工厂采购部管理制度与工作流程

工厂采购部管理制度与工作流程一、总则1.目的为规范工厂采购部的工作流程，提高采购工作效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本管理制度与工作流程。2.适用范围本制度适用于工厂采购部的所有采购活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品等各类物资的采购。3.职责采购部负责制定采购计划，选择供应商，进行采购谈判，签订采购合同，跟踪采购订单执行情况，确保物资按时、按质、按量供应。其他部门根据生产经营需要，提出物资采购申请，配合采购部进行采购工作。

二、采购计划管理1.年度采购计划每年末，采购部应根据工厂的生产经营计划、设备更新计划、库存状况等因素，编制下一年度的采购计划。年度采购计划应包括采购物资的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等内容，并提交给相关部门审核。2.月度采购计划每月末，采购部应根据年度采购计划和当月的生产经营情况，编制下月度的采购计划。月度采购计划应在年度采购计划的基础上，进一步细化采购物资的具体规格、型号、数量、采购时间等，并明确紧急采购物资的需求。3.采购计划的调整在采购计划执行过程中，如因生产经营变化、市场行情波动等原因需要调整采购计划，相关部门应及时向采购部提出申请。采购部应根据实际情况对采购计划进行调整，并报相关领导审批。

三、供应商管理1.供应商选择采购部应建立供应商评估体系，对潜在供应商进行调查、评估和筛选。评估内容包括供应商的生产能力、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。经过评估合格的供应商应纳入供应商名录，并建立供应商档案。2.供应商考核采购部应定期对供应商进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。考核结果应分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，并根据考核结果对供应商进行相应的奖惩。3.供应商淘汰对于考核结果为不合格的供应商，采购部应及时与其沟通，要求其限期整改。如供应商在规定期限内未能整改到位，采购部应将其从供应商名录中淘汰，并停止与其合作。

四、采购流程1.采购申请各部门根据生产经营需要，填写采购申请单，注明采购物资的名称、规格、型号、数量、用途等内容，并提交给采购部。采购申请单应经部门负责人审核签字后，方可提交给采购部。2.采购审批采购部收到采购申请单后，应根据采购计划和库存状况进行审核。对于金额较大、采购周期较长的采购项目，采购部应组织相关部门进行评审，并报主管领导审批。3.供应商选择与询价根据采购审批结果，采购部从供应商名录中选择合适的供应商，并向其发送询价单。询价单应注明采购物资的名称、规格、型号、数量、交货期、质量要求、价格要求等内容。4.报价与比价供应商收到询价单后，应在规定时间内进行报价。采购部收到供应商的报价后，应进行比价分析，选择价格合理、质量可靠、交货期有保障的供应商。5.采购谈判采购部与选定的供应商进行采购谈判，就采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商。采购谈判应形成谈判记录，并经双方签字确认。6.采购合同签订采购谈判达成一致后，采购部应起草采购合同，并提交给相关部门审核。采购合同经审核无误后，由双方授权代表签字盖章生效。7.采购订单下达采购部根据采购合同，向供应商下达采购订单，注明采购物资的名称、规格、型号、数量、交货期、质量要求等内容。采购订单应经采购部负责人审核签字后，方可发送给供应商。8.采购订单跟踪采购部应定期跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度、质量状况、交货期等信息。如发现供应商存在问题，采购部应及时与其沟通，要求其采取措施解决问题。9.到货验收采购物资到货后，采购部应及时通知相关部门进行验收。验收内容包括物资的名称、规格、型号、数量、质量等方面。验收合格的物资应办理入库手续，验收不合格的物资应及时与供应商协商处理。10.付款结算采购部根据采购合同和到货验收情况，办理付款结算手续。付款结算应严格按照公司的财务制度执行，确保资金安全。

五、采购风险管理1.市场风险采购部应密切关注市场行情变化，及时掌握物资价格波动情况，采取相应的采购策略，降低市场风险。对于价格波动较大的物资，采购部可以采取套期保值、签订长期合同等方式进行风险管理。2.质量风险采购部应加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量合格证明文件，并定期对采购物资进行抽检。如发现采购物资存在质量问题，采购部应及时与供应商协商处理，要求其承担相应的责任。3.交货期风险采购部应与供应商明确交货期，并要求其提供详细的生产计划和进度安排。在采购订单执行过程中，采购部应定期跟踪供应商的生产进度，及时协调解决可能出现的问题，确保物资按时交货。4.合同风险采购部应加强对采购合同的管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性、有效性和完整性。在合同执行过程中，采购部应及时跟踪合同履行情况，如发现合同纠纷，应及时采取措施解决。

六、采购成本控制1.成本分析采购部应定期对采购成本进行分析，比较不同供应商的价格水平、质量状况、交货期等因素，找出降低采购成本的机会。成本分析应包括采购物资的价格构成、成本变动趋势、成本节约空间等内容。2.价格谈判在采购谈判过程中，采购部应充分运用成本分析结果，与供应商进行价格谈判，争取降低采购价格。价格谈判应注重策略和技巧，既要保证采购物资的质量和交货期，又要实现采购成本的降低。3.集中采购对于通用性较强、采购量大的物资，采购部可以采取集中采购的方式，以提高采购议价能力，降低采购成本。集中采购应建立相应的管理制度和工作流程，确保采购活动的规范、高效。4.成本控制措施采购部应制定成本控制目标，并将其分解到具体的采购项目和采购人员。采购人员应严格按照成本控制目标进行采购活动，采取有效的成本控制措施，如优化采购批量、降低运输成本、减少库存积压等，确保采购成本控制在合理范围内。

七、采购文件管理1.采购文件的分类采购文件包括采购计划、采购申请单、询价单、报价单、采购合同、采购订单、到货验收单、付款结算单等。采购文件应按照类别进行分类管理，便于查找和使用。2.采购文件的编号采购部应对采购文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。采购文件编号应包括年份、月份、文件类别、顺序号等内容。3.采购文件的存档采购部应将采购文件及时存档，存档期限应符合公司的相关规定。采购文件应按照编号顺序进行存放，便于查阅和检索。4.采购文件的查阅因工作需要查阅采购文件时，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。查阅采购文件时，应注意保护文件的完整性和保密性，不得擅自涂改、复印、转借采购文件。

八、采购人员行为规范1.职业道德采购人员应遵守国家法律法规和公司的各项规章制度，诚实守信，廉洁奉公。采购人员不得接受供应商的贿赂、回扣、礼品等不正当利益，不得利用职务之便谋取私利。2.工作纪律采购人员应按时上下班，不得迟到早退，不得无故旷工。采购人员应认真履行工作职责，不得推诿扯皮、敷衍塞责。3.业务能力采购人员应不断学习业务知识，提高业务能力和综合素质。采购人员应熟悉采购业务流程，掌握采购谈判技巧，具备良好的沟通协调能力和市场分析能力。4.团队合作采购人员应树立团队合作意识，与其他部门密切配合，共同完成公司的采购任务。采购人员应积