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文档简介

用Excel轻松管理数据使用公式和函数

Excel除了能够接收用户输入的数据外,还能对数据进行运算处理。在Excel中不仅可以进行加、减、乘、除四则运算,还可以对财务、金融、统计等方面的复杂数据进行计算。计算时可以根据需要手动输入公式,也可以通过系统提供的函数来计算。公式应用

公式就是在工作表中对数据进行加、减、乘、除等运算的等式。、1、公式的含义公式是对数据计算的依据,在Excel中输入计算公式进行计算数据时需要遵循一个特定的语法或次序:最前面的是等号“=”,公式中可以包含运算符、常量数值、单元格引用、单元格区域引用、系统内部函数等。=14*A6—SUM(D2:F6)常量数值运算符单元格引用单元格区域引用系统内部函数常量数值:是指不进行计算的值,因此也不会发生变化。运算符:指公式中对各元素进行计算的符号,如+、-、*、/、%等。单元格引用:是指用于表示单元格在工作表上所处位置的坐标集。单元格区域引用:是指左上角的单元格地址与右下角单元格地址所组成单元格区域。系统内部函数:是Excel中预定义的计算公式,通过使用一些称为参数的特定数值来按特定的顺序或结构执行计算。其中的参数可以是常量数值、单元格引用和单元格区域引用等输入公式

下面以计算销售记录表中第一条记录的销售额为例,介绍输入公式的方法。其具体操作如下:步骤1选择存储计算结果的H3单元格,按=键输入等号“=”,如图6-2所示。步骤2输入公式的内容F3*G3,如图下图所示。步骤3按Enter键即可计算出第一条记录的销售额,如图下图所示快速填充公式填充公式与复制公式一样,也是相当于将公式进行复制,但填充公式可以填充连续的多个单元格,而复制只能将公式复制到某个单元格。下面以计算所有记录的销售额为例,介绍填充公式的方法,其具体操作如下:步骤1选择所要填充的公式所在单元格H3,将鼠标光标置于单元格右下角处,行鼠标光标变为十形状时,按住鼠标左键拖动到所要计算销售额的单元格中,被拖动过的单元格呈虚线显示,如图6-10所示。步骤2释放鼠标左键后即可计算出其他记录的销售额,如图6-11所示。

求和按钮的作用

步骤1在销售表中选择放置求和结果的单元格H14,单击常用工具栏中的“自动求和”按钮,如图6-15所示。步骤2此时系统自动选取H3:H14单元格区域中有数值的单元格,并在编辑栏和H14单元格中显示求和公式,如图6-16所示。步骤3按Enter键或单击编辑栏中的√按钮,求和结果便自动显示在H14单元格中函数的使用常用函数介绍几个常用函数的作用如下:SUM函数:用于计算单元格区域中所有数值的和,其参数可以是数值常量,如SUM(6,3)表示计算6+3;也可是一个单元格的引用或一个单元格区域的引用,如SUM(B2,D4)表示计算B2+D4,而SUM(A2:E4)表示求A2:E4区域内各单元格中数值的和。AVERAGE函数:用于求参数中所有数值的平均值,其参数与SUM函数类似。函数的使用MAX函数:用于求参数中数值的最大值,如MAX(B1,B2,C2)表示求B1、B2和C2单元格中数值的最大值。MIN函数:用于求参数中数值的最小值,如MIN(B1:C6)表示求单元格区域B1:C6中数值的最小值。COUNT函数:用于计算单元格区域包含数字的单元格,或参数列表中数字的个数,如COUNT(C4:G4)表示求单元格区域C4:G4中包含数字的单元格有几个。输入函数输入函数可通过“粘贴函数”对话框来实现。如要求成绩表中第一个学生的平均成绩,其具体操作如下:步骤1在成绩表中选择用于存放平均成绩的单元格H3,单击编辑栏中的“插入函数”按钮fx,如图右图所示。步骤2在弹出“插入函数”对话框的“选择函数”栏中选择平均数函数AVERAGE,如图下图所示。步骤3单击按钮,在弹出“函数参数”对话框的Number文本框中输入所要计算平均成绩的单元格区域引用C3:G3,如图6-26所示,也可单击Number1文本框后的按钮,然后在工作表中选择需要计算的区域。步骤4单击按钮,在H3单元格中显示计算出的平均成绩,如图下图所示。对数据排序——利用按钮排序通过“常用”工具栏中的“升序”按钮或“降序排序”按钮可以实现排序操作。“升序排序”是指将数据进行从小到大的排列,“降序排序”则相反。下面以对学生的平均成绩进行“升序排序”为例,介绍通过按钮进行排序的方法,其具体操作如下:步骤1在成绩表中选择“平均成绩”列中任一单元格,单击“升序排序”按钮,如图右图所示。步骤2系统自动对“平均成绩”进行升序排序,排序后的效果如下图所示筛选数据----自动筛选当只需要进行简单快速的筛选操作时,可使用自动筛选功能。如筛选出成绩表中物理成绩为85的记录,其具体操作如下:步骤1在成绩表中选择任一个有内容的单元格,再选择[数据]/[筛选]/[自动筛选]使命,如下图所示。步骤2此时数据清单中各字段名称的右侧均出现按钮,单击“物理”字段名右侧的按钮,在弹出的下拉列表中选择85选项,如下图所示。步骤3此时在成绩表中只列出物理成绩为80分的学生记录,如下图所示。自定义筛选当要进行较为复杂的筛选时,可使用Excel的自定义筛选功能。如要筛选出数学成绩低于60分的学生,其具体操作如下:步骤1单击“数学”字段名右侧的按钮,在弹出的下拉列表中选择“自定义”选项。步骤2在弹出的“自定义自动筛选方式”对话框中,在“数学”栏左边的下拉列表框中选择“小于”,在右边的下拉列表中输入“60”,如下图所示。步骤3单击按钮,即可筛选出数学成绩低于60分的学生,如下图所示。使用图表分析数据—创建图表

在Excel中通过图表向导可以方便地根据工作表中的数据创建图表,下面以太成公司每天的销售额为例讲解如何创建图表。其具体操作如下:步骤1选择工作表中要创建图表的单元格区域B2:B14和H2:H14,单击“常用”工具栏中的“图表向导”按钮,如图6-41所示。步骤2在弹出的“图表向导步骤之1-图表类型”对话框中的“图表类型”列表框中选择“柱形图”,在“子图表类型”列表框中选择第4个类型

步骤3单击按钮,在弹出的“图表向导-4步骤之2-图表源数据”对话框中的“数据区域”选项卡下选中单选按钮步骤4单击按钮,在弹出的“图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框中“标题”选项卡下的“图表标题”文

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