企业档案管理实务工作

企业档案管理实务工作

什么是企业档案企业档案是企业在各项活动中形成的，企业活动是指企业生产、经营、行政、科研、基建、设备管理等各职能部门，综合运用资源条件、劳动力、资本、科学技术、流通手段、企业信誉等经济要素，制造产品获取利润和创造经济效益，实现企业基本目标的活动。因此，企业档案是企业各种因素相互作用的产物，它综合反映和说明企业的基本面貌和全部活动，是各种内容和载体档案的总和。企业档案工作12

什么是企业档案工作怎样做好企业档案工作

什么是企业档案工作什么是企业档案工作一是企业档案行政管理工作二是企业档案业务建设工作企业档案的构成是由企业若干项职能活动构成的总体划分为经营、生产技术管理基本建设、设备仪表科技研究、产品生产财务会计、人事管理党群工作、行政管理企业档案的基本类型文书档案其他载体档案会计档案企业档案科技档案实物档案人事档案从而形成了以企业管理档案为基础，以科技档案为主体。企业档案行政管理12档案专业主管机关企业档案管理部门

怎样做好企业档案工作123争取主动，建立网络，为档案工作提供组织保证建立健全档案管理规章制度加强基础业务建设4管理不断创新，全面提升档案工作

收集、整理开发利用编研统计、检索鉴定、保管对企业在工作中活动中形成的文件的积累、整理、归档的管理、对直属单位监督指导企业档案业务建设工作了解企企业内内部各各职能能的职职责，，尽快快熟文文件形形成的的规律律建立健健全档档案管管理归归档工工作及时收收集企企业重重大活活动的的有关关档案案企业档档案的的收集集工作作123转变收收集观观念，，注重重收集集范围围4企业分分类一一级类类目0129637458党群行政管理经营管理生产技术财务审计人事劳资产品科学技术基本建设设备管理保持文件之间的有机联系0党群工作5人事劳资3生产技术管理1行政管理2经营管理0-5文书档档案分分类按年度-问题-保管期限4财务审计0-5文书档案整理理、编目全宗号年度2007件号

