企业人力资源部公文写作规范模版

1、PAGE xx人力资源部公文写作规范人力资源部公文界定定义：人力资源部的公文是在xx人力资源工作中依照严格的审批程序形成的，具有效力和规范格式的文书，是进行人力资源管理活动的重要工具。分类：依照行文关系、资料文件去向的不同，人力资源部公文可分为上行文、下行文、平行文和泛行文：上行文：上行文是下级向所属上级汇报工作，请示问题，请求业务指导的公文，包括请示和报 告；下行文：下行文是上级对所属下级发出的具有规范作用和行政约束力的公文，包括会议纪要、通知、决定和通报；平行文：平行文是同级或者不相隶属的，没有领导与指导关系的部室之间的公文，包括函和通知；泛行文：泛行文是同时上行、下行和平行，甚至向社会公

2、布的公文，包括通告。原则和基本要求原则：发布主体法定：只允许有权主体在其权限范围内发布，其他任何组织或个人均无权发布；发布流程法定：只有经过特定的审批流程，才可以公开发布并造成或产生效力。 写作基本要求：目的明确，行文有据，主旨单一；内容合法，且符合公司及人力资源部管理制度和精神；书面用语，不允许个性化写作；语句通顺，符合语法要求；文字表达准确、鲜明、简练、得体；使用本规范规定的公文写作结构格式； 公文用纸幅面、版面尺寸：用纸幅面尺寸：采用GB/T 148中规定的A4型纸，幅面尺寸为：210mm297mm；版面尺寸：页边距：上边距为2厘米，下边距为1.5厘米，左、右边距分别为2厘米。 公文中各

3、要素格式及规范：公文一般由眉首、主体和版记三部分构成，各部分格式如下：眉首：眉首包括华润集团和xx的标志，坐落于公文首页使用页眉编辑。华润集团标志居第一行靠右对齐，xx标志（xx太阳花标志）居第二行靠左对齐，下划黑色实线；主体：公文标题：公文标题一般有两种构成形式：一种是由发文部门名称、事由和文种构成。如xx人力资源中心关于的请示；另一种是由事和文种构成，如关于事迹表彰的通报；标题应当在黑色实线下空1行，使用小二号黑体字体，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当；多行排布时，应呈倒梯形排布。主送部门：主送部门是指负责受理、答复、知悉或执行该资料文件的部门；主送部门应

4、当在标题下空1行，靠左顶格书写，使用小四号宋体字体，1.5倍行距。正文：正文一般由开头、主体和结语三部分构成。正文的写法会由于文种的不同而不同，具体请参见各文种写作规范；正文应当在主送部门名称下一行开始书写，每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份未能回行。使用小四号宋体字体，1.5倍行距。全文使用全角标点符号。附件：附件并不是公文的必须构成部分，当内容过多，不宜在正文中直接体现时，可以使用附件；公文如有附件，在正文下空1行、左空2字、用小四号宋体字书写“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号；附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第

5、1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后应一致。如附件与公文正文未能一起装订，应在附件左上角第1行顶格书写公文的发文序号并在其后书写“附件”（有序号时标识序号）。署名：根据拟文主体不同，署名可以是部门名称或个人姓名，如是部门必须使用公司正式发文或规范的部门名称，不得简写或错写。使用小四号加粗宋体字。成文时间：成文时间表示公文生效的时间。确定成文时间的原则是：一般公文，以负责人签发日期为准；经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；两个以上部门的联合发文，以最后签发部门负责人签发日期为准；成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”；用四号加粗宋体字，右对齐并右空4字书写。特殊

6、情况说明：当公文排版后所剩空白处未能容下署名和成文时间时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使署名和成文时间与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决；版记：版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行；主题词：主题词是用以标注公文主要内容的词或词组，有助于及时、快捷地处理公文，同时便于查找、检索；主题词的标注程序是：全面审读公文，确认公文的主题内容；认真进行主题分析，对关键性语句准确、精练地进行主题概括，形成主题概念。主题词一般标注3-5个，最多不超过7个；“主题词”用小四号黑体字，居左顶格书写，后标全角冒号；词目用小四号宋体字，词目之间空1字。抄送部门指除主送部门

7、外需要执行或知晓公文内容的其他部门；在主题词下一行，左空1字用小四号宋体字书写“抄送”，后用全角冒号；抄送部门之间用顿号隔开，回行后与冒号后的抄送部门对齐，在最后一个抄送部门后标注句号；如主送部门过多而使公文首页未能显示正文时可以在抄送部门之上、主题词之下标注主送部门。印发部门和印发时间：坐落于抄送部门之下（无抄送部门时在主题词之下）占1行位置；用小四号宋体字。印发机关左对齐左空1字，印发时间右对齐右空1字。印发时间以发文时间的日期为准，用阿拉伯数码标识；版记中各要素之下均加一条反线，粗细为1磅，宽度为绝对值17厘米；页码：页码用阿拉伯数字在页脚居中标识，空白页和空白页之后的页不标识页码。上行

