公司档案管理制度

第10页共10页档案管理制度一、总则1、为对本公司各类档案进行系统、科学、规范、有序的管理，使公司档案在最大程度上为公司经营管理服务，特依据《企业档案管理规定》制定本制度。2、本制度规定了档案的整理、归档、利用、复制、保密等工作要求，各部门应严格按照本制度规定，全面规范公司档案管理。3、本制度所称的档案，是指本公司在经营管理过程中形成和收集的具有保存价值的各类文书、图纸、电子文档、光盘、照片、录音录像资料及其它有关实物。二、档案分类1、档案分类以公司全部档案为对象，结合公司管理职能和档案内容及其特点，并结合便于档案归档操作、档案利用的原则进行分类。2、档案的类别共分为七个大类,即行政管理类、公司类、人事类、业务管理类、财务类、公司前身资料类、特殊载体类。该七大类作为第一级目录，并根据大类中的档案特点，分设下一级子目录。具体档案分类目录见附表一。3、档案分类应用于对本公司档案的进行整理、组卷、编号、装订、填写分类目录，方便查阅、检索等。4、鉴于公司档案在内容上可能涉及多个类别，如各部门在适用中对分类存有疑异的，可以提请档案管理部门释疑，以档案管理部门确定的分类为准。三、管理职权1、公司法务部为公司档案的管理职能部门，负责指导、监督公司各部门档案管理工作的开展，并设立专职档案管理人员负责档案资料的归档接收、整理、保管和利用管理工作。2、各部门指定专人为本部门兼职档案管理人员，负责本部门档案的整理、向档案管理部门报送归档，以及本部门备份文件的存档管理工作。3、各部门报送归档的资料，需经本部门兼职档案管理人员审定签字。4、公司所有档案原件统一存放公司档案室，由档案管理人员专人管理。对特殊情况下不能归档原件的，按本制度相关规定执行。5、各部门应严格按公司制度要求，分别负责好本部门相应的档案管理职责，规范、及时的对档案进行整理、分类、归档、保管和利用。6、专职档案管理人员及各部门兼职档案管理人员因工作变动或因故离职时，应将经办的相关档案信息向继任人员交接清楚，严禁擅自带走或私自销毁，或因交接不清导致档案缺失。7、财务部、证券部等需由本部门自行保存档案的其他部门，由该部门承担档案管理的责任，档案管理参照本制度执行。四、档案建档及保管1、归档时间1）根据公司各类档案不同的保管要求，并结合公司各部门的工作特点，分设三档不同的归档时间，分别为；立即、月内上报和半年汇总。2）前述三档的具体归档时间为：立即：收到符合归档要求的文件后3个工作日内归档；月内上报：收到符合归档要求的文件后30日内归档；半年汇总：每半年度最后一个月的25日之前将符合归档要求的文件统一整理归档3）各类档案适用的归档时间，详见附表一。各部门应按相应的归档时间要求，及时向档案室做好移交工作。2、归档要求1）材料齐全、完整、清晰是归档文件的基本要求。2）各部门移交的档案必须是原件，不能提交原件的务必注明原件的去处、不能移交原件的原因，并注明有明确的原件保管责任人，并由其签字确认。且归档部门应同时提交公司总经理审批同意的意见。3）送交档案室归档的文件应为档案的最终形式，文书类档案应已完成全部的必要签署，对于前后多稿的文书，应以最终稿报送归档（并附以重要的修改版）。4）为避免归档职责不清导致归档遗漏或重复归档，归档责任部门按下列原则予以确定：A、如该档案系公司内部起草、制作，仅在公司内部流转、无需取得公司外任何第三方签署或批复的文件，由起草、制作该档案的部门作为归档责任部门；B、如该档案需对外流转、或直接从外部接收取得的，则由第一手收到符合归档要求档案的部门，作为其归档责任部门。5）归档责任部门报送归档时，应由本部门兼职档案管理人员按附表二的格式填写《资料归档报送表》后连同档案一并报送。由公司法务部专职档案管理人员签收后，档案管理责任转移。6）对不符合归档要求的档案，档案室有权拒绝接收，如造成档案延迟报送的，按制度考核相关归档责任部门。3、电子档案归档的特别说明1）为便于档案管理，对最终状态同时兼有电子形式和书面形式的，应同时报送电子形式和书面形式。2）对于最终状态仅为电子形式且无法形成书面形式，或形成书面形式困难的，可以仅报送电子档案。3）电子形式档案报送时应刻制成光盘或以U盘的形式上报。并在报送表中注明电子档报送的原因和电子档案包含的准确内容清单。