湖南华熙财务管理有限公司员工借支管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u183641湖南华熙财务管理有限公司介绍 湖南华熙财务管理有限公司员工借支管理制度优化设计湖南华熙财务管理有限公司介绍湖南华熙财务管理有限公司成立于2013年05月06日，是一家企业咨询服务公司。注册地址位于湖南长沙高新开发区麓谷大道627号新长海麓谷中心A-1栋加速生产车间8层807室。公司企业类型为有限责任公司，属于商业服务类。其经营范围包括：企业财务咨询服务（不含金融、证券、期货咨询）；代理记账服务（限分支机构）；税务顾问（限分支机构）；企业管理服务；会计咨询等。股东会股东会董事会董事长监事会总经理行政总监财务总监营销总监行政部财务部市场部企划部人力资源部图1华熙财务岗位分布图湖南华熙财务有限公司管理组织相对完整，上设一个股东会，下设三个三个职位分别是董事会，董事长，监事会，董事长下设5个平行部门，分别是行政部，人力资源部，财务部，市场部，企划部。企划部主要是根据各个部门制定生产销售计划，使之产销结合更合理。行政部主要负责对接客户以及企业各部门职工的招聘与考量。市场部主要是为公司制定年度营销目标计划且制定产品企业策略。人力资源部主要是为公司招揽优秀人员，组织各项培训。湖南华熙财务管理有限公司员工借支制度存在的问题湖南华熙财务管理有限公司是一家组织机构较为完善的公司，各部门也是秉持着公司业务需求而设置，各部门互相渗透，各部门职能有序分配，但由于公司的规模以及流动人员会导致公司借支方面出现一系列问题，为了后期公司更好的发展，就要务必着重解决公司的财务细节问题。2.1员工借支管理不规范2.1.1员工借支范围不明确湖南华熙财务管理有限公司没有明确允许办理员工借支的范围。由于公司一般员工流动性较大，不少员工入职后有三个月试用期，在试用期期间，员工分配的任务可能需要出外勤办理工商、税务等业务，支付部分小额的经办费、资料费，以及交通伙食费用，部分员工因工作时间不长，需要向公司预借款。但由于试用期员工流动性太大，其中有部分员工未到转正期就提前离职，甚至未按正规手续办理离职手续，而试用期工资较低，不能覆盖借支金额，导致了部分借支款无法及时报账收回而形成坏账。正式员工中，也存在累计借支金额较大，借支时间较长，但仍不断新增借支的情况。长此以往，这部分借支金额占用公司的资金，影响了公司的正常运转。2.1.2员工借支用途不明确员工借支用途一般包括：差旅费，备用金和需要预支现金的其他零星支出。湖南华熙财务管理有限公司往往出于对于员工的信赖，对于公司的借支用途审核过于草率。由此产生坏账。在某些特殊情况下，员工因私需办理借支，借不应该用于员工的贷款买房，买车，个人消费等。华熙财务公司员工的借支用途往往不是因为事实理由而去借款，比如员工a因为自己的个人消费去借款却以贷款买车为由向公司提出借款为获取更高的额度，且因为公司的借支用途不够明确，员工可以随意向公司提出借支请求。由于借支管理的疏忽与随意，导致公司资金损失与不合理占用，给公司利益带来损耗。2.2员工备用金管理不完善备用金按借款对象分为两种类型，一种是企业拨付给非独立核算单位开支的借款，一项是暂借员工的差旅费、零星采购、零星开支等。在特殊时候，员工往往会因为不可抗力事情而缓交备用金，备用金额度高且期限长。这种状况一会增加企业的资金成本，二会增加了坏账风险，很大一笔钱会因为很长一段时间无法收回。究其原因是在于对备用金的管理制度不够完善。2.3员工借支报销审核手续不严往往很多公司为了追求方便快捷，从而忽视了报销单据的财务细节，又或者部门的简写。报销单作为公司的原始凭证且原始凭证作为事项发生的最直接的证明文件，并要求在书写上须要细致和规范。因为员工对原始凭证的审核意识不强，导致员工的报销金额与实际金额不一致，缺少财务数据的真实性。借款审批流程严格遵守“前账未清，后账不借”的原则。2.4员工借支归还管理不到位员工在向公司借支的时候，实际借款后因不可抗力无法收回且员工以离职情况。由于公司欠缺对员工的偿债能力分析，导致公司产生一比无法收回的坏账，也使公司管理处于被动状态。3湖南华熙财务管理有限公司员工借支制度的优化设计为了加强公司的内部管理，规范公司员工借支的各种借支款项，提高资金的良好使用效率，特设定以下借支管理制度优化。3.1完善员工借支的管理规定3.1.1明确允许办理借支的员工范围为了减少试用期员工借支无法正常收回，累计借支员工长期不归还的现象，公司应制定允许借支的员工范围。对于试用期员工，原则上不允许办理借支。如果因业务需要不得不办理借支，则应由该试用期员工所在部门的负责人，或其他主管人员对其借支进行担保，若后期该员工因离职未及时收回借支，则由其担保人承担还款责任。