ma会议策划与管理课件

第八讲

会议策划与营销第一节

会议策划v

教学目的与要求：通过本章的学习了解会议策划的要素、会议策划的内容和要求，能够撰写会议总体策划文案。APCLv

本节主要内容：v

一、会议策划的概况v

二、会议前期的准备工作APCL一、会议策划的概况v

（一）会议工作流程v

1、会前（1）与会议主办方洽谈（2）提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方（3）派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。（4）确定方案，签订合同，预付定金。APCLv

2、会中（1）会议接待（2）会前准备v

（3）会议场所（4）会议住宿（5）会议餐饮v

（6）会议旅游v

（7）会议娱乐（8）会议服务APCLv

3、会后（1）结帐（2）资料收集v等等APCL（二）会议策划的要素v

5W1H

(WHO

WHAT

WHEN

WHERE

WHY

HOW)v

1、

WHO

:谁来参加会议？会议规模、预期参加会议的人数，是否邀请与会代表的陪同人员？是否有特殊的贵宾？是否有媒体的代表？是否有海外代表？vvAPCLv2、WHAT:

会议是什么类型的会议？APCLv

3、WHENv

组织会议的有效时间：会议的准备时间，与会人员的日常工作时间与其行业的特点，会议拟邀请嘉宾的工作时间、会议时间前后相关活动是否会影响参会人数等v

(考虑:财政年度/节假日和其他冲突时间)等因素.vAPCLv

4、

WHERE:会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。v

会议选址，考虑交通、食宿、旅游资源、地点与会议主题的关系等

APCLv

5、WHY:

举办会议的目的v

6、HOW:

具体的会议形式(包括:会议空间、设备、餐饮、娱乐等)APCL（三）会议筹办的时间周期v

筹办的时间周期Ø

小型专项研讨会---几个月Ø

中型新产品发布会----半年Ø

大型培训班---1年Ø

国际协会举办的大型会议---2-3年APCL（四）会议策划的基本流程市场调研、确定计划会议整体构思定期交流、过程监控确定主题和目标确立所有关键任务制定预算落实时间地点初步设计方案详细方案、制定企划书落实到人或机构确定日程表方案得到认可APCL二、会议的前期准备工作v

（一）确定会议目标和主题v

1、确定会议目标v

会议目标是会议各项工作的指挥棒，是会议日程安排和内容的基础。APCLv

2、确定会议的主题v

主题：就如同写文章的题目，把会议的实质问题画龙点睛地勾画出来，并尽可能反映时代特征或问题的紧迫感。v

会议主题与会议目标的关系：会议主题服从目标Ø

案例：日本爱知世博会目标：呼吁保护环境、实现人与自然共存的21世纪主题---“自然的智慧”Ø

2010年上海世博会主题“城市---让生活变得更美好”副主题：经济发展、可持续发展、城乡相互作用、高技术发展、城市与多元文化发展APCL（二）确定会议议题v

议题，是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。APCLv

议题制定的原则：v

1、服从目标v

2、主题立意要高v

3、处理好主题与议题的关系v

主题是议题的集中体现，表达上更概括；主题统帅议题，主题通过议题具体化。APCL案例：2007休闲发展国际论坛APCL（三）会议参加对象v

会议参加人员的确定，根据会议的目的、性质、议题、议事规则等确定。v

1、法定会议，根据组织章程或议事规则确定；v

2、会谈、谈判、国际多边会议等，由发起者、主办者和成员之间根据议题协商代表人选；v

3、协会和学术会议，由协会会员和学术界有关人士自己做出是否出席会议。v

4、纵向会议和部分横向性会议由会议组织者或领导决定。APCL（四）会议发言v

会议发言类型Ø

传达式/讲课式Ø

汇报式Ø

审议式Ø

讨论交流式APCL会议发言注意事项APCL（五）会议规模的确定v

1、会议的规模v

主要会议出席人员(正式代表)、特邀代表、列席人员、工作人员(包括服务人员)的总体数量，会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握，以严格控制规模为原则。v

