Excel使用方法

1、Excel 的应用电子表格软件概述 电子表格的功能 电子表格常用软件电子表格的主要功能： 建立工作簿 管理数据 实现数据网上共享 制作图表 开发应用系统Excel的启动与退出 启动Excel的四种方法：【开始】菜单 - 程序 - Microsoft Excel； 双击桌面Microsoft Excel的快捷方式； 双击已有的Excel工作簿文件（扩展名为XLS）;1. 执行“开始” “运行”命令，输入“Excel”。退出Excel五种退出Excel的方法：单击窗口标题栏右端的关闭按钮。单击【文件】菜单的“退出”命令。双击窗口标题栏的控制菜单按钮。单击窗口标题栏的控制菜单按钮，并选择“关闭”命令

2、。按快捷键Alt+F4。 Excel 2003应用窗口新建空白工作簿启动Excel后，会自动产生一个名为Book1的新工作簿。 单击“文件”菜单的“新建”命令；直接按快捷键+;鼠标单击常用工具栏上的“新建”按钮。通过新建工作簿的操作，新工作簿的默认名字为Book1、 Book2、Book3，。 使用模板建立工作簿“文件”-“新建”-“使用本机上的模板”保存工作簿当新工作簿首次保存时，必须给工作簿命名保存方法如下： 单击【文件】保存； 单击【文件】另存为； 按快捷键+,注意：工作簿文件默认扩展名为“.xls”，保存时不必键入扩展名。 工作簿 是指Excel环境中用来储存并处理工作数据的文件。Ex

3、cel的一个文档就是一个工作簿。一个工作簿是一个或多个工作表的集合，扩展名为XLS。 工作表 是Excel完成工作的基本单位。每张工作表是列和行所构成的“存储单元”所组成。这些“存储单元”被称为“单元格”。 每个单元格 都有其固定的地址。输入的所有数据都是保存在“单元格”中，这些数据可以是一个字符串、一组数字、一个公式、一个图形或声音文件等。 工作簿和工作表工作簿Excel的文件（扩展名为XLS）就是工作簿一个工作簿由一个或多个工作表（最多255个）组成。默认情况下，一个新的工作簿由3个工作表组成，它们分别为Sheet1、Sheet2和Sheet3.工作表的个数也可以增减。 工作表就象一个表格

4、，由含有数据的行和列组成。纵向称为列，由列号区的字母分别加以命名（A、B、CIV）；横向称为行，由行号区的数字分别加以命名（1、2、3）。每一张工作表最多可以有65536行256列数据。每张工作表都由一个工作表标签（如Sheet1）与之对应。 工作表工作表中行列交汇处的区域称为单元格。单元格的列用字母标识，行用数字标识，如A2、B1、C3就是单元格对应的位置。A2、B1、C3等也就是单元格的地址，称为单元格引用。由一些相邻单元格组成的矩形区域，称为单元格区域，可以用矩形区的两对角单元格地址来标识它，两地址间加冒号隔开，如C2:F4。工作表与单元格的表示方法：Sheet1!E1 单元格输入文本输

5、入步骤如下：选定要输入文本的单元格（单击目标单元格）；键入文本；按下Enter键或Tab键或上、下、左、右的光标键或在其它单元格单击鼠标，都存储当前单元格中输入的数据。若在未存储之前，取消输入的数据，按Esc键。注意： 自动左对齐输入数值数值型只能包含以下字符：0-9数字$ ￥ + - （）* / % E e 。注意：当要输入并显示多于11位的数字时，系统自动以科学记数法（如7.89E+08）表示，而编辑栏中仍将显示输入的内容；无论显示的数字的位数如何，Excel单元格中只保留15位数字精度。若超过15位的数字，则多余数字位将转换为0。带分数应使用整数加空格加分数的形式，如： 1/2。要避免把

