某公司办公用品管理规定

某公司办公用品管理规定一、总则1.目的为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管等行为，合理控制办公用品费用，提高办公用品使用效率，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司总部及各分支机构的所有员工。3.定义本规定所称办公用品，是指公司为满足日常办公需要而购买的各类物品，包括但不限于文具、办公设备、办公家具、耗材等。二、管理职责1.行政部门负责制定办公用品管理制度和采购计划。统一采购、保管和发放办公用品。定期盘点办公用品库存，确保账物相符。对各部门办公用品使用情况进行监督和检查。2.各部门负责本部门办公用品的领用和使用管理。配合行政部门做好办公用品的盘点工作。提出办公用品需求和使用建议。3.财务部门负责审核办公用品采购费用的报销。对办公用品费用进行核算和分析。三、办公用品采购1.采购计划制定行政部门应根据公司办公用品的使用情况和库存状况，于每月末制定下月度办公用品采购计划。采购计划应包括办公用品的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。采购计划需经行政部门负责人审核后报公司分管领导批准。2.供应商选择行政部门应选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理的供应商作为办公用品的采购渠道。建立供应商评估机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评估，对不合格供应商及时进行更换。3.采购流程行政部门根据批准的采购计划，向选定的供应商发送采购订单。供应商应按照采购订单的要求及时供货。行政部门在收到货物后，应进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量等。如发现货物存在问题，应及时与供应商联系处理。验收合格后，行政部门应办理入库手续，并将相关信息录入办公用品管理系统。四、办公用品库存管理1.库存设置行政部门应设立专门的办公用品仓库，用于存放办公用品。仓库应保持整洁、通风良好，确保办公用品不受潮、不受损。办公用品应分类存放，标识清晰，便于查找和发放。2.库存盘点行政部门应定期对办公用品库存进行盘点，每月末进行一次小盘点，每季度末进行一次大盘点。盘点时应认真核对账物，确保账物相符。如发现账物不符，应及时查明原因并进行调整。盘点结束后，应编制盘点报告，报行政部门负责人和公司分管领导。3.库存安全仓库应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗设备等，确保库存办公用品的安全。严格限制非仓库管理人员进入仓库，仓库管理人员应妥善保管仓库钥匙，不得随意转借他人。五、办公用品领用1.领用标准行政部门应根据办公用品的性质和使用频率，制定不同办公用品的领用标准。员工应按照领用标准领用办公用品，不得超标准领用。2.领用流程员工如需领用办公用品，应填写办公用品领用申请表，注明领用办公用品的名称、规格、数量等信息。申请表经部门负责人签字批准后，交行政部门办公用品管理人员。办公用品管理人员根据申请表发放办公用品，并在办公用品管理系统中记录领用情况。3.特殊办公用品领用对于一些价值较高、使用频率较低的特殊办公用品，如办公设备、办公家具等，员工如需领用，应填写特殊办公用品领用申请表，并详细说明领用原因和使用期限。申请表经部门负责人、行政部门负责人和公司分管领导签字批准后，方可领用。六、办公用品使用与保管1.使用要求员工应正确使用办公用品，避免浪费和损坏。对于一些贵重办公用品，如办公设备、办公家具等，应指定专人负责使用和保管。员工在使用办公用品过程中如发现问题，应及时向行政部门报告。2.保管责任员工对领用的办公用品负有保管责任，应妥善保管，不得随意丢弃或转借他人。如因员工保管不善导致办公用品丢失、损坏的，应由员工照价赔偿。3.节约意识全体员工应树立节约意识，提倡无纸化办公，减少办公用品的使用。对于可重复使用的办公用品，如文件袋、文件夹等，应尽量重复使用。七、办公用品费用管理1.费用预算财务部门应根据公司办公用品的使用情况和采购计划，编制办公用品费用预算。办公用品费用预算应纳入公司年度预算管理，经公司预算管理委员会审核后报公司董事会批准。2.费用报销办公用品采购费用报销时，应提供正规发票、采购订单、验收单等相关凭证。财务部门应按照公司财务管理制度的规定，对办公用品采购费用进行审核报销。3.费用分析财务部门应定期对办公用品费用进行分析，对比实际费用与预算费用的差异，找出原因并提出改进措施。行政部门应配合财务部门做好办公用品费用分析工作，提供相关数据和资料。八、监督与检查1.行政部门监督行政部门应定期对各部门办公用品的使用情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。对于违反本规定的行为，行政部门有权采取相应的措施，如责令改正、停止领用等。2.内部审计监督公司内部审计部门应定期对办公用品管理情况进行审计，检查办公用品采购、使用、保管等环节是否合规，费用支出是否合理。对于审计中发现的问题，内部审计部门应提出审计意见和建议