京信通信系统控股有限公司付款审批流程优化方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1京信通信系统控股有限公司背景...............................................................................1

2京信通信系统控股有限公司的付款审批流程现状...................................................1

3京信通信系统控股有限公司目前付款审批流程现状存在的问题...........................2

3.1设备采购付款审批流程存在的问题................................................................2

3.1.1采购人申请单没有部门领导授权审核.................................................3

3.1.2付款审批流程较冗长.............................................................................3

3.2日常经营费用审批流程存在的问题................................................................3

3.2.1申请付款审批缺乏高层审批控制.........................................................3

3.2.2对于金额大小无区分审批流程问题.....................................................3

4京信通信系统控股有限公司付款审批流程优化设计...............................................4

4.1对于经办人申请单没有部门领导授权审核优化设计....................................4

4.2对于付款审批流程较冗长优化设计................................................................5

4.3对于日常经营费用申请付款审批缺乏高层审批控制和对于金额大小无区

分审批流程问题的优化设计...........................................................................................5

5小结...............................................................................................................................7

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京信通信系统控股有限公司付款审批流程

优化方案设计

1京信通信系统控股有限公司背景

京信通信成立于1997年，是一家集研发、生产、销售及服务于一体的通信

与信息解决方案及服务提供商，在通信网络、行业应用等领域提供场景化的解

决方案和技术服务，涵盖基站天线及子系统、网络系统、智能科技产品及解决

方案等，集团于2003年在香港联交所主板上市（2342.HK）。

京信通信在广州科学城设有总部研发基地，在各产品领域均掌握了核心关

键技术，拥有众多自主的知识产权。在广州开发区设有全球生产基地。

京信通信积极拓展全球市场，先后在亚太、欧洲、北美、南美设立了近10

个海外分支机构，在中国内地设有30余个分支机构，建立起覆盖全球的市场服

务网络，全球业务蓬勃发展。

2京信通信系统控股有限公司的付款审批流程现状

京信通信属于IT技术服务行业。技术服务公司需要大量的技术开发、设备、

人工劳务、原材料投入。因此，大量的支付单据需要总部在SPA财务系统中高

效率的付款流程做支撑。

根据京信通信公司《总部财务审批制度》，目前京信通信公司付款主要包

括集团固定资产购置、技术开发、材料、人工、劳务成本、税金等款项，且公

司着重于技术开发，设备购置业务较多。现将公司付款办理流程分为两大类，

一是公司的设备采购付款审批流程；二是公司的日常经营费用付款审批流程。

如图2-1和2-2。总的来说，京信通信公司的付款流程主要包括采购人申请、

分公司财务部审核、总部财务部或分管领导审核、总经理或分管领导审批、出

纳付款等环节。

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京信通信系统控股有限公司的设备采购付款审批流程

总部财务部/分

采购部门分公司财务部总经理/分管领导出纳

管领导

开始

提交付款申请单、是是是审核并付

审核审核审核

提供相关资料、采款

购合同

否否否

退回

结束

图2-1京信通信系统控股有限公司的设备采购审批流程

京信通信系统控股有限公司的日常经营费用付款审批流程

经办人部门经理分公司财务部出纳

开始

提交生产计划表、是是审核并付

付款申请单审核审核

款

否否

退回

结束

图2-2京信通信系统控股有限公司的日常经营费用付款审批流程

两种审批流程的主要内容：第一种是设备采购付款审批方式流程，由采购

部门填制付款申请单，交由财务部记账，最终出纳付款；第二种付款方式是公

司的日常经营费用付款审批流程，由经办人提交申请单，然后由财务部门负责

审批，审批后分公司的出纳人员安排汇款结算。

3京信通信系统控股有限公司目前付款审批流程现状存在的问

题

3.1设备采购付款审批流程存在的问题

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由以上京信通信系统控股有限公司的付款审批流程的现状，我们可以发现

