项目发展工作外包管理办法

项目发展工作外包管理办法一、总则（一）目的为规范公司项目发展工作外包行为，提高工作效率，保证工作质量，有效控制成本，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有项目发展过程中涉及的工作外包活动，包括但不限于市场调研、数据分析、技术研发、营销策划、客户服务等工作内容的外包。（三）基本原则1.合法合规原则：外包工作应符合国家法律法规及相关政策要求。2.质量优先原则：确保外包工作成果满足公司项目发展需求，达到规定的质量标准。3.成本效益原则：在保证工作质量的前提下，合理控制外包成本，实现效益最大化。4.公平公正原则：选择外包商过程中遵循公平、公正、公开原则，确保竞争充分。5.风险可控原则：对外包工作进行全过程风险评估与监控，有效防范风险。二、外包工作分类与流程（一）外包工作分类1.专业性技术外包：如软件开发、系统维护、网络工程等，需要具备特定技术能力的外包商完成。2.事务性工作外包：包括文档整理、数据录入、行政支持等常规事务性工作。3.战略性业务外包：例如市场调研、品牌策划、营销推广等对公司项目发展具有战略意义的工作。（二）外包工作流程1.需求提出项目发展部门根据项目实际需求，填写《工作外包需求申请表》，详细说明外包工作的内容、要求、时间节点、预算等信息。经部门负责人审核签字后，提交至公司管理层审批。2.供应商选择采购部门根据审批通过的《工作外包需求申请表》，发布招标或询价信息。收集潜在外包商的报价、资质、业绩等资料，组织相关部门进行评估。评估内容包括外包商的技术能力、服务质量、信誉、价格等方面。根据评估结果，选择合适的外包商，与其签订《工作外包合同》。3.项目启动项目发展部门与外包商召开项目启动会议，明确双方的职责、工作要求、沟通方式、交付成果等事项。外包商制定详细的工作计划和进度安排，提交给项目发展部门审核。4.过程监控项目发展部门指定专人负责对外包工作进行跟踪和监控，定期检查工作进展情况。建立有效的沟通机制，及时解决工作中出现的问题。如发现外包商工作进度滞后、质量不达标等情况，及时发出整改通知，要求其限期整改。5.验收交付外包工作完成后，外包商提交《工作成果交付报告》及相关成果文件。项目发展部门组织相关人员进行验收，按照合同要求对工作成果进行评估。验收合格后，办理工作成果交接手续，支付合同款项。如验收不合格，要求外包商限期返工，直至达到验收标准。三、外包商管理（一）外包商选择1.资质要求外包商应具有合法的营业执照、税务登记证等相关经营资质。对于特定行业的外包工作，外包商还需具备相应的行业资质证书。2.业绩与信誉优先选择具有丰富行业经验、良好业绩记录的外包商。通过查询相关渠道，了解外包商的信誉情况，包括是否存在合同纠纷、诉讼等不良记录。3.技术能力根据外包工作的技术要求，评估外包商的技术团队水平、技术设备状况等。要求外包商提供技术人员的资质证书、培训经历等证明材料。4.价格合理性对比多家外包商的报价，确保价格在合理范围内。分析报价的构成，避免因低价中标而导致工作质量无法保证的情况。（二）外包商评估1.定期评估每季度对外包商的工作表现进行一次定期评估。评估内容包括工作质量、进度、成本控制、服务态度等方面。2.不定期评估根据项目实际情况，对出现问题或工作表现突出的外包商进行不定期评估。重点评估外包商解决问题的能力和对公司需求的响应速度。3.评估方式采用问卷调查、现场检查、数据分析、客户反馈等多种方式进行评估。收集项目发展部门、相关业务部门及公司内部其他相关人员对外包商的评价意见。（三）外包商奖惩1.奖励措施对于工作质量高、进度快、成本控制好、服务态度佳的外包商，给予一定的物质奖励，如奖金、礼品等。在后续项目中，优先考虑与表现优秀的外包商合作。2.惩罚措施对于工作质量不达标、进度滞后、违反合同规定等情况的外包商，视情节轻重给予警告、罚款、暂停合作直至终止合同等惩罚措施。将不良外包商信息记录在案，限制其今后参与公司的外包项目。四、合同管理（一）合同签订1.