会计入门：全面透析现金管理及会计电算化管理制度

会计入门：全面透析现金管理

现金是一种无法产生盈余的资产，但是为了满足日常营运的需要，企业必须在任何时刻都持有适量的现金。

除了应付日常的业务活动之外，企业也需要拥有足够的现金以防不时之须、掌握商机，以及偿还贷款。

因此，企业必须有一套管理现金的方法，正确掌握在一段时间内，必须持有的现金数额。现金预算是每个企业都得做的功课，以衡量企业在这段时间内的现金流入量与流出量。

一般而言，企业会编制未来六个月到十二月的现金预算，再针对一个月编制更为详尽的每周或每日预算。每月预算可以规划现金收支，而每周或每日预算则用来控制实际的现金收支。目录一、 现金核算 3出纳日常货币资金核算的内容 3现金的核算（一） 3现金的核算（二） 3现金的核算（三） 3现金的核算（四） 3二、 现金会计处理 4备用金的分录处理 5现金日记账的启用 4多栏式现金日记账和银行存款日记账的处理 5现金日记账的核对 5三、 现金管理 6货币资金管理有哪些控制重点 9企业如何加强现金管理 9现金库存的管理 9库存现金限额如何管理 9四、 现金管理制度 10现金保管制度 12日清月结制度 12钱账分管制度 12现金清查制度 12现金开支审批制度 12单位内部现金管理制度内容 12现金付款业务的详细内容 12五、 现金管理百科 12现金管理概述 12现金管理的原则 12库存现金限额 12什么是现金收支手续 12什么是坐支？坐支是否一律禁止？ 12六、 现金管理常见问题 12出纳人员对残缺货币的正确处理 12怎样区别定金、订金、押金 12取款时的注意事项 12出纳对货币资金的处理实例 12现金的提取具体程序以及注意事项 12现金、现金等价物、货币资金、货币性资产的区别 12现金核算\o"出纳日常货币资金核算的内容"出纳日常货币资金核算的内容（1）办理现金收付，审核审批有据。严格按照国家有关现金管理制度的规定，根据稽核人员审核签章的收付款凭证，进行复核，办理款项收付。对于重大的开支项目，必须经过会计主管人员、总会计师或单位领导审核签章，方可办理。收付款后，要在收付款凭证上签章，并加盖“收讫”、“付讫”戳记。（2）办理银行结算，规范使用支票。严格控制签空白支票。如因特殊情况确需签发不填写金额的转帐支票时，必须在支票上写明收款单位名称、款项用途、签发日期，规定限额和报销期限，并由领用支票人在专设登记簿上签章。逾期未用的空白支票应交给签发人。对于填写错误的支票，必须加盖“作废”戳记，与存根一并保存。支票遗失时要立即向银行办理挂失手续。不准将银行帐户出租、出借给任何单位或个人办理结算。（3）认真登日记帐，保证日清月结。根据已经办理完毕的收付款凭证，逐笔顺序登记现金和银行存款日记帐，并结出余额。现金的帐面余额要及时与银行对账单核对。月末要编制银行存款余额调节表，使帐面余额与对帐单上余额调节相符。对于末达帐款，要及时查询。要随时掌握银行存款余额，不准签发空头支票。（4）保管库存现金，保管有价证券。对于现金和各种有价证券，要确保其安全和完整无缺。库存现金不得超过银行核定的限额，超过部分要及时存入银行。不得以“白条”抵充现金，更不得任意挪用现金。如果发现库存现金有短缺或盈余，应查明原因，根据情况分别处理，不得私下取走或补足。如有短缺，要负赔偿责任。要保守保险柜密码的秘密，保管好钥匙，不得任意转交他人。（5）保管有关印章，登记注销支票。出纳人员所管的印章必须妥善保管，严格按照规定用途使用。但签发支票的各种印章，不得全部交由出纳一人保管。对于空白收据和空白支票必须严格管理，专设登记簿登记，认真办理领用注销手续。（6）复核收入凭证，办理销售结算。认真审查销售业务的有关凭证，严格按照销售合同和银行结算制度，及时办理销售款项的结算，催收销售货款。发生销售纠纷，贷款被拒付时，要通知有关部门及时处理。现金会计处理\o"现金日记账的启用"现金日记账的启用现金日记账是各单位重要的经济档案之一，为保证账薄使用的合法性，明确经济责任，防止舞弊行为，保证账簿资料的完整和便于查找，各单位在启用时，首先要按规定内容逐项填写“账簿启用表”和“账簿目录表”。