1类别生产管理保管期限永久页数6全宗号年度2006件号1类别党群保管期限永久页数61在文件右下角角编页码在文件的右上上角盖上归档档章0-5文书档案编号号0-5类编号2007-0-1-1件号（0-9）盒号（0-9）分类号（0党群）目录号（年代代）文书档案的编编目归档文件应逐逐件编目。只只对复文进行行编目。归档档文件目录设设件号、责任任者、文号、、题名、日期期、页数、备备注等项目归档文件目录录年度：2007年保保管期限限：永久序号责任者文文号题题名名日日期页页数数 备注1琼电关关于注注册海南电网网海口分公司司20071海口公司（2007）的请请示0108212号2南方电网南南电字关于同意注册册海南电网海海口分2007（2007）公公司的批复0521128号0-5文书档案组卷卷、排列归档文件应以以“件”为单单位，按照其其排列顺序编编写件号（室室编件号），，并以归档章章的形式在归归档文件上注注明。件号应应在分类的最最低一级类目目内，按文件件排列顺序从从“1”开始标注。同同一年度的归归档文件，永永久、长期、、短期各排一一个流水号。。不同保管期期的不能放一一个合内。档案盒脊背设设置各检索项项，包括全宗号、、年度、保管管期限、机构(问题)、起止件号、、盒号。什么是企业档档案工作什么是企业会会计档案是指会计凭证证、会计帐簿簿和财务报表表等会计核算算专业材料是记录和反映映单位经济业业务的重要史史料和证据了解企业会计计档案的种类类尽快熟悉文件件形成的规律律。企业实行行会计电算化化后，会计档档案的内容、、载体、生成成、传输、保保管呈现出新新的特点，这这需要我们不不断深入了解解：机制会计档案案；机读会计档案案；计算机系统软软件4财务审计类财务审计综合合41财务管理42会计财务43审计工作444财务审计类会计报表：年报、季报、月报、各财务分析报表；会计帐本：日记帐、明细帐、辅助帐、总帐会计凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总报；其他：固定资产卡、财务移交清册等43会计财务430会计报表431会计帐簿432会计凭证433其他：会计档案的编编号例二某企业2002年度的会计年年报（2007－430－001）2007─430─001案卷号（001-999）会计年报（三三类）会计帐务（二二类）财务审行（一一类）年度（目录号号）会计档案的编编号例二某企业2007年度的会计帐帐簿（2007－431－001，4财务审计类、、3会计帐务、1帐簿、001案卷号）2007─431─001案卷号（001-999）会计帐簿（三三类）会计帐务（二二类）财务审行（一一类）年度(目录号)会计档案的编编号2007─432─001案卷号（001-999）三级类目（0-9）二级类目（0-9）一级类目（0-9）目录号（年代代）例一某企业2007年1月会计现金收收款凭证编号号（2007年度、4财务审计类、、3会计帐务、2凭证、001案卷号）会计档案材料料保管期限的的划分报表帐簿凭证其他年报月、季报现金、银行日记帐总帐、分类帐原始凭证记帐凭证汇总凭证银行对帐单银行调节表固定资产卡会计档案清册永久3年25年15年15年15年15年5年5年5年永久企业会计档案案组卷会计报表按年年报、季报、、月报分别组组卷，因保管管期限不同；；装具大不一一致。会计帐帐本是一本一一卷；会计凭凭证一般由经经办会计当月月凭证按形成成时间先后分分别装订若干干成册，一般般厚度不得超超过3厘米，，加封封面装装于凭凭证合合内，，并编编号。。人事档档案人事档档案是是人事事部门门按党党的人人事政政策，，在培培养、、选拨拨和任任用人人员等等工作作中形形成的的记载载个人人经历历、政政治思思想、、品德德作风风、业业务能能力、、工作作表现现、工工作实实绩等等内容容的文文件材材料，，是历历史地地、全全面地地考察察了解解和正正确选选拨使使用人人员的的重要要依据据，是是国家家档案案的重重要组组成部部分。。人事档档案的的收集集工作作收集的的材料料必须须经过过认真真鉴别别。归归档材材料应应真实实、完完整齐齐全、、文字字清楚楚、对对象明明确、、手续续完备备。需需经人人事部部门审审查盖盖章或或本人人签字字、盖章后后方能能归入入人事事档案案。503人事档档案分分类21在职人人员档档案3退休人人员职称档档案10012001第一层层人事档档案材材料的的分类类及编编号一、履履历表表（履历表表、个个人简简历）二、自自传三、鉴鉴定、、考察察、考考核四、学学历、、学位位、学学绩、、培训训和专专业技技术材材料五、政政审材材料六、参参加党党、团团材料料七、奖奖励材材料八、处处分材材料九、录录用、、任免免、聘聘用、、专业业、工工资、、待遇遇、出出国、、退休休十、其其他（（独生生子女女登记记、军军人结结婚登登记、、下乡乡证明明等））企业人人事档档案材材料组组卷录用、、任免、、待遇、、其他入党团、奖惩、处分鉴定表表、学历、、政审审履历表表、自传传人事档档案的的编号号人事档档案的的编号号有音音序编编号法法，许许多种种，今今天给给大家家介绍绍的一一种编编号方方法是是音序序编号号法。。