某企业资料部管理手册

1、资料部部门架构图部门职责资料部的主要职责如下：工程建筑资料：工程项目进行竣工验收包括了两方面内容：一是“硬件”：指建筑物本身；二是“软件”：指反映建筑物自身及其形成过程的所有资料，因此，对工程竣工验收时，必须对其“软件”同时进行验收。如何按照国家法律、法规、规章和规范、标准将施工过程中的生产活动、现场管理、质量控制、安全控制、采用的技术方案和技术措施等方面进行程序化、规范化和制度化地记录备案，最后形成完整的工程竣工验收资料，保证工程项目“软件”顺利通过竣工验收、备案，是资料部必备的职责。公司档案管理：对档案资料进行统一管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。证件办理管理：统筹计划安排人

2、员进行证件培训、考试、年审，确保建筑公司报建及相关备案、资质年审等工作所需人员证件。工程施工合同签订：根据报建建设工程施工需要，联系有相关资质单位报价、定价、签订合同。部门的主要工作内容贯彻执行上级有关建设行政管理和建筑市场管理方面的方针、政策、法律、法规在本部门施行的措施并组织实施。按当地建设部门要求将工程项目生产活动、现场管理、质量控制、安全控制、采用的技术方案和技术措施等方面进行程序化、规范化和制度化地记录备案，形成完整的工程竣工验收资料，确保工程项目完工后顺利通过竣工验收。负责按规范要求对工程项目所用的材料、常规检测项目及机械设备进行送检、检测。负责搞好公共关系。与项目负责人、业主、上

3、级主管部门搞好各种关系，以便工程施工的顺利进行。负责公司工程档案管理，收集土建工程、水电工程、电梯及其它设备安装工程、防雷工程、消防工程、装修工程、绿化工程的相关资料及图纸，整理、编辑、分类归档、做好索引，借阅手续齐全，做到文件资料管理规范、完整。负责建筑公司专业技术人员证件的培训、年审、办理、证件的借用管理，建筑工人平安卡的办理。根据工程需要负责联系、筛选各有资质单位，最后签订工程合同承办上级建设部门、公司领导和工程项目交办的其他事项。部门内部职能组的工作流程及职责工程项目资料组企业名称文件类别日常管理文件版 本编 号标题工程项目资料组工作流程生效日期页 码共 页 第 页编制审核批准开始安全

4、资料员须清楚了解所负责的项目的工程概况(各单位名称、所挂靠人员、工程规模等开工前期资料)土建资料员须清楚了解所负责的项目的工程概况(各单位名称、所挂靠人员、工程规模等开工前期资料)机电资料员须清楚了解所负责的项目的工程概况(各单位名称、所挂靠人员、工程规模等开工前期资料)施工前准备阶段按省统表要求收集工程建设开工前的相关资料（规划许可证、施工许可证、各单位合同、中标 通知书、施工图审查批准书、质量监督登记表、人防建设意见书等）落实施工组织设计、分包单位的报审手续、开工报告、施工现场质量管理检查记录、地质勘察报告、图纸会审等。将相关单位、人员资质、制度等资料报审给监理。安排土壤氡浓度检测,根据现

5、场情况安排砼、砂浆配合比送检。施工前准备阶段按省统表要求收集工程建设开工前的相关资料（规划许可证、施工许可证、各单位施工合同、分包合同、消防设计审核意见书、质量监督登记表等）落实水电施工组织设计、分包单位资质、人员架构、人员资质证件的报审手续、开工报告、施工现场质量管理检查记录、图纸会审等。施工前准备阶段收集工程规划许可证、施工许可证、意外保险单等报建前期资料。根据项目规划收集本工程所需的专项方案、应急预案并完成报审手续；落实各项规章制度、操作规程、安全管理目标、管理人员造册及任命书、特种人员造册（电工）、施工前准备阶段评分等省统表有要求的相关资料。配合施工现场做好施工前安监检查工作。地基与基

6、础、主体阶段将施工前期资料整理后放在施工现场，做好质量监督部门到现场技术交底的一切工作，并在施工过程中严格按交底书的内容执行。地基与基础阶段按每栋做好座标定位、基线复核，监督施工人员做好施工日志，并定期检查及收集整理。对不同工种在工作前进行质量技术交底，做好试桩签证，及地基与基础阶段收集桩机资质证及人员（打桩、焊工、电工）上岗证，审核证件的有效期、年审及盖章情况，将桩机特种人员造册归档，并报验给监理。 接下一页接上一页地基与基础阶段对所有新进人员（包括班组及项目人员）进行三级安全教育、安全技术交底、班组班前教育、每月培训教育，并在班组拿进度款前将安全资料按质按量收回，对平安卡有要求的区域要统计

7、需办理平安卡人员上报公司，正式平安卡出卡后负责发放工作。 监督临电负责人做好施工用电安全资料及安全员做好施工安全日志填写，并定时将已完成部分收集整理归档。做好各工种安全责任、目标考核资料，文明施工资料，安全检查评分资料、项目检查资料、工伤事故资料及各种验收资料（临边、临电、模板、机具等）。收集各劳保用品的单据，及时汇总整理，及时报检塔吊检测及跟踪检测结果。对安监部门、监理单位发出的整改通知单进行跟踪、整改、落实、及时回复。按公司的安全资料目录及省统表要求做好地基与基础的其他资料。 地基与基础阶段 时收集打桩记录。做好基桩测或天然基验槽检测。按材料进场情况及施工进度对原材料安排送检（钢筋、水泥、

8、砂、石、防水材料等）及砼试件、钢筋焊接送检，及时收齐各材料的厂家检验报告、合格证。按施工进度做好地基与基础检验批、分项、子分部、分部验收记录。及时跟进桩基、模板、钢筋、砼等工程工序及原材料报验。应付建设部门的各项检查并跟踪质监部门、监理单位等发出的整改单并按时回复。若基础是深基坑开挖的需联系有资质的单位做第三方监测。根据公司土建资料目录及省统表要求完善其它资料。将已完成的地基与基础分部资料进行装订成册。地基与基础、主体阶段制定施工日志填写范例并安排施工人员找范例从开工开始每天填写水电施工日志，并定期收集整理。及时对不同工种的人员进行质量技术交底。对进场的材料及时收集厂家检验报告、合格证，并根据

