年中集训-梁文静-2010带薪实习工作总结6

2010大学生赴美带薪实习项目——年中工作总结工作回顾项目操作时间：2009年6月16日“SWT项目”正式启动至2010年6月7日，历经近1年的努力进入2010年SWT项目收尾阶段

工作回顾总体业绩全国说明会次数160余场,报名人数500余人

项目操作中的问题一、在整个项目操作过程中，辅导员或销售逐渐暴露出来的不专业性。

辅导员和销售对带薪实习项目本身有较为充分的了解，但在一些相关的知识方面还是不够全面，比如签证、机票、实习城市地理位置、抵美前后的相关注意事项。

针对这样的情况，请公司大力度增加相关的培训。虽然之前也有过类似的培训，但大都不够深入细致。所以希望公司可以对支持人员给予更加深入的培训，使其在与学生沟通的过程中能更显其专业性，增加学生的信任。二、部门之间沟通不畅，分工不够明确

带薪实习不是单纯的一个部门的独立操作，要与许多部门进行沟通协调，在这个过程中出现了一些明显的问题。出现问题没有明确的人负责，有各自推卸责任、无人解决的现象。所以建议公司能以明文规定，责任到人。

项目操作中的问题

三、一些问题出现，解决时不够明朗化、规范化

这个问题在学生临出发阶段表现的更为明显。因为学生马上就要出发，所以有很我问题需要肯定的回答。但我们给学生得到的信息大都是“可能吧”、“也许吧”，甚至是“不清楚”、“不知道”……牵扯到境外需要支付的费用也出现了“以上”“至少”，没有明确的答复，还发生了一变再变的情况，这让我们无法使学生信服。所以针对2011年的带薪项目，对于学生提出的问题，应力争给出有效、肯定、快速的解决方案。四、部门内部存在辅导员和销售分工不明建议销售一定要将学生的有效信息详细及时地录入后台，并一定要填写好对应的辅导员这样才能保证辅导员能够查询到自己名下的学生；

辅导员主要负责学生报名后的后续服务工作，英语测试、配岗、签证等环节的下单并保证好与相关部门的沟通。另外，与学生费用相关的一些问题的解决及沟通建议由销售来做，例如家长对协议合同、项目本身产生疑问并要求解决时，学生及家长要求退费时等。

项目操作中的问题合理化建议销售*细致分工1、分组制，设立组长2、对本组销售工作起带头、引导作用3、配合销售经理进行市场监督、管理4、勤沟通，及时发现问题，提出问题

合理化建议*注重工作环节1）开发新学校，并负责维系与老合作院校的关系2）做校内宣传及说明会3）敦促老师协调学生放假时间及放假证明等文件的开具4）销售与辅导员相互配合：销售环节销售为主，辅

导员为辅；回访环节辅导员为主，销售为辅5）中途如出现无法配岗、岗位出现问题、及其他一些消

极影响事件，销售负责与学校沟通协调、安抚工作

合理化建议6）负责学生退费工作7）共同商讨、改进院校开发、院校关系维护及校内宣传

方法，在稳固市场的基础上，扩大市场影响力。8）出现重大问题需向学校澄清解释时，统一商议澄清文

件、致歉文件等进行澄清，以维护学校关系。9）负责学生赴美后，学生在美住宿、工作、生活等信息

向学校及时传递等。10）带薪实习空档期，可开发大学生游学市场

合理化建议辅导员*细致分工1、设立客服主管2、配合销售工作，起引导、督促作用3、对学生回访、报名、岗位匹配、签证、订机票、

行前培训、实习期间跟踪等重要环节层层把关和

监督，确保各个环节紧张有序地进行4、及时向项目主管及所负责销售沟通工作进展，及

时向部门成员传达重要信息及最新情况

合理化建议*注重工作环节1）负责学生回访及后续全程跟踪，建立《已报名学生库》2）负责学生测试安排，并通知测试成绩及项目费收取程序化：辅导员向国际部下单测试完毕，请国际部将测试成绩汇总重新交至辅导员部门。3）成绩通过，发送在校及放假证明等资料模板，及协议至学生

