时间管理的通则

1、时间管理的通则保存资料的活页夹有红、蓝、绿、咖啡等等不同的颜色。多年以来我们就使用这种活页夹，到它有各种不同的颜色，因此应想出一套使用方法充分利用。比如塑胶胶面的活活页夹，专门保保存内部部业务手手册与呈呈送法院院表格文文件等等等，并按按颜色加加以区别别；而布布面的活活页夹，则专门门保存各各种信息息资料，同样的的也是以以颜色加加以区分分。这么么一来，不管活活页夹放放在哪里里，一眼眼就可看看出档案案的内容容种类。25经经常备有有新的活活页纸HT5”，5SSS为为新书写写稿的时时候，要要以活页页纸做备备忘录，一有新新点子，马上提提笔写下下，然后后将其保保存在专专用的活活页夹中中。存档时，如果发发觉新

2、点点子比旧旧点子更更好，就就将新的的存档，旧的作作废。久久而久之之，活页页夹中的的资料就就会越来来越丰富富。当然然，一个个活页夹夹只能为为一本书书一个主主题所专专用，为为了能够够随时使使用新的的活页夹夹，常备备有大量量的活页页纸。26使使用白色色活页纸纸，日后后的整理理工作将将更方便便有的人认认为，根根据大项项目或主主题不同同，使用用不同颜颜色的活活页纸，分类时时将更为为简便。 但是是，最好好一律使使用白色色活页纸纸，因为为本来可可以随心心所欲大大肆使用用的活页页纸，一一旦区别别颜色，不但日日后分类类非常麻麻烦，而而且一一一区分颜颜色也很很累人。另外，在复印印时，除除了彩色色复印以以外，资资料

3、会有有不清楚楚等麻烦烦。基于上述述的理由由，应一一律使用用白色活活页纸。27使使用二十十六孔的的活页纸纸应一直使使用活页页式笔记记本，而而且一律律使用二二十六孔孔的活页页纸。孔孔数太少少，纸张张撕破的的危险性性高，而而且二十十六孔是是使用率率最高的的纸张，基于上上述的考考虑，应应选择二二十六孔孔的活页页纸。此此外，二二十六孔孔的活页页纸归档档时也非非常简便便。当然不只只是笔记记，连收收集杂志志、报纸纸等资料料复印本本时，也也要打上上二十六六个孔，然后再再夹到活活页夹上上。在活页页纸的左左右两侧侧打孔，严格说说来，应应该是五五十二孔孔才对。28使使用电动动打孔机机比较方方便除了活页页式笔记记本之

4、外外，报纸纸、杂志志的剪贴贴资料也也一律复复印成BB5大小小，然后后打上二二十六个个孔，再再夹到活活页夹上上。以前使用用手动式式打孔机机，但是是在数量量增多的的情况下下，打孔孔实在是是件既麻麻烦又费费时的工工作。由由于经常常需要在在相当多多的资料料上打孔孔，手动动式打孔孔机已经经不合用用了，一一改用电电动式打打孔机之之后，即即可节省省很多时时间。如如果必须须经常使使用打孔孔机，还还是电动动式的比比较方便便省时。 299. 在在活页纸纸上写上上大标题题活页式笔笔记本都都划有标标线，其其使用方方法是，在最上上面写上上大标题题，比如如“效率法法”之类的的大标题题，其下下写上“收集资资料”之类的的中标

5、题题，接着着按照标标题分别别列出小小标或实实行中的的点子。如果记载载事项无无法全部部写在一一张纸上上，则在在另一张张活页纸纸上同样样的写上上大标题题、中标标题并且且按顺序序编上号号码，这这么一来来，即使使笔记散散乱无序序，只要要看到标标题就可可以了解解其内容容。 300. 在在加上新新活页纸纸的同时时，顺便便做整理理淘汰的的工作使用活页页式笔记记，其最最大优点点在于能能够自由由地插换换页数，必要时时可以重重新插入入，不要要的可以以丢弃。这样活活页夹中中的资料料，其正正确性与与精密度度都会增增加，并并且越来来越充实实、丰富富，这种种自由伸伸缩的优优点，正正是活页页纸的魅魅力所在在。所以，在在活页