9、当地要求安排材料送检（给排水管材、管件，电线管或线槽等），并及时进行材料报验。根据工程进度对水、电、消防工程进行隐蔽验收，并及时报验给监理。根据工程进度做好水电安装验收记录。按当地质监部门要求及省统表做好其他验收资料。配合施工现场做好应付质量监督部门检查。及时回复质监部门、监理单位发出的安全、质量整改单。监督跟进各分包单位的防雷资料等此阶段资料的完成。主体阶段对不同工种在工作前进行质量技术交底，要求施工人员做好主体施工日志，并定期检查收集整理。按材料用量及施工进度对原材料安排送检（钢筋、水泥、砂、石、砖等）及同标养砼、砂浆试件、钢筋焊接、送检，及时收齐各材料的厂家检验报告、合格证。按施工进度做

10、好主体结构检验批、分项、子分部、分部验收记录。及时做好主体沉降观测、垂直度观测等施工技术资料。主体封顶后及时找质监部门制定实体检测方案并安排有资质单位进行实体检测。及时跟进模板、钢筋、砼、砌体等工程工序及原材料报验。应付建设部门的各项检查并跟踪质监部门、监理单位等发出的整改单并按时回复。主体阶段对后继进场人员进行安全教育、安全技术交底及所有班组班前教育、每月培训教育，并按时按质按量收回，跟踪平安卡的办理的情况。继续监督临电负责人做好施工用电安全资料及安全员做好施工安全日志填写，并定时将已完成部分收集整理归档。装饰装修、零星工程阶段继续跟踪施工日志填写情况，并定期检查、收集整理。及时对不同工种的

11、人员进行质量技术交底。对进场的材料及时收集厂家检验报告、合格证，若是消防产品材料除了接下一页接上一页装饰装修、零星工程阶段要收集厂家检验报告及合格证外，还需收集供货证明、认证书、委托书等，并根据当地要求安排材料送检（给排水管材、管件，阀门，电线管或线槽，电线，空气开关、漏电开关、插座面板、PVC胶水等），并及时进行材料报验。根据工程进度对水、电、消防工程进行隐蔽验收，水电、消防设备安装、调试、测试验收进行记录，并及时报验给监理。按当地质监部门要求及省统表做好其他验收资料。配合施工现场做好应付质量监督部门检查。及时回复质监部门、监理单位发出的安全、质量整改单。配合办证部门进行消防验收，按消防报验

12、要求提供相关资料。监督跟进各分包单位的防雷资料、电梯等此阶段资料的完成。主体阶段继续做好各工种安全责任、目标考核资料，文明施工资料，安全检查评分资料、项目检查资料、工伤事故资料及各种验收资料（临边临洞、临电、模板、机具、机械、脚手架、吊笼、塔吊、人货梯等）。及时安排安全网、扣件、钢管送检，吊笼、塔吊、人货梯及时报检并跟踪检测报告、安装单位资质、安装相关资料及特种人员证件（架子工，吊笼安装工、操作工，焊工，塔吊安装、司机、指挥、索引，人货梯安装、操作证等。）钢井架、塔吊、人货梯验收、顶升、加节、脚手架、高支模、深基坑验收等需及时向安监站办理告之手续。对安监部门、监理单位发出的整改通知单进行跟踪、

13、整改、落实、及时回复。按公司的安全资料目录及省统表要求做好主体阶段的其他资料。主体阶段若负责项目是高层需根据各座施工进度安排有资质单位做第三方沉降观测。根据公司土建资料目录及省统表要求完善其它资料。将已完成的主体分部资料进行装订成册。装饰装修、屋面阶段对不同工种在工作前进行质量技术交底及跟踪施工日志的填写与收集。按材料用量及施工进度对原材料安排送检（水泥、砂、防水材料、地面砖、铝型材等），及时收齐各材料的厂家检验报告、合格证。按施工进度做好装饰装修、屋面分部检验批、分项、子分部、分部验收记录。及时做好厕所阳台厨房蓄水试验、屋面蓄淋水试验等施工技术资料。及时做好窗“三性”检测；外墙饰面砖完成后，

14、找质监部门定外墙砖抗拔试验方案，并安排跟进相关检测。装饰装修完工后及时找质监部门制定室内环境检测方案并安排有资质单位进行实体检测。及时跟进装饰装修、屋面工程安装工序及原材料报验。应付建设部门的各项检查并跟踪质监部门、监理单位等发出的整改单并按时回复。根据公司土建资料目录及省统表要求完善其它资料。将已完成的装饰装修、屋面分部资料进行装订成册。竣工验收准备阶段按质量监督站要求对水电、消防资料全面进行整理、装订成册。将分包出去的防雷等竣工资料收集并审核防雷资料是否按要求编制、签名、盖章，分包单位所做的分部验收记录是否盖有总包单位公章等。将分包出去的电梯竣工资料进行收集并审核资料是否符合规范要求。装饰

15、装修、屋面阶段同主体阶段的第1点。同主体阶段的第2点。同主体阶段的第3点同主体阶段的第6点钢井架、塔吊、人货梯、脚手架等拆除前需进行验收并向安监站办理告之手续。按公司的安全资料目录及省统表要求做好装饰装修、屋面阶段的其他资料。接下一页接上一页竣工验收准备阶段按安监站要求将安全资料装订成册，上报安监站进行申请安全评价书。竣工验收准备阶段按质监站要求将土建资料全面整理装订成册，上报质监站进行审核。竣工验收准备阶段4、将水、电、消防、防雷等竣工验收资料统一上报给质量监督部门进行审核。安全竣工验收资料通过，顺利取得安全评价书土建竣工验收资料审核通过水电设备竣工验收资料审核通过综合土建、水电、防雷、电梯

