品质管理相关文件的制定与管理

1、1文件、记录管理教材Quality Assurance DivisionQuality Planning Part2文件、记记录的理理解文件管理理体系标准文件件的制定定与管理理记录的管管理内容概要要3一、文件件、记录录概念理理解4文件：作作为业务务执行中中必须遵遵守的事事项，根根据需要要及适当当的程序序其内容容可以修修改。(例：标标准、图图纸、业业务计划划、组织织图、合合同书、国/内内外规格格及法规规、方针针等)(1)质质量文文件：为为了执行行有关质质量的业业务所规规定的程程序及基基准文件件。(2)环环境文文件：为为了执行行有关环环境的业业务所规规定的程程序及基基准文件件。(3)一一般文文件：

2、是是与质量量及环境境系统的的运营无无关的文文件，它它是为了了运营公公司内部部管理体体系而产生的的。记录：作作为依据据文件实实施业务务的结果果，以客客观性的的证据活活用，其其内容禁禁止更改改。(例：报告告书、各各种业务务协助申申请书、通讯文文、禀议议、通知知书、会会议录、已失效效文件等等）(1)质质量记记录：是是执行质质量相关关业务时时所发生生的记录录，它可可作为实实行活动动或达成成的结果果的一种客观性性的证据据。(2)环环境记记录：在在执行环环境有关关业务时时所发生生的记录录，它可可作为实实行活动动或达成成的结果果的一种客观性性的证据据。(3)一一般记记录：与与质量及及环境系系统运营营无关，而

3、是公公司内部部管理体体系的运运行所产产生的记记录。1.1文件、记记录的定定义什么是文文件？什么是记记录？51.2文件与记记录的区区分检查报告书、实验数据、认证实验结果书、检校正资料、质量费用报告书、开发结束报告书等根据起点区分 现在使用中(进行) 使用终止(完了)能否变更根据修改可以变更 不可修改用途 基准用，抄送用 证据用，保存用管理事项检查、承认、发行、抄送、登记、修正、回收、废除收集、彩印、装订、保管、保存、废除按标准类别赋予标准编号部门代码 - 分类编号 -系列号(5位) (4位) (3-4位) 区 分文 件记 录使用例图纸、规格变更(登记)通报书、规格书、指导书、标准管理编号赋予方法

4、6二、文件件管理体体系7管理标准准:质量经营营手册、规则、基准技术标准准:规格、作作业标准准、作业业指导书书LPLNJ质量经营营体系文文件结构构2.0文件管理理体系结结构水平水平水平质量手册程序文件：规则、基准等SOP（作业指导书）、WI、记录表单8为有效执执行公司司运营上上所需的的管理人人员的活活动及业业务程序等等必需的的基本事事项而设设定的各各项制度度。分为为手册、规规则和基基准。并并且是根根据质量量/环境管理理体系及经营管管理体系系的要求求而形成成的文件件。为有效达达成生产产业务而而对所需需的部品品、材料料、生产产设备等的的配置、状态、性能、能力、工作水水准、方方法等设定定的制度度。分为

5、为规格和和作业标标准。管理标准准技术标准准LG.Philips(Nanjing)LCD标准体系系管理标准准技术标准准规格作业标准准QAManualESM* Manual规则基准一般业务务(A)生产业务务(B)业务手册册(M)一般作业业标准(G1)检查作业业标准(G2)实验测定定作业标标准(G3)维持保修修作业标标准(G4)产品规格格(C)包装规格格(D)材料规格格(E)检查规格格(F)*ESM:Environment&SafetyManagementProcedureInstructionSpecification9从规则等等内容中中规定的的详细易易懂的实实行方法法和程序序，以及及规定业业务执

6、行行中必要要的处理理要领。管理程序序文件为有效执执行公司司运行上上所需的的管理人人员的活活动及业业务程序序等必需需的基本本事项而而设定的的各项制制度。分分为手册册、规则则和基准准。为了公司司的LCD产品能够够满足顾顾客，在在产品的的设计到到销售、服务的的全过程程中继续续维持为为满足顾顾客满意意而设定定的质量量水准和和事前预预防不适适合事项项，并且且是根据据ISO9001必要条件件而设定定的质量量系统。它是程程序书的的最上层层程序文文件。根据公司司基本组组织、职职工的职职责与权权限及管管理运行行为基本本方针所所规定的的，并符符合质量量保证管管理系统统范围内内组织特特性的具具体事项项。质量经营营手

