业务流程重组

上海电力企业资源计划管理咨询项目

业务流程重组培训毕马威管理咨询文件日期:2023/1/19培训内容及时间安排业务流程重组概念 20分钟流程绘制方法及技巧 20分钟流程绘制练习 40分钟流程改进原则 10分钟流程改进练习 20分钟提问和回答 10分钟培训目标培训目标明确流程重组的原理学会绘制流程图的方法

掌握流程改进的原则流程重组概念从功能到流程的观念流程重组的收益和成功因素什么是业务流程？

业务流程是指在组织内部“流转”的一系列相关的活动业务流程不仅仅限于一个单一的功能或者单一的部门业务流程能够贯穿始终地反映经营情况流程与业务运营息息相关并向客户提供价值.如果企业能够将人为实现的流程和通过系统实现的流程进行无缝整合,企业将因此获得核心的竞争优势业务流程重组业务流程重组(BPR)是一种改进,它的目标是通过重新设计组织经营的流程,使流程的增值内容最大化,非增值内容最小化(包括降低营运成本,控制营运风险,提高营运效率三方面),从而获得绩效的改进部门内部逐步改进与完善公司业务流程重组战略重组什么是业务流程重组？什么是业务流程重组？平衡质量、服务水平和成本始终是企业获取竞争优势的考虑重点降低成本质量改善提升客户服务水平竞争优势成功的业务流程重组需要树立从功能到流程转化的概念功能驱动运营第一阶段第三阶段关键流程驱动运营电力工程建设采购设备维护客户采购申请到付款资产管理电力项目管理传统的管理注重职能层级机制流程概念打破职能层级体制的界限,直达客户流程得以承认，但功能处于主导电力工程建设采购设备维护第二阶段从功能到流程的转化观点业务流程重组的警号 以下是企业对业务流程重组需求的诊断信息，其中一些已成为某些机构的典型“警告信号”:供电的可靠性降低资产的利用率下降竞争能力下降客户满意程度降低新近出台的政府改革／立法行业趋势变化陈旧的信息技术应用流程程重重组组的的成成功功结结果果压缩缩时时间间减少不不增加加价值值的活活动授予相相应权权限客户联联盟一次做做好在流程程开始始时就就保证证质量量设定有有弹性性的目目标有效降降低成成本，，领先先的技技术持续的的改善善循环环流程图图绘制制的方方法及及技巧巧流程图图绘制制目标标及基基本知知识讲讲解流程图图的绘绘制流程图图交付付要求求流程绘绘制目目标理解现现有流流程和和资源分分配阐明企企业关关键问问题识别改改进的的良机机流程图图是一一种工工具，，可用用来了了解、、分析析和归归档公公司的的流程程和活活动，，帮助助确定定改善善机会会一张流流程图图显示示了将将特定定输入入转化化为所所需输输出结结果的的一系系列步步骤什么是是流程程图？？流程图图绘制制流程图图绘制制主要要包括括以下下三项项内容容：理解流流程编制流流程图图完善流流程图图流程图图绘制制流程图图绘制制基础础有明确确定义义的开开端和和结束束有输入入必有有输出出在整个个企业业组织织中““流动动”不局限限于单单一的的功能能和部部门流程输入输出流程图图绘制制－管管理理要素素的划划分营运流流程管理理支支持持流流程程采购管管理营销管管理发电管管理输电管管理配电管管理技术、、电能能质量量管理理行政事事务管管理预算管管理财务管管理投资管管理信息系系统管管理人力资资源管管理固定资资产管管理检修计计划管管理下列为为绘制制流程程图所所需考考虑的的要素素信息息：行为责任输入在流程程中的的关键键行为为流流程中中的关关键责责任每一行行为的的主要要输入入来源源输出顾客时间和和成本本每一行行为的的关键键交付付成果果每每一行行为输输出的的接受受者每每一一行为为所需需的时时（内部部和外外部））间/成成本画流程程图需需了解解的信信息文件/表格格：该标识识文件件，包包括表表格、、字母母和报报告。。它既既可表表示输输入，，又可可表示示输出出。可可在该该标识识上写写下标标题用用以代代表特特定的的文件件。系统/数据库库：该标识识用于于表明明信息息从现现有的的计算算机系系统中中流入入或流流出。。