2、会议规模的相关要素v

会议的效率v

会议场地情况v

会议举办的成本APCLv

（六）会议地点v

1、交通v

2、会议设施和服务APCLAPCL（七）会议场所的选择v

1、策划人员必须在初选的前提下对现场进行考察v

选择带有会议设施的饭店场所的标准Ø

位置ü

区位—市区、乡村、海滨、山区ü

环境优美ü

交通便利ü

是否容易寻找APCL（七）会议场所的选择Ø

2、会议室ü

数量与容纳量---是否适合举办会议ü

质量---隔音效果、断电应急设备、装潢、清洁度、座椅、通道、视听设备APCL（七）会议场所的选择v

3、住宿ü

客房数量—是否充裕、各种房型都有ü

质量—装潢、设施、卫生间大小、赏心悦目的外景、家具、娱乐等ü

网络APCL（七）会议场所的选择v

4、餐饮ü

食品质量ü

服务速度ü

食品种类ü

特殊食品的供应，如素食食品、清真食品ü

价格内所包含酒水的数量ü

活动参与者就餐的餐厅和餐位是否充足APCL（七）会议场所的选择v

5、饭店相关设施ü

活动期间会议主办者在饭店内是否有单独的办公室ü

休闲设施，如游泳池、网球场、歌舞厅等ü

公共区域的质量ü

停车位ü

配备电脑、传真、通讯、秘书设备的商务中心ü

是否能够满足客人对展览空间的需求APCL（七）会议场所的选择v

6、人力资源ü

管理—是否是负责的、高效的、给予支持的ü

是否配有专业视听技术人员ü

员工培训的水平ü

是否有提供专门活动的联系人APCL（七）会议场所的选择v

7、价格ü

公布的房价ü

价格协商的余地ü

付款的方式与条件APCL（七）会议场所的选择v

8、安排专项服务的能力ü

摄影师、演艺人员、花商等APCL（七）会议场所的选择v

9、其他ü

是否有方便残疾参与者的设施ü

是否有同声传译设备ü

是否有印刷设备ü

是否有存储空间ü

是否有免费的定点班车APCL（八）会议时间

包括三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。

APCL（九）会议的议程v

1、什么是会议议程？v

会议议程是一次会议所讨论的问题及进展程序，所讨论的问题称为议题或已成项目。一般来说，开幕式、大会发言、分组讨论、其他事项、通过报告书、闭幕式等。由会议的领导者和主办者决定，会议中由主持人掌握。APCLv

2、确定会议议程的方法v

（1）根据到会主要领导的情况，确定会议主持人；v

（2）是根据会议的主题，确定会议发言人；v

（3）是围绕会议主题，确定会议讨论题目，并根据会议规模，确定讨论方式；v

（4）是根据会议拟达到的目的，安排主要领导做好会议的总结。APCL案例:杭州特色潜力行业论坛议程APCL（十）会议日程v

会议日程v

会议各项活动的时间安排，一般要落实到单位时间。APCLv

其他会议相关活动的安排APCL（十二）会议公关与宣传v

1、时段会前、会间、会后2、方法媒体沟通法、内部宣传法、气氛渲染法APCL（十三）会议预算v

房费、餐费、门票、交通费、会议室费用等v

预算ü

创造一定程度的利润ü

保持收支平衡ü

即便超支，也必须保持在一定的金额之内APCL（十三）会议预算v

预算Ø

固定成本：不论参加者人数多寡都需要承担的那部分费用。如：发言人的出场费、场地租赁费、市场营销开支、设备租金。Ø

可变成本：根据参加人数的多寡而发生变化的那部分费用。如：餐饮、住宿、打印与邮费等。Ø

收入的来源：会务费、赞助费、与会议相关的展览中租出的展位、会议广告横幅、会议宣传手册中登广告等。APCL（十三）会议预算Ø

实现最佳资金流动状况：ü

提早获取收入，如收取订金；ü

尽可能推迟支付包括场所在内的供应商的费用。Ø

一般会留出10%的应急费用Ø

如活动有可能取消，必须保证有足够的资金支付违约金等费用。Ø

通常主办者不得不通过削减餐饮费来减少支出，但须注意不能影响活动的整体质量。APCL（十四）会议中的休闲活动v

会议旅游、考察等APCL（十五）会议报名表的设计v

应该一次性地列出主办者需要知道的一切信息APCL文案写作：会议总体方案构成要素v

1、会议的名称v

2、会议的目标和指导思想、意义v

3、会议的主题、议题和日程v

4、会议的对象和规模v

5、会议的时间v

6、会议地点：合适的举办地（什么国家或地区、什么城市）、合适的场馆（会场、宾馆的布置及要求）v

7、主办单位、承办单位、协办单位等v

8、会议的举行方式、配套活动、辅助活动的日程安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等v

9、会议的接待、后勤保障措施和手段v

10、会议的宣传方式（召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等）v

11、会议经费的预算以及筹措经费的渠道、方式v

12、其他需要说明的事项APCLv

作业1、撰写一份国际会展产业论坛的会议策划方案APCL第二节、会议营销v

（一）会议营销策略v

1、会议营销对象v

2、会议营销策略v

会议产品“顾客化”v

追求品牌的知名度v

寻求产品生命周期的延续v

产品差别化销售APCLv

（二）广告技巧v

1、原则v

2、会议广告的方式v

信函v

媒体宣传APCLv

（三）主题活动促销v

酒店独立承担v

一家酒店与有关单位共同实施v

多家酒店与其他有关单位参加的目的地营销APCLv

（四）参加世界旅游贸易展销会APCLv

（五）编制重要的客户计划v

（六）会议报价v

1、报价种类v

会议散价v

会议套价v

2、报价技巧APCL案例：深圳富苑酒店销售方案v

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