4）对专项性较强的电子档案，应按“一事一盘”的原则进行报送。5）鉴于电子档案的特殊性，各部门应严防病毒，任何员工发现电脑病毒应立即杀毒，必要时应立即通知公司网络管理部门。各部门在档案资料汇总建档前，应先行查杀病毒。4、档案的编号与建档1）档案按下列方式标识：采用英文字母顺序标识档案目录大类的的符号(第一级目录)；采用1位阿拉伯数字标识项目分类（第二级目录）；采用1位阿拉伯数字标识内容分类（第三级目录）具体各级目录标识号参见附表一。2）具体档案编号格式为：XYZ—年度—卷号（X：第一级目录号；Y：第二级目录号；Z：第三级目录号）。3）档案编号在各部门上报归档、经确认接收后，由法务部档案管理人员统一编号并登记在册，任何其他部门不得自行对档案进行编号。4）档案编号后，按类别分别建档，案卷设有封面、内含目录页。五、档案的利用1、档案保密的相关规定 1）为尽可能有效的保护公司信息安全，对于公司档案分设三级保密等级，分别为：机密、秘密、一般。机密：股东会、董事会、监事会会议记录，公司战略计划等涉及公司根本利益、重大决策的各类资料。秘密：公司重要会议记录、客户档案、项目合同等重要文件。一般：非保密性的文件。2）各部门上报归档时，应自行根据前述分档原则，正确地标明密级。3）为落实档案保密工作，各部门应严格执行如下保密要求：A、非档案管理人员不得自行进行档案取放，任何操作均应由档案管理员或其指定代理人进行或由其在场指导，档案箱柜应及时关锁。B、全体职工对密级档案、文件、资料均须严格遵循规定，以保守公司秘密安全为己任。C、档案管理人员要应定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。4）密级原则上一经填报不得作调整，如因项目信息已对外公开或其他方面原因确实需要调整密级的，经报送部门负责人签字、并报公司总经理确认后，档案管理人员可据此进行密级调整。2、档案利用1）档案的利用形式包括查阅、复印、外借。2）公司人员因工作需要，可以申请查阅档案室存档的档案。查阅场地仅限于档案室，不得带出至其他场所，随查随还。借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。3）如需复印或带出档案室查阅或使用的，应按本制度规定办理相关审批手续。借出时间不得超过3—5天。3、审批权限1）为规范档案利用，并保障公司的保密要求，档案管理分设三个等级的利用审批权限：A级：经公司总经理签字同意后方可利用；B级：经档案归档责任部门的部门负责人签字同意后方可利用；C级：在档案管理人员处办理登记手续后方可利用。2）针对不用的利用方式，其审批要求为：查阅：C级；复印：B级；外借：A级。3）针对不同的保密等级，其审批要求为：机密：A级；秘密：B级；一般：C级。4）确定审批权限时，根据利用方式和保密等级规定的审批权限不一致的，优先满足保密等级的审批要求。5）如外单位需利用本公司档案的，应持有单位介绍信并说明相关情况，报公司总经理批准后方可利用。六、档案保管及销毁1、档案保管1）根据相关规定及公司经营业务特点，档案保管年限分别设定为短期、长期、永久，其具体对应的保管年限为：永久：保管期限在50年以上；长期：保管期限在15年以上50年以下；短期：保管期限不超过15年。2）档案的保管年限的编制与修订工作，由公司法务部负责，各类档案对应的保管年限具体见附表一。2、档案销毁1）对于达到保管年限的档案，经归档责任部门负责人签字确认并报总经理审批后，档案管理部门可以销毁档案。2）销毁档案前要造具清册，销毁档案时要严格执行保密规定，由公司总经办指定人员及办公室指定人员作为监销人员，会同档案管理人员进行档案销毁，防止泄密。销毁人员应一并在档案销毁清册上签字。七、附则1、本管理制度如有未尽事宜，可由法务部另行修改、补充规定。本管理制度的最终解释权归法务部。2、鉴于公司印章的特殊性，公司废止印章的移交归档和销毁按公司《印章管理办法》相关规定执行。3、本管理制度经总经理核定签发后施行，修改时亦同。附件：档案管理制度；归档报送表。编制日期编制部门批准人批准日期一级目录二级目录三级目录归档时间保管年限行政管理类AA1各类外单位文件、通知类（不分设第三级目录，直接按年度立卷）包括政府机构、企业、事业单位发送的各类文件、通知、往来函件。