企业合同管理的现存问题及对策建议分析

企业合同管理的现存问题及对策建议分析

摘要：合同行为是企业参与市场经济活动的主要行为，也是市场经济主体参与市场经营活动的主要约束。如何规范企业的合同管理工作成为企业管理工作的重要内容。本文以企业合同管理问题作为研究主题，结合国内中小企业在日常合同管理中存在的问题弊端，对企业合同管理工作中遇到的诸多问题深度分析，参考行业管理经验，提出可行的解决策略，为国内企业开展合同管理工作提供相关经验。Keys：企业工作；合同管理；存在问题；策略探讨；解决方案；一、前言对于企业而言，在日常经营发展的各个环节都需要以合同的形式来运行，合同也是保证企业经营发展的基础，更是推动企业发展的外在动力。但从企业发展中的整体合同行为来看，各个领域的企业在自己的合同管理过程中存在不少问题，这些问题都制约着企业合规化管理的发展。二、企业合同管理工作中面临的主要问题1.法律风险意识非常薄弱由法律风险意识薄弱带来的合同问题也是导致企业之间发生经济纠纷的主要因素。一些企业的管理层，由于缺乏对《民法典》合同编内容的了解，一些部门管理层在合同签约过程中缺乏对合同风险防范和规避的意识，最终在合同行为中未能充分履行审慎义务，导致了企业之间发生经济纠纷。经济纠纷的发生在一定程度上会给企业经营发展带来不少经营风险。还有一部分企业负责人在与客户的磋商合作的过程中，缺乏事前对客户企业的深入了解，有的管理层甚至为了顺利签订合同，针对对方提出的一系列要求都会随口答应，这在无形中就为企业合作带来很多商业危机。同时在签订合同过程中，相关人员未能对合同条款中的违约责任条款进行解读，对合同的整体内容审核也不认真，使得企业在合同签约后即遇到一大堆问题，需承担较大的经营风险。2.缺乏全面系统的合同管理制度企业建立合同管理制度隶属于企业管理工作中的顶层设计，充分反映出企业合同管理制度的全面系统性。全面的企业合同管理制度在对企业组织机构、人员配置管理、企业经营活动流程和绩效考核、质监测评等方面都应当有具体的规定。然而当前在国内多数的企业内并没有制定出整体系统化的合同管理制度，这也使得很多企业在合同管理过程中没有制度可遵循。缺乏制度化管理的企业在对外商业活动中不能及时对合同内容、合同约束力、合同违约及救济方式进行严格审查，导致了合同签订后却频繁遇到对方违约或者侵权的行为，使得企业效益受损。有些企业没有健全合同管理制度，导致了部门质监权责分工不明确，还会出现部分职责冲突的问题，对外经营活动中有的不签合同、补签合同、随意签订合同的现象较多。由此可见，企业缺乏有力的合同管理制度势必会给企业经营活动带来不少风险隐患。3．偏向合同静态管理、忽视动态管理不少企业在合同管理的过程中都只偏向于合同静态管理，仅在合同前期磋商、签订阶段重视着静态管理，到了合同履行阶段就逐渐忽视了合同内容，导致合同履行环节中对方出现不少违约行为，具体来说，第一，企业己方应该留存的法律证据由于缺失而导致自己不能顺利维权，这是因为履行阶段企业己方负责人员没有事先保存、收集证据的意识，使得企业己方不能找到对方违约的有力证据；第二，本应当追究对方违约责任的企业己方由于过了诉讼3年时效而不能行使权利；第三是企业己方遇到情势变更的客观事由时没有及时变更合同，发生了风险导致企业利益受损。第四是企业双方都没有完全履行合同内容，双方均有违约行为，导致企业双方都有利益损失。之所以发生上述问题，归根到底还是企业管理人员在合同管理中忽视了合同的动态管理过程，对合同履行阶段监管不力。4.合同管理水平陈旧尽管进入信息化发展时代，但是有些小型企业由于资金原因，没有将信息技术融入到企业的合同管理工作中。