内业档案管理办法范本

内业档案管理办法范本一、总则（一）目的为加强公司内业档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及所属单位形成的各类内业档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司内业档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则。档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则。保证档案的齐全完整，涵盖公司工作的各个方面。4.安全性原则。采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部门1.负责制定和完善公司内业档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和交流。4.开发利用档案信息资源，为公司各项工作提供档案服务。（二）各部门1.设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向综合管理部门移交。2.严格执行档案管理制度，确保本部门档案的完整、准确和安全。3.积极配合综合管理部门开展档案管理工作，提供必要的支持和协助。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司内业档案分为以下几类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政公文，人事档案，印章管理文件等。2.经营管理类：市场营销文件，合同协议，财务报表，审计报告，税务资料，投资项目文件等。3.生产管理类：生产计划、调度文件，技术标准、规范，质量控制文件，设备管理文件，安全生产文件等。4.党群工作类：党组织建设文件，工会工作文件，共青团工作文件，企业文化建设文件等。（二）编号规则档案编号采用"类别代码+年度+顺序号"的结构。类别代码按照上述分类设置，年度为公元纪年，顺序号为每类档案在该年度内的流水号。例如：行政管理类档案编号为XZ20XX001，其中XZ表示行政管理类，20XX表示年份，001表示该类档案在20XX年度的顺序号。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应及时收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据等，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。具体收集范围按照公司档案归档范围执行。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应定期对本部门的文件材料进行清理，确保应归档的文件材料齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签署完备，禁用铅笔、圆珠笔书写。3.电子文件应采用通用格式存储，并确保其真实、完整、可用，同时应注明文件的形成时间、来源、存储位置等信息。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.纸质文件：按照分类方案进行分类，对同一类文件按照时间顺序排列，编页号，填写卷内文件目录，装订成卷，并填写案卷封面、卷脊和备考表。2.电子文件：按照分类方案进行分类，建立文件夹结构，将电子文件存储在相应的文件夹中，并按照一定的命名规则进行命名，确保文件名能够准确反映文件的内容和性质。同时，应建立电子文件索引目录，便于查找和利用。五、档案的归档与移交（一）归档期限各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案整理归档完毕，并移交综合管理部门。对于重大活动、重要项目形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）移交手续1.各部门向综合管理部门移交档案时，应填写档案移交清单，注明档案的类别、数量、起止日期等信息。2.双方按照移交清单进行核对，无误后签字确认。档案移交清单一式两份，双方各执一份。六、档案的保管（一）保管场所综合管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管方式1.纸质档案：应按照类别和年度顺序排列上架存放，便于查找和利用。同时，应对档案进行定期检查，发现问题及时处理。2.电子档案：应进行异地备份存储，防止数据丢失。定期对电子档案进行检测和维护，确保数据的安全性和完整性。3.声像档案：应按照类别和时间顺序整理编目，存储在专门的存储介质上，并注明相关信息。声像档案应定期进行回放检查，确保图像和声音清晰可辨。七、档案的统计与鉴定（一）统计综合管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表，并上报公司领导和上级主管部门。（二）鉴定1.综合管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，组成鉴定小组，对档案的价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的存毁意见。对失去保存价值的档案，应填写档案销毁清册，报公司领导审批后予以销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的安全和彻底。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。八、档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅本部门形成的档案。因特殊情况需要查阅、借阅其他部门档案的，应经档案形成部门负责人同意，并报综合管理部门批准。外部单位查阅、借阅公司档案的，应持有单位介绍信，并经公司领导批准。（二）利用手续1.查阅、借阅档案时，应填写档案查阅、借阅登记表，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等信息。2.查阅档案应在综合管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。如需复印档案材料，应经综合管理部门同意。3.借阅档案应限期归还，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。（三）利用服务综合管理部门应积极为档案利用者提供优质、高效的服务，根据利用者的需求，及时准确地提供档案信息。同时，应做好档案利用效果的跟踪反馈工作，不断改进档案管理和服务工作。九、档案的保密与安全（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。2.对涉及公司机密的档案，应采取特殊的保密措施，限制查阅范围。3.档案管理人员应定期对档案保密情况进行检查，发现问题及时处理。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如消防器材、监控设备等。2.严格档案出入库登记制度，确保档案的实体安全。3.做好档案的信息安全防护工作，防止档案信息被非法获取、篡改或泄露。十、奖励与处罚（一）奖励对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。奖励形式包括荣誉证书