16、、消防备案资料整理申报验收联系建设监督部门进行竣工前预验收。组织建设监督部门、建设方、监理方、施工方、设计方、勘察方等进行竣工验收。竣工验收通过结束按质监部门要求做好质监监督备案资料，上报质监部门，并跟踪质量监督报告完成情况质量监督报告发出送检组企业名称文件类别日常管理文件版 本编 号标题送检组（送检员）工作流程生效日期页 码共 页 第 页编制审核批准开始工程开工前，送检前期工作：办理监理委托、见证人证、送检卡等。开工前送检：按要求准备砼、砂浆配合比的原材料，现场取样并填写委托单、见证记录报监理签证后送检，及时领取报告上报给资料员。及时领取整理报告，做好报告签收登记，及时交给资料员签收结束根据

17、各种材料检测的时间不同，及时跟踪材料检测结果是否合格，若发现有不合格报告应马上通知给项目资料主管、部门主管及施工主管进行跟踪处理。水电方面送检：二级及以上送检员根据工程规模、进度、材料用量作出水电送检计划上报项目资料主管审批。三级送检员根据资料员提供的送检清单进行核对，一般包括给排水管材管件、阀门、电线、线管或线槽、漏电开关、空气开关、插座面板、胶水等。按规定进行材料取样，填写委托单、见证记录报监理签证。联系车辆、准备送检费用进行送检。送检后须将当日送检记录报资料员签名确认。其它方面送检：施工现场对质量有疑问要求送检。采购部购入新材料要求检测的。（注：此部分检测需部门负责人确认后方可送检）土建

18、方面送检：二级及以上送检员根据工程规模、进度、材料用量作出土建送检计划上报项目资料主管审批。三级送检员根据资料员提供的送检清单（原材料：钢筋、水泥、砂、石、砖、防水材料、地面砖、窗、铝型材等；砼、砂浆试件）进行核对。按双方确认后的送检计划或清单进行材料取样，填写委托单、见证记录报监理签证。根据现场进度跟踪各座各层的钢筋焊接，及时取样送检。按工程进度及项目资料主管安排，跟踪测桩、结构实体检等事宜。联系车辆、准备送检费用进行送检。送检后须做好当日送检记录，同时将当日送检记录报资料员签名确认。安全方面送检：二级及以上送检员根据当地及送检要求作出送检计划上报项目资料主管审批。三级送检员根据资料员所提供

19、的送检清单进行核对，一般包括安全网、扣件、钢管、门式架（特殊材料需部门主管同意后送检）。按双方确认后的送检计划或清单进行材料取样，填写委托单、见证记录报监理签证。按现场进度申报吊笼、塔吊、人货梯等机械设备的检，并跟踪检测工作。联系车辆、准备送检费用进行送检。送检后须做好当日送检记录，同时将当日送检记录报资料员签名确认。平安卡培训教育组企业名称文件类别日常管理文件版 本编 号标题平安卡培训教育组工作流程生效日期页 码共 页 第 页编制审核批准开始工人可进场施工有“平安卡”新工人统一交到资料部签收登记资料部在收到“平安卡”当日起5个工作日内须操作完企业版及项目版的有关系统登记；将卡复印一份留底，并

20、按工种分门别类以电子文档形式保存后，将卡归还工人无“平安卡”填好建筑施工人员参加“平安卡”培训汇总表经项目负责人批准后交资料部在施工过程中，施工人员须保管好“平安卡”并随身带好，以便建设部门检查施工人员须随身带好平安卡，每天上下班须在平安卡考勤机上进行打卡登记资料部接到需培训汇总表后根据实际情况统一安排培训并电话知会相关人员培训事项施工过程中的操作要求：资料员按当地建委要求准时上传上个月的考勤数据。每月月底将所输入系统的平安卡按班组分类列清单汇总后提交给项目主管及资料部主管各一份。每月5号前提交上个月 月平安卡统计月报表。施工工人培训后凭“平安代理卡”可进场施工资料部跟进平安卡的制作情况，拿到

21、平安卡后进行相关的系统操作工人退场时，须将“平安卡”或填好的建筑施工人员退场“平安卡”登记汇总表交到资料部调入本企业的其他项目退场后不在本企业续工的资料部根据建筑施工人员退场“平安卡”登记汇总表作好相应的退场登记按班组分类做好签收登记表，派发正式“平安卡”资料部进行企业解雇处理结束综合档案组企业名称文件类别日常管理文件版 本编 号标题综合档案组工作流程生效日期页 码共 页 第 页编制审核批准公司各种档案规章制度的制订及传达1、制订符合公司实际的各种档案规章制度。2、编制公司档案手册，组织相关档案人员的学习及培训。3、落实各部门及二级单位的档案归档范围及移交标准。综合档案室库房准备库房内按标准库

22、设置各种所需设备、工具，如空调、抽湿机、灭火器等，对所安装的柜子进行清洁、消毒，为档案入库作好前期准备。开始档 案 接 收1、文书类档案接收：移交范围：公司各部门及二级单位在日常工作中产生的有保存价值的文件；接收方法：对照案卷目录及卷内目录清点档案数量是否相符；查看归档文件是否符合归档要求，如文件是否有用非档案允许的铅笔、红笔等填写、卷内排列是否合理等，具体评判标准可参照公司文书档案管理办法。填写档案移交书，签字移交。2、房地产类档案接收：（1）移交范围：这里所说有房地产是指由公司开发建设的商品房，此部分档案归总，是由各项目部工程类档案、前期报建、征地、勘察、设计类档案、监理档案、竣工验收文件

