采购监督管理办法

采购监督管理办法一、总则（一）目的为了加强公司采购活动的监督管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，维护公司利益，特制定本办法。

（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、子公司、分公司的各类物资采购、服务采购等活动。

（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司内部规章制度。2.公开公正公平原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与机会，公正对待每一个供应商，不偏袒、不歧视。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁从业规定，杜绝腐败行为。

二、采购管理职责分工（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司领导、相关部门负责人等组成。其职责是审议重大采购项目的采购方式、采购预算、供应商选择等重要事项，做出决策。

（二）采购执行部门负责具体采购项目的实施，包括采购计划制定、供应商寻找与选择、采购合同签订与执行等工作。

（三）监督部门公司内部审计、纪检监察等部门为采购监督部门，负责对采购活动进行全过程监督检查，受理采购活动中的投诉举报等。

（四）其他部门如需求部门负责提出采购需求，技术部门负责对采购物资或服务的技术标准进行审核等，协同采购活动的顺利开展。

三、采购计划管理（一）需求申报1.各需求部门应根据业务发展需要，提前向采购执行部门申报采购需求，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等。2.采购需求应经过本部门负责人审核签字，重大采购需求还需提交相关业务分管领导审批。

（二）计划编制采购执行部门根据各需求部门申报的采购需求，结合库存情况、市场供应情况等，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购时间、采购预算等内容。

（三）计划审批采购计划经采购执行部门负责人审核后，报公司采购决策委员会审批。采购决策委员会根据公司战略规划、资金状况等对采购计划进行审议，批准后的采购计划作为采购活动的依据。

（四）计划调整如因业务变化等原因需要调整采购计划，需求部门应及时向采购执行部门提出申请，采购执行部门重新编制采购计划调整方案，按原审批流程进行审批。

四、供应商管理（一）供应商准入1.采购执行部门应建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、产品质量、售后服务等资料。2.对新申请加入供应商信息库的供应商，采购执行部门应进行资格预审，审核其营业执照、生产许可证、税务登记证等相关资质文件，实地考察其生产经营场所、生产设备、技术水平等，符合条件的方可纳入供应商信息库。

（二）供应商评价1.采购执行部门定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等。2.评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等，根据评价结果对供应商进行分级管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。

（三）供应商淘汰对于出现以下情况的供应商，采购执行部门应将其从供应商信息库中淘汰：1.提供虚假资质文件或产品质量严重不合格的。2.多次不能按时交货或交货期延误严重影响公司生产经营的。3.售后服务差，客户投诉较多且未有效解决的。4.违反法律法规或公司廉洁规定的。

（四）供应商动态管理采购执行部门应及时更新供应商信息库中的供应商信息，跟踪供应商的经营状况和业绩变化，根据评价结果调整供应商等级，对表现优秀的供应商给予更多合作机会，对不合格供应商限制或禁止合作。

五、采购方式选择（一）公开招标适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。采购执行部门应按照国家相关法律法规和公司规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。

（二）邀请招标对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目，可采用邀请招标方式。采购执行部门应向不少于三家符合条件的供应商发出投标邀请书，组织招标活动。

（三）竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的采购项目。采购执行部门应成立谈判小组，与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。

（四）单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购执行部门应组织相关部门进行论证，报公司采购决策委员会批准后实施。

（五）询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购执行部门应向不少于三家供应商发出询价单，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。

六、采购流程（一）采购申请需求部门填写采购申请表，详细说明采购需求，经部门负责人审核后提交采购执行部门。

（二）采购审批采购执行部门对采购申请表进行初步审核，符合采购计划的提交相关领导审批。金额较小的采购项目由采购执行部门负责人审批，金额较大的采购项目报公司采购决策委员会审批。

（三）采购实施1.采购执行部门根据审批后的采购申请，按照选定的采购方式开展采购活动。2.采用招标方式的，应按照招标文件要求组织开标、评标、定标；采用竞争性谈判等方式的，应按照规定程序与供应商进行谈判。3.在采购过程中，采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，解决出现的问题。

（四）合同签订采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应按照公司合同管理规定，与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。

（五）验收付款1.采购物资或服务到货后，需求部门应组织相关人员按照合同约定的质量标准进行验收。验收合格的，填写验收报告。2.采购执行部门根据验收报告和合同约定，办理付款手续。付款审批流程应符合公司财务管理制度要求。

七、采购监督检查（一）日常监督采购监督部门应定期对采购活动进行日常监督检查，检查内容包括采购计划执行情况、采购流程合规性、供应商管理情况、采购合同履行情况等。

（二）专项监督对于重大采购项目或出现问题的采购项目，采购监督部门应开展专项监督检查，深入调查采购活动中的各个环节，查找存在的问题和风险。

（三）投诉举报处理采购监督部门受理有关采购活动的投诉举报，对投诉举报内容进行调查核实，根据调查结果依法依规处理。对经查实的违规违纪行为，追究相关人员责任。

（四）监督检查结果应用采购监督部门应及时向公司管理层汇报监督检查结果，针对发现的问题提出整改建议和措施。采购执行部门应根据监督检查结果进行整改，不断完善采购管理工作。

八、采购风险管理（一）风险识别采购监督部门会同采购执行部门等相关部门，对采购活动中可能存在的风险进行识别，包括市场风险（如价格波动、供应中断等）、质量风险（如产品质量不合格等）、合同风险（如合同条款不完善、违约等）、廉洁风险（如采购人员受贿等）等。

（二）风险评估对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。

（三）风险应对针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。如对于市场风险，可通过建立价格预警机制、与供应商签订长期合同等方式应对；对于质量风险，加强验收环节管理、要求供应商提供质量担保等；对于合同风险，完善合同条款审核、加强合同执行跟踪等；对于廉洁风险，加强廉洁教育、建立监督举报机制等。

九、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否控制在预算范围内，是否实现了成本节约。2.采购质量：通过验收合格率等指标评估采购物资或服务的质量是否符合要求。3.采购效率：如采购周期、合同签订时间、交货期等，评估采购活动是否及时高效完成。4.供应商管理：包括供应商满意度、供应商投诉处理情况等，评估供应商管理工作的成效。

（二）评估方法采用定量与定性相结合的方法进行采购绩效评估。定量指标通过数据分析得出评估结果，定性指标通过问卷调查、实地考察、专家评价等方式进行评估。

（三）评估周期采购绩效评估每半年或