某公司采购管理暂行办法

某公司采购管理暂行办法一、总则（一）目的为了加强公司采购管理，规范采购行为，降低采购成本，提高采购效率，保证采购质量，特制定本暂行办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门的物资采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。（三）基本原则1.按需采购原则：根据公司实际需求进行采购，避免盲目采购和重复采购。2.质量优先原则：确保所采购物资和服务的质量符合公司要求和相关标准。3.成本控制原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判，降低采购成本。4.公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商有平等的机会参与竞争。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，不得接受供应商的贿赂和不正当利益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议和批准重大采购项目、采购策略、采购预算等事项。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为采购的执行部门。采购部的主要职责包括：1.制定采购计划和采购预算。2.寻找、筛选和评估供应商。3.组织采购谈判和签订采购合同。4.跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.建立和维护供应商档案。6.完成其他与采购相关的工作。（三）需求部门各需求部门负责提出物资采购需求，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等，并对采购物资的使用和验收负责。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认需求的合理性和必要性后，签字批准并提交采购部。（二）采购计划制定1.采购部收到采购申请后，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划经采购部负责人审核后，报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与评估1.采购部根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，主要考察供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。筛选出若干符合要求的供应商作为候选供应商。3.采购部组织相关人员对候选供应商进行实地考察或邀请供应商到公司进行洽谈。考察内容包括供应商的生产现场、质量管理体系、生产设备、技术水平、人员状况等。4.采购部根据考察结果和供应商提供的资料，对供应商进行综合评估，建立供应商评估档案。评估指标可包括质量、价格、交货期、售后服务、信誉等方面。5.根据供应商评估结果，选择合适的供应商作为中标供应商，并与其签订《采购框架协议》。《采购框架协议》应明确采购物资的名称、规格、型号、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等内容。（四）采购合同签订1.采购部根据《采购框架协议》和采购订单，与中标供应商签订具体的《采购合同》。《采购合同》应明确双方的权利和义务，确保采购活动的合法性和有效性。2.《采购合同》经采购部负责人审核后，报公司法律顾问审核，审核通过后由公司授权代表签字盖章。（五）采购执行与跟踪1.采购部按照《采购合同》的要求，及时向供应商下达采购订单，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、交货期、交货地点等内容。2.供应商按照采购订单的要求组织生产和发货，并及时通知采购部发货情况。3.采购部跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，解决采购过程中出现的问题，如交货延迟、质量问题等。4.需求部门在采购物资到货前，做好验收准备工作，包括制定验收方案、准备验收工具等。（六）验收1.采购物资到货后，需求部门按照验收方案对采购物资进行验收。验收内容包括物资的名称、规格、型号、数量、质量、外观等方面。2.验收合格后，需求部门填写《验收报告》，并签字确认。验收不合格的，需求部门应及时通知采购部与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。3.采购部负责督促供应商对验收不合格的物资进行处理，并跟踪处理结果。（七）付款1.采购部根据《采购合同》和《验收报告》，填写《付款申请单》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、金额、付款方式等内容，并提交财务部门审核。2.财务部门对《付款申请单》进行审核，审核通过后按照公司财务制度办理付款手续。四、采购方式（一）招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，采用招标采购方式。招标采购应按照国家相关法律法规和公司内部规定进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。（二）询价采购对于金额较小、规格标准统一、市场货源充足的采购项目，采用询价采购方式。采购部向多家供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价，然后根据报价情况选择合适的供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判采购对于招标失败或因技术复杂、时间紧迫等原因不适合招标采购的项目，采用竞争性谈判采购方式。采购部与不少于三家的供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照公司内部规定进行审批，并在采购文件中说明理由。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部根据公司年度经营计划和采购需求，编制年度采购预算。年度采购预算应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、金额等内容，并按照采购项目进行分类汇总。2.采购预算经采购部负责人审核后，报公司财务部门审核。财务部门结合公司财务状况和资金安排，对采购预算进行审核和调整，报采购决策委员会审批。（二）预算执行1.采购部应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照公司内部规定办理审批手续。2.财务部门对采购预算的执行情况进行监控和分析，定期向公司管理层报告采购预算的执行情况，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇市场价格波动、政策变化、公司业务调整等原因，导致原采购预算无法满足采购需求的，采购部应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容、调整的金额等，并提交相关证明材料。采购部负责人对预算调整申请进行审核后，报公司财务部门审核。3.财务部门结合公司财务状况和资金安排，对预算调整申请进行审核，报采购决策委员会审批。经批准的预算调整申请作为采购预算的补充，纳入采购预算管理。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购部建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.潜在供应商向采购部提交《供应商准入申请表》，并提供相关证明材料，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等。3.采购部对潜在供应商提交的申请和证明材料进行审核，审核通过后组织相关人员对潜在供应商进行实地考察或邀请供应商到公司进行洽谈。考察合格的供应商纳入供应商名录。（二）供应商评估与考核1.采购部定期对供应商进行评估和考核，评估指标包括质量、价格、交货期、售后服务、信誉等方面。评估周期可根据实际情况确定，一般为每半年或一年进行一次。2.采购部根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予一定的奖励和优惠政策；对于不合格供应商，及时进行整改或淘汰。3.采购部建立供应商考核档案，记录供应商的评估和考核结果，作为供应商选择和合作的重要依据。（三）供应商激励与约束1.公司建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励、优先合作等激励措施，鼓励供应商提高产品质量、降低成本、提供优质服务。2.公司建立供应商约束机制，对于违反采购合同、产品质量不合格、交货延迟等问题的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、终止合作等约束措施，维护公司的合法权益。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购部定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、交货风险、合同风险、廉洁风险等方面。2.针对识别出的风险，采购部应分析风险产生的原因、可能造成的影响和后果。（二）风险评估1.采购部根据风险识别的结果，对采购风险进行评估，确定风险的等级，分为高风险、中风险、低风险。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如风险矩阵法、层次分析法等。（三）风险应对1.针对不同等级的采购风险，采购部制定相应的风险应对措施。对于高风险，应采取积极有效的应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度；对于中风险，应密切关注风险动态，适时采取应对措施；对于低风险，可进行适当的监控和管理。2.风险应对措施可包括市场调研、供应商选择与管理、合同签订与执行、质量控制、验收管理、廉洁教育等方面。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购成本的控制情况等。2.采购部定期对采购工作进行自查，及时发现和解决采购过程中存在的问题，不断完善采购管理制度和流程。