23、、竣工图，包括和工程的有关的来往有保存价值的文件组成。（2）接收方法：对照案卷目录及卷内目录清点档案数量是否相符；查看归档文件是否符合归档要求，如文件是否有用非档案允许的铅笔、红笔等填写、卷内排列是否合理等，具体评判标准可参照公司房地产类档案移交标准。填写档案移交书，签字移交。3、工程类档案的接收可参照房地产类档案中工程类档案的接收。4、证照类档案的接收：（1）移交范围：包括公司各类资信证照、许可证、荣誉证书、财产证以及各类人员的学历证、资格证书、上岗证等，由领取部门负责收集归档。（2）接收方法：对照案卷目录及卷内目录清点档案数量是否相符；查看归档文件是否符合归档要求，如文件是否有用非档案允许

24、的铅笔、红笔等填写、卷内排列是否合理等，具体评判标准可参照公司证照类档案管理办法。填写档案移交书，签字移交。5、设备类档案的接收：（1）移交范围：设备实物的管理单位在购置、使用中形成的具有保存价值的文件。（2）接收方法：可参照证书类档案接收办法来接收。6、其它类档案的接收可参照以上接收方式。 接下一页接上一页结束档案的统计、保密、利用严格遵守档案统计制度，定期对库存档案进行统计上报。严格遵守档案保密制度，防止泄密事件的发生。严格遵守档案借阅制度，积极做好档案借阅工作，为企业的决策、生产、经营管理提供利用。编制检索工具1、编制电子检索工具，同时备一份手工检索工具。2、所有电子文件做好备份。入库档

25、案的整理编目1、已接收合格的档案，按要求填好类别号，编好档号。2、没排好卷的档案按要求排好卷后再编好档号。3、新接收的档案有条件时需经杀虫、消毒后才能进库房档案的库房管理1、认真遵照执行档案库房管理制度的有关内容，将库房管理的“七防”工作落到实处。2、控制库房的温、湿度，经常做好库房的清洁，保证库房的温、湿度及清洁度达到要求。3、严禁易燃、易爆、易腐蚀物品进入档案室，非库房管理人员不可进入档案室，以保证库房的环境安全。4、定期检查库房灭火器材，每天下班前检查库房电器设备、灯具及门窗。证件办理管理组企业名称文件类别日常管理文件版 本编 号标题证件办理管理组工作流程生效日期页 码共 页 第 页编制

26、审核批准办证培训员把已办好的安全考核证、年审、注册证做好移交登记表后移交给证件管理组长证件办理组长将审批的需办理安全考核、证件继续教育、年审、注册等人员名单交给办证培训员办证培训员筹备、收集人员相关资料，安排培训、考试，网上上报注册等事宜办证培训员根据需办理安全考核，证件继续教育、年审，注册等人员名单进行相应工作证件办事员将已办好证件、租聘协议做好移交登记表后移交给证件办理组长，同时将办证过程的证件人有关证件复印件移交给办证培训员筹备收集人员相关资料，安排培训、考试等事宜将培训单位、报价、增加人备案上报主管、谭总审批证件办事员根据需增加办理证件的数据寻找相关的培训单位及报价，落实符合条件办证人

27、员名单，寻找租聘相关证件证件办事员根据需增加办理证件的数据寻找相关的培训单位及报价证件办理组长将经部门主管、谭总审批的需增加办理证件的数据交给办证办事员证件办理组长：证件对外借用的日常管理结束证件办理组长将收到的证件、租聘协议分类整理归档；将新增的证件复印一份给证件培训员，确保原件与复印件相符；每月列出需要支付证件使用费的清单，并将新增部分的相关资料经部门主管审核后移交给财务开始证件办理组长根据公司发展趋势、现有证件及所有公司年审情况做出能满足报建及公司资质年审需求的证件分析数据证件分析数据上报部门主管、谭总，经相关人员审批办事组企业名称文件类别日常管理文件版 本编 号标题办事组工作流程生效日

28、期页 码共 页 第 页编制审核批准需要办事员领取报告及备案的办事员及时领取并办理相关手续后，将检测报告及备案证移交给项目资料组办事员根据前期资料目录跟进、收集资料，对于暂时不能收集的资料要做好跟踪标志便于日后跟踪办事员将收集的资料按目录整理，呈报组长审核后进行归档保管办事员将审核通过的资料及时派发到相应的项目资料室，并做好签收登记办事员根据上级安排的分包单位备案任务，及时收集准备相关资料（如施工许可证、分包合同、分包单位资质、人员证件等）开取银行资信证明网上上报资料跟进网上上报审批结果，根据审批结果准备齐全相关资料到办事窗口核对资料（即送件）施工过程中，项目资料室有特殊的资料需要提供时，办事员

29、必须收到经项目资料主管签名的内部联系单，呈组长审批组长审核批准后，安排办事员跟进跟踪备案结果，及时领取备案证将备案证移交证件管理组管理员，同时将合同及备案证复印移交给项目资料组办事员根据审批内容跟进，并及时提供给项目资料室资料盖好章后，办事员对照清单检查，分类整理附上盖章清单办事员根据资料内容及要求找相关单位、相关人员签名盖章各项目资料室、内部相关人员或外部单位将需要盖章的资料附好清单移交给办事组组长组长审核后汇总，安排办事员盖章将盖好章整理好的资料分别派发到各单位或各项目资料组或相关人员手上办事员交费后领回发票并移交给财务部送总经办谭总审批后办事员进行交费或通知财务转帐部门主管审核签名组长核

30、对无误办事员在规定时间内整理核对好相关费用办事员在规定时间内整理核对好相关费用各项目资料组每月做好以下检测费用的清单：工程材料常规检测费用月结汇总表（后附上结账清单或检测委托单）。特种设备检测费用清单及委托单。工程质量检测费清单（测桩、环境检测、实体检测等）。工程项目开工检测费交费流程资料盖章流程工程项目开工收集、发放资料工作流程部门主管或组长根据公司确实的分包单位及时安排分包备案工作分包备案流程结束开始各岗位说明书部门主管岗 位 说 明 书企业名称文件类别日常管理文件版 本编 号标题部门主管职务说明书生效日期页 码共 页 第 页编制审核批准一、岗位基本信息1、直接上级：工程部经理 2、直接下

