物资采购管理制度

重庆民茂食品有限公司物资采购管理制度第一章总则第一条为确保公司产品质量，规范本公司材料物资供应程序，使采购环节做到合理性、及时性、准确性、计划性，特制定本制度。第二条本制度适合公司所有部门。第二章物资分类第三条原、辅材料类：各类产品生产所需原料及辅料、燃料、包装物等。第四条五金配件、低值易耗品类：包括工具、机器零配件、易损易耗品等。第五条办公后勤物资类：包括办公用品、日用杂品等。第六条技术检验器具及特种原、辅料类：包括实验器具及药品、特殊原辅料等。第七条固定资产类：包括生产用和非生产用固定资产。第三章物资采购程序第八条原辅材料：由生产部依据销售计划，结合当时段生产计划及库存情况，由该物品所属库房管理人员拟定采购计划(含近期采购价格)报总经理(副总经理)批准后，转交采购部按生产需要保质、按时、保量的及时采购。第九条五金配件、低值易耗品类：由各使用部门根据生产需要并结合库存情况提出需求量，由该物品所属库房管理人员拟定采购计划经部门负责人审核后，报总经理(副总经理)审批后交由采购部采购。第十条办公后勤物资类：由各使用部门负责人根据实际需求情况，拟定计划交由总经理办公室汇总，统一拟定采购计划由总经理（副总经理）核准后交由采购部采购。第十一条技术检验器具及特种原辅料：由质量品控部门依据生产、分析实际需要并结合库存情况，按需要拟定计划，经部门负责人审核后报总经理(副总经理)批准交由采购部采购，采购过程涉及相关专业技术需要的，所需部门必须全力配合。第十二条固定资产类：1、生产类：由生产部门根据生产需要提出申购计划，经部门负责人审核后报经总经理(副总经理)批准后交采购部门执行。2、非生产类：由公司根据企业发展需要负责实施。第四章“申购计划单”的撤销与回复第十三条请购部门填制的“申购计划单”经核批后，一般不得撤销，若遇特殊情况应立即告知采购部停止采购。第十四条采购部执行完“申购计划单”后，必须按规定入库，同时应及时知会请购部门，若遇不能完成的作业应立即告知请购部门并说明原因。第十五条采购部在执行“申购计划单”时，应遵循按申购单确定的规格、型号、数量，不得擅自改动，特殊情况可商会请购部门，经同意后方可改购。第十六条各请购部门在填制请购单时，应明确采购物资的规格、型号、数量、用途、需用时间、特殊技术参数(或特殊功能要求、理化指标)应以书面形式告知采购人员(特别是主原料及直接与产品内容物相接触的内包装物等），以保证所有物资采购的准确性、标准性、保质性等。否则，采购人员有权暂缓执行。第五章物资采购的实施第十七条采购基本处理选择原则(一)就近订购1、在本地能购的物资，尽量不在外地买，缩短供货周期，节约运输成本，方便违约协调处理。2、对质量要求高的物资，重点放在求质量，再择供应商的远近。(二)价格与质量：应遵循同质比价，同价比服务。(三)大宗长期常用物资，必须选择两家以上的合格供应商，同时储备两家以上的供应商。(四)适合单一供应商的采购。1、需求量太少，不值得再分。2、某个供应商能够提供稳定质量的产品，或非常出色的服务质量，可暂不考虑其它供应商。3、集中购买可获得折扣并能降低采购费用。4、采购量少且不受限。第十八条付款方式：实行帐期结算和定期结算相结合。特殊情况经总经理(副总经理)批准后方可采取现金购买方式运作，原则上不得采取先款后货。第十九条建立合理库存及最低库存制度，以保证供应链畅通，同时压缩资金占用和提高资金流动速率。第二十条采购实施程序(一)采购人员收到采购计划单后，根据需求物资情况进行分类归口落实专人负责。(二)采购实施人应广泛深入市场了解拟采购物资的市场价格、品质、供应商情况等相关信息。在保障质量、品质前提下应遵循采购原则和公司相关规定，若遇市场变化，价格有异动必须及时如实汇报，征得公司领导同意。(三)据市场了解情况确定供应商，签订购销合同。(四)以“订单”形式实施采购。采购物资回公司时，应及时告之库管，经质检及生产负责人或请购部门(使用部门)检验合格后方可入库，库管入库后应及时通知使用部门，严禁违规作业；对采购物质在仓储中有特殊要求或规定的，采购及请购部门应予先告知库管人员。(五)所有采购物资在使用过程中，相关采购人员应及时追踪使用情况，并及时收集意见及相关问题，分类汇总后及时向相关领导及供应商协调处理。第六章供应商的选择第二十一条各项证照齐全，如：营业执照、税务登记证、行业许可证、质检报告等证件。第二十二条生产设备齐全，技术先进，资金雄厚。第二十三条生产规模、生产能力要与公司需求匹配，以及该企业的发展潜力是否能达到公司未来发展所需水平。第二十四条建立合格供应商情况评价表，定期考核、调查，看是否令公司满意，主要在供货质量、数量、价格、支付、服务等方面，一般合格供应商应做到：(一)无须催货而准时到货。(二)要求的到货日期通常都能接受。(三)根据原料价格下调而主动向需求方降价。第七章采购原则第二十五条以市场实际价格为指导，实地考察，面谈合格事宜原则上不采取电话或传真谈价。第二十六条对于市场价格波动频繁，幅度较大的采购物资应随时了解市场动态，并收集市场信息以书面形式向总经理及相关负责人汇报。第二十七条“订购合同”应由相关部门会审后，报总经理签字实施。第二十八条“订货单”在无价格变动情况下可由经办人填制后报部门负责人核准实施，遇有价格变动须报总经理核批方可实施。第二十九条五金配件、日杂用品等零星物资，据“请购单”采取“定量、定点、定价”的原则，集中采购或委托使用部门直接采购，采购部、财务部核单。第八章货款支付管理第三十条采购经办人员根据采购周期及相关合约约定，每半月报送一次到期付款计划，经部门负责人，财务管理部审核后报总经理批准支付。第三十一条遇特殊情况，应做好应急准备和同供应商的洽谈解释工作。第三十二条所有对外支款事宜，均由经办人员按程序办理，不得让供应商直接到财务管理部、总经理处催款。第九章质量事故的处理第三十三条所有采购物资的质量实行质量责任“终身追究制”。第三十四条物资在运输、采购、使用环节发现的质量问题均应及时告知供应商，并及时核定损失及质量事故大小，并按相关条约进行处理，处理结果应及时报财务管理部和总经理并告之供应商。第三十五条因采购人员工作疏忽、循私舞弊导致的质量事故，一切后果责任由采购人员负责；因质检人员工作疏忽、循私舞弊导致的质量事故，一切后果责任由质检人员负责；情节严重的，按公司法或国家相关法律法规追究责任。第十章合同管理第三十六条合同签约原则（一）不得损害公司利益。（二）合同约定的所有条款应明确，清晰有操作性。（三）不得违背相关法律法规和公司相关规定。（四）不得降低质量标准。（五）所有合同的附件，质量验收标准、质量协议等其它相关文本应