该计计算机机系统统表现现为输输入、、处理理或输输出。。可在在标识识中写写明特特定的的系统统名称称。流程图图绘制制标识识一套套标标准准的的符符号号能能帮帮助助快快速速并并且且一一致致地地通通过过流流程程图图进进行行沟沟通通流程程操操作作：该标标识识用用于于指指示示一一项项需需要要人人工工处处理理的的活活动动，，例例如如手手工工处处理理一一个个文文件件（（如如手手写写的的采采购购单单）），，或或人人工工检检查查一一个个文文件件。。流程程参参见见:该标标识识用用于于指指示示从从一一个个流流程程转转向向下下一一个个流流程程。。流程程图图绘绘制制标标识识数据据信信息息:该标标识识用用于于指指示示输输入入流流程程的的数数据据和和信信息息。。决定定批批复复：该菱菱形形框框代代表表一一个个决决定定或或批批复复。。它它给给人人以以强强烈烈的的视视觉觉提提示示，，即即此此处处需需要要作作出出决决定定或或批批复复。。该该标标识识经经常常用用在在流流程程栏栏中中。。其其右右方方联联接接““否否””的的情情况况，，下下方方联联接接““是是””的的情情况况。。方向向标标记记：流向向箭箭头头代代表表任任务务执执行行时时的的次次序序，，它它们们引引导导着着流流程程。。流流向向从从左左到到右右代代表表输输入入被被接接收收并并被被处处理理；；流流向向从从上上到到下下代代表表任任务务被被完完成成。。流程程图图绘绘制制标标识识存档档:该框框代代表表一一个个文文档档在在此此处处需需要要被被存存档档。。开始始/结结束束:该框框用用以以表表示示一一个个流流程程的的开开始始和和结结束束。。流程程图图绘绘制制标标识识流程程图图连连接接标标识识：该标标识识用用于于同同一一流流程程图图中中页页和和页页的的连连续续或或者者用用于于同同页页内内从从一一个个动动作作框框转转到到另另一一个个动动作作框框。。当当画画到到页页底底时时，，可可以以在在图图中中最最后后一一项项内内容容后后使使用用连连接接标标识识。。连连接接标标识识的的画画法法：：在在标标识识内内以以大大写写的的英英文文字字母母表表示示（A-Z)，然后在需要要接入的地地方画上同同样的流程程连接标识识，在该标标识上写下下相同的英英文大写字字母。流程图绘制制标识A继续“是””情况下的的流程是否状况表是否否被批准准?A对状况表作作修改在决定框之之前使用手手工操作标标识：如果流程分分叉为是/否，则有有人作出决决定。用决决定框来表表示。由于于所作的决决定和批复复很少无效效，因此在在决定框之之前通常有有人工活动动标识。是否是否有效？？流程图绘制制标识验证统计数数据的有有效性流程图绘制制询问一个流流程活动的的问题包括括：流程/任务务生成什么么？职员怎样执执行它？为什么要这这样做？何时、由谁谁对它进行行复核？流程活动需需要多少时时间？流程活动何何时需要？？错误/问题题的种类、、频率和发发生原因是是什么？怎样处理错错误/问题题/例外？？输出什么？？输出多少少？输出至哪里里？流程范围控制目标主要控制点点涉及部门及及表格流程流转时时间特定政策建议步骤:从一个高层层次的流程程开始,如如有必要,到下一层层次的流程程确定每个子子流程的开开始和结束束(保持重重点)确定关键输输入和输出出按步骤进行行每个关键键业务子流流程节约时间:如果陷陷入困境,休息一下下或跳到另另一方面采用标准的的流程图符符号在流程绘制制过程中或或在每一子子流程的结结束确认流流程和技术术改进机会会核查流程的的准确性流程图绘制制的技巧需要按实际情况况绘制流程程需要在整个组织织内思考流流程需要与流程牵涉涉的人员交交流需要在开始前确确认流程的的起点和结结束需要高层次的流流程图不能按照自己的的想象绘制制流程不能把流程图局局限在自己己的部门不能闭门造车，，在真空中工工作不能在确认流程程范围前绘绘制流程不能陷入太多的的细节流程绘制应应注意的要要点总结流程图的格格式宋体标题采用14号字体体、加粗、、中间对齐齐部门采用10号字