立即短期A2制度发文类（按内容分设第三级目录）A21人事制度；A22财务制度；A23业务管理制度；A24日常行政管理制度；A25其他公司发文类；月内上报长期A3基础建设类（按建设项目分设第三级目录）包括工程施工、装饰装潢等基础建设的合同、图纸、往来联系单、验收文件、建筑物维修记录等相关资料半年汇总永久A4设备仪器类（不分设第三级目录，直接按年度立卷），包括运输设备、生产仪器、办公用设备等各类设备仪器的询价记录、采购合同、入库单、产品说明书、质保书、维修、保养和报废记录等相关资料半年汇总永久A5日常采购管理类（不分设第三级目录，直接按年度立卷）包括办公用品、员工福利用品等的采购合同、供应商基础档案、询价记录、送货单、入库单、领用记录等相关资料半年汇总长期A6综合行政管理类（不分设第三级目录，直接按年度立卷）包括客户接待、员工差旅、员工旅游、礼品管理、库存盘点等相关资料月内上报短期A7公司文化类（不分设第三级目录，直接按年度立卷）包括公司介绍、公司大事记载、公司理念精神、公司参展、评奖资料、公司宣传材料等相关资料月内上报永久A8部门内部管理类（按职能部门分设第三级目录）包括各部门内部管理形成的各类表格、计划、总结、内部工作联系单、职能分配表等相关资料；A81总经办；A82行政部；A83人力资源部；A84财务部；A85法务部；A86节目发行部；A87企划部；A88品宣部；A89证券部半年汇总短期A9会务资料料（按内容分设第三级目录）包括参加、组织会议形成的各类会议议程、会议纪要、场地租赁等相关资料。A91外单位与会资料；A92公司内部会议资料附件一：档案管理制度公司类BB1公司运营资质（按内容分设第三级目录）B11公司设立文件；B12公司章程；B13公司证照；B14年检记录；B15工商变更登记记录；立即永久B2股东类（按内容分设第三级目录）B21公司上市文件；B22股东资料；B23股东会会议资料；B24董事会会议资料；B25监事会会议资料；B26其他文件；立即永久B3战略运营类（按内容分设第三级目录）B31发展战略规划及相关可行性研究报告、评估文件；B32战略委员会会议纪要；B33战略发展项目的执行记录；B34各类顾问合同（包括法律、财务、技术、管理、咨询等）B35各类公司发展、政策扶持类申请报告立即永久B4知识产权类（按内容分设第三级目录）B41商标（包括商标申请文件、复议文件、商标证书、商标对外授权文件、商标专利维权资料等）；B42专利月内上报永久B5纠纷维权类（不分设第三级目录，直接按年度立卷）包括各种法律文书、证据材料等相关资料半年汇总长期人事类CC1招聘类（不分设第三级目录，直接按年度立卷）包括参会合同、委托招聘合同、招聘需求申报单、招聘宣传资料、人员应聘信息等相关资料半年汇总短期C2人事信息类（按员工姓氏拼音排序，每人一个档案袋）包括员工劳动合同、培训协议、基本信息表、调令、任命文件等与该员工相关、可细化到个人的各类人事信息资料立即长期C3薪酬类（不分设第三级目录，直接按年度立卷）包括工资报表、工资单、员工考勤、个税申报、公积金、社保缴纳、其他货币形式的福利发放等薪酬类档案月内上报长期C4绩效考核类（不分设第三级目录，直接按年度立卷）包括内部责任追查、年度或季度绩效考核等相关资料月内上报短期C5培训管理类（不分设第三级目录，直接按年度立卷）包括年度培训计划、内部培训记录、委外培训合同、培训讲稿等各类培训管理文件月内上报短期业务类DD1制作类（按剧目分设第三级目录，剧目从数字1开始编号，按数字顺序排列）立即永久D2发行类（按剧目分设第三级目录，剧目从数字1开始编号，按数字顺序排列）立即永久D3其他业务类（不分设第三级目录，直接按年度立卷）包括其他与业务相关的、不针对具体剧目进行的发行、战略合作等所形成的各类资料、立即永久财务类E未列入本次分类管理，由财务部负责分类归档公司前身资料类F特殊载体类GG1声像类（按载体形式分设第三级目录）G11母带；G12照片；G13录音录像；G14光盘月内上报长期G2印刷品类（不分设第三级目录，直接按年度立卷）包括各类画册、宣传海报、杂志、期刊等印刷制品；月内上报永久G3其他实物类（按内容分设第三级目录）G31证书、牌匾、锦旗、奖状、奖杯；G32礼品；G