8、文写作规范 请示：应用范围：对公司的政策、制度或资料文件不理解，或不适应本部门情况，需要变通处理，请求上级予以说明、指示或认可；请求审批或批转相关组织制定的重要资料文件；请求批准机构设置、人员编制、干部任免、经费预算等；请求批准机构设置、人员编制、干部任免、经费预算等。请示的分类：请求指示性请示，解决“我们该怎么做”的问题；请求批准性请示，解决“请准许我们这样做”的问题；请求批转性请示，解决“我们请求关于单位这样做”的问题。请示的正文结构：开头：说明请示的根据、目的，明确交代请示事项的背景或理由；主体：明确提出请示事项。针对请示事项提出本部门的建议或意见、建议或方案。如请示事项存在几种可能解决

9、的办法或方案，要提出倾向性建议或意见，积极帮助上级部门出谋献策，未能简单上交问题或矛盾；结语：恰当使用结语，比如：“以上请示妥否，请指示”；“以上请示如无不妥，请批准”；“以上请示如无不妥，请批转执行”。注意事项：行文之前要与主管领导充分沟通；请示理由要充分，要求和建议要具体；严格执行一文一事制度；依照隶属关系逐级行文；请示与报告未能混用。 报告：应用范围：向上级汇报工作、反映情况，答复上级的询问等。报告的分类：依照性质分类：综合报告和专题报告；依照内容分类：工作报告、总结报告、情况报告、建议报告、检讨报告等；依照期限分类：定时报告和不定时报告。报告的正文结构开头：交代报告的缘由，概括说明报告

10、的目的、意义或根据，然后用“现将情况报告如下”一语转入下文；主体：是报告的核心部分，用来说明报告事项。它一般包括两方面内容：一是工作情况及问题；二是进一步开展工作的建议或意见。在不同类型的报告中，正文中报告事项的内容可以有所侧重。工作报告在总结情况的基础上，重点提出下一步工作安排建议或意见，大多都采用序号、小标题区分层次。建议报告的重点应放在建议的内容上，也可以采用标序列述的方法。答复报告则根据真实、全面的情况，依照上级部门的询问和要求回答问题，陈述理由；结语：根据报告种类的不同一般都有不同的程式化用语，应另起一段来写。工作报告和情况报告的终止语常用“特此报告”；建议报告常用“以上报告，如无不

11、妥，请批转执行”；答复报告多用“专此报告”；注意事项：调查报告、审计报告、咨询报告和评估报告等，虽然标题也有“报告”二字，但其概念、性质和写作要求与人力资源部公文中的报告不同，不应混淆；采用记叙为主的表达方式，及时间顺序、工作过程或问题的逻辑关系，概述工作内容或履行情况，避免罗列过多事例；重点突出，点面结合。在重点叙述的同时，适当引用数据材料，增强说服力；实事求是，严禁弄虚作假；报告中未能写请示事项。下行文写作规范 会议纪要应用范围：会议纪要用于记载会议的基本情况、主要精神和决定事项，作为会后传达贯彻执行的依据。会议纪要的分类：依照性质分类：综合性会议纪要和专题性会议纪要；依照内容分类：决议性

12、会议纪要、部署性会议纪要、消息性会议纪要。会议纪要的编号：文号为：单位简称+人会年份号。例：华润零售人会xx1号；在眉首下一行用小四号宋体字书写，靠左对齐。会议纪要的正文结构：开头：说明时间、地点、主持人、参会人、议题等；主体：介绍会议主要精神和决定事项，包括会议讨论的主要问题、会议建议或意见、会议取得的成果、决定事项等；概述式：将会议主要精神归纳为几个部分概述，适合内容较简单的办公会议；条款式：将会议决定事项用条款方式简要说明，以便会后检查落实，明确责任，适合沟通协调会；发言记录式：根据发言记录整理而成，较多保留发言原貌，以备查考，适合日常例会。结尾：对会议做简要说明，强调落实会议精神的关键

13、问题，号召职工或员工落实会议精神。注意事项：忠于会议内容，准确反映会议决定事项和主要精神；抓住要点，语言简明，讲究逻辑性和条理性。 通知应用范围：批转下级的公文，转发上级和不相隶属机构的公文，传达要求下级办理和需要关于部门周知或者执行的事项等；通知的分类：可分为指示性通知、规定性通知、知会性通知、事务性通知和公布性通知。通知的编号：文号为：单位简称+人通年份号。例：华润零售人通xx号；在眉首下一行用小四号宋体字书写，靠左对齐。通知的正文结构：通知缘由：用来表述关于背景、根据、目的和意义等；通知事项：所发布的指示、安排的工作、提出的方法和提出的措施、方法等，都在这一部分有条理的组织表达，内容复杂

