采购合同、付款及发票管理制度

采购合同、付款及发票管理制度一、总则1.目的为规范公司采购合同的签订、履行、付款及发票管理流程，加强内部控制，防范经营风险，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。3.基本原则合法合规原则：采购活动应遵守国家法律法规及公司相关规定。诚实守信原则：与供应商建立良好的合作关系，诚实守信，履行合同义务。风险防控原则：对采购过程中的风险进行识别、评估和控制，确保公司利益不受损害。流程规范原则：明确采购合同、付款及发票管理的流程和职责，确保各项工作有序进行。

二、采购合同管理1.合同签订流程采购申请：使用部门根据业务需求填写采购申请单，详细注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算等信息，经部门负责人审核后提交至采购部门。供应商选择：采购部门收到采购申请单后，通过市场调研、供应商推荐、招标、询价等方式选择合适的供应商。对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估，确定入围供应商名单。合同起草：采购部门与选定的供应商进行商务谈判，达成一致意见后，起草采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。合同审核：采购合同起草完成后，由采购部门提交至法务部门、财务部门等相关部门进行审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性，防范法律风险；财务部门重点审核合同的付款条款、发票条款等，确保公司财务利益。相关部门应在规定时间内提出审核意见，采购部门根据审核意见对合同进行修改完善。合同签订：经审核通过的采购合同，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订。签订后的合同原件由采购部门负责保管，并及时将合同副本分发给相关部门。2.合同履行管理供应商通知：采购部门应在合同签订后及时通知供应商按照合同约定履行义务，明确交货时间、交货地点、质量标准等要求。进度跟踪：采购部门应定期跟踪供应商的合同履行进度，及时了解货物生产、运输、交付等情况。如发现供应商存在违约行为或可能影响合同履行的问题，应及时与供应商沟通协商，采取相应的措施解决问题。验收管理：采购物品或服务到货后，采购部门应组织相关部门进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、性能等方面，确保符合合同要求。验收合格后，由验收人员签署验收报告。如验收不合格，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施，直至达到验收标准。变更管理：在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同条款的，采购部门应及时与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.合同档案管理合同归档：采购部门应在合同签订后及时将合同原件、合同副本、采购申请单、供应商资质文件、验收报告等相关资料整理归档，建立合同档案。合同档案应按照类别、时间顺序等进行分类存放，便于查阅和管理。档案保管：合同档案应由专人负责保管，确保档案的安全、完整。档案保管期限应按照国家法律法规及公司相关规定执行，一般为合同履行完毕后[X]年。档案查阅：因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案保管部门查阅。查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自复印、涂改、销毁档案资料。