6、夹夹上加上上新的活活页纸同同时，除除了插换换的页数数之外，也顺便便浏览一一下前后后的内容容，一发发觉有不不要的东东西即撕撕下丢弃弃，借此此笔记得得以保持持精简、易读，而且也也可以大大幅度地地缩短检检索时间间。31呈呈送出去去的书类类文件也也要做标标题和目目录除了时间间太过仓仓促的情情况外，在对订订约的公公司客户户提出报报告时，一定要要在上面面附标题题和目录录，同时时也要求求部属，在呈送送任何书书类文件件时，都都必须规规规矩矩矩地标上上标题与与目录。 因为标题题和目录录能够使使人在阅阅读内容容之前，对文件件的整体体观点与与主题方方向，有有一个概概括性的的了解。乍听之下下，似乎乎令人觉觉得很麻麻烦

7、，不不过只要要想到这这项工作作不但能能缩短他他人的工工作时间间，也能能够缩短短自己的的工作时时间，其其效果绝绝对是很很好的。32写写报告时时，先将将问题列列在纸上上，事后后再一并并查阅在写报告告时，即即使中途途有疑问问或不了了解之处处，只要要它不是是个影响响巨大的的问题，可都不不致马上上去翻查查资料或或文献，因为或或许因此此解决了了问题，可是却却因思考考中断浪浪费时间间，反而而耽误了了工作进进度。所以一旦旦有必须须查阅的的事项，可先将将其列在在纸上，最后再再一并去去查资料料。此外外，列在在纸上的的问题也也可以交交待他人人去查，自己也也不必停停下手上上的工作作。33写写报告或或书信时时，根据据思

8、路先先打草稿稿，然后后再加以以修改在工作之之中，为为杂志写写稿、写写书信占占了相当当大的份份量，不不过毕竟竟是本行行以外的的副业，如果不不讲求工工作效率率的话，一定会会影响到到业务的的进度。要提高写写稿的工工作效率率，必须须放松心心情，不不要战战战兢兢地地“写千古古文章”。如果果一开始始就想写写出完美美无缺的的作品，终究只只会写一一字涂一一字，写写一张撕撕一张，所以不不如随着着思路先先打个草草稿，然然后再加加以修改改。34利利用业余余时间构构思文稿稿在写稿工工作上，构思要要费很大大的功夫夫，毫无无准备就就提笔，往往文文思闭塞塞难以成成行，所所以在写写稿之前前，最好好在不同同的场合合，进行行构思

9、与与草稿的的写作。下了班在在公车上上，完全全不受电电话干扰扰地专心心思索，是最适适合构思思的时段段。而且且，刚从从繁重的的工作中中解放出出来，心心情为之之一松，往往会会产生许许多绝妙妙的灵感感。想好好了整个个结构大大纲之后后，再用用口述录录音机和和文书处处理机，就可以以迅速地地完成草草稿工作作。35利利用文书书处理机机来输入入文稿HT5”，5SSS商商业文件件也和法法律文件件一样，有很多多都是相相同的格格式。文文书处理理机不但但能保存存已打好好的文章章，而且且还能自自由地加加以删除除、修改改。最初初虽然不不得不多多花一点点时间来来输入，不过为为了日后后的方便便，还是是用文书书处理机机来输入入文

10、稿比比较理想想。36. 文书处处理机的的磁碟片片以一张张一个为为原则使用文书书处理机机时，必必须特别别注意磁磁碟片的的整理方方法。举举例来说说，原则则上一张张磁碟片片中，只只储存一一个资料料。磁碟片的的容量，因机种种而有所所不同，不过一一张大约约可储存存多达一一本书的的资料，因而容容易在一一张磁碟碟片中，同时存存入各种种不同的的资料，但是检检索时，就非常常的麻烦烦，不太太合乎效效率原则则。 按种类准准备不同同的磁碟碟片，不不会花太太多的钱钱，就能能以易于于检索的的方式，将存入入磁碟片片的资料料分门别别类。37. 以不同同颜色的的标签来来区分不不同内容容的磁碟碟片HT5”，5SSS虽虽然将不不同

11、的资资料分别别存在不不同的磁磁碟之中中，不过过如果不不一一显显示屏幕幕，还是是无法了了解其内内容，这这样就失失去了分分类的意意义。为为了解决决这个缺缺点，一一般应该该采用的的方法是是在磁磁碟片上上贴彩色色标签。 举例例来说，会计事事务所中中所采用用的分类类法是，绿色标标签表示示“个别专专题”，蓝色色标签表表示“一般专专题”，黄色色标签表表示“各种表表格”。按颜颜色区分分之后，如果项项目太多多，为了了使检索索资料的的使用更更加迅速速，即可可将储存存的项目目内容做做成表单单。38. 保存旧旧磁碟片片中的资资料，不不断使用用新磁碟碟片和录像带带一样，文书处处理机的的磁碟片片可反复复使用，因此一一张磁