音序序编号号法，，比任任何一一种方方法实实用、、便捷捷。优优点是是：1、简单单易学学；2、字体体无要要求；；3、不易易错号号；5、简化化归档档手续续；6、提高高工作作效率率；7、用途途广广广泛。。编号基基本方方法第一步步：把把所有有的人人事档档案姓姓名用用拼音音拼写写出来来，取取每一一个拼拼音的的第一一个字字母；；第二步步：把把同一一个字字母的的放在在一起起，按按姓的的汉字字声母母的ABCD………依次排排列（（单名名中间间空一一个字字符））；再再按名名的汉汉字声声母的的ABCD………依次排排列，，依此此类推推（见见附表表）第三步步：按按过索索引的的档案案号、、姓名名、籍籍贯进进行排排序上上架；；第四步步：每每一个个字母母后留留一定定的空空号，，以备备增加加档案案之用用。第五步步：箱箱柜右右上角角应标标明档档案号号的第第一个个字母母。科技技档档案案科技档档案是是企事事业单单位和和国家家机构构、社社会组组织及及个人人从事事生产产、科科研、、基建建及管管理活活动中中形成成的对对国家家和社社会具具有保保存价价值的的应当当归档档保存存的科科技文文件材材料。。科技档档案的的特点点1、专业业性2、成套套性3、可更更改性性4、通用用性5、现实实性科技档档案种种类一、农农业科科技档档案（（农、、林、、牧、、副、、渔））二、地地质档档案、、测会会档案案、医医学科科技档档案三、工工业科科技档档案（（产品品、科科研、、设备备、基基建）科技档档案收收集归归档一、收收集方方法一列入入、一一同步步、一一参加加、一一把关关1、明确基基建、、设备备、科科研、、产品品等业业务管管理部部门的的岗位位职责责，即即把科科技档档案的的收集集、积积累、、移交交归档档工作作列入入该科科室的的职责责范围围，并并责任任到人人一列入入一同步步科技档案的收收集工作与基基建、生产、、科研、设备备管理活动同同步进行。（1）事前介入。。在与有关单单位签订协议议合同时（如如勘察、设计计、施工、监监理等单位）），应对科技技档案的套数数、费用、质质量要求、立立卷人、移交交时间等提出出明确要求，，作为科技档档案接收时的的依据。（2）事中监督。。本单位要负负责组织、监监督和检查有有关单位（如如勘察、设计计、施工、监监理等单位））科技档案的的形成、积累累、整理、移移交工作，做做到边施工边边收集边整理理。一参参加加档案人员参加加产品科研成成果评优、基基建项目竣工工验收会和设设备开箱，覆覆行签字手续续，并对现场场形成的文件件材料和设备备开箱后的随随机材料进行行现场收集。。一把把关关把好外出出人员带带回材料料的收集集关围绕绕基建项目目、设备备选购、、科研、、学述等等活动外外出开会会、学习习培训带带回的各各种文件件要及时时向本单单位档案案室移交交。并由由档案部部门签字字后，才才能报销销差旅等等有关费费用（此此项规定定可纳入入本单位位的规章章制度，，以把好好文件材材料的收收集关））。科研研文文件件归归档档范范围围科研准备备阶段：：科研课课题审批批文件、、任务书书、方案案论证、、课题计计划等研究实验验阶段：：分析报报告、实实验报告告、计算算书、设设计图等等总结鉴定定验收阶阶段：鉴鉴定书、、科研报报告、总总结、论论文、技技经材料料等成果推广广应用阶阶段：扩扩大生产产设计文文件、工工艺文文件、技技术转让让文件等等产品品文文件件归归档档范范围围：产品研研发阶段段（开发研制制报告、、可行性性分析报报告、计计划任务务书等）产品设计计过程（（各种部件件图、产产品说明明书、合合格证等等）产品试验验过程（（试验报告告、质量量分析、、产品研研制总结结、产品品鉴定书书等）基建建项项目目文文件件归档档范范围围项目前期期文件:立项、可可研、设设计项目管理理文件:招投标、、合同、、协议、、征地地、、施工管管理施工文件件：开工报告告、技术术交底、、材质证证明设计计变更、、质量评评定、工工程记录录、设备备调试记记录、完完工验收收报告等等项目竣工工文件：：竣工验收收报告、、竣工图图、项目目质量评评审材料料、工程程声象材材料等设备备文文件件归归档档范范围围购置设备备申请及及批复、、协议及及合同外购设备备的随机机文件设备安装装、调试试和验收收过程形形成文件件设备操作作规程，，运行、、维修记记录设备改进进、改装装、技术术文件设备报废废申请、、鉴定及及审批文文件归档要求求1、归档的的文件材材料应为为原件。。2、归档的的文件材材料内容容必须齐齐全、完完整、准准确、系系统。3、文件材材料应采采用耐久久性强的的书写材材料书写写，不得得使用易易褪色的的书写材材料，否否则必须须复印。。4、文件材材料应字字迹清楚楚，图样样清晰，，图表整整洁，签签字盖章章手续完完备。