7、册规则则基准准10技术程序序文件为有效达达成生产产业务而而对所需需的的配配件、材材料、生生产设备备等的配配置、状状态、性性能、能能力、工工作水准准、方法法等而设设定的制制度。分分为规格格和作业业标准。规格格为记录业业务需要要内容而而设计的的具备一一定形态态的用纸纸，包括括合同书书。作 业标标准准作业/检查指导导书公 文格格式式统一对产产品、半半成品、部品、原材料料等所需需的各种种特征、性能、尺寸、包装、标志及及各种单单位、记记号、符符号、格格式的技技术性事事项而规规定的文文件。为了装备备运行担担当者能能有效生生产及操操作而详详细规定定的作业业条件、使用材材料、使使用设备备、作业业方法、检查、试

8、验方方法、管管理方法法。为了操作作人员有有效执行行作业/检查，对对各单位位工程的的作业顺顺序、使使用工具具、作业业方法、检查方方法和其其他注意意事项进进行详细细化的文文件。11三、标准准文件的的制定与与管理12标准文件件管理方方法(1)程程序文文件1)是全面管管理公司司内标准准的主管管部门，即QPPart；2)明确标准准体系及及建立实实施标准准化管理理，并制制定/管理标准准编号体体系，3)执行标准准必要条条件的审审核、登登录、确确认、抄抄送、旧旧文件废废除、原原件的管管理及各项业业务。4)管理标准准的制定定、修改改、废除除相关记记录。5)对对已废除除程序文文件的原原件以文文件夹管管理/保保管。

9、6)有有权向制制定部门门及其他他有关部部门确认认及指示示标准的的制定、修改、废除等等的有效性。7)制制定标准准相关的的公文格格式，并并公告于于标准电电算系统统上。8)对对已制定定标准中中错误部部分进行行审核、确认，以便修修改。(2)公文格式式1)全面管理理公司内内公文格格式的部部门，即即QPPart2)管理公文文格式编编号体系系。3)检检查所有有部门的的公文格格式管理理状态。管理部门门13制定部门门(1)程程序文文件1)最最初制定定程序文文件的部部门。2)标标准发生生制定、修改、废除事事由时，进行制制定、修修改及废废除。3)登登录标准准(程序序文件/公文格格式)时时，应使使用最新新的标准准公文

10、格格式，不不能使用旧公文文格式和和旧程序序文件。4)最最初制定定人(部部门)与与修改时时制定人人(部门门)的内内容互不不相同时时，应相相互协商后修改改。(2)公文格式式1)制定、修修改、废废除并申申请登录录公文格格式的部部门。2)制制定、修修改、废废除公文文格式时时，通过过标准电电算系统统确认有有无相同同的公文文格式，并并考虑公公文格式式的统一一化后登登录到管管理部门门。3)完完成公文文格式登登录部门门在相关关公文格格式与其其他部门门业务有有关的情情况下，为防止旧旧公文格格式的使使用，应应给相关关部门分分发已修修改公文文格式并并通知修修改。14使用部门门(1)程程序文文件1)根据有关关标准，执

11、行有有关业务务的部门门。2)必必须使部部门人员员随时可可以阅览览管理部部门登录录/抄送送的最新新文件，并使业业务执行者按按文件有有效执行行业务。3)该该部门Team长及Part长应任任命标准准担当来来管理文文件,以以防程序序文件的的丢失等各项管管理。4)根根据程序序文件执执行业务务。(2)公公文格格式1)仅仅使用已已登记公文格式式2)确确保使用用最新版版本公文文格式。15标准文件件制定方方法程序文件件书的构构成及制制定方法法(1)程程序文文件主要要以标准准登录书书(电算算系统)、标准准制定书书构成。(3)标标准制制定书的的纸张大大小为A4(210mm297mm)纸纸并竖放放，不得得已的情情况下

12、也也可以横横放。(4)标标准制制定书页页码赋予予如下：n/mn:页码次次数m:页码码总数(5)标标准制制定书的的字体为为宋体，大小规规定如下下：16(6)标标准内内容的记记述1)内内容要以以通俗易易懂的文文字记述述,以便便使用相相关程序序的人员员可充分分明确地地理解。2)使使用汉字字，其它它技术用用语及固固有名词词可照旧旧使用。3)使使用阿拉拉伯数字字。4)与与程序文文件有关关的公文文格式应应在内容容条款中中明确指指出相关关公文格格式名称称和公文文格式编编号,可以不附附加表格格。(7)标标准制制定书的的编号赋赋予顺序序编 号 格 式1.0 ( ) 例: “_”为空格数._ 1.1 000000

