走进业务场景,感受IT应用价值-财务部

走进业务场景,感受IT应用价值——财务部第一页，共29页。走进业务场景，感受IT应用价值北京广联达梦龙软件有限公司2015年7月30日制定计划签署合同管理库房材料进场结算支付统计分析物料通管理系统应用价值主张（R20150730）制定计划签署合同管理库房材料进场结算支付统计分析第二页，共29页。物资管理业务场景集预算员材料员财会员公司财务部施工员库管员公司物管部公司高层项目经理公司经营部场景管理控制操作执行编制总量计划编制需用计划自采材料询价选定供应商进场点验入库库房业务出库集中招采过程签订集采合同合同审核与留存资金支付编制采购计划集采合同审核集采结算审核材料统一标准建立材料管理体系结算审批计划审批集采材料询价计划执行情况物资标准化管理自采结算支付情况库房账务自采V集采合同执行情况集采结算支付情况结算审核结算审核签订自采合同预算合同审核财务合同审核自采合同审批供应商管理集采对账结算集采结算审核集采资金支付统计物资账表物资指标积累物资成本控制集采合同执行情况物资风险管控自采对账结算3第三页，共29页。4第四页，共29页。高层关注要点12物资管理成熟度模型3物资管理标准化体系4解决方案实时交付高效E化管控降本提效标准化数据积累高层关注要点1232023/4/19第五页，共29页。合同审核与审批合同审核业务场景：合同文本拟订后，为防范合同履约风险，需要相关干系人对合同进行审核审批，审核主要涉及合同签订业务风险（物资的质量要求、交付地点、数量不能超过计划量、风险控制措施等）、法律风险（合规性、严密性和可行性等，如标准合同模板改动点审核）和财务风险（付款条件、违约条款等）的把关，审批主要是在业务风险、法律风险和财务风险评价基础上再做出综合评定具体合同审核审批执行过程中，逐一报送（外阜同样需要跨区域走审批流程）合同文本及附件，通过《审批会签单》的意见栏及附合同文本、进行内容审核及相关部门意见的统一，发起者需要实时电话或者QQ跟踪审批环节难关痛合同采购数量不能超过预算（计划）量，单价不能超过预算价合同文本在审核过程中经过多次修改，审核人每次都要重新对文本进行审核，耗时耗力合同发起者不能随时清晰合同流转到哪一个审批环节难关痛公司领导6第六页，共29页。审定合同，控制采购数量审核合同采购量不能超过预算量（策划量），合同采购单价不能超过预算单价（策划单价）7第七页，共29页。合同范本可持续更新与范本比较与历史版本比较支持word、Excel文档比较合同范本、文档比较第八页，共29页。审批过程全知晓合同发起者（或其他待审批业务）随时知晓审批进展到哪个环节可有针对性的沟通，加速审核审批进展，精准提供工作效率第九页，共29页。合同执行情况合同执行情况监控业务场景：作为公司经营管控部门，对项目履约风险的把控至关重要，因此，按照公司要求经营部需要定期各项目的合同履约情况进行检查，主要负责检查合同台账；掌握各供应商的合同履约情况，分析合同履约风险关各类合同的签订情况合同的履约、结算、支付、欠付情况关公司经营第十页，共29页。台账信息一目了然合同来自哪个项目部，合同的类型，每份合同的履约情况，累计履约情况欠付款信息、付款比例是合同风险的重要把控点，也是财务付款的重要参考依据。11第十一页，共29页。资金支付资金支付业务场景：供应商与物资部（材料员）对账结束后，向公司财务部（项目财务）申请付款，物资部（材料员）开具《请款单》连同供应商提供的发票及结算凭证递交财务审核财务人员在决定要不要付，付多少资金钱，必须要核实：合同中对供应商的付款条款是怎么规定的？供应商的合同履约情况，已经完成了履约金额是多少？累计结算了多少？累计支付了多少？累计的欠款是多少？已支付的比例是多少？供应商提供的发票是否正规、真伪？结果花了半天时间才把履约情况落实到位，开始资金支付的审批手续，然而审批过程中，各部门要不断与财务咨询供应商的履约情况难痛过程结算支付数据整理困难，缺少付款审批的决策依据合同履约与资金支付数据，信息不交圈痛难财会员12第十二页，共29页。