在账簿启用表中，应写明单位名称、账簿名称、账簿编号和启用日期；在经管人员一栏中写明经管人员姓名、职别、接管或移交日期，由会计主管人员签名盖章，并加盖单位公章。在一本日记账中设置有两个以上现金账户的，应在第二页“账户目录表”中注明各账户的名称和页码，以方便登记和查核。现金日记帐通常由出纳人员根据审核后的现金收、付款凭证，逐日逐笔顺序登记。登记现金日记账的总的要求是：分工明确，专人负责，凭证齐全，内容完整，登记及时，账款相符，数字真实，表达准确，书写工整，摘要清楚，便于查阅，不重记，不漏记，不错记，按期结账；不拖延积压，按规定方法更正错账等。具体要求是：（1）根据复核无误的收、付款记账凭证记账。现金出纳人员在办理收、付款时，应当对收款凭证和付款凭证进行仔细的复核，并以经过复核无误的收、付款记账凭证和其所附原始凭证作为登记现金日记账的依据。如果原始凭证上注明“代记账凭证”字样，经有关人员签章后，也可作为记账的依据。（2）所记载的内容必须同会计凭证相一致，不得随便增减。每一笔账都要记明记账凭证的日期、编号、摘要、金额和对应科目等。经济业务的摘要不能过于简略，应以能够清楚地表述业务内容为度，便于事后查对。日记账应逐笔分行记录，不得将收款凭证和付款凭证合并登记，也不得将收款付款相抵后以差额登记。登记完毕，应当逐项复核，复核无误后在记账凭证上的“账页”一栏内做出“过账”符号“√”，表示已经登记入账。（3）逐笔、序时登记日记账，做到日清月结。为了及时掌握现金收、付和结余情况，现金日记账必须当日账务当日记录，并于当日结出余额；有些现金收、付业务频繁的单位，还应随时结出余额，以掌握收、支计划的执行情况。（4）必须连续登记，不得跳行、隔页，不得随便更换账页和撕去账页。现金日记账采用订本式账簿，其账页不得以任何理由撕去，作废的账页也应留在账簿中。在一个会计年度内，账簿尚未用完时，不得以任何借口更换账簿或重抄账页。记账时必须按页次、行次、位次顺序登记，不得跳行或隔页登记，如不慎发生跳行、隔页时，应在空页或空行中间划线加以注销，或注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员盖章，以示负责。（5）文字和数字必须整洁清晰，准确无误。在登记书写时，不要滥造简化字，不得使用同音异义字，不得写怪字体；摘要文字紧靠左线；数字要写在金额栏内，不得越格错位、参差不齐；文字、数字字体大小适中，紧靠下线书写，上面要留有适当空距，一般应占格宽的二分之一，以备按规定的方法改错。记录金额时，如为没有角分的整数，应分别在角分栏内写上“0”，不得省略不写，或以“一”号代替。阿拉伯数字一般可自左向右适当倾斜，以使账簿记录整齐、清晰。为防止字迹模糊，墨迹未干时不要翻动账页；夏天记账时，可在手臂下垫一块软质布或纸板等书写，以防汗浸。（6）使用钢笔，以蓝、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔（银行复写账簿除外）或铅笔书写。但按照红字冲账凭证冲销错误记录及会计制度中规定用红字登记的业务可以用红色墨水记账。（7）每一账页记完后，必须按规定转页。为便于计算了解日记账中连续记录的累计数额，并使前后账页的合计数据相互衔接，在每一账页登记完毕结转下页时，应结出本页发生额合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行的有关栏内，并在摘要栏注明“过次页”和“承前页”字样。也可以在本页最后一行用铅笔字结出发生额合计数和余额，核对无误后，用蓝、黑色墨水在下页第一行写出上页的发生额合计数及余额，在摘要栏内写上“承前页”字样，不再在本页最后一行写“过次页”的发生额和余额。（8）现金日记账必须逐日结出余额，每月月未必须按规定结账。现金日记账不得出现贷方余额（或红字余额）。（9）记录发生错误时，必须按规定方法更正。为了提供在法律上有证明效力的核算资料，保证日记账的合法性，账簿记录不得随意涂改，严禁刮、擦、挖、补，或使用化学药物清除字迹。发现差错必须根据差错的具体情况采用划线更正、红字更正、补充登记等方法更正。