31、级： 资料部所有成员3、职务等级：部门主管 4、职务类型：技术管理类5、职务概要或职务说明：对资料部的管理及资料全权负责二、工作效率1、工作职责： 全面负责统筹安排工程资料的整理，工程建筑材料、机具及结构有关规定检测，企业资质评审及技术人员的培训管理，公司档案管理及组织工程项目的竣工验收备案等；负责签订工程合同；协助施工现场的有关建设部门检查及下达有关最新规范要求文件及办证部前期报建工作、后期备案、消防验收等工作。2、工作内容及权限：（1）全面人员计划、筛选、配置，负责统筹安排工程资料的整理，工程建筑材料、机具及结构有关规定检测，组织工程项目的竣工验收备案。（2）负责签订工程合同。（3）负责管

32、理安排企业资质评审及技术人员的培训管理。（4）负责管理安排公司档案管理。（5）协助施工现场的有关建设部门检查及下达有关最新规范要求文件。（6）协助办证部前期报建工作及后期备案、消防验收等工作。（7）负责对内部协调，对外沟通等工作。3、工作步骤：（1）全面负责人员计划、筛选、配置，统筹安排工程资料的整理，工程建筑材料、机具及结构有关规定检测，组织工程项目的竣工验收备案：根据公司开发规模进行人员计划、招聘筛选人员及配置安排。全面统筹安排各项目工程从开工到竣工备案各阶段的资料整理、工程建材材料、机具及结构有关规定检测。按时要求各项目做好竣工验收资料并跟进组织竣工验收备案。（2）负责签订工程合同：根据

33、开发工程规模，选择有资质单位报价、确定单位及签订工程合同。（3）负责管理安排企业资质评审及技术人员的培训管理：针对证件培训管理做出管理制度，全面统筹证件培训、使用工作，确保企业资质评审及报建所需的证件。（4）负责管理安排公司档案管理。（5）协助施工现场的有关建设部门检查及下达有关最新规范要求文件。（6）协助办证部前期报建工作及后期备案、消防验收等工作。（7）负责对内部协调，对外沟通等工作。对内协调的有：工程部、办证部、财务部、人事部、采购部、机电部、技术部、预算部、铝窗部；对外沟通的有：省建设厅、广州建委、省建筑协会，省、市、区检测站，市、区建设局，质、安监站、安监局、人防办、建工科、自来水公

34、司、设计单位、监理单位、勘察单位、施工单位、省机具检测站、材料供应商。4、工作考核标准：（1）能否实现工程项目资料按时按量完成，在各建设部门检查中是否因资料问题被停工或整改。（2）能否在公司规定时间完成竣工验收及相关备案手续，确保符合交楼手续。5、工作汇报： （1）工作完成后需书面或口头形式向直属经理报告。（2）对于存在不能解决的问题及时反馈给直属经理。三、任职资格及要求性别男女不限年龄25岁以上学历大专及以上工作经验：有五年以上的本行业实际操作、管理经验。必备的知识及技能：有五年以上的本行业实际操作、管理经验；熟练操作土建资料、安全资料、建筑安装资料、备案资料；熟悉建筑规范验收标准、建筑资料

35、规定。综合素质要求：（1）具有良好的职业道德素质。（2）有良好的团队凝聚意识，勤奋、踏实、团结的工作态度。（3）具有良好的沟通能力、洞察能力及判断能力。（4）办事果断。副主管岗 位 说 明 书企业名称文件类别日常管理文件版 本编 号标题副主管职务说明书生效日期页 码共 页 第 页编制审核批准一、岗位基本信息1、直接上级：部门主管 2、直接下级：资料部助理、项目资料主管、资料员、送检员、文员3、职务等级：副主管 4、职务类型：技术管理类5、职务概要或职务说明：协助主管建立健全的管理体系；监控资料的质量及进度；做好与外沟通及对内协调。二、工作效率1、工作职责：协助主管建立健全的管理体系及招聘面试工

36、作；监控各项目工作完成进度、质量；审核竣工验收资料；对部门资料工作全面管理，起到行政领导和技术上的指引作用；传达建设部门新文件精神；证件管理培训统筹；做好对内协调及对外沟通工作等。2、工作内容及权限：（1）协助主管建立健全的管理体系及招聘面试工作。（2）监督控制各项目工作进度和质量的完成情况。（3）审核完工后装订成册的安全竣工验收资料、土建竣工验收资料和水电竣工验收资料。（4）监督工程项目竣工验收合格后及时办理质监、安监备案手续。（5）全面管理控制工程项目的相关检测及平安卡办理。（6）做好对内协调及对外沟通工作等。（7）监控证件办理、使用等工作。（8）服从公司上级领导安排。3、工作步骤：（1）

37、根据内部人员配置情况及需求，严格把关不同层次的应聘人员。（2）对从工程开工到竣工验收合格等各阶段进行监控，对于不能按进度、质量、要求完成的项目，进行查找原因，并对症下药进行调整，对于不能解决的问题及时向部门主管反映。（3）工程完工后及时要求项目资料组按相关要求全面整理装订成册，并对已装订成册的安全竣工验收资料、土建竣工验收资料和水电竣工验收资料进行审核，对于不符合要求的退回整改。（4）监督工程项目竣工验收合格后及时做好质、安监备案资料，并上报监督部门进行监督备案手续。（5）全面管理控制工程项目的相关检测及平安卡办理情况：监控现场已安装好的吊笼、塔吊或人货梯及时要求相关人员做好报验资料，联系有资