体体、加粗、、下划线、、中间对齐齐框内采用6－8号字字体、普通通不加粗、、中间对齐齐连线采用与与框内同样样字体、中中间对齐尽量避免相相交线业务流程图图交付要求求业务流程图图交付要求求流程图的组组成流程图标题题涉及部门部门分隔线线标识符连线框内的字宋体6－8号普通不加粗中间对齐标题宋体14号加粗中间对齐部门宋体10号加粗下划线中间对齐连线尽量避免交叉、有时可以适当合并以求简单明了不同的选项在连线上标明，与框内的字体同样要求将单据据传递递给办办公室室将单据据传递递给办办公室室将单据据传递递给办办公室室将单据据传递递给办办公室室将单据据传递递给办办公室室将单据据传递递给办办公室室将单据据传递递给办办公室室将单据据传递递给办办公室室将单据据传递递给办办公室室起始点点、终终止点点和流流程对对象必必须清清晰输入和和输出出应当当明确确应当在在合适适的地地方标标出估估计时时间（（该项项流程程作业业所需需的时时间））为每一一个任任务框框标明明人员员的职职务/负责责的范范围做到对对流程程不熟熟悉的的人，，不需需要任任何解解释就就能轻轻而易易举地地读懂懂流程程图详细程程度应应达到到足以以识别别无效效率的的活动动量化目目前的的关键键绩效效考评评指标标业务流流程图图交付付要求求现状流流程图图样张张样张张流程绘绘制练练习思考与与讨论论：流程图图绘制制中包包含哪哪六条条重要要信息息？过去所所认识识的业业务流流程和和今天天介绍绍的业业务流流程有有什么么区别别？您期望望通过过这次次流程程重组组得到到的收收益有有那些些？您认为为上海海电力力有那那些现现象表表明需需要进进行流流程重重组？？举例说说明时时间/成本本要素素的主主要用用途？？实例练练习-物物资资采购购计划划申请请与审审核供电所所计划划员制制定本本供电电所的的项目目物资资采购购计划划草案案，交交供应应科科科长审审核供应科科科长长从技技术的的角度度考虑虑是否否批准准该采采购计计划，，在1天内内作出出批复复如果供供应科科科长长审批批通过过，则则报供供电所所所长长签字字；如如果通通不过过则返返回计计划员员并向向其提提出修修改意意见所长审审批需需要半半天所长签签字后后，交交供电电公司司对口口职能能部门门在3天内内从技技术角角度对对采购购计划划进行行审核核如果审审核不不通过过则返返回供供电所所；如如果审审核通通过则则由办办公室室将采采购计计划汇汇总平平衡后后交供供电公公司总总经理理签字字供电公公司总总经理理一般般在3天内内签字字确认认，然然后交交电力力公司司归口口部门门审核核电力公公司归归口部部门主主要从从资金金、技技术方方面进进行考考虑，，通常常在1周内内审核核通过过后交交由办办公室室进行行汇总总平衡衡电力公公司总总经理理在1周内内审核核办公公室平平衡汇汇总过过的采采购计计划电力公公司总总经理理审核核通过过的正正式采采购计计划传传真给给物资资公司司实施施采购购找出流流程本本身存存在的的问题题寻求通通过信信息技技术系系统的的应用用提高高流程程效率率的机机会制定速速效方方案解解决当当务之之急在流程程绘制制过程程中,我们们不仅仅应该该理解解现有有的流流程,更更要识识别流流程改改进的的机会会,建建议的的步骤骤如下下:流程改改进原原则缺少关关键步步骤重复劳劳动(一个流流程内内或是是跨部部门)不必要要的文文书工工作不完全全或冗冗余的的审查查过程程不必要要的延延误与其它它流程程、部部门、、顾客客或供供应商商的接接口不不够清清晰流程图图绘制制完毕毕后，，可以以开始始分析析流程程改进进的机机会，典型的的流程程问题题包括括：流程改改进（（续））理解现现有系系统的的限制制(比比如:数据据格式式不兼兼容,硬件件容量量限制制,关关键系系统间间缺乏乏集成成)确认应用用新技术术的潜在在收益(比如:提提高作业业自动化化程度,增加加信息的的共享程程度等.)寻求通过过信息技技术系统统的应用用提高流流程效率率的机会会流程改进进（续续）速效方案案主要针针对企业业需要