6、输入的数字当作日期。如：1/2要写成：0 1/2。前置正号“+”被忽略；负数表示在为数值前使用“-”号或将数值括入（）中。（如：-15或（15）均表示负数）。 注意：自动右对齐输入日期或时间 输入日期和时间时，必须严格按照规则，否则将被当做字符串来处理。1、输入日期1996/10/1，1996-10-1， 01-OCT-96， 1/OCT/962、输入时间19：15，7：15PM，19时15分，下午7时15分PM或P表示下午，AM或A表示上午。3、日期和时间的组合输入1996-10-01 19：15 ，96年10月1日19时15分。注意: 自动右对齐多个单元格中自动输入相同数据 选择多个单元格

7、 输入数据 CTRL + ENTER多个单元格中自动输入部份相同数据 选择多个单元格 右键“单元格格式” 自定义 - 类型中输入“2” 自动全部加2在单元格自动输入数据 当相邻单元格中输入相同数据或按某种规律变化的数据时，可用Excel的智能填充功能实现快速输入。在当前单元格的右下角有一小黑块，称为填充柄。填充相同数据在当前单元格A2中输入“湖南大学”，鼠标指针移到填充柄，此时，指针呈“+”状，拖动它向下直到A8，松开鼠标键。从A2直到A8均填充了“湖南大学” 。填充已定义序列在单元格A3输入“一月”，拖动填充柄向右直到单元格E3，松开鼠标键，则从A3起，依次为“一月”，“二月”“五月”（如图

8、所示）。Excel中已定义的序列可以通过【工具】菜单的“选项”命令下的“自定义序列”标签查到。它们是：S u n , M o n , T u e , W e d , T h u , F r i , S a t Sunday,Monday,Tuesday,Wednesday,SaturdayJ a n , F e b , M a r , A p r , , D e c January,February,March,April,December日，一，二，三， ,六 星期日，星期一，星期二， ,星期六一月，二月， ,十二月 正月，二月，三月，, 十一月，腊月甲，乙，丙，丁，, 癸 子，丑，寅，卯，

9、辰， ,亥第一季，第二季，第三季，第四季 。 建立等差序列的数据 除了利用已定义的序列进行自动填充外，还可以指定某种规律（等差、等比序列等）进行智能填充。菜单法：（如：在A5到E5建立等差序列3，6，9，12，15） 在A5单元格输入等差序列初值3； 选择填充区域（包括初始单元格）； 单击【编辑】填充序列，输入步长值为3和终止值为15，“确定”即可。 选定多个工作表1、选定多个相邻的工作表单击要选定的多个工作表中的第一个工作表，然后按住Shift键并单击要选定的最后一个工作表标签。此时这几个工作表均以白底显示，工作簿标题出现“工作组”字样。2、选定多个不相邻的工作表按住键并单击每一个要选定的工

10、作表。 插入工作表 单击某工作表标签（如Sheet3）. 单击【插入】工作表。 新插入的工作表Sheet4出现在Sheet3 之前，且为当前工作表。删除工作表 单击要删除的工作表标签，使之成为当前工作表； 单击【编辑】删除工作表； 在出现的对话框中单击“确定”按钮。工 作 表 间 的 切 换操作步骤： 单击要显示的工作表标签，使其变为当前活动的工作表。 技巧： （1）【Ctrl+PgUp】可以激活当前页的前一页工作表。 （2）【Ctrl+PgDn】可以激活当前页的后一页工作表。操作步骤：（1）单击要移动/复制的工作表标签 ；（2）沿工作表标签行拖动工作表；若要复制工作表，同时按下【Ctrl】键