38、质单位进行检测，跟踪检测情况，对于不符合要求的及时反映给现场负责人进行整改，直到检测符合要求；对平安卡操作的整个过程起到技术性的指导，对于哪个环节出现问题要及时处理。（6）负责证件管理培训统筹工作：根据公司现况、发展趋势和各项目当地建设部门的要求，计划和储备各项目报建、各公司资质年审所需的各类人员上岗证、职称证等。监控保管各类证件，对各相关部门借用证件进行登记。根据使用时间对借出的证件进行跟踪追回，避免长期借留外面而遗失。4、工作考核标准：（1）能否实现工程项目资料按进度按质量完成，在各建设部门检查中是否因资料问题被停工或整改。（2）有无在规定的时间内完成计划和报告。5、工作汇报：（1）工作完

39、成后需书面或口头形式向主管报告。（2）对不能处理的问题及时反馈给主管。（3）每周一上报上周的工作情况及本周的工作计划。三、任职资格及要求性别男女不限年龄25岁以上学历大专以上学历工作经验：有三年以上的本行业实际操作、管理经验。必备的知识及技能：有三年以上的本行业实际操作、管理经验；熟练操作土建资料、安全资料、水电资料、备案资料；熟悉建筑行业的相关规范及标准。综合素质要求：（1）具有良好的职业道德素质，能吃苦耐劳。（2）有良好的团队凝聚意识，勤奋、踏实、团结的工作态度。（3）具有良好的沟通能力及判断能力。资料部助理岗 位 说 明 书企业名称文件类别日常管理文件版 本编 号标题资料部助理职务说明书

40、生效日期页 码共 页 第 页编制审核批准一、岗位基本信息1、直接上级：部门主管 2、直接下级：项目资料主管、资料员、送检员、文员等3、职务等级：部门部助理 4、职务类型：技术管理类5、职务概要或职务说明：对各项目的资料完成进度及质量进行检查、指导、监督管理。二、工作效率1、工作职责：负责各项目资料完成进度及质量检查并将存在问题及时上报；各项目资料的指导、监督、检查；对检测方面项目的安排工作及报价。2、工作内容及权限：（1）负责在建项目土建、安全、建筑安装资料的检查、监督、协调工作，掌控各项目工程资料进度和质量。（2）负责监控中山岗位IC卡的办理。（3）组织统筹项目资料每月的检查评比。（4）对常

41、规检测除外的检测项目进行单位选择、报价及工作安排。（5）服从公司上级领导安排。3、工作步骤：（1）负责在建项目土建、安全、建筑安装资料的检查、监督、协调工作，掌控各项目工程资料进度和质量：不定期对各在建项目进行检查，以便发现各种问题，发出资料限期整改单，并对整改情况进行复查。检查过程中发现资料跟不上现场进度时，应分析造成的原因（如人力不足、资料员工作安排不当、资料员工作态度欠佳等），并根据相应的原因做相应的处理，若在自己能力范围内解决不了的，应及时反映给主管。检查中发现资料质量方面达不到要求的，应给予指引并要求整改。对于资料员反映的问题要给予协调、解决，不能解决的要反映给主管处理。每月将检查各

42、项目的情况作总结分析，上报主管审阅。（2）负责监控中山岗位IC卡的办理：随时关注中山网站及邮箱关于办理岗位IC卡的相关信息网。了解中山项目开发的规模进行岗位IC卡的办理，确保岗位IC卡能满足报建的需求。安排相关人员做好办理岗位IC所需的相关资料。（3）组织统筹项目资料每月的检查评比：每月下旬组织一次各项目资料检查评比，将所有项目资料的检查结果进行汇总总结，评比结果及时以通知的形式公布到各个项目资料室，检查不合格的项目给予处罚，优秀的给予奖励；对于不合格的项目资料要查找原因及时安排整改，并将此项目作为下个月的重点检查对象。（4）对常规检测除外的检测项目进行单位选择、报价及工作安排：根据当地建设部

43、门要求及工程规模，提前确定相关的检测项目。针对检测项目选择多家有资质检测单位进行比较，预备检测单位。根据各项目现场要求确定提供检测单位给项目资料主管。4、工作考核标准：（1）能否及时跟进解决工程资料存在的问题。（2）项目资料是否能按进度、质量完成。（3）能否在规定时间内完成主管所交待的任务。5、工作汇报：（1）工作完成后需书面或口头形式向主管报告。（2）对不能处理的问题及时反馈给主管。（3）于每周一上报上周的工作情况及本周的工作计划。三、任职资格及要求性别男女不限年龄25岁以上学历大专及以上工作经验：有五年以上的本行业实际操作经验。必备的知识及技能：有五年以上的本行业实际操作经验；熟练操作土建

44、资料、安全资料、水电资料、备案资料；熟悉建筑行业的相关规范及标准。综合素质要求：（1）具有良好的职业道德素质，能吃苦耐劳。（2）有良好的团队凝聚意识，勤奋、踏实、团结的工作态度。（3）具有良好的沟通能力及洞察能力。档案主管岗 位 说 明 书企业名称文件类别日常管理文件版 本编 号标题档案主管职务说明书生效日期页 码共 页 第 页编制审核批准一、岗位基本信息1、直接上级：部门主管 2、直接下级：档案室档案员及各部门各二级单位专、兼职档案员3、职务等级：档案主管 4、职务类型：技术管理类5、职务概要或职务说明：组织做好公司各类档案的收集、归档及利用工作。二、工作效率1、工作职责：负责制订和完善公司

45、档案管理的各项规章制度；负责组织做好公司各类档案的收集、归档、接收、保管、利用和统计工作。2、工作内容及权限：（1）负责制订和完善公司档案管理的各项规章制度。（2）负责组织公司各类档案的收集、归档、接收、保管、利用和统计工作。（3）负责计划和组织公司专、兼职档案人员的业务学习和培训。（4）负责组织做好公司各部门及分公司档案工作的监督及检查。（5）负责对档案人员进行保密宣传、教育，严防失、泄密事件发生。（6）负责落实档案库房的“七防”措施，确保档案材料的完整与安全。（7）服从公司上级领导安排。3、工作步骤：（1）负责制订和完善公司档案管理的各项规章制度，加强公司档案规范化、制度化管理。以档案法、