现金管理\o"现金管理的最佳境界"现金管理的最佳境界（一）最佳的现金结存余额学过财务管理的人肯定知道，一个公司在任何时候都要保留一定的现金结存额，这是为了满足三方面的动机：即交易动机、预防动机和投资动机。不管是哪一种动机，其实就是同一个目的，即保证公司在任何需要的时候有随时可动用的现金资产。所以问题的关键在如何能使公司的现金随用随有。传统的解决办法是公司在帐上随时保留足够的现金结存。但公司持有现金是有成本的，主要有三方面成本：管理成本、短缺成本和机会成本。管理成本是指公司对结存现金资产进行管理而支付的代价，这一成本与公司现金结存水平没有明显的关系。短缺成本是由于公司缺乏必要的现金资产而使公司蒙受的损失，比如丧失折扣优惠等。机会成本是指公司由于保持现金结存而放弃的一些获利机会，比如进行高收益投资等。当公司有远大的发展前景而不能使用作为备用的结存现金时，持有现金的机会成本是相当大的。保证公司的资金随用随有的另一种解决办法是不结存现金，借用银行的钱。世界上有许多知名公司已经达到了这种现金结存的最佳境界，它们或者保持零现金结存额，或者甚至为负现金结存额。在美国，越来越多公司的执行财务总裁（CFO）反对高的现金结存。贝尔公司的执行财务总裁fredsalerno就表示："合适的现金结存水平就是零，公司不能靠存储现金结存来赚钱。"美国的一家会计公司（pricewaterhousecoopers）设计了一套公司最佳现金持有量的记分榜。在这套记分榜中，主要运用了两个概念：一是现金缺额，即公司实际的现金结存水平与根据现金流出和现金流人需要量计算出的最小应持有现金结存水平之间的差额；二是公司现金结存满足营运开支的平均天数，（用doehic来表示）。该公司在对550家的上市公司进行现金结存水平分析后发现：几乎所有的工业公司的doehic水平明显低于它们以往的记录。在电信业中，贝尔公司的doehic只有10天，世界通信公司为12天。虽然要接近冬现金结存是一个非常艰难的目标，但是许多公司都在向此目标努力。美国亚特兰大市的一个家具零售商haverty公司的执行财务总裁dennisfink让表示：他宁愿给股东以公司负债经营的印象，也不想便公司储存过多的现金。在这项调查中还发现，保持低现金结存额的公司往往能保持高的收益回报率。以wickes公司（木制品专业零售商）为例，它的现金缺额为-98%，即平均现金结存额只拥有其必需总额的2%.在1999年，wickes公司的投资回报率为14.5%，而其竞争者wolohanlumber公司的投资回报率仅9%.保持低的现金结存额的前提条件是要有银行的支持。由此可见，与银行保持很好的信贷关系显得尤其重要。记分榜的设计者ericwright认为，公司之间不同的现金缺额和doehic，定量地反映了公司管理者对银行系统的信心之间的差异。现金结存少于最小必须值（现金缺额为负值），说明了公司有这样的信心，即无论在困难还是兴旺时期，银行都将会给公司提供贷款。而大量的正现金缺额，则显示了公司管理层担心在困难时期将被银行抛弃。wickes公司的财务长jimhopwood认为：零现金结存和负现金缺额反映了他的信条，那就是公司尽最大努力来提高信用等级，同银行建立非常良好的借贷关系，由于极高的还款率、良好的还贷续借协议和及时有效的归还贷款计划，以后银行还会再继续贷款支持他们。由于与银行建立贷款协议，公司的执行财务总裁就不必为短期现金流转的波动而操心，银行将会弥补高峰期的现金短缺，从而使执行财务总裁有更多的时间来考虑诸如：存货标准、资金支出以及其他具有战略意义的事情。（二）最佳的现金使用效率在公司的现金结存应保持多少的问题上，我们己经有了明确的答案，即在宏观和微观条件允许下，尽量借用银行的钱来保证公司任何时候的资金需要。接下来的问题是：公司如何在规定的现金结存水平上尽可能地减少贷款额或贷款期限，从而减少贷款利息开支，获得最大的利润，也即如何把从银行借来的钱得到最充分的利用。这个问题我们可以通过现金缺口的分析来解决。现金缺口（cashgap）最初是由美国田纳西州vanderbilt大学欧文学院的germainboer教授提出的，指从购买物资及服务而支付现金至销售商品和服务而收回现金之间的时间间隔。