因公借支的，业务办理完结后一周内应及时办理报账还款手续，若未按规定办理，则不予再新办借支。3.1.2严格规定员工借支用途公司根据借支用途一般可以分为因公借支、个人借支。因公借支一般是指差旅费，物资采购、年会等其他特殊专项且不便公司账户直接输出的款项。①差旅费费用为2000元以下的，可以让员工自己先垫付，返回公司凭发票到公司办理报销。3000元以上4500元以下的，公司给予实际金额基础上再加20%。出差费用5000元以上的，公司视情况而定预支费用。②需预支现金的其他零星费用包括员工因外出培训、去见客户所产生的费用，以及公司承担的各类资料费、办公用品费、日常零星业务招待、公司的固定业务的各项支出。员工因私一般情况下是不允许借支，若因重大家庭困难或个人困难需要办理借支的，由个人出据资料证明，向公司财务部分申请，并由总经理决定是否允许借出。3.2规范员工备用金管理3.2.1建立备用金审批机制图2备用金申请流程图如上图，公司应建立备用金审批机制，且备用金必须要做到“专款专用，专人负责”。负责备用金的人员需将备用金账户管理的情况上报公司。做好按月结清，负责人应当在每月10号之前结清备用金账户，将备用金的收支情况做表发给行政部。备用金要做到定期清查，不得出现白条抵账。3.2.2控制备用金借支额度公司应明确备用金的使用场景和借支额度，严格控制支付范围。员工向公司预支工资，因根据预支原因的实际情况预支，一般预支金额不得超过本人当前（当月累计未发）工资的50%，不得超过当前底薪的40%，且最高限额为2500元。采购人员借取备用金借款应按照“10日内借款金额小于等于15000元”的原则，各项目部备用金借款合计不超过4000元。差旅费预支备用金额度，大致等于本次出差机票、车票、酒店等，可以根据公司差旅费的标准予以核实备用金额度。业务部新员工额度不得超过2000元，资深业务员额度不得超过5000元，经理最高额度不得超过10000元。在规定额度以内的，由业务部经理和财务进行审批，超过额度标准须由总经理审批。如果备用金使用人是个人，备用金出纳至少每月与未结清的使用人进行沟通，核对每月备用金的金额，同时督促对方及时结清备用金。3.3加强员工借支报销审批工作3.3.1规范员工借支报销审批流程提高审批效率的第一步就是梳理流程，明确各个审批环节人员的权限与责任加之梳理公司各层面的组织架构，整治现有审批人员所存在的不规范审批行为，规范现有审批制度，重新制定审批相关规定，严格加强不相容职务分离的管控，加强审批人员的法律意识及自身素质，设置不同级别审批人员权限与责任，要求其严格按照公司规定进行授权审批。3.3.2完善借支报账审核手续员工在办理借款报销时应按要求认真填写报销单，交相关人员审核。经办人填写报销单的同时需附上实际业务的原始凭证。其金额大写要准确，部门、日期、内容、合计数以及审批人员的签章。金额处不能留有空白，要写到元、角、分。会计有权拒绝书写不规范的报销单，在此工作中如有因书写不规范的报销单给公司带来损耗，由会计承担。对于日常报销，办理人职责应同日常费用报销，遵守“实事求是，准确无误”的原则。会计职责应将报销单据落实到位，了解单据的来龙去脉，核实报销单据是否属实。对于差旅费报销，首先填写出差申请表，写明出差人员、部门、职务、申请日期、到达地点、预计出差数、预计借款金额。必须在三个工作日内完成报销手续。会计职责应当同日常费用核算，并及时了解出差人员的出差情况。图3借支审核流程图3.4建立员工借支逾期还款监督和处罚制度3.4.1利用互联系统建立员工借支监督体系图4电子审批系统创建流程图随着互联网的深入，大数据时代也与财务有着密切的联系，而大数据时代的到来，也让其原本复杂的财务工作带来了高效率的发展。从纸质凭证到电子凭证，可以让身处外地的出差人员等得到更好的借支便利及体验感。由此给公司带来大大的便利和高效的运转。3.4.2制定逾期还款处罚规定对于未按照借支审批流程程序审批的，出纳擅自借支给员工，后期导致成为一笔坏账，根据借出的金额处以5%的处罚；总账会计处以2%的处罚；相关人员处以1%的处罚；对于借支金额超出规定的借支，除经理特批的除外，给予总账会计1000元的罚款，相关人员给予500的罚款。若员工于出差返回七日内日未办理报销手续，可视情况而定，如若当真因为特殊原因而致，可酌情原谅，如若不是，处以100的罚款。若在一个月内未还，根据申请单上的金额处以日息2%的处罚，以示警告。若超过一个月未还，根据申请单上的金额处以5%的处罚且不再准予借支。图5借支逾期处罚流程图4小结一个有效且强有力的借支制度会直接影响到公司各项业务活动的效率以及质量，每位审批人及公司每位员工都应做好流程的了解及认真严格遵守流程审批的规则，执行共同认可的规则，可以降低团队沟通和整体运营成本。该借支制度实