13、_ _(1) 000000_ _ _1) 000000_ _ _ _ 000000 _ _ _ _ _a 00000017内容构成成及排列列顺序（1） 管理理程序文文件适用范围围目的的术语定义义职责与权权限内容及业业务程序序其它它附件件作为制定程序文件时的必须项目，要在程序文件的本文内容前铭记。只要符合相关程序文件特性可自由记述本文的内容及程序。有关程序文件、公文格式、附表(图表)等相关部分的程序文件名与编号、公文格式可以不另行附加。填写不便记入到本文内容的事项，或者不必要时可以省略18（2） 技术术程序文文件 适用用范围 术语语定义 正文文内容 其它它 附则则 作为程序文件的必需项目，在程序

14、文件的正文内容前明确提出。只要符合相关程序文件特性可自由记述本文的内容及程序。(例： 种类、等级、成分、性能、结构、模样、尺寸、外表 、视察的特性、材料、原料、附属品、预备品、试验 、检查方法等技术上的事项记述)与管理程序文件的内容相同19裁决权限限的规定定20标准文件件的电算算管理21 管理理标准标准编号号(分类体体系)赋赋予22 技术术标准标准编号号(分类体体系)赋赋予23四、记录录的管理理24记录管理理业务流流程25(1)将将情报报编号及及保存年年限的记记入形成成日常化化，以构构筑情报报共享的的基础；(2)使使用目目的在于于对同一一技能的的记录进进行全公公司管理理及整理理的简单单活用和和

15、谋求搜搜索，并进一步步引导有有效进行行保存、废弃；(3)情情报编编号使用用方法1)制制定或收收集记录录时 对首首次产生生或接收收时的情情报编号号使用形形成义务务化。对禀议书书、报告告书、通通讯文等等我公司司发行的的所有记记录的情情报编号号，应如下方方法记载载：情报编号号及保存存年限情报编号00000-0000-0000写部门代码记入与分类编号无关的部门内发生文件的系列号 (年度别)先核对目前要制定的文件内容符合哪个分类的项目，之后记入该分类编号26例1） 情报报编号的的制定情报编号号4 031 0-6 500 -00 01部门代码(例例：质量量策划40310)从记录分分类独立立部门单单位中生生

16、成文件件的第一一个文件件（例；部门代代码为40310的质量策策划中发发生的第第一个文文件)质量管理理一般（分类编编号为6500）记录分类类code(NJ-B-2111记录管理理规则)27(1)装装订使用用方法1)原则上使使用A4纸；2)一一件装订订钉150张以以内的文文件，钉钉检查目目录；3)可可检查查目录为为了容易易区分业业务的区区分。在在速查表表部分粘粘付使用用10个个以内各色色标贴（红色、黄色、草绿色色、蓝色色、紫色色、绿色色、粉红红色、灰色、褐褐色、淡淡绿色。）4)公公司按业业务技能能别统一一规定颜颜色，公公司份技技能别分分10种种。红色色经营营紫色色生产产褐色色总务务粉红红色物流流蓝

17、色色采购资材材黄色色人事事草绿绿色国内营业业绿色色海外营业业灰色色财务务淡绿绿色研究开发发 赋予予色时可可以按照照文件单单位别（小组，Part）统统一赋予予，个人人不可任意赋赋予颜色色。装订的制制定记录的分分类体系系28记录的分分类体系系装订的速速查表(标签) 记载载要领1)记记载对记记录分类类体系的的最终分分类编号号（包含含补充分分类）可可是，在在文件夹正面面写入部部门名成成及担当当姓名；2)记记入记录录的生产产年度，并以年年度别做做1个文文件为原原则；3)文文件名应应使用简简略、通通俗易懂懂的术语语记载，且不能能用“装订订”、“有关装装订”、“混合合装订”、“参参考装订订”；4)记记载装订

18、订的保存存年限；5)记记载装订订的废弃弃年度；6)记载保管管时位置置编号(n/m,共有有m个文文件夹,第n个个)。分类编号号172002一般教育育训练位置编号号02/06保存废弃04129装订的设设定即编编钉1)装装订的设设定以分分类编号号别为原原则(例例1)按按4次分分类技能能构成的的装订2)一一个装订订跟着记记录的增增加而增增加时“形态别”、“以资别”、“地区别”、“对方别”、“ITEM”等设定装装订，单单纯的根根据文件件量分别别的时候在装装订后面面标上（I),(II),(III)等。3)记记录的量量少的情情况下，把各技技能的文文件合起起来构成成装订时时，装订订上使用包含所所有技能能的上位位分类编编号(例例2)以以1次次分类技技能构成成的装订订4)最最