公司的在其付款审批流程方面暂时可以满足公司的日常经营需求，公司也结合

自身业务范围，出台了公司规章制度，但是整体考虑发现公司的付款审批流程

依然存在以下一些问题。

3.1.1采购人申请单没有部门领导授权审核

公司要做到防范付款环节的风险，需要对该环节各项资料进行严格的审查。

缺少部门领导审核让公司存在很大的隐患问题。首先，京信通信公司是一个大

集团，经济管理应当实行层级管理制度，其经济业务的审批流程应当逐级向上

汇报。如果越级上报将不利于公司的管理，会增加公司高层工作量。第二，在

采购收支的审批方面，由于没有直属部门领导的授权审核，而直接向上级财务

部门呈递申请单，缺少一次审查流程，容易出现错误，返工次数多，导致公司

办事效率低下。

3.1.2付款审批流程较冗长

从流程图中可以看出高层付款审批比较严格，审批流程长环节多，涉及的

人员范围广，加之并不是每个流程节点都能得到按时审批，因此从整体上增加

了付款审批的耗时。另一方面一些金额较小的款项没有必要让高层去审批只需

要告知即可，然而在目前的付款审批流程中，所有单据的审核千篇一律，没有

按照重要性进行精简、优化。

3.2日常经营费用审批流程存在的问题

3.2.1申请付款审批缺乏高层审批控制

公司如果没有形成健全的采购与付款流程，部门人员容易擅自进行流程调

整，从而给公司经济利益带来风险。从京信通信的日常经营费用的审批现状发

现，公司日常经营费用付款申请单由各部门提交，然后财务部门负责审批，审

批后分公司的出纳人员安排汇款结算。首先，不难看出此流程过于简单，缺少

必要的岗位职责控制。其次，采购审批环节没有进行审批分权，这使得采购部

门权力过大，容易让高层失去对采购环节的控制。

3.2.2对于金额大小无区分审批流程问题

付款申请没有结合采购合同的不同金额对审批流程进行调整。对于公司大

批量采购，按照原来采购审批流程程序严格审批，容易出现付款流程过长而不

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能及时付款，在某个审批节点出现延迟审批导致未走完全部流程也是导致逾期

付款的一个重要原因。

4京信通信系统控股有限公司付款审批流程优化设计

根据设备采购付款审批流程存在的问题，公司可以做出以下改进：

4.1对于经办人申请单没有部门领导授权审核优化设计

京信通信系统控股有限公司的设备采购审批流程

总部财务部/分

采购部门采购部经理分公司财务部总经理/分管领导出纳

管领导

开始

提交生产计划表、是是是是审核并付

付款申请单和采审核审核审核审核

款

购合同

否否否否

退回

结束

图4-1京信通信系统控股有限公司设备采购审批优化流程

采购部门：采购部申请人在公司SAP系统填写付款申请，如实填写付款事

项、时间、原因，确定资金金额合理性，确保合同、发票信息准确、且对方公

司已将商品所有权上的主要风险和报酬全部转移给我方。同时，上传合同扫描

件及发票信息。确认付款事项按合同进行。还要确保所提供资料真实、充分。

采购部经理：核实采购部申请人的申请是否属实，核实该付款事项是否符

合预算标准，审核付款事项是否按合同规定执行，并把控本部门和分公司的费

用资金情况等。

分公司财务部：审查前端审核流程是否符合规定，检查发票是否真实、合

法合规，核对发票、入库单相关信息是否与经办人所提供资料相一致，判断所

付款项是否合理。

总部财务部/分管领导：审核原始凭证金额、时间等信息，判断付款事项是

否符合公司财务制度，是否按合同执行，评价该付款事项是否有相关风险等。

总经理／分管领导：判断该项付款对后期公司经营可能造成的影响，判断

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该事项是否和公司的经营政策相适应等。

出纳：检查审核流程是否已经完毕，核对金额、客户名称、银行账号是否

正确，制单付款。

4.2对于付款审批流程较冗长优化设计

由于京信通信在国内拥有30多家分支机构，会使得总部工作繁杂，所以公

司高层领导不应该把主要时间放在付款审批流程上，而是把精力放在公司如何

存活、资金如何使用分配等战略上。因此对于简单、重要性不强的付款审批流

程，只需要告知高层领导即可。因此，可以将付款审批流程做以下调整：

京信通信系统控股有限公司的设备采购审批优化流程

总部财务部/分

采购部门采购部经理分公司财务部总经理/分管领导出纳

管领导

开始

知悉

提交生产计划表、是是是审核并付

付款申请单和采审核审核审核

款

购合同

否否否

退回

结束

图4-2京信通信系统控股有限公司的设备采购审批优化流程

财务部门的三次审批：第一层审批是由分公司的财务部门进行审批签字；

第二层审批是由总部财务部门进行审批签字；第三层审批是公司法人知悉业务

内容并付款签字。

4.3对于日常经营费用申请付款审批缺乏高层审批控制和对于金

额大小无区分审批流程问题的优化设计

根据日常经营费用付款审批流程存在的问题，公司可以做出以下改进：

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京信通信系统控股有限公司的日常经营费用付款审批优化流程

总部财务部/分

经办人部门经理分公司财务部总经理/分管领导出纳

管领导

开始

提交生产计划表、是是是是审核并付

付款申请单审核审核、制单审核审核

款

否否否否

退回

结束

图4-3京信通信系统控股有限公司的日常经营费用审批优化流程

首先，增加了高层财务人员对日常经营费用的审批审查流程，既让各部门

的权力不那么集中，也能让高层对各部门项目进行管理控制，让部门、上下级

之间相互制衡。但在此过程中公司高层不可能事无巨细，所有事情都揽过来做。

这时，对于预算内的款项，公司应当根据金额大小区分其重要性，根据款项的

大小下放审批权限，如图4-4：

图4-4京信通信系统控股有限公司的采购流程图

对于京信通信公司来说，一般认为，公司日常费用开支小于2万元为告知

型，大于2万元为批准型；固定资产购置等大宗付款，小于20万元为告知型，

大于20万元为批准型。

根据预算内的款项和其重要性，可将公司采购行为粗略分成日常费用开支

和固定资产购置支出。对于2万元以内的日常费用开支，由部门经办人员经办，

报部门经理、分公司财务部门审核，对于高层只需抄送知悉即可。2万元以上的

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