1、查看供应商的欠款额，降低资金占用风险2、结算额与发生额的对比，防范合同履约风险3、对集采合同，可以同一供应商在不同项目上的到货情况随时了解结算支付情况付款审批提供决策支持数据快速查询到供应商或合同的履约金额、结算金额、已支付金额、付款比例、按资金计划可支付金额等等提供管控参数，付款额不能超结算额第十三页，共29页。物资账表财务记账业务场景：根据财务制度要求，对供应商付款之前必须要在财务系统中体现供应商的往来账，并按照公司要求生成物资成本账公司财务人员不能及时掌握现场的发生情况，因此在记往来账时必须经过如下几步：项目库管员根据实际收料情况，整理每家供应商的送货单及现场开具的入库单、出库单，并编制每月的《物资消耗报表》项目材料员要求供应商提交当月履约的正规发票公司财务人员根据上述凭证在财务系统中记录每家供应商的往来账月末，公司财务根据库管员编制、相关人员审核的《物资消耗报表》进行成本账归集难各库管员编制的入库单明细随意，数量、单价错误现象时有发生，不能作为入账凭证原始票据报送不及时材料报表汇总整理工作量大，耗时耗力，入账时经常发现原始凭证问题、核算结果错误痛难痛公司财务票据众多统计难14第十四页，共29页。凭证数据有保证、实时打印入库依据采购合同单价并非手填，而是取自合同单价15第十五页，共29页。随时生成报表、省时省力类别汇总报表打印导出Excel单据追溯自动计算16第十六页，共29页。风险管控手段设置管控参数：当超出设置条件时，单据不允许保存设置风险预警项：当风险发生时，系统自动发送预警消息，及时通知相关人员第十七页，共29页。物资指标数据积累积累历史的合同价格数据，形成价格平台对每个项目，积累材料耗用的经验数据，为成本管理提供参考数据（如主材钢筋的耗用量，同是20万平米、框架结构的住宅楼，xx项目2.7万吨，xx项目3万吨）积累合格供应商名录，为材料采购提供优质的供应商18第十八页，共29页。管理流程固化管理流程固化通过每个业务环节的流程E化处理划分岗位权限，明确岗位职责将标准化流程固化到管理工具，强制固化促使标准化快速落地第十九页，共29页。物资成本控制总量计划部位计划需用计划采购计划入库出库总量控制事前控制：以总量计划或者部位计划为控制基准，管控采购的源头需用计划不超量事中控制：过程中控制材料采购不超合同，验收不亏，耗用不超部位计划量控制采购源头控制采购过程控制材料耗用部位量控制可粗：基础、主体、装修等可细：1号楼，1层、柱梁等追溯此材料发生的每一笔单据的详细情况需用计划与总量计划的差额——需用计划有没有提超？需用计划与采购计划的差额——有没有超采或漏采？需用计划与出库数量的差额——有没有超耗？计划有没有多提？20第二十页，共29页。想得到物资E化管控能带来2%的利润提高信息化技术本身带来的高效（节约时间，效率提升）先进管理模式的固化（规范管理，能力增进）信息共享带来更大协同作业（减少摩擦，协同效益）计划编制时间减少28%询价环节节约时间60%结算对账节约时间80%统计核算、账务报表时间节约98%……物资到货率提升55%，延误率降低35%库存下降50%-60%，管理人员减少10%验收与限额控制偏差，节约率超过8%减少误工，生产能力提高10-15%……线上沟通频次增加150%有效沟通，减少误会50%获取知识库信息准确率提高80%知识分享率提高70%……看得见仅此分析，物资成本占工程总成本50%，8%的节约率就是整个工程4%的效益提升再打对折，在相关措施保障下，完全可以实现2%的利润率提升第二十一页，共29页。物资管理成熟度模型策划计划执行核算标准化算得清控得住持续提高