46、保密法为基础，结合公司实际情况，制订和完善公司档案管理的各项规章制度：档案立卷归档制度、档案借（查）阅制度、档案保密制度、档案保管制度、档案统计制度、档案鉴定与销毁制度等，做到档案工作的有制可遵。取得上级领导及各部门领导支持，设立专职、兼职档案员，建立公司档案管理网络。（2）编制公司档案分类编号方案及各类档案的保管期限表等一些档案技术性手册。了解公司各部门及二级公司的部门性质及职责范围，了解各部门、单位的档案收集范围；根据工业企业档案分类试行规则，针对公司实际情况对公司的各类档案进行合理的分类；根据机关档案工作业务建设规范及广东省国家行政机关文书立卷归档工作实施办法、企业档案分类与组卷实用参考

47、等规定，结合公司实际，编写文件档案保管期限。（3）负责综合档案室及二级档案室的建立。筹备建立公司综合档案室，尽量在公司条件允许条件下建立标准档案室，为以后的企业升级做准备；协助各部门、各二级单位档案室的建立，指导各专、兼职档案员的工作，使整个档案网络能正常运行。（4）负责组织公司各类档案的归档入库工作。配合工程资料主管抓好公司档案入库量最大的工程档案的管理，指导工程资料的按档案移交标准移交；配合各部门做好文书档案的收集归档工作；配合有关部门做好实物档案、设备档案、特殊载体档案等档案的收集、整理、归档。指导档案室人员做好档案的入库、整理、统计、利用工作。（5）负责组织对档案的鉴定工作，对已超过保

48、管期限的档案提出存毁意见。（6）负责综合档案室的事务性工作。负责组织做好综合档案室的各种规划及总结性工作；及时向上级领导汇报近期工作，有问题要及时处理，自己不能处理的要请求上级领导帮助。（7）负责公司档案人员的业务上的管理。有计划的对公司所有专、兼职档案人员进行专业学习和培训，培养一批高素质的档案队伍。对档案人员进行保密宣传、教育，严防失、泄密事件的发生。负责组织做好公司总部及二级单位档案工作的业务监督、检查、指导。（8）负责做好库房管理工作。负责落实档案库房“七防”措施，确保档案的完整与齐全。（9）积极推行档案科学化、信息化管理。（10）努力完成领导交办的其它工作任务。4、工作考核标准：（1

49、）能否制订符合公司实际情况的档案管理制度及标准。（2）能否按标准做好档案的入库及利用工作。（3）能否在规定时间内完成主管所交待的任务。5、工作汇报：（1）工作完成后需书面或口头形式向主管报告。（2）对不能处理的问题及时反馈给主管。（3）于每周一上报上周的工作情况及本周的工作计划。三、任职资格及要求性别男女不限年龄25岁以上学历大专及以上工作经验：有五年以上的本行业实际操作经验。必备的知识及技能：有五年以上的本行业工作经验；具备档案工作的专业知识；要略知各类资料的收集及整理。综合素质要求：（1）具有良好的职业道德素质，能吃苦耐劳，认真细致。（2）有良好的团队凝聚意识，勤奋、踏实、团结的工作态度。

50、（3）具有良好的沟通能力及洞察能力。档案员岗 位 说 明 书企业名称文件类别日常管理文件版 本编 号标题档案员职务说明书生效日期页 码共 页 第 页编制审核批准一、岗位基本信息1、直接上级：档案主管 2、直接下级： /3、职务等级：档案员 4、职务类型：档案管理类5、职务概要或职务说明：负责做好公司各类档案的收集、归档、接收、保管、利用和统计工作。二、工作效率1、工作职责：负责做好公司各类档案的收集、归档、接收、保管、利用和统计工作。2、工作内容及权限：（1）负责做好公司各类档案的收集、归档、接收、保管、利用和统计工作。（2）常用表格的使用计划、保管、领用登记。（3）严格遵守档案保密和保卫制度

51、，做好档案库房的日常管理工作，确保档案材料的完整与安全。（4）服从上级领导安排。3、工作步骤：（1）严格遵守公司档案管理规定，熟悉公司档案运作流程，了解公司各部门及各二级公司档案收集范围。（2）具有档案管理的基本知识，熟悉本公司档案的分类，熟悉各类档案的归档标准。（3）做好库房的“七防”管理，保证库中档案的质量和安全。平常工作中要及时做好库房清洁、消毒，检查库房空气调节装置、档案装具、消防设备等是否齐全有效，档案柜进行清洁、编号。（3）按各类档案接收标准接收档案。档案接收总要求：现公司档案共分为包括文书类、房地产类、证照类、设备类、招投标合同类、科研类、工程类、特殊载体类等八个大类，所有移交的

52、档案必须是原件，如一些施工类档案只一套原件已移交城建档案馆，要在移交的复件中注明。档案移交时要一一检查档案的质量：、所有移交档案室档案，移交时有案卷目录、卷内目录、档案移交书，并附上目录、移交书的电子文件，接收时要严格按照案卷目录及卷内目录所列内容来一一清点，电子文件要放入电脑试运行合格；、先按档案归档的基本要求来清查，如归档文件是否有用红笔、铅笔、圆珠笔等不适用于档案的笔来填写，有无装倒页，档案中的各种签名是否完善等；、按照各类档案的归档标准，检查档案是否合格；、确认档案无误后，经双方签字接收。（4）整理档案。、已接收档案按公司档案分类标准分类，已排好卷的填写档号，没排好卷的要经完整排卷后填