11、。（3）拖到合适位置，释放鼠标按钮。若复制工作表，先释放鼠标，再释放【Ctrl】键。技巧：（1）按下【Shift】键可以选择连续多个工作表。（2）按下【Ctrl】键可以选择非相邻多个工作表。工作表的移动和复制保护工作表和工作簿保护工作表功能可以防止修改工作表中的单元格、图表、对话框编辑项、图形对象等。操作步骤：选定要保护的工作表标签 “工具” “保护” “保护工作表” 选择复选框中的保护选项 在“密码”文本框中输入密码 “确定” 在弹出的“确认密码”对话框再次输入同一个密码 “确定”。 隐藏/取消隐藏工作表隐藏操作： （1）单击要隐藏的工作表标签； （2）单击“格式”菜单中的“工作表”； （3

12、）单击子菜单中的“隐藏”命令。取消隐藏操作： （1）单击“格式”菜单中的“工作表”； （2）单击子菜单中的“取消隐藏”命令； （3）在对话框中选择要取消隐藏的工作表。设置单元格格式窗口： 单击“格式”菜单“单元格”命令，打开“单元格格式”窗口，设置数字、对齐、字体、边框、图案和保护。改变工作表的行高和列宽 行高用户输入数据时，Excel能根据输入字体的大小自动调整行的高度，使其能容纳行中最大的字体。用户也可以根据自己的要求设置合适的行高。行高的设置方法有如下几种：选择【格式】 行 “行高” 输入要设置的行高值 确定选择【格式】 行 最合适的行高将鼠标移至行号区所选数字的下边框，拖动后所选行的高

13、度将随之变化。如果双击鼠标，则所选行的高度将自动设置为各自行中最高项的高度。 提示：在工作表中，每行高度的默认值为14.25。 列 宽格式 列 列宽 输入要设置的列宽值 确定格式 列 最合适的列宽，所选列的列宽将自动调整至适合各自列中最宽项的宽度。将鼠标移至列标区所选字母的右边框，拖动鼠标，该所选列的宽度将随之变化。若双击鼠标，则所选列的宽度将自动设置为各自列中最宽项的宽度（合适的宽度）。 提示：在工作表中，每列宽度的默认值为8.38。 条件格式条件格式是当单元格中的值满足条件时，可以对选中的单元格应用选定的格式。操作步骤（1）选定单元格或区域；（2）执行“格式” “条件格式” “单元格式”对

14、话框；（3）在“条件格式”对话框中输入条件；（4）单击“格式”按钮，弹出“单元格式”对话框；（5）在“单元格式”对话框中设置背景颜色。 公式与函数公式的组成Excel允许使用算术运算、关系运算和字符运算。将数字、文字和函数通过运算符连接起来就成为公式。公式中不能包括空格，当然对象（如字符串）中可以包含空格。 算术运算符如：B32、B4*5、A1/4、A1+B3、B3-B4、(A1+B3+B4)/3 字符运算符如：A1&B2 (&:连接运算符，如：”顺德”&”大学”=”顺德大学”) 关系运算符如：E1=5、C260、C4=80、E24 引用运算符如：A1:F4、$A$1、$A1、A$1 算 术

15、运 算 符算术运算符算术运算符含含 义义示示 例例+（加号）加3+3-（减号）减3-3*（星号）乘3*3/ （斜杠）除3/3%（百分）百分比3% （幂）乘幂32注意：算术运算法连接的是两个数值型数据。文 本 运 算 符文本运算符含 义示 例（连接字符） 将两个文本值连接起来产生一个连续的文本值“North”&”west”产生产生” Northwest”注意：文本运算符可以将一个或多个文本连接为一个组合文本。比 较 运 算 符比较运算符含 义示 例结 果=（等号）等于1=1TRUE（大于号）大于34FALSE（小于号）小于2= （大于等于号）大于等于3=1TRUE=（小于等于号）小于等于1=-1