需要指出的是，前面提到的现金缺额与这里的现金缺口是两个不同的概念。现金缺额是一个数量概念（有多少现金短缺额），而现金缺口则是一个时期概念（现金短缺的时期有多长）。现金缺口可以用公式表示如下：现金缺口=存货周转天数+应收帐款收款期-应付帐款付款期在现金缺口中，公司需要贷款才能正常运作。现金缺口越长，意味着公司需要贷款的时间越长，也就会使公司支付越多的利息。假定离特化工公司每年的存货周转率为6，也即存货周转天数为60天。应付帐款期限平均为30天，应收帐款收款期为60天，则现金缺口应从应付帐款付款期结束开始，到应收帐款收款结束为止，此例中为90天。现金缺口的大小将会直接影响公司的利润。假设离特化工公司年销售收人为7.3亿元，其毛利为销售额的40%.如果贷款年利率为8%，现金缺口中每天席要消耗公司96，000元的资金。简单的计算方法为：公司每天的销售收入为200万元（7.3亿元/365天），销售成本为销售收人与毛利的差额，即每天120万元（200x60%）。现金缺口为90天，为了支付此90天的支出，公司需贷款90x120万元=1.08亿元。8%年利率的利息总额为864万元，以90天平均，每天为96，000元。也就意味着：如果公司能设法仅仅缩短一天的现金缺口，那么它的税前利润将会增加96，000元。公司有三种方法可以缩短现金缺口：（1）延长采购存货的应付帐款付款期。虽然各个行业的应付帐款付款期浮动范围不会太大，但公司还是可以在不影响信誉的情况下尽量延长付款期。（2）缩短应收帐款收款期。公司越是能迅速地收回出售商品的应收帐款，其现金缺口就越短。（3）加快存货周转期。公司存货周转越快，所需现金越少。管理者们都知道应收帐款期和应付帐款期对现金缺口的影响，但很难直接领会到加快存货周转对现金缺口的影响。其实，缩短现金缺口的前两种方法都是受环境和行业惯例的限制的：在激烈的竞争环境下，公司为了促销，不能过分限制应收帐款的期限；为了保持公司的信誉，也不能拖延应付帐款的付款期。只有缩短存货周转天数很少受外围，因素的影响，纯展公司的内部管理问题。所以，为了缩短现金缺口，任何公司都应该加强对存货的管理。如离特化工公司在其他条件都没有发生变化的情况下，仅将其存货周转天数缩短为原来的1/6，可使现金缺口缩短整整50天，由原来的40天变为现在的40天。存货周转期的缩短直接使年贷款利息下降480万元（50天x96，000元/天）。可见存货周转天数的缩短可以便利润提高。（三）对我国的启示通过以上的分析，我们可以发现公司现金管理的最佳境界是：一方面应充分利用银行贷款来减少现金结存水平以增大投资力度；另一方面，在保持公司低现金结存水平的基础上缩短公司的现金缺口。那么，我国的一些公司能否达到这一境界呢？1.中国的公司是否也可以采取低的现金结存水平来实现快速增长呢？我们不能忽略现金结存管理的三大基础因素：公司是否有能力准确预订现金流转需求；公司应急举债能力有多大；管理人员调控资金的能力大小如何。上述三点，在美国许多公司可能不存在问题，但对中国的大部分公司管理人员来说就存在一些困难。换句话说，公司管理人员的素质和同银行的关系决定了我国公司现金结存的水平。我们赞成那些具有高素质管理阶层、信用等级优良的公司采用低现金结存来实现扩张，为打入世界市场而努力。而对大多数国内公司来说，必须解决以下几点：（1）改变思想观念。国内由于传统自力更生观念的影响，当公司赢利较好时，大多依赖自身现金结存来实现扩张，对用银行贷款来扩张的观念比较淡薄。然而公司管理者应该认识到：银行不仅是没钱时贷款、有钱时存款的地方，更应成为有钱时也贷款的机构。（2）需要提高研发和技术力量。由于大多数公司产品更新换代速度慢、技术含量低以及质量波动大，在进入买方市场后，库存周转缓慢，保持低水平的现金结存不仅不会实现公司的增长，反而会将公司抵人破产的境地。（3）管理者素质还须提高。大多数公司财务主管缺乏对公司全局的把握。陷入困境时大多依赖政府设法解困；而销售增长较快时，却不能加大投资和研发力度来把握机会。因而，管理者素质成为公司发展的瓶颈问题。（4）还须改善同银行间的关系。要使银行信赖你，关键的是你要按照协议规定完成还款计划。