竣工档案收集及编制归档实施细则及编制要求

竣工档案收集及编制归档实施细则及编制要求一、总则1.目的为了加强竣工档案的管理，确保竣工档案的完整、准确、系统和有效利用，真实反映工程建设全过程，依据国家有关档案管理的法律法规及相关标准规范，结合本单位实际情况，制定本实施细则。2.适用范围本细则适用于本单位所有新建、改建、扩建工程项目竣工档案的收集、编制、归档及管理工作。3.基本原则竣工档案管理应遵循集中统一管理、同步建设、真实完整、分类科学、便于查询利用的原则。项目建设单位及各参建单位应明确各自职责，密切配合，确保竣工档案工作顺利进行。二、竣工档案收集1.收集范围竣工档案应收集反映工程建设全过程的各类文件资料，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。具体如下：项目前期文件：项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更通知、技术交底等。施工文件：施工组织设计、施工方案、施工技术交底、工程测量记录、原材料及构配件质量证明文件、试验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录、施工日志等。监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告、监理工作总结等。竣工验收文件：竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书、工程决算审计报告等。2.收集要求及时收集：各参建单位应按照档案管理要求，在工程建设过程中及时收集各自形成的文件资料，并在工程竣工后[X]个工作日内移交项目建设单位。真实完整：收集的文件资料应真实反映工程建设实际情况，内容完整，签字盖章手续齐全。不得伪造、篡改文件资料。分类清晰：各参建单位应按照竣工档案分类标准对收集的文件资料进行分类整理，确保同一类文件资料集中存放，便于查找和管理。载体规范：文件资料的载体应符合耐久性要求，字迹应清晰、工整，签字盖章应使用不易褪色的墨水或印泥。电子文件应采用通用格式，并确保其真实性、完整性和可读性。三、竣工档案编制1.编制责任项目建设单位负责组织竣工档案的编制工作，各参建单位应按照各自职责范围，负责本单位形成文件资料的编制工作。档案管理人员应协助项目建设单位对竣工档案编制工作进行指导和审核。2.编制要求准确性：编制的竣工档案应准确反映工程建设实际情况，数据准确无误，用词规范严谨。完整性：竣工档案应涵盖工程建设全过程的各类文件资料，不得遗漏重要信息。系统性：按照竣工档案分类标准对文件资料进行系统整理，编排有序，层次分明，便于查阅。规范性：编制应符合国家及行业有关档案管理的标准规范要求，如档案著录规则、格式排版要求等。3.竣工图编制编制责任：竣工图由施工单位负责编制，监理单位负责审核。项目建设单位对竣工图的准确性、完整性负责。编制要求：竣工图应根据工程实际完成情况进行绘制，做到图物相符。对工程变更部分，应在原施工图上进行修改，并注明变更依据和日期。竣工图应采用统一的图幅规格，图面整洁，线条清晰，字迹工整，签字盖章齐全。竣工图应加盖竣工图章，竣工图章应使用不易褪色的红色印泥，盖在图标栏上方空白处或其他规定位置。竣工图章应包含施工单位名称、编制人、审核人、技术负责人、编制日期等内容。电子竣工图应与纸质竣工图内容一致，并确保其格式正确、存储完整、可读性强。四、竣工档案归档1.归档时间项目建设单位应在工程竣工验收合格后[X]个月内完成竣工档案的归档工作。2.归档流程整理组卷：项目建设单位档案管理人员对各参建单位移交的文件资料进行集中整理，按照竣工档案分类标准进行分类组卷。卷内文件应排列有序，编写页号，填写卷内目录和备考表。装订编目：对整理好的案卷进行装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字。同时，按照档案著录规则对案卷进行编目，编制案卷目录、全引目录等检索工具。审核验收：竣工档案整理完成后，由项目建设单位组织相关部门和人员进行审核验收。审核验收内容包括档案的完整性、准确性、系统性、规范性等。对审核验收中发现的问题，应及时整改，直至符合要求。移交归档：审核验收合格的竣工档案，由项目建设单位档案管理人员移交至本单位档案部门进行归档保存，并办理移交手续。3.归档份数竣工档案一般应归档一式[X]份，其中原件[X]份，复印件[X]份。特殊情况可根据实际需要适当增加归档份数。五、竣工档案管理1.档案保管本单位档案部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保竣工档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家规定标准。2.档案利用建立健全档案利用制度，明确档案利用流程。本单位内部人员因工作需要查阅竣工档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案部门查阅。查阅档案时，应在档案查阅登记簿上登记，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。外单位人员查阅竣工档案的，应凭单位介绍信，经本单位主管领导批准后，方可查阅，并严格遵守档案查阅规定。3.档案鉴定与销毁定期对竣工档案进行鉴定，根据档案的保存价值和现实利用情况，确定档案的保管期限。对保管期满且无保存价值的档案，应按照档案销毁程序进行销毁。档案销毁前，应编制档案销毁清册，经单位主管领导批准后，由档案部门会同相关部门共同销毁，并在档案销毁清册上签字确认。档案销毁清册应永久保存。4.档案信息化建设积极推进竣工档案信息化建设，建立竣工档案数据库，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。档案管理人员应及时将竣工档案的电子文件录入数据库，并确保数据的准确性和完整性。同时，应加强档案信息安全管理，采取必要的安全防护措施，防止档案信息泄露。六、监督与考核1.监督检查本单位定期对竣工档案管理工作进行监督检查，重点检查竣工档案的收集、编制、归档及管理情况。对发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任单位限期整改。2.考核评价建立竣工档案管理工作考核评价制度，将竣工档案管理工作纳入各参建单位及相关部门的绩效考核体系。对在竣工档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励；对未按要求完成竣工档案管理工作的单位和个人，进行通报批评，并追究相关责任。七、附则1.本实施细则自发布之日起