12、碟碟片往往往被使用用好几次次。且大大家都认认为，再再买新的的磁碟片片是一种种无谓的的浪费。输入资料料要花费费相当的的工夫，如果将将其时间间成本列列入考虑虑，则长长久不用用的资料料有朝一一日也会会派上用用场，如如将其消消除反而而是一种种浪费，所以要要在一张张磁碟片片中存入入相关的的资料，至于新新的资料料，就毫毫不吝惜惜地输入入新的磁磁碟片中中。39.活页式式手册既既能插换换页数，又能缩缩短找寻寻资料的的时间不论到哪哪里，随随身携带带一本活活页式手手册。在在下班回回家的公公车上、就寝之之前，突突然想到到第二天天应该继继续进行行哪些工工作，就就马上记记在手册册上。而而且，活活页式手手册可随随时增加加

13、页数，不要的的页数也也可任意意抽出作作废。40.备忘录录上要标标明“主题”、“日期”、“出处”在看书或或看电视视时，一一旦看到到想记下下的文句句，可立立刻提笔笔在B55的活页页纸上，记下备备忘录。备忘录录是分项项写下来来的，以以一页一一个项目目为原则则，至少少标明“主题”“日期”、“出处”。如果果备忘录录上标明明主题与与日期，事后重重读时，即使记记得不太太完整，但只要要回想一一下当时时的状况况，就可可以清楚楚地了解解其内容容，而出出处则需需要详细细调查。可供参参考之用用，备忘忘录上如如果标明明这三项项，则资资料就会会越来越越有份量量。41.在“单纯作作业”时间，利用耳耳机充实实自己在刚进入入机

14、关工工作时，在“单纯作作业”时间里里，最适适合利用用耳机来来充实自自己。工工作中有有复印之之类的单单纯作业业，在复复印时间间内，可可趁机学学习语言言或准备备某项考考试，因因此可随随身携带带小型录录音机。经由耳耳朵的刺刺激，更更可提高高学习的的成效，当然复复印的工工作也可可以不受受妨碍地地顺利进进行。在办公公时间就就比较不不适合了了，但在在离开座座位去做做某种单单纯作业业时，推推广这个个一举两两得的点点子是科科学的统统筹方法法。42.增强工工作意念念的妙法法将平常该该做的事事情列成成一张表表，做好好之后就就用红笔笔划掉，因为这这么一来来，每划划掉一项项就可确确认“这项工工作已经经完成”，当时时心

15、中的的成就感感与满足足感，即即成为下下回工作作意念的的来源。如此看来来似乎没没什么意意义，不不过在工工作无甚甚进展的的情况下下，多半半原因都都在于工工作流于于单调、冗长。大部分分的工作作都是由由小作业业累积而而成的，由于这这样很容容易造成成繁琐，所以可可以列表表方式来来处理。此外，采用这这个方式式还可免免于遗漏漏某项工工作。43.防止厌厌倦单调调工作的的“成功画画面思考考法”撰写一本本书着实实需要有有强烈的的意志力力，但多多达数百百页的稿稿纸，虽虽说用口口述录音音机或文文书处理理机之类类的文明明工具，可达到到很高的的工作效效率，不不过，有有时候也也是一件件非常痛痛苦的事事。 在这种情情况下，只

16、要想想到这是是完成一一本书的的必经过过程，就就会再次次提起干干劲。重重要的是是，如果果一心只只想到眼眼前单调调的工作作，不但但会心生生厌烦，而且工工作效率率也会一一落千丈丈。试用用成功画画面思考考法，想想像计划划成功或或完成工工作时的的成就感感，是防防止这些些弊端的的方法之之一。44.“悦音音”卡带以以回转式式为佳很多人在在做单调调工作时时，都习习惯听轻轻音乐(BGMM)，以以集中精精神。单单调的工工作尽可可能的交交给机器器或属下下去做，当四周周吵得令令人无法法专心做做事时，就可放放点轻音音乐，听听听小河河的流水水声和小小鸟的歌歌声。也也就是说说，以“悦音”来对抗抗噪音，同时，这种卡卡带最好好