合理化建议4）国际部负责学生岗位匹配，对应辅导员对国际部进行催

促，保证尽快尽质配岗5）辅导员负责学生岗位申请资料准备，发送模板性资料等6）组织学生参加Job-fair，雇主或Sponsor面试7）负责学生签证资料准备等通知

学生资料集中汇总在辅导员部门。对岗位申请进行完毕

的学生及早进行签证工作，以便学生及早取得签证，及

预订机票8）组织学生统一进行签证培训

合理化建议9）签证通过，统一给学生上旅行期保险10）组织学生进行行前培训11）与销售协调，进行学生接、送机。并拍照片、DV等12）负责学生赴美后，追踪及反馈

如学生在美信息收集、回馈、内外协调等，在学生出国

工作1周、2周、1个月、2个月等各时段，组织辅导员对

针和学生沟通在美工作及生活问题进行分享与讨论。并

形成文字，以便销售获得信息时及时向院校反馈。13）负责通知及办理学生归国后消签和退税

合理化建议国际部----细致分工1）负责提供岗位。A.标准化：a.请详细地列出合作的sponsor，并给每个辅导员相应的准备材料模版b.请详细列出所属sponsor、企业名称、所在州/城市、工作岗位、工作时薪、英语水平要求、是否限男女、具体工作起始日等请尽量精确细致

B.时效性：岗位透明化，有新岗位下发第一时间公布，以保证岗位有效性、有效期2）负责岗位匹配请与辅导员或销售紧密联系，及时配岗。好岗位发布时，有催促辅导员抓紧汇总可配岗学生的职责，及时将学生的配岗进程告知辅导员，以便岗位匹配精、准、快。3）配岗阶段，增强与SPONSOR沟通的主动性如所配岗位没有回应，应及时和境外沟通、确认，主动获得境外反馈，改变被动等待的状态。

合理化建议4）负责核对所收到学生DS2019、Offer等文件的准确性，如出现错误及时协调重新签发；5）确认Sponsor来中国Job-fair的具体时间、地点，及要参加的学生，以便辅导员组织学生参加6）负责sponsor岗位申请所需资料及办理流程对辅导员部门的及时传达及培训。标准化：总结10年工作经验，用表格的形式列出每个Sponsor所需要的资料及份数，复印件or原件，并出示填写模板，重要文件并提前通知到各辅导员。避免学生重复准备资料或准备不必要的资料。

合理化建议7）完善学生信息采集表内容如学生A申请了第一个岗位未申请成功，再申请第二个岗位时所需信息采集表的内容可能有变化，那我们为了避免重复给学生打电话问询，可直接汇总所有岗位所需学生个人基本信息。8）负责学生SEVIS费用的缴纳9)重要文件或信息，请及时通知各地负责人或各部组长，负责人及组长通知到各部门成员10）学生赴美后，如出现需和境外SPONSOR协调的情况，及时负责协调解决。

合理化建议11）负责拟定自主配岗方案。如所需准备资料清单、岗位概况、在美住宿、方案的可行性及自主配岗收费、退费细则，以便销售部门执行。12）国际部负责协调解决岗位相关问题如：SPOSOR上的岗位工作地址不明确？需要国际部CHECK工作地址，若有不清楚的，需国际部落实清楚如：岗位确认后，在学生去美国之前，如果发现岗位有与JOBOFFER上不吻合，这个落实工作需要谁去安排？不吻合，希望公司可以先出面与SPOSOR协调，不能单纯依靠学生自己协调13）人员离职，清晰交接如出现国际部人员离职、或所负责sponsor变更，需向接班同事交接清楚所负责学生的信息、资料、岗位状态等，避免学生被遗漏配岗等。

合理化建议签证部*细致分工1、负责签证所需资料及模板部分的整理，并提供给辅

导员部门。确保模板清晰、准确2、负责学生签证表格的填写3、负责对岗位申请完毕的学生进行签证的预约、面签

培训、陪签等工作

面签培训：应详尽、并针对不同的学生有个案分析，约签、表格填写应认

真、仔细，以保证各项信息正确无误，以免耽误学生签证，造成岗位流失4、签证通过，领取护照，交由财务部门统一保管。

合理化建议流程简化及优化一、SLEP测试简化、严格化1、听力+口语or2次口语测试2、口语测试出纸质试卷，且试卷格式化。设置5个question，3道2分/题，2道3分/题，共12分。根据学生现场发挥，每题给出分数，结尾总分，并对学生做简要评价。

