销金额不得超过同类业务正常发票报销金额的[X]%。2.员工在出差期间因工作需要发生的额外费用，如临时增加的会议费、培训费等，需提前电话或邮件向部门负责人及分管领导汇报，经批准后可在出差结束后一并报销。报销时应提供相关的审批文件、发票等凭证。3.对于已经报销的费用，如因特殊原因需要退款或调整的，报销人应及时通知财务部门，并提供相关证明材料。财务部门核实情况后，办理相应的退款或调整手续。七、监督与检查1.公司财务部门定期对费用报销情况进行检查，检查内容包括报销凭证的真实性、合法性、完整性，报销流程的执行情况，费用支出的合理性等。2.对于发现的违规报销行为，财务部门有权拒绝报销，并要求报销人限期整改。情节严重的，将按照公司相关规定进行严肃处理，包括但不限于追回违规报销款项、给予警告、罚款