而银行应有选择地对有前途的公司进行贷款，让公司把握时机，实现大的发展，不要仅仅着眼于其目前的状况。2.中国的公司能否使自己的现金缺口很小甚至为负呢？就我国目前的情况来看，各公司之间拖欠帐款的情况比较严重，还有大量的三角债存在，在这样的环境下，如何缩短应收帐款的收款期尤为重要。我们可以对客户的资信进行评估，对不同信用等级的客户制定不同的销售政策和应收帐软管理政策；可以建立催讨制度，还可以进行应收帐款抵借、应收帐款让售等，我到适合自己的方法缩短收款期，减少资金占用，缩短现金缺口。加快存货周转在我国显得尤为重要。目前大多数公司管理人员并没有意识到存货周转对现金缺口的重要性，也就不会去刻意加强这方面的管理，其实最有挖掘潜力的恰恰是存货周转方面。在存货管理上，一方面应减少存货额，另一方面在既定的存货额基础上加快存货的周转率。在减少存货方面，日本的适时生产（justintime）确实给我们很大的启发。我们做不到零存货，可以努力使存货减到最少，要做到这一点，必须要有相应配套的管理措施：（1）要与销售和供应或生产环节配合密切；（2）要配备高素质的人员管理存货；（3）要有严格的奖惩制度。另外，我国的网络经济发展迅速，也对缩短存货周转期有一定的促进作用。公司可以根据网上的信息调整库存量。当然，凡事都是说起来容易做起来难，我国各方面条件还不很完善，公司要达到这种完美的境界也不是单单通过公司的努力就能达到的，而是要从宏观和微观两方面着手。虽然财务管理的最佳境界很难一步到位，但只要我们朝着理想的目标努力，情况还是会大有改观的。现金管理制度\o"现金管理制度"现金管理制度第一章总则第一条为加强现金管理，规范现金结算行为，根据国家《现金管理暂行条例》，结合本公司实际情况，特制定本制度。第二条本制度适用于公司总部及所属分公司、子公司。第二章现金支出管理第三条开户单位可以在下列范围内使用现金：1.职工工资、津贴，个人劳务报酬。2.根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金。3.各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出。4.向个人收购农副产品和其他物资的价款。5.出差人员必须随身携带的差旅费。6.结算起点以下的零星支出。7.中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。第四条前款结算起点定为1000元。结算起点的调整，由中国人民银行确定，报国务院备案。第五条超过使用现金限额的部分，应当以支票或者银行本票支付；确需全额支付现金的，经开户银行审核后，予以支付现金。第六条转账结算凭证在经济往来中，具有同现金相同的支付能力。在销售活动中，不得对现金结算给予比转账结算优惠待遇；不得拒收支票、银行汇票和银行本票。第七条开户银行应当根据实际需要，核定开户单位3~5天的日常零星开支所需的库存现金限额。第三章现金收入控制的集中银行方法第八条集中银行，是指通过设立多个策略性的收款中心来代替通常在公司总部设立的单一收款中心，以加速账款回收的一种方法。其目的是缩短从顾客寄出账款到现金收入企业账户这一过程的时间。1.具体做法是：（1）企业以服务地区和各销售区的账单数量为依据，设立若干收款中心，并指定一个收款中心（通常是设在公司总部所在地的收账中心）的账户为集中银行。（2）公司通知客户将货款送到最近的收款中心而不必送到公司总部。（3）收款中心将每天收到的货款存到当地银行，然后再把多余的现金从地方银行汇入集中银行--公司开立的主要存款账户的商业银行。2.设立集中银行主要有以下优点：（1）账单和货款邮寄时间可大大缩短。账单由收款中心寄给该地区顾客，与由总部寄发账单相比，顾客能较早收到账单。顾客付款时，货款邮寄到最近的收款中心，通常也比直接邮往总公司所需时间短。（2）支票兑现的时间可缩短。收款中心收到顾客汇来的支票存入该地区的地方银行，而支票的付款银行通常也在该地区内，因而支票兑现较方便。3.但集中银行也有如下缺点：（1）每个收款中心的地方银行都要求有一定的补偿余额，而补偿余额是一种闲置的不能使用的资金。