16、FALSE （不等于号）不等于32TRUE注意：比较运算法可以连接两个数值或字符型数据。引 用 运 算 符引用运算符含 义 示 例:（冒号）区域运算符，包括两个引用在内的所有单元格,（逗号）联合运算符，将多个引用合并为一个引用 （空格）交叉运算符，产生同时属于两个引用的单元格区域的引用A1:A5A1:A5，C2:C4A1:A5 C2:C4 公式输入 选定输入公式的单元格；键入等号“=”以激活编辑栏。注意： Excel的所有公式都以“=”号开头，输入公式后按键确认。在单元格输入公式后，单元格会显示公式运算的结果，而在编辑栏内显示该公式本身。 所有公式中输入的符号一律使用西文标点符号。1. 在单元

17、格输入数据或等号后，编辑栏左边出现。如果单击“”或按键为放弃输入，单击“”为确认输入项。 运算优先级见表4-2公式的编辑操作（1）修改公式；（2）公式的移动；（3）公式的复制。修改公式操作步骤： （1）单击包含要修改公式的单元格； （2）在编辑栏中对公式进行修改； （3）按【Enter】键。公式的移动操作步骤： （1）单击包含要移动公式的单元格； （2）将鼠标移到该单元格的边框上，当鼠标 变成指针时按下左键； （3）移动鼠标到目的单元格，放开鼠标，完 成公式移动。技巧：可以使用“剪切”和“粘贴”命令或组合键【Ctrl+X】和【Ctrl+V】 完成单元格公式的移动。复制公式类似复制单元格，同行或

18、同列一般采用自动填充法复制。方法如下： 先在E2单元格输入公式“=B2+C2+D2”1.拖动填充柄向下直到目标地址（如E12）。 公式的复制技巧：可以使用“复制”和“粘贴”命令或组合键【Ctrl+C】和【Ctrl+V】 完成单元格公式的复制。含义：单元格作为一个整体以单元格地址的描述形式参与运算称为单元格引用。引用方式：相对引用绝对引用混合引用 单元格引用相对引用例：在F2中输入公式 “C2+D2+E2”绝对地址引用 在公式中引用单元格是固定不变的，而不考虑包含该公式的单元格位置。绝对引用形式为$A$1,$B$1等，即行号和列标前都有“$”符号，例如： =$A$1+$B$1； 采用绝对引用的公

19、式，该公式无论复制到任何位置，都将引用同一单元格。 绝对引用例：在F2中输入公式“$C$2+$D$2+$E$2”混合引用例：在F2中输入公式“C2+$D$2+$E2”跨表引用例：在F2中输入公式“Sheet2!A2”函 数函数的概念： 是公式的概括，用来对单元格区域进行运算。函数的形式： 函数名（参数1，参数2，）输入函数步骤 1、 直接键入函数公式 选择单元格； 键入函数公式，如：=SUM（E2:E11），再按键。 2、使用函数命令或粘贴函数按钮输入公式 选择单元格； 【插入】函数 或 单击常用粘贴函数 选择函数，单击“确定”按钮； 按照对话框提示输入函数的具体参数，之后，单击“确定”按钮。

20、 1. 统计函数MAX函数返回参数中最大的值MAX(1,2,3,4,5) = 5MAX(E2:E12)MIN函数返回参数中最小的值MIN(1,2,3,4,5) = 1MIN(E2:E12)SUM函数用于计算单个或多个参数之和。SUM（1,2,3,4） = 10SUM（E2:E12）SUMIF函数对于满足条件的单元格求和。SUMIF（条件的范围，条件，求和的范围）AVERAGE函数功能：AVERAGE函数对所有参数计算算术平均值。语法： AVERAGE（number1,number2,）或 AVERAGE（单元格地址:单元格地址2）AVERAGEIF函数功能：对于满足条件的单元格计算算术平均值。