合同条款制定采购部门负责起草《工作外包合同》，明确双方的权利和义务。合同条款应包括工作内容、工作要求、交付成果、时间节点、价格、付款方式、质量保证、违约责任、保密条款等。2.合同审核《工作外包合同》初稿完成后，提交至公司法务部门进行审核。法务部门重点审核合同条款的合法性、完整性、准确性等，提出修改意见。根据法务部门的意见，对合同进行修改完善，报公司管理层审批。3.合同签订经公司管理层审批通过后，由公司法定代表人或授权代表与外包商签订《工作外包合同》。合同签订过程应严格按照公司合同管理规定执行，确保合同的有效性和严肃性。（二）合同执行1.双方责任履行项目发展部门和外包商应按照合同约定，各自履行相应的责任和义务。项目发展部门负责协调公司内部资源，为外包工作提供必要的支持和配合。外包商应按照合同要求组织实施工作，确保工作质量和进度。2.合同变更在合同执行过程中，如因客观原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、对工作的影响及双方的责任等。3.合同终止合同期满或双方协商一致，可以终止合同。合同终止前，双方应按照合同约定进行工作交接和结算。如因一方违约导致合同终止，违约方应承担相应的违约责任。（三）合同存档1.合同原件保管合同签订后，采购部门负责将合同原件妥善保管，建立合同档案。合同档案应包括合同文本、相关附件、审批文件、变更协议、终止协议等资料。2.合同副本分发根据工作需要，采购部门将合同副本分发给项目发展部门、财务部门等相关部门。各部门应按照规定使用合同副本，不得擅自修改或外传。3.合同查询与借阅如需查询或借阅合同档案，应填写《合同查询借阅申请表》，经相关负责人审批后办理。查询或借阅人员应在规定时间内归还合同档案，并保证档案的完整性和保密性。五、风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别项目发展部门、采购部门等相关部门应共同对工作外包过程中可能存在的风险进行识别。风险识别内容包括但不限于质量风险、进度风险、成本风险、法律风险、信息安全风险等。2.风险评估采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估。评估风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.风险规避对于风险发生可能性高且影响程度大的风险，采取风险规避措施，如取消外包工作或更换外包商。2.风险减轻通过加强合同管理、过程监控等措施，降低风险发生的可能性或减轻风险影响程度。例如，在合同中明确质量标准和违约责任，加强对外包商的质量监督。3.风险转移将部分风险转移给外包商或保险公司等第三方。如要求外包商提供履约保函，购买相关保险产品等。4.风险接受对于风险发生可能性低且影响程度小的风险，采取风险接受措施，由公司自行承担风险后果。（三）风险监控与预警1.风险监控建立风险监控机制，定期对风险状况进行检查和评估。收集风险相关信息，分析风险变化趋势，及时发现新的风险因素。2.风险预警设定风险预警指标和阈值，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号。相关部门根据预警信号，采取相应的风险应对措施，防止风险扩大。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门监督审计部门定期对外包工作进行审计，检查外包合同的执行情况、资金使用情况、工作质量等。对发现的问题提出整改意见，督促相关部门进行整改。2.管理层监督公司管理层定期听取项目发展部门关于外包工作的汇报，了解工作进展和存在的问题。对重大外包项目进行决策指导，协调解决工作中的重大问题。（二）外部监督1.行业监管关注行业动态和监管要求，确保外包工作符合行业规范。配合相关部门的检查和调查，及时整改存在的问题。2.客户反馈重视客户对公司外包工作的反馈意见，及时处理客户投诉和建议