开设的中心越多，补偿余额也越多，闲置的资金也越多。（2）设立收款中心需要一定的人力和物力，花费较多。所以，财务主管在决定采用集中银行时，不可忽略这两个缺陷。第四章现金收入控制的锁箱系统方法第九条锁箱系统是通过承租多个邮政信箱，以缩短从收到顾客付款到存入当地银行的时间的一种现金管理办法。采用锁箱系统的具体做法是：（1）在业务比较集中的地区租用当地加锁的专用邮政信箱。（2）通知顾客把付款邮寄到指定的信箱。（3）授权公司邮政信箱所在地的开户行，每天数次收取邮政信箱的汇款并存入公司账户，然后将扣除补偿余额以后的现金及一切附带资料定期送往公司总部。这就免除了公司办理收账、货款存入银行的一切手续。第十条采用锁箱系统的优点是大大地缩短了公司办理收款、存款手续的时间，即公司从收到支票到完全存入银行之间的时间差距消除了。这种方法的主要缺点是需要支付额外的费用。由于银行提供多项服务，因此要求有相应的报酬。这种费用支出一般来说与存入支票张数成一定比例。所以，如果平均汇款数额较小，采用锁箱系统并不一定有利。第十一条企业是否采用锁箱系统方法，要看节约资金带来的收益与额外支出的费用哪个更小。如果增加的费用支出比收益小，则可采用该系统；反之，就不宜采用。第五章现金盘点制度第十二条企业应定期组织库存现金的盘点，通常包括对已收到但未存入银行的现金、零用金等的盘点。盘点库存现金的步骤是：1.在进行现金盘点前，应由出纳员将现金集中起来存入保险柜。必要时可以加封，然后由出纳员按已办妥现金收付手续的收付款凭证逐笔登账，如企业现金存放部门有两处或两处以上者，应同时进行盘点。2.由出纳员根据现金日记账结出现金余额。3.盘点保险柜的现金实存数，同时编制"库存现金盘点报告表",分币种面值列示盘点金额。4.资产负债表日后进行盘点时，应调整至资产负债表日的金额。5.盘点金额与现金日记账余额进行核对，如有差异，应查明原因，并作出记录或适当调整。第十三条若有冲抵库存现金的借条、未提现支票、未作报销的原始凭证，应在"库存现金盘点报告表"中注明或做出必要的调整。第六章现金预算制度第十四条现金预算是良好现金流量管理的一个非常重要的部分。现金预算要做好以下几个方面：1.确保在需要现金时有可供使用的现金。2.在正常时期识别出现金短缺，以采用适当的补救措施。3.发现多余现金，在必要时将它们转移投资到可以赚取满意回报的地方。第十五条现金预算是用预定数字编制的，它记录该月将要流进或流出的现金。为了做到这一点，应将供应者或客户允许的信贷期限考虑在内。例如本月出售了商品或本期应收到股息等本身并不真正要紧，要紧的是什么时候能真正从销售或股利中收到这笔现金。因而，非现金科目就不包括在现金预算内。第十六条现金预算仅涉及该期现金的实际流入和流出，即现金的实际物理运动。然而，交易与损溢账户涉及那些未包括在现金预算中的科目，也要予以特别关注。`会计电算化工作程序图①原始凭证③记帐凭证凭证⑤帐务处理凭证⑦审核⑧调整存档④①原始凭证③记帐凭证凭证⑤帐务处理凭证⑦审核⑧调整存档④审核凭证⑥打印凭证②审核注1、图中③为直接上机填制记帐凭证，④则为审核人员上机审核记帐凭证，⑥为打印已在电脑中记帐的已审核记帐凭证，并及时粘贴原始凭证，经核对无误后，整理存档；2、会计人员主要分工为制单、审核和档案管理人员；3、各工作人员根据各种规章制度要求，并本着会计工作职业道德要求认真执行相关工作。8`帐务流程图修改凭证A录入凭证B审核凭证月初修改凭证A录入凭证B审核凭证月初存在问题？存在问题？F帐表核对E会计报表存在问题？G结帐制单人员审核人员制单人员审核、制单人员制单人员审核、制单人员会计主管制单、档案管理人员D对帐存在问题？C记帐F帐表核对E会计报表存在问题？G结帐制单人员审核人员制单人员审核、制单人员制单人员审核、制单人员会计主管制单、档案管理人员D对帐存在问题？