CMS05供应商管理细则-D版

CMS05供应商管理细则-D版一、引言本细则旨在规范公司供应商管理流程，确保所采购的物资和服务符合公司要求，保障公司运营的稳定性和高效性，同时促进与供应商的良好合作关系，实现互利共赢。本细则适用于公司所有涉及物资采购和服务提供的供应商管理活动。二、供应商选择（一）供应商筛选标准1.资质要求具有合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一营业执照）。具备相关行业经营许可证，如生产许可证、销售许可证等，根据具体采购项目确定。具有良好的商业信誉，近三年内无重大违法违规记录，提供相应的信用证明材料。2.生产能力具备与采购规模相匹配的生产设备和设施，设备运行良好，产能满足公司需求。拥有稳定的生产团队，员工具备相应的专业技能和工作经验，人员数量充足。3.质量保证能力建立完善的质量管理体系，通过ISO质量管理体系认证或其他相关行业质量认证。具备有效的质量控制手段和检测设备，能够对原材料、生产过程和成品进行严格检验。提供过往产品质量合格证明或质量检测报告，产品质量符合行业标准和公司要求。4.价格竞争力在保证产品质量和服务水平的前提下，价格合理，具有市场竞争力。通过与同行业供应商比较，评估其报价的合理性。能够根据市场变化和公司采购需求，提供灵活的价格调整机制。5.服务水平具备良好的售前、售中、售后服务体系，能够及时响应公司的咨询和需求。提供及时的交货服务，确保按时、按量交付产品，交货期符合合同约定。拥有专业的售后技术支持团队，能够快速解决产品使用过程中出现的问题。（二）供应商信息收集渠道1.网络搜索：利用互联网搜索引擎、行业网站、供应商平台等，查找潜在供应商信息。2.行业推荐：向行业协会、商会、同行企业等咨询，获取供应商推荐名单。3.供应商自荐：接收供应商主动提交的合作意向书和公司资料。4.采购人员经验积累：采购人员根据以往采购经验和市场了解，推荐潜在供应商。（三）供应商初步评估1.资料审查：对收集到的供应商资料进行详细审查，核实其资质、经营范围、生产能力等信息的真实性和完整性。2.实地考察：对于重要的潜在供应商，安排实地考察。考察内容包括生产场地、设备状况、质量管理体系运行情况、人员配备等。3.问卷调查：向供应商发放问卷调查表，了解其经营管理、质量控制、价格策略、服务水平等方面的情况，并要求其进行详细填写和反馈。4.样品测试：要求供应商提供样品，进行质量检测和性能测试，评估其产品是否符合公司要求。（四）供应商选择决策1.评估报告：采购部门根据初步评估结果，编制供应商评估报告，详细阐述各供应商的优势、劣势、综合得分等情况。2.决策会议：组织采购部门、质量部门、技术部门等相关人员召开供应商选择决策会议，对评估报告进行讨论和分析。3.选择确定：根据决策会议意见，确定最终的供应商名单，并签订合作意向书或采购合同，明确双方的权利和义务。三、供应商准入（一）准入流程1.提交申请：供应商确定后，由采购部门向供应商发送《供应商准入申请表》，要求其填写公司基本信息、资质证明文件、生产经营情况等内容。2.资料审核：采购部门对供应商提交的准入申请资料进行审核，确保资料齐全、真实、有效。审核通过后，将资料提交至质量部门和其他相关部门进行联合审核。3.实地审核：质量部门和其他相关部门根据需要对供应商进行实地审核，重点检查其质量管理体系、生产环境、设备状况、人员资质等是否符合公司要求。4.批准准入：经过资料审核和实地审核后，如供应商符合公司准入标准，由采购部门提交《供应商准入审批表》，经公司管理层批准后，确定其为合格供应商，纳入公司供应商管理体系。（二）准入文件归档1.供应商准入过程中产生的所有文件和资料，包括申请表、资质证明文件、审核报告、实地考察记录等，由采购部门负责整理和归档。2.建立供应商档案，将准入文件按照供应商名称进行分类存放，便于查询和管理。档案内容应包括供应商基本信息、准入审批记录、合作历史、质量表现、价格情况等。四、供应商日常管理（一）供应商绩效评估1.评估指标质量指标：主要考核供应商提供产品的合格率、退货率、质量投诉率等。交货指标：包括按时交货率、交货周期、订单完成率等。价格指标：如采购价格与市场平均价格的比较、价格调整的及时性等。服务指标：涵盖售前服务、售中服务和售后服务的满意度，如响应速度、问题解决能力等。2.评估周期每月对供应商的质量、交货等指标进行统计和分析，每季度进行一次全面的绩效评估。根据供应商的表现和合作情况，可适时调整评估周期。3.评估方法采购部门收集相关数据，如质量检验报告、交货记录、采购发票等。质量部门对产品质量数据进行分析和评估。通过问卷调查、面谈等方式收集公司内部使用部门对供应商服务的反馈意见。根据各项指标的权重，计算供应商的绩效得分。（二）供应商激励与惩罚1.激励措施表彰奖励：对于绩效优秀的供应商，在公司内部进行表彰，颁发荣誉证书或奖品。优先合作：在后续采购项目中，给予优先考虑，增加合作机会。价格优惠：根据供应商的良好表现，协商给予一定的价格优惠政策。