21、语法： AVERAGEIF（条件的范围，条件，求算术平均值的范围）COUNT函数功能：计数。语法：COUNT（值1,值2,值3）COUNTIF函数功能：对于区域中满足条件的单元格计数。语法：COUNTIF（条件的范围，条件）2. 文本函数功能：返回参数中字符串的个数。语法： LEN（”ABCD”） = 4LEN函数功能：返回参数中最后一个字符到指定个数字符。语法： RIGHT（”ABCD”,2） = “CD”RIGHT函数功能：返回参数中指定位置开始的指定个数的字符。语法： MID（”ABCDEFG”,3,2） = “CD”MID函数功能：返回参数中第一个字符到指定个数字符。语法： LEFT（

22、”ABCD”,2） = “AB”LEFT函数3. 逻辑函数 IF（P，T，F）功能：若P的结果为真（TRUE），则取T的值，否 则，取F的值。语法： IF（P，T，F） P是能产生逻辑值（TRUE或 FLASE）的表达式，T和F是表达式。 例： IF（65,10,-10）结果取10；IF（56,10,-10）结果取-10。4. 查找与引用函数LOOKUP功能：INT函数返回实数参数取整后留下的整数。语法： INT（number|单元格地址）例： INT(7.8)=7 INT(-7.8)=-8INDEX功能：INT函数返回实数参数取整后留下的整数。语法： INT（number|单元格地址）例：

23、INT(7.8)=7 INT(-7.8)=-8MATCH功能：INT函数返回实数参数取整后留下的整数。语法： INT（number|单元格地址）例： INT(7.8)=7 INT(-7.8)=-8YEAR函数功能：返回某一日期中的年份。语法： YEAR（2011-2-1） = 2011 5. 日期与时间函数MONTH函数功能：返回某一日期中的月份。语法： YEAR（2011-2-1） = 2 DAY函数功能：返回某一日期中的日。语法： YEAR（2011-2-1） = 1 DATE函数功能：返回某一特定日期的序列数。语法： DATE（year，month，day） 例： DATE(2006,1

24、1,5)返回“2006-11-5”； 注意：“year”介于1900到9999之间； “month”介于1到12之间； “day”介于1到31之间.TODAY、NOW函数功能：返回计算机内部时钟当前日期的序列数。语法： TODAY（） 返回当前日期序列数 NOW（） 返回当前日期和时间序列数 例： TODAY( )返回 “2008-12-19” NOW( )返回 “2008-12-19 11:21” 7. 基本财务函数SLN函数功能：返回以直线法计提的每一期折旧值。语法： SLN（COST, SALVAGE, LIFE）例： SLN(12000,600,3) = 3800DDB函数功能：返回以

25、双倍余额递减法计提的给定期间折旧值。语法： DDB（COST, SALVAGE, LIFE, PERIOD, FACTOR）SYD函数功能：返回以年限总和折旧法计算的在第PER期的折旧值。语法： DDB（COST, SALVAGE, LIFE, PER）数据清单的操作（1）添加记录；（2）记录单浏览数据；（3）修改和删除记录；（4）查找记录数据排序方法：指按照字母的升序或降序以及数值顺序来重新组织数据。分类： （1）按一列排序 （2）按多列排序 按一列排序方法一：（1）单击数据表中数据区域中任意单元格；（2）执行“数据” “排序” （3）在“排序”对话框中设置：（4）单击“确定”按钮方法二：（

26、1）单击要排序列的任意单元格（2）单击“常用”工具栏中 “降序”或“升序”按钮。按多列排序步骤：（1）单击数据区域的任意单元格（2）执行“数据” “排序”（3）在“排序”对话框中，分别在“主要关键字”、“次要关键字”、“第三关键字”中选择相应选项（4）单击“确定”按钮 注意：EXCEL 只允许对不超过 3 列数据进行排序。筛选数据1. 几个术语： 字段：数据表的一列称为字段。 记录：数据表的一行称为记录。2. 自动筛选： 自动筛选器提供了快速访问数据的功能，通过简单的操作，用户就可以筛选掉那些不想看到或不想打印的数据。操作步骤：（1）单击数据表的任意单元格（2）执行“数据” “筛选” “自动筛选”注