滨海新区档案验收细则

滨海新区档案验收细则一、总则1.目的为加强滨海新区档案管理，确保各类档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，规范档案验收工作，根据国家和天津市有关档案法律法规及标准规范，结合滨海新区实际，制定本细则。2.适用范围本细则适用于滨海新区范围内机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称单位）的档案验收工作。3.验收依据（1）《中华人民共和国档案法》及其实施办法。（2）《机关档案工作条例》《企业档案工作规范》《天津市档案管理条例》等相关法律法规和标准规范。（3）国家和天津市关于档案管理的其他规定和要求。二、验收组织与职责1.验收组织档案验收工作由滨海新区档案局负责组织实施。档案局可根据需要成立档案验收组，验收组由档案局工作人员及相关领域专家组成。2.验收组职责（1）审查被验收单位档案工作的组织管理、基础设施建设、业务建设等方面的情况。（2）检查档案的收集、整理、保管、利用等工作的质量和效果。（3）对档案工作存在的问题提出整改意见，并监督整改落实情况。（4）撰写档案验收报告，对被验收单位档案工作作出综合评价。三、验收内容与标准1.组织管理（1）档案工作责任制单位应建立健全档案工作领导责任制，明确分管领导，将档案工作纳入单位整体工作规划和年度工作计划，与其他工作同部署、同检查、同考核。制定档案部门及人员岗位职责，明确档案工作各环节的责任分工。（2）档案机构与人员设立独立的档案工作机构或指定专门部门负责档案工作，配备与档案工作任务相适应的档案管理人员。档案管理人员应具备档案专业知识和技能，接受档案业务培训，取得相应的岗位资格证书。（3）档案管理制度建立档案收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计、利用等各项管理制度，并严格执行。对电子文件管理、特殊载体档案管理等制定专门的管理制度。（4）档案工作经费单位应保障档案工作所需经费，确保档案的收集、整理、保管、数字化等工作的正常开展。经费使用合理，有相应的预算和支出记录。2.基础设施建设（1）档案用房档案库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染等要求，面积应满足档案存储需要。设有专门的档案整理室、阅档室，整理室应配备必要的办公设备和整理工具，阅档室应能满足查阅档案的需要，环境整洁、舒适。（2）档案装具配备符合标准的档案柜、档案架、密集架等装具，档案装具应坚固耐用，便于档案的存放和管理。装具应排列整齐，编号规范，便于查找和利用。（3）设施设备档案库房应配备温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备、防虫防鼠设备等必要的设施设备，并定期进行维护和检查，确保正常运行。配备计算机、复印机、扫描仪等办公设备，满足档案管理和利用的需要。3.业务建设（1）档案收集收集齐全、完整的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等特殊载体文件。明确档案收集范围和要求，制定档案收集计划，确保应归档文件材料及时、准确地收集到位。对重大活动、重点项目等形成的档案进行专项收集，确保档案的完整性。（2）档案整理按照国家和天津市有关档案整理标准规范，对收集的档案进行科学分类、编号、编目、装订等整理工作。电子文件应进行规范化整理，确保元数据齐全、准确，与电子文件内容保持一致。档案整理应做到分类科学、编号有序、编目准确、装订整齐，便于保管和利用。（3）档案保管档案应妥善保管，存放有序，便于查找。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。建立档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确划分保管期限，对已到保管期限的档案进行及时处理。做好档案的数字化工作，将重要档案进行数字化存储，建立电子档案数据库，实现档案的便捷查询和利用。（4）档案利用建立档案利用制度，明确档案利用的范围、方式、程序等，为单位各项工作提供有效的档案信息支持。编制档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查找和利用。积极开展档案编研工作，编写档案参考资料，如大事记、组织沿革、专题概要等，为单位决策和社会利用提供服务。（5）档案信息化建设建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。档案管理信息系统应具备数据录入、存储、检索、统计、安全管理等功能，与单位其他业务系统实现有效对接。加强电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保电子档案的安全。四、验收程序1.申请验收单位在档案工作达到验收条件后，向滨海新区档案局提交档案验收申请报告，报告应包括单位基本情况、档案工作开展情况、自查自评情况等内容，并附档案工作情况说明及相关材料。2.材料审查档案局对申请单位提交的材料进行审查，主要审查档案工作组织管理、基础设施建设、业务建设等方面的材料是否齐全、规范，符合验收要求。3.现场检查档案局根据材料审查情况，组织验收组对申请单位进行现场检查。现场检查主要包括听取单位档案工作情况汇报、实地查看档案库房及相关设施设备、查阅档案整理情况及利用效果等。4.验收评议验收组根据现场检查情况，对申请单位档案工作进行综合评议，形成验收意见。验收意见应包括对档案工作的总体评价、存在的问题及整改建议等内容。5.验收结论档案局根据验收组的验收意见，作出档案验收结论。对验收合格的单位，颁发档案验收合格证书；对验收不合格的单位，下达整改通知书，要求其限期整改，整改期满后重新申请验收。五、整改要求1.整改期限被验收单位应根据验收组提出的整改意见，制定详细的整改方案，明确整改措施、责任人和整改期限，并在规定期限内完成整改工作。整改期限一般不超过三个月。2.整改报告整改完成后，被验收单位应向滨海新区档案局提交整改报告，报告应包括整改情况说明、整改前后对比材料等内容，证明整改工作已达到验收要求。3.复查验收档案局对整改后的单位进行复查验收，复查验收程序与初次验收程序相同。如复查验收仍不合格，将按照有关规定进行