培训支持：为供应商提供相关的培训和技术支持，帮助其提升产品质量和服务水平。2.惩罚措施警告：对于绩效较差的供应商，发出书面警告，要求其限期整改。暂停合作：如供应商在规定期限内未有效整改，暂停与其合作一段时间，直至其达到要求。淘汰出局：对于多次出现严重问题、整改无效的供应商，取消其合格供应商资格，不再与其合作。（三）供应商沟通与协调1.定期沟通会议采购部门定期组织与供应商的沟通会议，一般每季度召开一次。会议内容包括总结上一阶段的合作情况、讨论存在的问题及解决方案、沟通下一阶段的采购需求等。2.日常沟通机制建立采购人员与供应商的日常沟通渠道，如电话、邮件、即时通讯工具等。采购人员及时向供应商传达公司的采购需求、质量要求、交货期限等信息，同时收集供应商的反馈意见和问题。3.问题协调解决对于合作过程中出现的问题，采购部门及时与供应商进行沟通协调，共同寻找解决方案。涉及质量问题、交货延迟等重大问题，组织相关部门召开专题会议，制定详细的解决措施，并跟踪落实情况。（四）供应商变更管理1.变更类型供应商基本信息变更：如公司名称、地址、联系方式等发生变化。生产工艺变更：涉及产品生产工艺、原材料使用等方面的改变。经营范围变更：供应商业务范围发生调整。其他重大变更：如企业重组、股权变更等可能影响合作的变更。2.变更流程供应商如需变更相关信息，应提前向采购部门提交《供应商变更申请表》，说明变更的原因、内容和预计影响。采购部门收到申请后，组织相关部门对变更事项进行评估，判断其对公司采购业务的影响程度。如变更对公司采购有较大影响，要求供应商提供详细的变更方案和风险评估报告。经公司相关部门审核批准后，与供应商签订变更协议，明确双方的权利和义务，并对相关采购文件进行更新。五、供应商风险管理（一）风险识别1.市场风险：如原材料价格波动、市场需求变化等可能影响供应商的供应能力和价格稳定性。2.质量风险：供应商提供的产品质量不符合公司要求，导致产品出现质量问题，影响公司产品质量和声誉。3.交货风险：供应商因生产故障、运输延误等原因无法按时交货，影响公司生产计划和业务运营。4.法律风险：供应商存在违法违规行为，可能给公司带来法律纠纷和经济损失。5.合作风险：供应商与公司合作过程中出现矛盾或纠纷，影响合作关系的持续稳定。（二）风险评估1.采购部门联合质量部门、法务部门等相关人员，对识别出的风险进行评估。2.评估风险发生的可能性和影响程度，采用定性或定量的方法进行分析。3.根据风险评估结果，确定风险等级，分为高、中、低三个等级。（三）风险应对措施1.市场风险应对与供应商协商签订价格调整协议，约定价格调整的方式和幅度，以应对原材料价格波动。加强市场监测和分析，提前了解市场需求变化趋势，合理调整采购计划，降低市场需求变化带来的风险。2.质量风险应对加强对供应商的质量控制，增加检验频次和严格度，对关键原材料和零部件进行全检。要求供应商提供质量担保，如出现质量问题，承担相应的赔偿责任。定期对供应商的质量管理体系进行审核和评估，督促其持续改进质量。3.交货风险应对与供应商签订详细的交货合同，明确交货期限、违约责任等条款。建立供应商交货预警机制，提前了解供应商的生产和运输情况，如发现可能影响交货的问题，及时采取措施协调解决。寻找多家供应商，实施分散采购策略，降低因单一供应商交货问题导致的风险。4.法律风险应对在与供应商签订合同前，由法务部门对合同条款进行审核，确保合同合法合规，明确双方权利义务，防范法律风险。定期对供应商进行法律合规培训和宣传，提高其法律意识，避免出现违法违规行为。5.合作风险应对加强与供应商的沟通与合作，建立良好的合作关系，及时解决合作过程中出现的问题和矛盾。建立供应商满意度调查机制，定期收集公司内部使用部门对供应商的意见和建议，不断改进合作方式，提高合作满意度。六、供应商退出管理（一）退出情形1.供应商主动提出终止合作关系。2.供应商因经营不善、破产等原因无法继续履行合作义务。3.供应商出现严重的质量问题、交货延迟问题，经多次整改仍未达到公司要求。4.供应商存在违法违规行为，被相关部门查处。5.公司根据自身业务调整，不再需要该供应商提供的物资或服务。（二）退出流程1.采购部门收到供应商退出申请或发现供应商存在应退出的情形后，填写《供应商退出申请表》，说明退出原因和相关情况。2.将申请表提交至采购部门负责人、质量部门负责人、财务部门负责人等相关人员进行审核。3.审核通过后，由采购部门与供应商进行沟通协商，确定退出的具体时间、方式和后续事宜，如库存处理、货款结算等。4.采购部门组织相关部门对供应商的退出进行总结和评估，分析对公司采购业务的影响，并提出改进措施和建议。5.对供应商退出过程中涉及的文件和资料进行整理和归档，包括退出申请表、沟通记录、评估报告等。（三）后续事宜处理1.库存处理：对于供应商退出时尚未使用的库存物资，根据实际情况进行退货、换货或协商处理。2.货款结算：按照合同约定，及时与供应商进行货款结算，确保双方财务往来清晰。3.信息更新：在公司供应商管理系统中删除该供应商的相关信息，更新采购记录和档案。4.经验总结：组织相关人员对供应商退出事件