此试卷留底，统一由辅导员部门留存。3、测试严格化，不合格者可进行二次测试，但若二次面试仍不合格，应不予录取10-12分，高级（配岗参考）8-10分，中级6-8分，及格6分以下，pass二、优化意识，共同优化我们的程序和文件，哪怕只是一个小小的表格。如：宜用Excel格式时，不要用Word文档。文档格子小而短，不方便查看。不要拿草稿给大家看。如：岗位列表直接从Sponsor网站粘贴复制打印

流程简化及优化三、配岗下单优化后台，录入信息尽量简单，简化录入的繁冗过程。岗位要求迫切时可直接拿学生信息配岗，之后直接录入配岗息，做记录四、约签下单优化后台，录入信息尽量简单，简化录入的繁冗过程录入后台的信息最好可直接导出用来约签，否则还需再次填写预约签证表格，那后台录入就显的毫无意义了

流程简化及优化服务提升*配岗环节的服务心态：A.配岗时，一视同仁，以学生的放假时间、成绩为准，做到不偏不倚。每个销售为了争取到院校的合作都付出了许多的汗水和努力。B.及时给学生传递信息，以免给学生造成自己‘交完钱就被晾一边了’的感觉*后期服务意识：学生后期服务直接决定了公司的项目声誉，对来年学校的再合作及新学校的开发起到至关重要的作用，一定要非常重视。A.加强境外服务意识，积极协助学生解决问题B.学生抵美后服务工作重点a.学生在意的是我们解决问题的速度和质量b.我们的专业性c.安抚处理突发事件d,让学校、家长、学生知道我们在努力付出，解决问题！服务提升关于岗位开拓1、和Sponsor谈合作时，是否可签署固定的可保证的岗位数量？这些固

定属于我们的岗位，可拿来和学校谈合作用。2、2-2.5个月的岗位在一些高校需求比较多，是否可以开拓？

一切重点高校不会给3个月的假期，更多是2-2.5个月，是否可以提供

多一些这样的岗位给学生？3、加强岗位开发的力度，开发尽可能多的岗位。4、我们在开发岗位，或接受Sponsor岗位时，是否可考虑主动放弃诸如手推车

之类容易被学生退岗的工作岗位？5、从今年的自主岗位开发来看，自主开发，快，且相对能保证岗位质量，自

主开发时我们对岗位把握性强，配岗快，可否加大自主开发岗位力度？关于岗位开拓工作期的境外协调1、针对不同雇主，学生抵达后需落实的工作不同，相关协调、确认工作我们应该在学生抵美前给学生一些思路。

需要有经验的同事分享一些案例和经验，一边在行前培训可以有更多的真实案例和实在的建议给到学生，这样一旦要去的学生也发现类似的问题，可以做参考，不至于学生在境外会情绪不稳定。2、6-10月份学生在境外岗位如发现问题，若学生无法跟雇主等沟通清楚，确保可联系到境外美之旅协调员。

建议在学生工作的6-9月份，公司可以安排人到学生相对聚集的城市负责协助工作。工作期的境外协调统一文件统一文件1、公司关于项目的统一决策、各项更改尽可能的统一，并形

成书面文件，统一发布。如遇重大问题需向学校澄清、致歉时，也请形成统一的书面文件，以维护学校的合作关系2、大学生调查问卷针对此项目所做的大学生抽样调查，以了解项目的利、弊，学生关注的问题等。问卷调查模板已出。3、统一制作说明会热场PPT拍摄学生在美工作、生活场景照片、采访、录影，制成说明会热场MV，增强说服力。项目培训建议1、增加切实、有意义的培训工作2、销售、辅导员、国际部定期案例分享培训3、加强带薪销售宣讲能力培训，各地多进行宣

讲会模拟培训项目培训建议项目培训内容巩固学习项目概要（项目介绍、专业操作知识、细节要点等）；