C记帐H档案管理8`会计报表系统业务流程图自动取数填制凭证审核凭证记帐其他明细表营业成本明细表管理费用明细表利润及利润分配表资产负自动取数填制凭证审核凭证记帐其他明细表营业成本明细表管理费用明细表利润及利润分配表资产负债表财务分析指标现金流量表财务报告分析填列8¦会计电算化管理制度一、电算化岗位责任根据财税部门有关电算化管理规章制度及公司的管理核算特点，为稳妥高效地开展会计电算化工作，公司财务部设置以下工作岗位：财务经理对公司电算化发展方向、规模及重大硬件、软件的使用及应用项目进行决策，领导各财务人员高质量、高效率、稳定地开展会计电算化工作。会计主管1、积极配合财务经理的工作，制订公司电算化发展规划及管理制度等，为财务经理提供相关决策依据；2、根据公司特点合理设置电算化工作岗位，正确分配系统各级操作人员的使用权限，组织协调好各财务人员开展各项具体的会计电算化工作；3、经常检查各项电算化工作的执行情况和结果，严格执行责任制对各岗位人员责任的约束条款。系统管理1、参与制订公司会计电算化发展规划及管理制度；2、执行对操作人员的管理和对计算机档案管理的职责；3、对系统软硬件的日常运行进行维护，及时排除系统运行中出现的各种故障，确保系统正常稳定地运行。8¦会计电算化管理制度档案管理1、及时备份系统中各种帐表数据，并分类编号存档，数据备份至少做一次硬盘备份和两次软盘备份；2、对打印输出的凭证、帐簿、报表等应及时装订存档；3、对系统软硬件相关的光盘、磁盘、使用手册等资料进行分类编号，妥善保管。Ì成本、计划管理配合财务经理及会计主管、系统管理人员工作，保证电算化日常工作正常进行；制订财务计划，管理控制成本，对公司经济活动进行准确而及时的财务分析，为财务经理决策提供依据；为会计主管提供岗位责任制的考核依据。Ì系统操作根据会计主管、系统管理人员对本岗位工作的具体安排、要求开展工作；及时准确地输入、打印输出各种记帐凭证、帐簿、会计报表；及时准确为领导查询所需的各种财务数据；正确使用权限内系统中的各种功能。8¦会计电算化管理制度Ì审核审核原始凭证的合法性、有效性以及是否手续齐全；审核系统操作人员输入的记帐凭证，确保系统记帐凭证的制作质量；审核系统内总帐与明细帐、辅助帐及记帐凭证等是否试算平衡；审核会计报表是否与相关总帐金额一致平衡。Ì资金管理负责银行、现金出纳岗、收入、往来岗的日常管理；负责流动资金的日常核算管理；负责每日制印收入日报表及现金日报表；负责对门票、发票、收据等重要票据的日常管理。8¦会计电算化管理制度二、会计帐表的初始化每个独立核算的会计单位只能在系统内设立一套帐。新套帐必须经财务部经理、主管会计同意后方能在电算化系统（以下简称“系统“）内设立。设置会计科目时，必须按照现行财务制度规定并结合公司实际情况来设置各级会计科目的名称及编码；同时应本着利于简化核算、便于各种会计报表从电脑帐中自动取数的原则，合理适当地对部分科目设置辅助核算功能。会计科目一经设定并已正式运用于系统中制单和记帐等功能，不得随意修改，以避免造成系统数据库的紊乱；因核算需要而需新增的会计科目则可在系统中增设。转换会计年度时，应于新会计年度开始后的20日内完成年初转帐的工作，对结转后的年初余额试算平衡、对帐无误后，新会计年度电脑帐方可使用。对于已成功结转的年初余额，不得随意修改，以避免造成系统数据库的紊乱。套帐初始化工作完成后，应根据现行财务制度规定并结合公司实际情况，及时在电子报表系统中编制《利润及利润分配表》、《资产负债表》、《财务状况变动表》、《管理费用明细表》等基本会计报表以及公司内部管理需要而要求编报的各种明细表等，并设定各种报表从系统取数的公式单元和批处理命令等。各种报表格式及公式单元、批处理命令等一经设定，不得随意修改。8¦会计电算化管理制度三、日常帐务处理经济业务原始凭证经审核后应于两日内编制记帐凭证，并输入系统，填制凭证时，应规范简要填写摘要。当日所有原始凭证都输入系统后，审核人员应及时审核记帐凭证，发现问题应及时修改，确保当日输入的凭证都正确无误。记帐凭证经审核、修订无误后，即应打印输出，并将打印出的已审核凭证和与其相对应的原始凭证装订，以备存档。记帐凭证经审核、打印输出后，制单人员应及时在系统中记帐，记帐凭证未打印出之前，不得记帐。当日凭证都输入、审核、记帐后，应及时查询打印当日现金收支情况日报表，以便于及时掌握现金收支状况。