高效工作-时间管理

时间管理2010年04月目录从装桶试验开始时间管理的基本概念目标设定与时间管理时间管理的策略原则浪费时间的外在因素Page3道具：铁桶一只（刚好够大），大石头两块，碎石若干，细沙一堆，水一罐。目标：把以上物品装进铁桶。提问：如果请你做这个实验，你将会按怎样的顺序把以上物品装进铁桶？启示：在这个实验中，铁桶象征着什么？细沙象征着什么？碎石象征着什么？大石头又象征着什么？水象征什么？这个实验又说明了什么？装桶试验铁桶：充分利用一段时间（天）做出的最大产出紧急不紧急重要A（碎石型的事务）危机急迫的问题有期限压力的计划B（石块型的事务）发掘新机会规划改进产能建立伙伴关系防患于未然不重要C（细沙型的事务）不速之客的接待某些信件、文件、电话的处理某些会议的出席某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些不必要的应酬有趣的活动启示：时间是挤出来的Page5装桶试验-加强版（桶足够）如果是大石头（几个桶才能装下）呢？如果是巨石（很多个桶都装不下）呢？如果是很多巨石（很多很多个桶都装不下）呢？如果你只有一个桶呢？目录从装桶试验开始时间管理的基本概念目标设定与时间管理时间管理的策略原则浪费时间的外在因素时间的特征时间不可停缺时间不可替代时间不可存储时间不可增減时间可以管理什么是时间管理“时间管理”

——由于时间所具备的基本特性，所以时间管理的对象并不是时间本身，而是探索如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标的行为。目的：通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。目录从装桶试验开始时间管理的基本概念目标设定与时间管理时间管理的策略原则浪费时间的外在因素Page10耶鲁大学的调查1953年，美国耶鲁大学对应届毕业生做了一项研究调查，他们发现有3%的同学还没有毕业就设定了他们人生的目标，20年后，也就是1973年，这3%的同学比其他97%的同学更显得富裕。这3%的同学，他们做了7件事情：◆他们曾经很确实地写下了他们想做的事情；◆他们列出了达成目标所得到的好处；◆他们列出达成目标要克服的障碍；◆他们列出了达成目标必须必备的知识以及信息；◆他们列出了达成目标需要共同协力的团队、人员或者组织；◆他们总结出一套行动计划；◆他们写出了达成目标的具体时间。另外97%的人他们没有去设定目标。原因在于：◆他们对目标不了解；◆他们不知道如何去设立目标；◆对失败有一种恐惧感；◆害怕被拒绝；◆自我形象不佳；◆他们对自己缺乏热忱。没有目标，就没有时间管理。布朗运动本身就是无效率的。Page11设定目标的五个原则S-Specific具体的；明确谁，做什么事情，具体有什么要求；避免出现一句话的任务M-Measurable可衡量；做得好不好、有多好，要有判断标准；避免出现“增强”、“加大”、“提高”这样的模糊字眼A-Attainable可实现；基于现实是可以达到的；避免出现明知不可能实现的任务、太理想化的任务R-Relevant

相关的；和我们目前的工作一致；T-Timebased基于时间；开始、结束、里程碑时间，投入工作量百分比明确。避免出现一个计划中所有任务的开始结束时间都一样，所有任务都100%投入Page12目标设定的方法书面化-设定目标最好用白纸黑字写下来文字化-说明为什么要做，按照SMART原则描述目标可视化-日常可见，能够经常提醒自己长短计划-长远计划（模糊），近期计划（详细）目录从装桶试验开始时间管理的基本概念目标设定与时间管理时间管理的策略原则浪费时间的外在因素Page14帕金森定律工作会自动地膨胀占满所有可利用的时间工作时间做任何事必须给它定一个合理的截止日期Page15帕累托定律（80/20定律）20%重要的事80%琐碎的事20%的效果80%的效果20%重要的事80%琐碎的事20%的效果80%的效果20%的时间80%的时间时间管理的核心专注于能够产生效果的工作一件事情做完再做下一件事情集中处理类似的事情专注于只有自己能做的事情一次只做一件事情

聚焦一个时期只有一个重点Page17时间管理4象限紧急不紧急重要A（碎石型的事务）危机急迫的问题有期限压力的计划B（石块型的事务）发掘新机会规划改进产能建立伙伴关系防患于未然不重要C（细沙型的事务）不速之客的接待某些会议的出席某些信件、文件、电话的处理某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些不必要的应酬有趣的活动拖延偷懒A→B→C→DPage18处理策略重要紧急的事马上做例如考试、赶三点半和急病求医等，做完之后检讨是不是能预防以后不要发生的这么突然，因为太常发，压力太大，对健康很伤。其次是做重要而不紧急的事这类事情影响深远，如做身体健康检查和学习新知识、新技能等，这类事情的效益是中长期的，如果一再拖延，会变成重要又紧急的事，所以应该拟

定具体目标和化整为零的计划，按时完成。第三是紧急但不重要的事如没有事先约的访客或打来闲聊的电话，则长话短说，或每天留些空白时间来处理这类的事，或以替代方式处理。最后一类是不重要也不紧急的事如闲逛街或闲聊或无目的看电视等等，偶而为之，但限时结束；或者提升层次，逛街提升为对流行的观察或人的观察，闲聊提升为讨论或主题交流，看电视提升为有目的的新信息的接收。转变时间价值观念的方法(一).自我心灵思想重建方法心灵思想重建是在主导个人价值观系统的建立，来正确评估并决定你的目标、方向(你的梦想)▲将想法具体化，制定达成目标的行动方案与期限▲有贯彻到底的坚强决心具体目标行动方案行动期限坚强决心个人价值观系统(二).自我行为习惯转化方法行为习惯转化是在建立立刻去做的行动力▲确定工作的优先顺序▲能时常自我检讨改进(三).自我目标计划操作方法

目标计划操作是在理清目标清单▲确定自己人生的阶段方向▲作一份平日常浪费时间的检讨表，随时提醒自己目录从装桶试验开始时间管理的基本概念目标设定与时间管理时间管理的策略原则浪费时间的各种因素浪费时间的各种因素▲缺乏明确的目标▲拖延▲缺乏优先顺序▲想做的事情太多，而且有头无尾▲缺乏条理与整洁▲不懂授权▲不会拒绝别人的请求▲仓促决策▲懒惰与心理消极▲行动缓慢▲作事拖拉▲会议冗长▲不速之客闯入

▲电话干扰▲经常加班加点▲穷于应付突发事件▲漫谈、聊天▲交待不清，事情做错▲不敢拍板，等指示

▲考虑事情过于