费用报销管理规定

费用报销管理规定一、总则1.目的为了加强公司费用报销管理，规范报销流程，合理控制费用支出，确保公司资金的安全与有效使用，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司全体员工在执行公司业务过程中发生的各类费用报销。3.基本原则真实性原则：报销费用必须真实发生，不得虚报、假报。合理性原则：费用支出应符合公司业务实际需要，具有合理性。合规性原则：报销必须符合国家法律法规以及公司相关制度规定。及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、费用报销范围及标准（一）差旅费1.定义差旅费是指员工因公务需要，到常驻地以外地区出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费等。2.具体标准城市间交通费乘坐飞机、火车、轮船等交通工具，应根据公司规定的职级标准选择相应舱位或座席。具体标准如下：公司高层管理人员：可乘坐头等舱、一等座等。中层管理人员：可乘坐公务舱、二等座等。普通员工：经济舱、二等座等。乘坐飞机经济舱，因特殊情况需乘坐商务舱的，需提前经上级领导批准。乘坐火车软卧，原则上需经上级领导批准。住宿费不同地区按照相应标准执行，具体分为一类地区、二类地区等，标准根据公司实际情况定期调整。例如，一类地区住宿费标准为[X]元/天，二类地区为[X]元/天。同性员工两人以上（含两人）一同出差的，应安排标准间住宿。伙食补助费出差期间的伙食补助费按照自然（日历）天数计算，按规定标准发放，一般为[X]元/天。市内交通费市内交通费按出差自然（日历）天数计算，每人每天[X]元包干使用。如需乘坐公共交通工具，凭票据实报销。（二）业务招待费1.定义业务招待费是指公司为开展业务经营活动需要而合理开支的接待费用，包括餐饮、住宿、娱乐、礼品等支出。2.标准业务招待费应严格控制，根据实际业务情况合理安排。单次业务招待费用超过[X]元的，需提前填写《业务招待费申请单》，经部门负责人、分管领导、总经理审批后方可支出。招待对象为客户的，应遵循适度、从简的原则，人均费用一般不得超过[X]元。（三）办公费1.定义办公费是指公司购买日常办公用品、办公设备耗材、印刷费、邮寄费等费用。2.标准办公用品应按照公司办公用品采购制度进行采购，实行集中采购与分散采购相结合的方式。办公设备耗材应根据实际使用情况合理申购，采购价格应符合市场行情。印刷费应根据印刷内容和数量，选择具有资质、价格合理的印刷供应商，并签订合同。邮寄费应选择正规快递公司，根据邮件重量和距离合理控制费用。（四）通讯费1.定义通讯费是指员工因工作需要发生的手机通讯费、固定电话通讯费等。2.标准公司根据员工职级制定通讯费补贴标准，按月随工资发放。例如，高层管理人员补贴标准为[X]元/月，中层管理人员为[X]元/月，普通员工为[X]元/月。员工因工作需要使用个人手机产生的额外通讯费用，凭有效发票在规定标准内实报实销。（五）车辆费用1.定义车辆费用包括车辆购置及折旧、燃油费、过路过桥费、停车费、车辆保险费、车辆维修保养费等。2.标准车辆购置需根据公司实际业务需求，经公司相关决策程序批准后进行，按照规定计提折旧。燃油费、过路过桥费、停车费等凭有效发票实报实销。车辆保险费应按照规定选择保险公司，确保足额投保，费用凭发票报销。车辆维修保养费应选择正规维修厂，维修前需填写《车辆维修申请单》，经审批后进行维修，费用凭发票报销。三、费用报销流程（一）报销申请1.员工发生费用支出后，应及时收集整理相关票据，并填写《费用报销单》。报销单应注明费用发生日期、事由、金额、报销类型等详细信息。2.对于需要事先申请的费用，如业务招待费、车辆维修保养费等，应在费用发生前按照规定填写相应的申请单，经审批通过后方可支出。（二）部门审核1.员工将填写完整的《费用报销单》及相关票据提交至所在部门。2.部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，确认无误后在报销单上签字审批。（三）财务审核1.部门审核通过后的报销单及票据流转至财务部门。2.财务人员对报销凭证的合法性、合规性、完整性进行审核，包括票据是否真实有效、报销金额是否符合标准、审批手续是否齐全等。3.对于不符合规定的报销，财务人员应及时与报销人沟通，说明原因并要求补充或更正相关资料。（四）审批1.根据公司审批权限规定，财务审核通过的报销单按照相应流程提交各级领导审批。一般费用报销，经部门负责人、分管领导审批后即可。重大费用报销，如单笔超过[X]元的支出，需经部门负责人、分管领导、总经理审批。2.各级领导应认真审核报销内容，签署审批意见。（五）报销支付1.审批通过的报销单由财务部门进行报销支付。2.财务人员根据公司财务制度和资金安排，选择合适的支付方式，如现金支付、银行转账等。3.报销款项一般在审批通过后的[X]个工作日内支付到报销人指定的银行账户。四、费用报销凭证要求（一）发票1.报销必须提供合法有效的发票，发票应加盖发票专用章。2.发票内容应清晰、完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额等。3.发票金额应与报销金额一致，不得涂改、挖补。如有错误，应由开票方重新开具发票。（二）其他凭证1.除发票外，如因特殊情况无法取得发票的，应提供其他合法有效的凭证，如行政事业性收费收据、财政监制的收据等，并说明原因。2.对于购买办公用品、设备等，应附购买清单，清单上应注明商品名称、规格型号、数量、单价、金额等信息，并加盖销售方公章或财务专用章。3.差旅费报销应附出差审批单、行程安排等相关资料。五、特殊情况处理（一）逾期报销1.原则上员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续。如因特殊原因逾期报销的，需填写《逾期报销说明》，详细说明逾期原因，并经部门负责人、分管领导审批同意后，财务部门方可受理。2.逾期报销的费用如涉及费用标准调整的，按照费用发生时的标准执行。（二）预借差旅费1.员工因出差需要预借差旅费的，应填写《借款单》，注明借款事由、金额、预计还款日期等信息。2.预借差旅费经部门负责人、分管领导审批后，到财务部门办理借款手续。3.员工出差返回后应在[X]个工作日内办理差旅费报销及还款手续，多退少补。（三）报销金额错误1.如报销金额与实际发生金额不符，报销人应及时与财务人员沟通，并提供相关证明材料。2.经核实后，财务人员根据实际情况调整报销金额，并重新履行审批手续。六、监督与检查1.公司财务部门定期对费用报销情况进行检查，对不符合规定的报销进行清理和纠正。2.审计部门不定期对费用报销进行审计监督，对发现的违规行为按照公司相关规定进行处理。3.对于违反本规定，虚报、假报费用的员工，公司将视情节轻重给予警告、罚款、辞