月末所有原始都已输入系统并已记帐后，应及时运用系统汇总功能，对所有已记帐凭证进行汇总，并打印输出汇总表；同时运用对帐、试算平衡等功能，核对各科目总帐、明细帐与辅助核算帐等，帐帐核对无误后，即可开始编制当期会计报表。各种基本会计报表应于该会计期后五日内编制完成并报出。会计报表报出之前应认真与系统有关帐簿、凭证进行核对，如帐表不符，应及时查找原因，并进行相应调整，直至帐表一致。其他辅助报表则应于核对无误后在该会计期后十日内编报完毕。经过层层核对，确认帐证一致、帐帐一致、帐表一致后，且确认当期发生的所有经济业务已全部反映在系统帐中，则可由财务主管对当期会计帐结帐。结帐后，则不可也不能修改当期会计数据。8¦会计电算化管理制度四、系统各级操作员权限分工序号使用功能权限权限运用人员备注1财务分工1表中“权限使用人员”数码的代表意义如下：Ì1—会计主管Ì2—系统管理人员Ì3—系统操作人员Ì4—资金管理人员Ì5—审核人员Ì6—成本管理人员Ì7—档案管理人员上列岗位中，一名工作人员最多可担任三个，但制单、制表和审核岗位不可由一人兼任；出纳和资金管理不可由一人兼任。2建帐、科目初始设置1、2、33期初余额管理1、2、34制单、汇总、记帐1、35凭证审核1、56对帐、试算平衡1、3、57结帐、恢复记帐前状态1、28自动转帐定义、生成1、39查询、打印1、3、5、610数据备份、恢复1、2、711删除以前年度数据1、212重建帐、帐套参数调整1、213上机日志1、214银行现金管理1、415计划管理1、616项目管理1、3、517部门管理1、3、518汇率管理1、3、519单位往来1、3、520个人往来1、3、521报表初始化1、2、322编制报表1、323报表审核1、524报表修改1、58¦会计电算化管理制度五、会计电算化档案管理Í会计电算化档案定义主要指存储在硬盘、软磁盘或其他存储介质上的会计数据和程序等，并包括打印输出的各种凭证、帐簿、报表等核算数据及系统开发运行中的全套文档资料。Í档案管理任务收集和整理应存档的会计资料；保管和利用好会计档案；遵守会计档案的保存期限。Í档案管理内容一、会计凭证的收集、整理和存档收集齐全应存档的会计凭证，按凭证顺序号和本号检查有无短缺，原始凭证是否齐全，清理出不属于会计档案范围和无须存档的一些资料，补充可能被遗留的一些必不可少的核算资料；与负责凭证打印、装订、暂时保管的操作人员办理好档案入存手续；应每月装订一次凭证，为便于翻阅凭证，避免凭证散失，装订凭证时应按适当厚度统一装订；认真填列会计凭证封面，封面各记事栏都应填列完整清晰，以便于查阅。8¦会计电算化管理制度二、会计帐簿的收集、整理和存档各业务日或各月的会计帐簿可由业务经办人在当期打印输出并保管，日常系统数据由系统管理人员和业务经办人负责维护；会计年度终了，必须将全年的所有帐簿，包括总帐、明细帐、辅助帐等都统一打印输出，并整理装订；档案管理人员在与业务经办人办理帐簿交接手续时，应认真检查帐簿是否有残缺、遗漏，确定无误后，应对所有帐簿进行归类、编号，妥善保存；会计帐簿封面应书写规范，应填项目都应填列齐全清晰。三、会计报表的收集、整理和存档各会计期的会计报表可由各业务经办打印输出，并负责保管；会计年度终了，各业务经办人将全年会计报表整理装订后交档案管理人员；档案管理人员对会计报表检查无误后，应对会计报表分类编号归档；会计报表封面应书写规范，应填项目都应填列齐全清晰。四、软硬盘数据的收集、整理和存档每月结帐前，各会计主管都应对会计数据做一次硬盘备份和软盘备份；结帐后，再重新做一次硬盘备份和两次软盘备份，以确保数据的安全；8¦会计电算化管理制度备份软盘应由档案管理人员统一集中管理；备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封；备份软盘应装在包装盒内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所；双备份的软盘应存放于不同的地点。Í档案的保管和利用只有由系统“打印”功能打印出的会计凭证、帐簿、报表等核算资料，经财务经理、会计主管、系统管理人员和业务经办人签字认可后，才能作为正式的书面档案资料保存。带有“查询”字