用Excel轻松管理数据

用Excel轻松管理数据使用公式和函数

Excel除了能够接收用户输入的数据外，还能对数据进行运算处理。在Excel中不仅可以进行加、减、乘、除四则运算，还可以对财务、金融、统计等方面的复杂数据进行计算。计算时可以根据需要手动输入公式，也可以通过系统提供的函数来计算。公式应用

公式就是在工作表中对数据进行加、减、乘、除等运算的等式。、1、公式的含义公式是对数据计算的依据，在Excel中输入计算公式进行计算数据时需要遵循一个特定的语法或次序：最前面的是等号“=”，公式中可以包含运算符、常量数值、单元格引用、单元格区域引用、系统内部函数等。=14*A6—SUM（D2：F6）常量数值运算符单元格引用单元格区域引用系统内部函数常量数值：是指不进行计算的值，因此也不会发生变化。运算符：指公式中对各元素进行计算的符号，如+、-、*、/、%等。单元格引用：是指用于表示单元格在工作表上所处位置的坐标集。单元格区域引用：是指左上角的单元格地址与右下角单元格地址所组成单元格区域。系统内部函数：是Excel中预定义的计算公式，通过使用一些称为参数的特定数值来按特定的顺序或结构执行计算。其中的参数可以是常量数值、单元格引用和单元格区域引用等输入公式

下面以计算销售记录表中第一条记录的销售额为例，介绍输入公式的方法。其具体操作如下：步骤1选择存储计算结果的H3单元格，按=键输入等号“=”，如图6-2所示。步骤2输入公式的内容F3*G3，如图下图所示。步骤3按Enter键即可计算出第一条记录的销售额，如图下图所示快速填充公式填充公式与复制公式一样，也是相当于将公式进行复制，但填充公式可以填充连续的多个单元格，而复制只能将公式复制到某个单元格。下面以计算所有记录的销售额为例，介绍填充公式的方法，其具体操作如下：步骤1选择所要填充的公式所在单元格H3，将鼠标光标置于单元格右下角处，行鼠标光标变为十形状时，按住鼠标左键拖动到所要计算销售额的单元格中，被拖动过的单元格呈虚线显示，如图6-10所示。步骤2释放鼠标左键后即可计算出其他记录的销售额，如图6-11所示。

求和按钮的作用

步骤1在销售表中选择放置求和结果的单元格H14，单击常用工具栏中的“自动求和”按钮，如图6-15所示。步骤2此时系统自动选取H3：H14单元格区域中有数值的单元格，并在编辑栏和H14单元格中显示求和公式，如图6-16所示。步骤3按Enter键或单击编辑栏中的√按钮，求和结果便自动显示在H14单元格中函数的使用常用函数介绍几个常用函数的作用如下：SUM函数：用于计算单元格区域中所有数值的和，其参数可以是数值常量，如SUM（6，3）表示计算6+3；也可是一个单元格的引用或一个单元格区域的引用，如SUM（B2，D4）表示计算B2+D4，而SUM（A2：E4）表示求A2：E4区域内各单元格中数值的和。AVERAGE函数：用于求参数中所有数值的平均值，其参数与SUM函数类似。函数的使用MAX函数：用于求参数中数值的最大值，如MAX（B1，B2，C2）表示求B1、B2和C2单元格中数值的最大值。MIN函数：用于求参数中数值的最小值，如MIN（B1：C6）表示求单元格区域B1：C6中数值的最小值。COUNT函数：用于计算单元格区域包含数字的单元格，或参数列表中数字的个数，如COUNT（C4：G4）表示求单元格区域C4：G4中包含数字的单元格有几个。输入函数输入函数可通过“粘贴函数”对话框来实现。如要求成绩表中第一个学生的平均成绩，其具体操作如下：步骤1在成绩表中选择用于存放平均成绩的单元格H3，单击编辑栏中的“插入函数”按钮fx，如图右图所示。步骤2在弹出“插入函数”对话框的“选择函数”栏中选择平均数函数AVERAGE，如图下图所示。步骤3单击按钮，在弹出“函数参数”对话框的Number文本框中输入所要计算平均成绩的单元格区域引用C3：G3，如图6-26所示，也可单击Number1文本框后的按钮，然后在工作表中选择需要计算的区域。步骤4单击按钮，在H3单元格中显示计算出的平均成绩，如图下图所示。对数据排序——利用按钮排序通过“常用”工具栏中的“升序”按钮或“降序排序”按钮可以实现排序操作。“升序排序”是指将数据进行从小到大的排列，“降序排序”则相反。下面以对学生的平均成绩进行“升序排序”为例，介绍通过按钮进行排序的方法，其具体操作如下：步骤1在成绩表中选择“平均成绩”列中任一单元格，单击“升序排序”按钮，如图右图所示。步骤2系统自动对“平均成绩”进行升序排序，排序后的效果如下图所示筛选数据----自动筛选当只需要进行简单快速的筛选操作时，可使用自动筛选功能。如筛选出成绩表中物理成绩为85的记录，其具体操作如下：步骤1在成绩表中选择任一个有内容的单元格，再选择[数据]/[筛选]/[自动筛选]使命，如下图所示。步骤2此时数据清单中各字段名称的右侧均出现按钮，单击“物理”字段名右侧的按钮，在弹出的下拉列表中选择85选项，如下图所示。步骤3此时在成绩表中只列出物理成绩为80分的学生记录，如下图所示。自定义筛选当要进行较为复杂的筛选时，可使用Excel的自定义筛选功能。如要筛选出数学成绩低于60分的学生，其具体操作如下：步骤1单击“数学”字段名右侧的按钮，在弹出的下拉列表中选择“自定义”选项。步骤2在弹出的“自定义自动筛选方式”对话框中，在“数学”栏左边的下拉列表框中选择“小于”，在右边的下拉列表中输入“60”，如下图所示。步骤3单击按钮，即可筛选出数学成绩低于60分的学生，如下图所示。使用图表分析数据—创建图表

在Excel中通过图表向导可以方便地根据工作表中的数据创建图表，下面以太成公司每天的销售额为例讲解如何创建图表。其具体操作如下：步骤1选择工作表中要创建图表的单元格区域B2：B14和H2：H14，单击“常用”工具栏中的“图表向导”按钮，如图6-41所示。步骤2在弹出的“图表向导步骤之1-图表类型”对话框中的“图表类型”列表框中选择“柱形图”，在“子图表类型”列表框中选择第4个类型

步骤3单击按钮，在弹出的“图表向导-4步骤之2-图表源数据”对话框中的“数据区域”选项卡下选中单选按钮步骤4单击按钮，在弹出的“图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框中“标题”选项卡下的“图表标题”文