17、采用回回转式的的，这样样就可以以不必为为换卡带带而中断断手头上上的工作作。45.以上的的方法处处理问题题经常有人人发牢骚骚说，就就是因为为工作太太无聊，所以才才无法提提高工作作效率。一成不不变的奉奉行上司司的指示示，工作作的确不不怎么愉愉快。同样地，不妨不不要理睬睬别人怎怎么说，以自己己的方式式来处理理例行公公事。在动脑筋筋想如何何以自己己的方式式工作的的当儿，会发现现前所未未有的乐乐趣，这这样才能能提高效效率。46.办公桌桌最理想想的状态态对某些人人而言，只是外外观的整整齐，不不见得是是最方便便、顺手手的工作作环境。主要是是，最合合乎自己己方便的的状态，就是“整齐有有序的状状态。”47.自己

18、整整理办公公桌自己的办办公桌一一定要自自己动手手整理，以保持持自己最最方便使使用的状状态。如如果任由由他人多多事“收东收收西”，等到到自己开开始工作作时，很很容易找找不到自自己所要要的东西西。为了保持持随手取取来，工工作顺畅畅迅速的的状况，办公桌桌上的一一切，最最好能亲亲自处理理。从这这个意义义上来说说，就是是保持在在合乎自自己使用用习惯的的状况下下。如果任由由他人随随便动自自己办公公桌上的的东西，工作效效率就会会显著下下降。48.过暗或或过亮的的工作场场所都会会导致效效率低落落当因出差差必须投投宿旅馆馆时，可可随身携携带折叠叠式的台台灯，因因为一般般旅馆的的照明大大部分都都过暗。光线不不足，

19、眼眼睛容易易疲劳，根本没没有办法法看书；但光线线太强，也会造造成同样样的效果果。 过过暗或过过亮的光光线都会会降低工工作与学学习的效效率。虽然大家家都知道道光线所所造成的的影响，但是真真正注意意关心的的人，实实在是太太少了。经常把把工作带带回家做做的人，最好注注意一下下家里的的照明设设备，在在过暗的的工作场场所中工工作，往往往会事事倍功半半。 49.台灯要要放在左左侧前面提过过，办公公桌上的的摆设，以最合合乎自己己方便使使用的状状况为最最佳。不不过桌上上的照明明设备却却是例外外，对惯惯用右手手的人来来说，台台灯如果果不放在在左侧，是非常常不方便便的，因因为如果果台灯放放在右侧侧，写字字时就会会

20、受到手手影的干干扰，无无形中降降低了工工作效率率。而且，这这样对眼眼睛也不不好。这这虽然是是最普通通的常识识，不过过如果桌桌子左侧侧靠墙，往往就就把台灯灯移置右右侧，请请务必遵遵守“台灯左左放”原则。50.将内容容固定的的文章格格式化能够统一一某种格格式的内内容，尽尽可能准准备专用用的表格格，这样样一来，即可减减少处理理的时间间与精力力。这也可可以应用用于一般般商业业业务工作作，比如如对象不不同内容容却大同同小异的的文书，可分别别准备不不同的基基本表格格，然后后再视情情况的需需要稍加加修改，即可应应用，如如此可大大幅度地地缩短工工作时间间。51.抽屉整整理尽可可能细分分化当然，如如果不注注意整

21、理理的话，抽屉越越多麻烦烦也会越越多。抽屉如果果不整理理得有条条不紊的的话，实实在很难难搞清楚楚那个抽抽屉中装装的是什什么东西西，所以以抽屉的的整理尽尽可能细细分化。回纹针针、铅笔笔等等文文具用品品，自是是当然的的事，连连文件书书类也得得分门别别类地收收在不同同位置，这样开开抽屉找找东西时时，就可可一下子子找到。52.圆珠笔笔之类的的文具，要经常常保持在在三支以以上一般而言言，随身身所携带带的圆珠珠笔最好好经常保保持在三三支以上上。这固然是是为油墨墨用完、遗失等等临时状状况而准准备的，不过另另有其他他用意，比如写写字写到到一半，就外出出办事，把笔忘忘在桌上上，即使使如此，也不会会有所不不便。而而回来之之后，在在中断的的状态下下，只要要有纸有有笔，就就能马上上集中精精神继续续工作。就连这这么一点点点小事事，也会会影响到到工作效效率。品质工程程师(QQE质量量工程师师)实务务培训班班 品质质工程师师(QEE质量工工程师)实务培培训班 HYPERLINK /download/qe.doc 下载报报名表 HYPERLINK /download/szSignUp.doc 内训调调查表【课程描描述】本课程从从质量管管理概论论、统计计技术入入手结合合工作实实际，涵涵盖多