有的小企业仍然采用下级上报、上级审批检查的传统做法。运用信息化建设，是对合同管理工作的有力创新，然而小微企业对合同监管的信息化水平尚未开始，动态监管不能落实，纵向的信息平台发布也较少，合同管控效率偏低落后。传统的上报机制的合同管理方案使得部分之间的沟通也存在障碍，尤其是在合同审批过程中，程序繁琐，审批效率不高。三、企业合同管理问题的优化策略针对上文中分析到企业合同管理存在的诸多问题，结合当前国内多数企业的合同行为特征，企业管理层应当重视合同管理工作，提高合同管理业务水平，强化合同管理法律思维，制定全面系统的合同管理规章制度，构建先进的合同管理信息化工作平台，促进企业合同管理工作的有序发展。1.强化合同管理法律意识企业之所以会发生合同履约纠纷，多数原因是法律风险意识薄弱所导致。对此，企业管理层应当从思想上重视法律风险意识，加强合同法律知识的学习，以《民法典》合同篇、经济法、公司法等法律为工作指导，增强风险防控能力，提高合同管理水平。2.制定系统化的合同管理制度首先企业要建立合理的合同管理制度。在管理制度中明确部分权责，规范合同签订过程，确保合同行为有章可循。同时要将合同行为实施统一化管理，涉及合同管理的相关部门应当全程参与合同签订、履行过程，并建立合同管理台账。第二，建立合同审查制度，从合同主体资格、合同授权行为、合同内容、合同保密性、合同条款项是否合理等方面进行形式、实质上的审查。第三健全合同签订流程，特别是合同履行的监督、重大合同风险预警、合同管理的绩效考核等方面应当完善具体内容。3.推进企业合同的全流程管理企业在自由度极高的市场经济活动中会遇到很多风险和挑战，他们参与的企业合同行为也面临着不少法律风险。尤其是企业战略改变、业务范围扩增、业务外部环境不稳定的情况出现时，企业合同管理方案也应当随之调整，这也意味着企业合同管理需进行动态化的全过程管理，以适应企业的经营发展。具体而言，合同全过程管理即从事前、事中、事后三个阶段进行。第一，事前管理阶段。即从合同磋商阶段，负责人员就应当对合同内容进行构思。如与业务部分负责人进行沟通，了解业务合作的重要性，根据业务来往特征草拟合同内容，如遇到对方提供合同文本，更应当认真校对、深度解读合同内容，确保合同各条款内容切实可行，违约责任公平合理，从前期防范隐藏的合同风险。第二，事中管理阶段。这是对合同履行期间的管控，也是极其重要的阶段。合同管理部门负责人要安排工作人员对业务合同履行进行跟踪管理，监督执行，并及时汇总合同履行情况。同时，合同管理部门要大力监督对方的履约情况，全面掌握到合同履行的进度情况，并根据合同内容合理行使权利，维护好企业的合法利益。第三即事后管理阶段。这一阶段主要针对合同对方违约后的索赔权的行使时间及行使方式。4.构建企业合同管理信息化平台构建信息化交流平台是现代企业发展的必经之路。企业合同管理工作也不例外，构建企业合同管理信息化平台，就是要将信息化资源融入到合同管理工作中，减少企业在合同行为出遇到的潜在风险。运用信息化资源的模式就是利用格式化的管理标准、定向管理流程来进行合同管理行为，在电子信息化管理的同时，形成信息数据资料，为企业今后的合同管理工作提供数据参考，进而提高企业合同管理的工作效率。四、结束语综上，在市场经济高度发展的环境中，企业重视合同管理行为非常有必要。只有企业从内部顶层设计、意识强化、制度建设、动态监管的工作中不断加强风险防控，完善合同管理制度内容，才能保证企业参与到市场业务行为具备可控风险的能力，为企业的经营发展提供良好的外部环境。Refere