表示:管理能力提升①②③④①~④：项目管理等级项目管理成熟度模型物资业务管理流程化清晰岗位职责物资统一编码供应商库及评价机制建立台账与统计报表标准化明确的部门业务交圈接口……标准化总量和采购计划供应商量化指标评价合同数量、时间等明确收发存/领用退/进出场凭证化结算对账快速准确台账、报表数据可追溯……算得清有总量/部位/需用/采购计划合同签订与审批物资出库/使用有基准受控风险预警措施与执行部门与岗位真交圈岗位绩效考核认真……控得住价格平台信息持续优化物资成本节约率持续提高岗位职责定性定量平衡战略供应商机制建立规模采购合理库存分析统计信息深度分析物资管控指标积累……持续提高超限额了持续提高“深度分析数据，积累指标，精益管控”控得住“超过计划/合同基准，发出报警或阻止”算得清“物料名称、数量、单价等信息完整准确”标准化“有统一的单据样式”物资业务管理流程化清晰岗位职责物资统一编码供应商库及评价机制建立台账与统计报表标准化明确的部门业务交圈接口……标准化总量和采购计划供应商量化指标评价合同数量、时间等明确收发存/领用退/进出场凭证化结算对账快速准确台账、报表数据可追溯……算得清有总量/部位/需用/采购计划合同签订与审批物资出库/使用有基准受控风险预警措施与执行部门与岗位真交圈岗位绩效考核认真……控得住价格平台信息持续优化物资成本节约率持续提高岗位职责定性定量平衡战略供应商机制建立规模采购合理库存分析统计信息深度分析物资管控指标积累……持续提高第二十二页，共29页。建立物资管理体系物资管理体系就是指维持企业物资管理运作和取得管理目的的一系列管理理念、管理方法、管理机构、管理人员的总称如同质量管理体系、环境管理体系、社会责任管理体系等一样，一个企业物资管理体系的好坏，也会直接影响到企业的长远发展若企业和项目管理中，频繁出现如下问题，就意味着物资管理体系本身有了问题…物资管理流程不清，职责不明，运作过程暗箱现象严重，发现了问题难以追溯......靠人管人推动，有制度成了摆设，执行结果不能及时评判绩效，无得力手段实时掌控……人员能力不足，过往数据指标积累不够，想干干不好，费力费时无成效……岗位与岗位间扯皮现象与责任推诿、部门间接口混乱，甚至频频发生谁都不负责、都不关注的现象……关键是打造高执行力组织背景下，着手建立高执行力的物资管理体系，同样具备透明、听话、能干的特征！透明——物资管理流程要清晰，岗位职责明确，输入输出可量化听话——用系统管人，变“主动”为“被动”工作，且有作业时间和质量要求能干——知识积累支撑、云端支撑、大数据支撑下的岗位作业难痛惑关根本目的所在：物资管理运作的高执行力！公司高层高执行力透明的体系听话的体系能干的体系第二十三页，共29页。透明的物管体系听话的物管体系能干的物管体系具备了透明、听话、能干的组织特征，就是一个高执行力的物资管理体系高执行力的物资管理体系有力支撑企业和项目的高效运营，为组织持续健康发展奠定了基础第二十四页，共29页。专业的实施项目经理，以及咨询顾问、需求、开发、测试、运维组成服务团队010203专业团队量身定制运维服务根据企业的实际管理要求，分阶段、有节奏的逐步实现信息化应用专业的实施团队现场服务，专业的运维团队实施咨询服务解决方案实施交付第二十五页，共29页。岗位角色与职责描述汇总预算员施工员公司物资公司经营公司财务公司高层库管员财会员项目经理材料员张沃需物资需用总数量是我算的采购合同和结算环节我得把关，不得超过目标预算量我非常关心物资成本！王门瑶物资到底需用多少是我定的我最关心物资是否及时、保质、保量送到现场，别耽搁生产，这个最关键！李要新每批具体采购多少是我盘的询价、自采定供应商、采购合同、结算等也都是我操办的，不好干材料进场后，供应商结算支付最让我操心！赵详细随时物资进场验收、入库、出库、库房盘点等都是我来干收发帐、材料报表等也都是我来整理，琐碎事多，很操心！钱巴华最后资金支付当然是我的事支付之前的结算环节我更要把关，这攸关往来账当然任一采购合同是要经我手并留存我这的孙武来务实的事我就关心三个环节：计划审批、合同签订、结算支付务虚的事情也要干，如流程管理、制度建立等等李梓全需要公司集中采购的，寻源定供应商、签订采购合同等都是我来操办合同执行我也要关注公司范围内的材料管理办法、统一标准等更是我