53、写档号；、按类上架排列。（5）编制检索工具。以电子化检索为主，手工检索作备份。所有库存目录要及时作好备份。（6）作好统计、利用工作。严格遵守档案统计、档案借阅制度，借出前及还回时的档案一定要仔细核对，杜绝发生少页、残页现象。（7）指导各部门、各二级单位的档案编制。（8）常用的表格要做好库存登记、领用登记，每月要对所有表格进行盘点后，做出表格需求申请，经有关人员审批后进行印刷或购买，表格管理要供应与需求平衡。（9）及时完成领导交待的其它工作。4、工作考核标准：（1）能否按标准做好档案的入库及利用工作。（2）能否在规定时间内完成主管所交待的任务。5、工作汇报：（1）工作完成后需书面或口头形式向主管

54、报告。（2）对不能处理的问题及时和主管沟通。三、任职资格及要求性别男女不限年龄22岁以上学历大专及以上工作经验：有一年以上的本行业实际操作经验。必备的知识及技能：有二年以上的本行业工作经验；具备档案工作的专业知识；略知工程资料的收集及整理。综合素质要求：（1）具有良好的职业道德素质，能踏实肯干，认真细致。（2）有良好的团队凝聚意识，勤奋、踏实、团结的工作态度。（3）具有良好的沟通能力及洞察能力。证件办理组长岗 位 说 明 书文件类别日常管理文件版 本编 号标题证件办理组长职务说明书生效日期页 码共 页 第 页编制审核批准一、岗位基本信息1、直接上级：部门主管 2、直接下级：证件办事员3、职务等

55、级：证件办理组长 4、职务类型：证件管理类5、职务概要或职务说明：根据公司发展需求，合理办理有关证件满足工程报建及公司资质年审使用。更新公司职称证件培训教育。建立证件管理档案系统化，合理安排证件的利用及保管工作。二、工作效率1、工作职责：负责制订和完善证件办理组的各项规章制度；负责组织做好公司各类证件的办理、租聘、收集、归档、年审、保管、利用和统计工作。2、工作内容及权限：（1）负责制订和完善证件管理组的各项规章制度，确保证件材料的完整性与安全性。（2）负责组织各类证件的办理、收集、归档、年审、保管、利用、统计工作及证件办理组各项工作的监督检查。（3）接收、整理、保管各类证件原件。（4）所有的

56、证件必须复印一份给证件办事员，确保原件与复印件一致。（5）提供需参加安全考核、年审、注册等人员的名单。（6）统计、分析和提供能满足公司证件使用要求的证件分析数据。（7）跟踪证件使用费支付的情况。（8）证件对外的借用管理。（9）服从公司上级领导安排。3、工作步骤：（1）熟悉各种证件的办理及年审规定、办理要求、办理流程，对报建的要求及建筑有一定的了解，熟悉公司证件使用情况。制订和完善证件办理组的各项规章制度，加强证件管理规范化和制度化。结合公司实际情况，制订和完善公司证件办理、管理的规章制度，做到证件管理、办理工作的有制可遵。取得上级领导及各部门领导支持，设立专职、兼职证件办事员、管理员，建立证件

57、办理管理网络，使整个管理网络有序的正常运行。（2）根据公司的发展趋势、现有证件做出能满足报建及公司资质年审需求的证件分析数据，并将分析数据上报部门主管、谭总审批。（3）根据公司领导最后审批的增加办理证件的批文，组织安排证件办事员进行查找培训单位、安排人员培训、跟踪证件办理、证件领取后给证件管理员的移交情况等。（4）接收证件办事员办回来的证件原件，做好签收登记并在2天内完成分类整理、归档。（5）所有的证件复印一份给证件培训员，并做好登记，新增部分证件要及时复印移交，确保原件与复印件一致。（6）负责统计所要参加安全考核培训、证件年审等名单，并及时将名单移交给证件培训员；监控证件培训员根据名单及时收

58、集资料、网上上报、安排人员培训、考试、出证跟踪等。（7）接收证件培训员办理回来的证件原件，做好签收登记及时分类整理、归档，并核对办好的证件是否与当时所提供名单相符，对异常情况进行跟踪督导。（8）根据公司的证件管理办法跟踪证件使用费的支付情况：对证件使用费须有清晰记录，准确无误的反映当时情况；跟踪当月新增的证件使用费，及时上报提交财务，确保证件使用费及时支付；对于已退回、合同到期、撤销或其它原因证件不在公司的使用及时列出清单通知财务及时停止支付使用费，做到使用多少证件支付多少费用，每月月底统计当月的证件使用费并上报部门主管。（9）所有证件的外借必须有借用部门的主管签字及本组的组长签字后方可外借，

59、证件外借要做好借用登记，根据所借证件的用途及时跟踪证件的归还情况，对于到期没有的归还的要及时跟进提醒，被押证件必须有押证回执。并根据工程进度，在工程完工备案后一周内凭回执到相应的建设部门取回被押证件。（10）不断完善、提高本组的管理制度、工作内容、工作效率，每月对属下人员工作进行考核评比。（11）努力完成领导交办的其它工作任务。4、工作考核标准：（1）能否制订符合公司实际情况的证件管理制度及标准。（2）能否按要求做好证件办理、管理及利用工作。（3）能否在规定时间内完成主管所交待的任务。5、工作汇报：（1）工作完成后需书面或口头形式向主管报告。（2）对不能处理的问题及时反馈给主管。（3）于每周一

60、上报上周的工作情况及本周的工作计划。三、任职资格及要求性别男女不限年龄25岁以上学历大专及以上工作经验：有二年以上的本行业实际操作经验及有一定的档案管理经验。必备的知识及技能：有二年以上的本行业工作经验；熟悉证件办理程序；略知各地方报建及建筑知识；有较强的组织管理能力及沟通协调能力。综合素质要求：（1）具有良好的职业道德素质，能吃苦耐劳，认真细致。（2）有良好的团队凝聚意识，勤奋、踏实、团结的工作态度。（3）具有良好的沟通能力及洞察能力。证件办事员岗 位 说 明 书企业名称文件类别日常管理文件版 本编 号标题证件办事员职务说明书生效日期页 码共 页 第 页编制审核批准一、岗位基本信息1、直接上