14、的需要分条列款。注意事项：事务性通知注意要素齐备，事项具体，读者无疑问，可操作性强；指示性通知注意政策措施的可行性，争取好的执行效果；讲究政策法规依据，增强发文的权威性；讲究条理性与逻辑性，便于阅读、领会和理解；注重发文时效；特殊应用：倡议类资料文件适用通知文种。 决定应用范围：主要用于传达、公告组织及人员的变更、调整等决定事项；决定的特点： 指令性：决定是对重要事项或重大行动做出决策或安排，并要求各部门或下级单位贯彻执行的指令性公文； 严肃性：决定的内容和形式都是严肃的，对公司的经营活动有重大影响，因而其使用需十分慎重和严肃；决定的编号：文号为：单位简称+人任年份号。例：华润零售人任xx号；

15、在眉首下一行用小四号宋体字书写，靠左对齐。决定的正文结构：开头：简要交代决定的缘由、目的、根据；主体：主要写决定的事项，落实决定的要求和措施，行文要求具体明白、层次清楚，便于关于单位执行；结尾：用于提出希望或做执行说明。通常还要使用结语“特此决定”。注意事项：标题要完整、规范，一般使用关于的决定；时间标注要准确。成文时间要以会议通过的日期或领导人签发日期为准，未能以起草或打印的时间为成文时间；缘由要准确、有理有据，令人信服。决定的缘由是决定事项的依据、理由，写作时要注意交代清楚，简明扼要；事项要明确、清楚。一般来说，内容比较复杂的决定，事项要一条一条地表述，把主要的、重要的放在前面，次要的放在

16、后面，层次要分明，内容合乎逻辑。 通报应用范围：通报是用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况的公文。其应用比较广泛，可以用于表扬好人好事、新风尚；也可以用于批评错误，总结教训，告诫人们警惕类似问题的发生；还可以用来互通情况，传达重要精神，沟通交流信息，指导推动工作；通报的分类：可将通报分为表扬性通报、批评性通报和情况通报。通报的特点： 典型性：不是任何的人和事都可以作为通报的对象来写的。通报的人和事总是具备一定的典型性，能够反映、揭示事物的本质规律，具有广泛的代表性和鲜明的个性。这样的通报发出后，才能使人受到启迪，得到教益； 引导性：无论表扬性通报，批评性通报，还是情况通报，其目的都在于

17、通过典型的人和事引导人们辨别是非，总结经验，吸取教训，弘扬正气，树立新风； 严肃性：通报的内容和形式都是严肃的。通报是针对真人、真事和真实情况制发的，无论是表扬、批评或通报情况，都代表着上级组织的建议或意见，具有表彰鼓励或惩戒、警示的作用，因而其使用需十分慎重和严肃； 时效性：通报是针对当前工作中出现的情况和问题而发。它的典型性、引导性都是就特定的社会背景而言的。随着客观情况的变化，一件在当时看来具有典型意义的事实，时过境迁，未必仍具有典型性。因此，通报作用的发挥，与抓住时机及时通报是分不开的。通报的编号：文号为：单位简称+人通年份号。例：华润零售人通xx号；在眉首下一行用小四号宋体字书写，靠

18、左对齐。通报的正文结构： 主体：表扬性通报和批评性通报一般分为三个部分：（一）主要事实；（二）分析指出事例的教育意义；（三）决定要求。情况通报有两种形式：一种只对关于事实做客观叙述；另一种还对关于情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性建议或意见；结尾：通常用结语“特此通报”。注意事项:通报的内容必须真实。通报的事实，所引材料，都必须真实无误。动笔前要调查研究，对关于情况和事例要认真进行核对，客观、准确地进行分析、评论；通报决定要恰如其分。无论哪一种通报，都要做到态度鲜明，分析中肯，评价实事求是，结论公正准确，用语把握分寸。否则通报不但会缺乏说服力，而且有可能造成或产生副

19、作用；通报的语言要简洁、庄重。其中表扬性和批评性的通报还应注意用语分寸，要力求文实相符，不讲空话、套话，不讲过头的话。平行文写作规范 函应用范围：适用于不相隶属的部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；函的分类： 公函与便函：公函是正式的公文，要严格依照公文格式撰写制作；便函不属于正式公文，格式可以比较随意，没有资料文件头，没有发文字号，甚至可以没有标题。但正文之后，要有署名和日期； 发函和复函：主动制发的函为发函，回复对方来函的函称为复函。一般情况下，对方发来的是函，回复的也应该是函，但有时可以灵活处理。上级发函向下级询问关于情况，下级回复时应选用答复报告。对下级的请示，上级的办公部门(一般与下级部门在级别上是平级的)在接到授权的情况下，可以给以答复，但未能使用批复，只能用函的形式； 按内容分类，函可以分为商洽函、询问和答复函