5、图纸应应折叠或或A4（297××210mm）幅面，，所有竣竣工图均均应在图图标栏上上方空白白处加盖盖竣工图图章，图图标栏露露在外面面，竣工工图章应应使用不不易褪色色的红印印泥。6、组卷所所用的各各种目录录、表格格、封面面（底））、卷盒盒一律采采用档案案行政部部门监制制的产品品。归档时间（一）基建建档案1、工程前期期文件（依依据性、基基础性文件件）：工作作完成后，，一次性归归档。2、施工、监监理、竣工工文件：（1）规模小：：竣工验收收后三个月月内一次性性立即归档档。（2）规模大、、周期长：：可按单位位、分部工工程，通过过单项验收收后归档（二）设备备、仪器：：大型设备备应在设备备、仪器安安装、调试试成功，交交付使用时时归档，小小型设备仪仪器开箱验验收时即可可归档。（三）科研研课题1、一般情况况下：在研研究结束并并完成成果果鉴定后归归档。2、研究周期期长的：可可按阶段归归档或按年年度归档。。（四）产品品、工艺：：应在产品品定型验收收、正式投投产时归档档，也可视视周期长短短分阶段归归档归档份数1、基建档案案一般不少少于2套，一套（（原件）由由建设单位位保管，一一套（原件件）移交当当地城建档档案馆。2、其他档案案一般归档档1套，较重要要的和利用用频繁的文文件材料可可根据实际际情况增加加归档份数数。归档手续档案交接时时，应编制制移交清单单，一式两两份，交接接双方签字字、盖章后后方可交接接。基本建设分分类基本建设类类的二级及及二级以下下类目按工工程专业性性质或建筑筑项目设置置进行分类类步骤：大类类—项目—阶段同一项目分分：立项、、设计、施施工、竣工工等基建类档案案分类与编编号目录号分分类号DGB2─8040─0001案卷号（0-999）单位工程土建施工分分类号综合基建目录代号(前三位项目目代号拼音音DGB字母，后一一位是项目目期数)档号图示：：例:一、水利工工程（××灌区工程：：大类按专业业职能，属属类按问题题、合同项项目划分））设备仪表分分类设备仪表类类按专业、、用途分类类；步骤：大类—项目（种类））—设备型号同一项目（种种类）分：立立项考察—购置验收—安装调试—使用维护等阶阶段；设备档案的编编号50001─9212─01说明书（01-99）杆上开关（1－9）配电网设备(1-9)架空线路配电电网设备（1－9）设备（1－9）500KV第1条线路(目录号)例：某供电公公司架空线路路配电网设备备的说明书的的编号。（按项目、专专业、种类分分）科研分类1、“性质——课题”分类法法2、“专业——课题”分类法法产品档案分类类1、“系列——型号”分类法法2、“品种——问题”分类法法科技档案组卷卷根据文件材料料的形成规律律，将若干份份互有联系的的文件组合在在一起，使之之便于保管和和利用的过程程案卷是由互有联系系的若干文件件组合而成的的档案保管单单位排列案卷和卷卷内文件顺序序科研类：课题题准备立项阶阶段——研究实验阶段段——总结鉴定阶段段——成果申报奖励励阶段——推广应用阶段段等。基建类：项目目依据性文件件材料——基础性文件材材料——工程设计(含初步设计、、技术设计、、施工设计)——工程施工——工程监理——工程竣工验收收等。设备类：设备备依据性文件件材料——外购设备开箱箱验收(自制设备的设设计、制造、、验收)——设备安装调试试——随机文件材料料——设备运行——设备维护等。。卷内文件材料料之间的排列列顺序A管理性文件组组合：按问题题的重要程度度和事项、事事务发展过程程的先后顺序序排列。B结论和依据性性文件组合：：按结论性文文件在前，依依据性文件在在后的顺序排排列。C文字和图纸组组合：按文字字在前，图纸纸在后的顺序序排列。D译文和原文组组合：按译文文在前，原文文在后的顺序序排列科技档案的编编目产品、科研、、基本建设、、设备仪器四四类的文件材材料仍执行《科学技术档案案案卷构成的的一般要求》的规定，按““卷”整理。。不装订的卷卷内文件右上上角盖上档号号章，文件的的右下角编上上页码档

号序号50001-4211-0111科技档档案的的编目目2案卷封封面的的编著著案卷目目录的的编著著卷内目目录的的编著著案卷脊脊背的的编著著案卷卷题题名名1、文字字材料料类：：前期期文件件“三段段式””：责责任者者关于问题的名称2、表格格、图图纸材材料类类：（1）项目目名称称+专业（（子项项或分分部））+表格、、图纸纸名称称（2）项目目名称称+表格、、图纸纸名称称示例1××港口工工程项目核核准及及开工工的请请示、、批复复项目名名称内容文文件名名称示例2教学楼楼给给排水水、电电气、、门窗窗、装装饰分分部工工程程质量量评定定表项目名名称子子项分分部表表格名名称其他载载体档档案的的分类类其他载载体档档案的的分类类，按按上述述分类类进行行，因因它只只是在在档案案载体体的不不同，，其反反映的的内容容与纸纸质档档案一一样，，因此此不单单独设设置类类目。。但要要分库库保管管（其其温、