三、付款管理1.付款申请流程发票审核：采购物品或服务验收合格后，采购部门应及时催促供应商开具发票。收到供应商发票后，采购部门应核对发票信息与合同约定是否一致，包括发票抬头、税号、货物或服务名称、规格、数量、金额、税率、税额等。核对无误后，在发票上加盖"发票已收"章，并填写发票审核记录表。付款申请：采购部门根据合同约定的付款方式和期限，填写付款申请单。付款申请单应注明合同编号、供应商名称、付款金额、付款理由、付款方式等信息，并附上发票复印件、验收报告等相关资料。付款申请单经采购部门负责人审核后提交至财务部门。财务审核：财务部门收到付款申请单后，对付款申请的真实性、合法性、准确性进行审核。重点审核发票的真实性、有效性，合同的履行情况，付款金额是否与合同约定一致，付款方式是否符合公司规定等。如发现问题，财务部门应及时与采购部门沟通核实，并要求采购部门进行整改。财务审核通过后，在付款申请单上签署意见。领导审批：付款申请单经财务部门审核通过后，提交至公司领导审批。公司领导根据公司资金状况、合同履行情况等因素进行审批，批准后在付款申请单上签署意见。付款执行：财务部门根据领导审批意见，安排资金进行付款。付款方式包括支票、汇票、电汇、网上银行转账等，具体付款方式应根据合同约定和公司实际情况确定。付款完成后，财务部门应及时登记付款台账，并将付款凭证复印件反馈给采购部门。2.预付款管理预付款申请：如合同约定需要支付预付款的，采购部门应在合同签订后，根据合同约定的预付款比例和金额，填写预付款申请单。预付款申请单应注明合同编号、供应商名称、预付款金额、预付款理由、付款方式等信息，并附上合同复印件。预付款申请单经采购部门负责人审核后提交至财务部门。预付款审核：财务部门收到预付款申请单后，对预付款申请的真实性、合法性、准确性进行审核。重点审核合同是否明确约定预付款条款，预付款金额是否合理，供应商的信誉和资质等。如发现问题，财务部门应及时与采购部门沟通核实，并要求采购部门进行整改。财务审核通过后，在预付款申请单上签署意见。领导审批：预付款申请单经财务部门审核通过后，提交至公司领导审批。公司领导根据公司资金状况、合同风险等因素进行审批，批准后在预付款申请单上签署意见。预付款支付：财务部门根据领导审批意见，安排资金支付预付款。预付款支付后，财务部门应及时跟踪供应商的合同履行情况，确保预付款的安全和有效使用。如发现供应商存在违约行为或可能影响预付款安全的问题，应及时与供应商沟通协商，采取相应的措施解决问题。3.分期付款管理分期付款计划制定：如合同约定需要分期付款的，采购部门应在合同签订后，根据合同约定的付款期限和金额，制定分期付款计划。分期付款计划应明确每期付款的时间、金额、付款条件等信息，并提交至财务部门备案。分期付款申请：每期付款前，采购部门应根据分期付款计划，填写分期付款申请单。分期付款申请单应注明合同编号、供应商名称、付款金额、付款理由、付款方式等信息，并附上发票复印件、验收报告等相关资料。分期付款申请单经采购部门负责人审核后提交至财务部门。分期付款审核：财务部门收到分期付款申请单后，对分期付款申请的真实性、合法性、准确性进行审核。重点审核合同的履行情况，发票的真实性、有效性，付款金额是否与合同约定一致，付款方式是否符合公司规定等。如发现问题，财务部门应及时与采购部门沟通核实，并要求采购部门进行整改。财务审核通过后，在分期付款申请单上签署意见。领导审批：分期付款申请单经财务部门审核通过后，提交至公司领导审批。公司领导根据公司资金状况、合同履行情况等因素进行审批，批准后在分期付款申请单上签署意见。分期付款支付：财务部门根据领导审批意见，安排资金进行分期付款。分期付款完成后，财务部门应及时登记付款台账，并将付款凭证复印件反馈给采购部门。

四、发票管理1.发票开具管理供应商要求：采购部门应在采购合同中明确要求供应商按照国家法律法规及税务部门的规定开具发票。发票内容应真实、准确、完整，与实际交易相符。发票开具时间：供应商应在收到货款后的规定时间内开具发票。如合同约定了具体的开票时间，供应商应按照合同约定执行。发票类型：根据采购物品或服务的性质和税务规定，确定发票类型。一般情况下，采购货物应开具增值税专用发票或增值税普通发票；采购服务应开具增值税专用发票或增值税普通发票、营业税发票等。发票信息核对：采购部门收到供应商开具的发票后，应仔细核对发票信息与合同约定是否一致。如发现发票信息有误，应及时通知供应商进行更正。2.发票认证管理增值税专用发票认证：财务部门收到增值税专用发票后，应在规定的时间内进行认证。增值税专用发票认证期限为自发票开具之日起[X]天内。财务部门应通过增值税发票综合服务平台等方式进行认证，确保发票认证的准确性和及时性。发票认证结果处理：如发票认证通过，财务部门应将认证结果记录在案，并按照规定进行账务处理。如发票认证不通过，财务部门应及时与供应商沟通核实，要求供应商重新开具发票或提供相关证明材料，确保公司能够正常抵扣进项税额。3.发票保管管理发票存放：财务部门应设立专门的发票保管岗位，负责发票的存放和保管。发票应存放在安全、干燥、通风的地方，防止发票丢失、损坏、被盗等情况发生。发票装订：财务部门应定期将已入账的发票按照月份、类别等进行装订成册，并妥善保管。发票装订应整齐、牢固，便于查阅和管理。发票销毁：发票保管期限届满后，财务部门应按照国家法律法规及公司相关规定，对发票进行销毁。发票销毁应制定详细的销毁清单，由专人负责监督销毁过程，并在销毁清单上签字确认。

五、监督与考核1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对采购合同、付款及发票管理情况进行审计监督，检查采购活动是否符合公司规定和流程，合同履行是否正常，付款是否合规，发票管理是否规范等。对审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.绩效考核公司应建立采购合同、付款及发票管理的绩效考核制度，对采购部门、财务