2024药品和医用耗材议价采购管理规定和流程

2024药品和医用耗材议价采购管理规定和流程一、总则1.目的为规范药品和医用耗材的议价采购行为，确保采购药品和医用耗材的质量、供应稳定性，降低采购成本，提高资金使用效益，特制定本规定和流程。2.适用范围本规定适用于本医疗机构在药品和医用耗材采购过程中的议价采购活动。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定进行议价采购。质量优先原则：优先选择质量可靠、疗效确切的药品和医用耗材。公平公正原则：确保议价过程透明、公平、公正，维护各方合法权益。成本效益原则：在保证质量的前提下，合理降低采购成本。

二、议价采购管理规定

（一）采购组织与职责1.采购领导小组成立由医院领导、相关职能部门负责人等组成的采购领导小组，负责审议药品和医用耗材议价采购的重大事项，如采购政策制定、供应商选择、采购预算审核等。2.采购工作小组由药学部门、医学工程部门、财务部门等相关人员组成采购工作小组，具体负责议价采购的组织实施，包括市场调研、供应商筛选、议价谈判、合同签订等工作。

（二）供应商管理1.供应商资质审核建立供应商资质审核制度，对参与议价采购的供应商进行严格资质审核。审核内容包括营业执照、生产许可证、经营许可证、产品注册证、质量体系认证、信誉状况等。只有资质合格的供应商才能进入议价采购程序。2.供应商评估与动态管理定期对供应商进行评估，评估指标包括产品质量、供应能力、价格水平、售后服务等。根据评估结果对供应商进行动态管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。

（三）采购预算管理1.预算编制根据医院业务发展需求、历史采购数据等，由财务部门会同相关业务科室编制药品和医用耗材采购预算。采购预算应明确采购项目、规格、数量、金额等内容，并报采购领导小组审议通过。2.预算执行与控制采购工作严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如遇特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报采购领导小组审批。

（四）议价谈判管理1.谈判准备采购工作小组在议价谈判前应充分了解市场行情、产品信息等，制定谈判策略和底线。收集参与议价的药品和医用耗材的不同品牌、规格、价格等资料，为谈判提供依据。2.谈判过程谈判应至少由两名采购工作小组成员参加，确保谈判过程的公正性和严肃性。与供应商就产品质量、价格、交货期、售后服务等条款进行充分沟通和协商，争取最有利的采购条件。谈判过程中应做好记录，包括谈判时间、地点、参与人员、谈判内容、达成的共识等。3.谈判结果确认谈判结束后，采购工作小组应及时整理谈判结果，形成谈判报告。谈判报告应包括谈判基本情况、达成的采购条款、供应商报价等内容，并报采购领导小组审批。经审批通过的谈判结果作为签订采购合同的依据。

（五）合同管理1.合同签订根据审批通过的谈判结果，由采购部门与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.合同执行与监督采购部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。如供应商未能按照合同约定履行义务，应按照合同约定追究其违约责任。3.合同变更与终止如因特殊原因需要变更合同条款，应按照规定程序与供应商协商一致，并签订补充合同。如合同无法继续履行，应按照合同约定办理终止手续。

（六）质量验收管理1.验收标准制定药品和医用耗材质量验收标准，明确验收项目、验收方法、验收合格标准等内容。验收标准应符合国家相关法律法规和行业标准要求。2.验收程序药品和医用耗材到货后，采购部门应及时通知质量验收部门进行验收。质量验收部门按照验收标准对产品进行逐批验收，包括产品外观、规格、数量、质量证明文件等。验收合格的产品办理入库手续，验收不合格的产品应及时与供应商沟通协商解决，如退货、换货等。3.验收记录与档案管理质量验收部门应做好验收记录，包括验收时间、验收人员、产品名称、规格、数量、验收结果等内容。验收记录应妥善保存，作为质量追溯和管理的依据。

（七）价格监测与调整1.价格监测建立药品和医用耗材价格监测机制，定期收集市场价格信息，分析价格变动趋势。价格监测范围包括本地区不同医疗机构、药品集中采购平台、医药电商平台等。2.价格调整根据价格监测结果，如发现采购的药品和医用耗材价格明显高于市场同类产品或价格波动较大，采购工作小组应及时与供应商协商调整价格。如协商不成，可考虑重新选择供应商或通过其他采购方式降低采购成本。

三、议价采购流程

（一）采购申请1.临床科室根据业务需求，填写药品和医用耗材采购申请表，详细注明产品名称、规格、数量、申请理由等内容。2.采购申请表经科室负责人审核签字后，提交至药学部门或医学工程部门。

（二）需求汇总与初审1.药学部门或医学工程部门对各临床科室提交的采购申请进行汇总整理。2.根据医院药品和医用耗材采购目录、库存情况等，对采购申请进行初审，提出初审意见。对于不符合采购规定或不合理的申请，及时与临床科室沟通协商，提出调整建议。

（三）市场调研1.采购工作小组根据初审通过的采购申请，开展市场调研工作。市场调研内容包括产品的不同品牌、规格、价格、质量、供应渠道等信息。2.通过查阅药品集中采购平台、医药电商平台、供应商报价资料等方式，收集市场价格和产品信息。同时，可与相关医疗机构、行业协会等进行沟通交流，了解市场动态和行业趋势。3.对市场调研结果进行分析整理，形成市场调研报告。市场调研报告应包括调研目的、调研方法、调研结果、价格分析、供应商情况等内容，为议价谈判提供参考依据。

（四）供应商筛选1.根据市场调研报告和供应商资质审核情况，采购工作小组从众多供应商中筛选出符合要求的供应商作为议价谈判对象。2.筛选供应商时应综合考虑供应商的信誉、产品质量、供应能力、价格水平、售后服务等因素，优先选择具有良好口碑和市场竞争力的供应商。

（五）议价谈判1.采购工作小组向筛选出的供应商发出议价谈判邀请函，明确谈判时间、地点、谈判内容等要求。2.按照谈判准备要求，采购工作小组成员与供应商进行面对面的议价谈判。谈判过程中应充分沟通，争取达成最优的采购条款。3.谈判结束后，采购工作小组及时整理谈判结果，形成谈判报告，并报采购领导小组审批。

（六）合同签订1.经采购领导小组审批通过的谈判结果，由采购部门与供应商签订采购合同。采购合同应严格按照谈判确定的条款签订，确保合同的合法性和有效性。2.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、质量验收部门等，以便各部门做好后续工作。

（七）采购执行与验收1.采购部门根据采购合同约定，及时向供应商下达采购订单，跟踪供应商的交货情况。2.药品和医用耗材到货后，采购部门通知质量验收部门按照验收标准进行验收。质量验收部门应严格把关，确保产品质量合格。3.验收合格的产品办理入库手续，验收不合格的产品按照合同约定处理。同时，采购部门应将验收情况反馈给供应商，要求供应商及时整改或解决问题。

（八）付款结算1.财务部门根据采购合同和验收合格证明，按照医院财务管理制度办理付款结算手续。2.付款结算时应严格审核相关凭证，确保付款金额准确无误。同时，应与供应商核对账目，及时处理付款过程中出现的问题。

（九）采购档案管理1.采购部门负责建立药品和医用耗材议价采购档案，对采购过程中的各类文件和资料进行整理归档。2.采购档案内容包括采购申请、市场调研报告、供应商资质文件、谈判报告、采购合同、验收记录、付款凭证等。采购档案应妥善保存，以备查阅和审计。

四、监督与考核1.内部监督医院内部审计部门定期对药品和医用耗材议价采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购行为是否规范、采购结果是否合理等。对于发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.外部监督接受卫生健康行政部门、医保部门等外部监管机构的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购信息和资料。对于外部监管机构提出的问题和要求，及时整改落实。3.考核评价建立药品和医用耗材议价采购工作考核评价机制，对采购工作小组及相关人员的工作进行考核评价。考核评价指标包括采购成本控制、产品质量保障、供应及时性、合同执行情况等。根据考核评价结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰奖励，对存在问题的部门和个人进行批评教育和责任追究。

五、