如何帮助员工有效地进行时间管理

1、如何帮助员工如何帮助员工有效地进行时间管理有效地进行时间管理“可惜，我没有足够的时间！”“一天有35小时就好了！”以上的话，你曾听到过多少次？自己又讲过多少次呢？ 每天有24小时，每周有168小时，每年有8,736小时，不多不少，绝对公平。无论你是富有或贫困，强或弱，总经理或仓管员，行政管家或楼层服务员，成功人士或家庭主妇，大家都有相同的时间。如果我们选择一项富有挑战性的职业，每周所耗由54小时增至64小时，时间哪里来？家庭、空闲还是睡眠？因此可以说，时间管理就是在每168小时内完成所安排的工作之过程。 为了使我们的讨论更有效，在此之前不妨做一个如下的个人活动耗时分析。时间管理时间管理75 y

2、ears = 27,375 days (1/3 sleep)18,250 days时间管理时间管理睡眠 小时/天 用膳 小时/天 穿衣 小时/天 交通 小时/天 家务 小时/天 工作时间 小时/天 个人成长, 如: 教育、阅读、嗜好 小时/天 家庭 小时/天 空间 小时/天 总计 168小时/每周个人活动个人活动有关资料表明，一个督导员要有效地使用时间，他应该：有关资料表明，一个督导员要有效地使用时间，他应该：1. 养成写记事簿的习惯2. 将乏味且难度大的工作安排在精力最充沛的时间去做3. 定期检讨自己的工作活动，并自问“他人能否做出与我 一般的水准”？4. 善于对工作进行取舍或重新安排 一个

3、精明能干的管理者则应该：一个精明能干的管理者则应该：1. 有充足的时间去做他们想做的事情2. 认识到短期的工作满足感亦是重要的3. 很少认为工作负担过重4. 明白有时小事情要给大目标让路的道理5. 有将事情按轻重缓急安排的能力而在日常生活中，总是存在着一些而在日常生活中，总是存在着一些“偷时者偷时者”（Time Robbers）。）。所谓所谓“偷时者偷时者”就是某些令我们无法完成就是某些令我们无法完成重大事情的琐碎事。它们通常有两类：重大事情的琐碎事。它们通常有两类：（一）外来的 （二）内在的 电话 不善聆听 来访者 不予重视 会议 犹豫不决 员工问题 视而不见 突发事件 有求必应 资料不全

4、需时失算 缺乏沟通 文件满桌 特别要求 人生中独特且必要的资源。 供给无弹性。 无法租、买、借。 无法储蓄累积。 无替代品。 过了就不能重来。 时间本身是无法管理的。时间的特性时间的特性下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。1.你通常工作很长时间吗？2.你通常把工作带回家吗？3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7.你时常在做重要工作时被打断吗？8.你

5、在办公室用餐吗？9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？总结你的时间掌控总结你的时间掌控12-16 “yes” 救命！你在时间管理上需改进 8-12 “yes” 当心！你需要重新审视你的时间行动指南 4-8 “yes” 可以！方向正确，但需要提高冲劲

6、 0-4 “yes” 恭喜！坚持并保留你的方法 如何对付上述诸多“偷时者”？究竟怎样进行时间管理？我们将从以下九个方面进行讨论： （一）如何拟定计划以避免时间之浪费？ （二）如何拒绝他人之请托以避免时间之浪费？ （三）如何对付不速之客以避免时间之浪费？ （四）如何对付电话干扰以避免时间之浪费？ （五）如何治疗会议病以减少时间之浪费？对对 策策（六）如何治疗“文件满桌病”以避免时间之浪费？（七）如何减少上下班交通所引起的时间浪费？（八）如何减少“事必躬亲”所引起的时间浪费？（九）如何清除上司所引起的时间浪费？对对 策策如何拟定计划以避免时间之浪费？如何拟定计划以避免时间之浪费？重要又紧迫的事情重

7、要但不紧迫的事情紧迫但不重要的事情例行性的事情第二优先第三优先第一优先第四优先请排出正确的行事优先级请排出正确的行事优先级4th緩3rd輕不重要的事2nd重1st急重要的事不緊迫的事緊迫的事?轻重缓急层次表轻重缓急层次表Important重要Not important不重要PRIORITY 2乙PRIORITY 1 甲PRIORITY 3 丙PRIORITY 4 丁Urgent Not urgent急 不急 紧 急 不紧急 重要 . 危机 急迫的问题 . 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲 不重要 . 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的问题 受欢

8、迎的活动 . 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动 如何拒绝他人之请托以避免时间之浪费？如何拒绝他人之请托以避免时间之浪费？管理者之所以不好意思拒绝他人之请托，可能是基于以下的原因：管理者之所以不好意思拒绝他人之请托，可能是基于以下的原因：时 间不知如何拒绝他人之请托不了解拒绝他人请托的重要性想做一位广受爱戴的好人担心拒绝接纳请托后会触怒请托者接纳请托比拒绝请托更为容易如何对付不速之客以避免时间之浪费？如何对付不速之客以避免时间之浪费？不要采用无条件的“门户开放政策”在办公室外接见外界不速之客站立会客利用隐蔽的办公室定期和部属或同一阶层的同事见面时 间如何对付电话之干扰以避

9、免时间之浪费？如何对付电话之干扰以避免时间之浪费？外来电话应先由秘书接听事后回复电话的办法比较值得采纳尽量将须打出去的电话集中在一起时 间如何治疗会议病以避免时间之浪费？如何治疗会议病以避免时间之浪费？A. 思考是否有必要以会议的形式进行商讨？B. 尽量减少与会人员。C. 当关键性人物无法与会时，原则上不应开会。D. 为避免会议过长，可将会议安排在午餐前、下班前或另一个活动之前。E. 计算会议成本： 例：(1) 与会者有10位； (2) 每位月薪4,000元, 享有的福利计有1,000元 (薪金的25%)； (3) 每位每月工作时间为10,000分钟，一个会议长达一小时，则耗资300元。A.

10、会议中如等候迟到者，则等于惩罚准时者。B. 不要令与会者太过舒服。C. 避免受电话或访客之干扰。D. 根据实际需要，可让部分与会者只参加会议的一部分。E. 会议结束时，总结达成的结论及定下工作的时限。A. 会议记录应尽快作成。B. 迅速解决会议中的决议及待办事项。C. 为杜绝与会者的无故缺席/迟到或早退，可考虑在会议记录上注明。会议前会议中会议后时 间如何治疗如何治疗“文件满桌病文件满桌病”以避免时间之浪费？以避免时间之浪费？培养“只处理来往文件一次”的习惯阅读后立即在文件上注明要采取之行动避免把文件列入“General”或 “Miscellaneous”档案内时 间如何减少上下班交通所引起的

11、时间浪费？如何减少上下班交通所引起的时间浪费？避免交通拥挤的高峰时间上下班选择班次稳定的交通工具利用上班的时间构思当天的工作细节利用下班的时间检讨当天的工作得失时 间如何减少如何减少“事必躬亲事必躬亲”所引起的时间浪费？所引起的时间浪费？适当地分权授责（Delegation）采取Management by exception 的管理方法时 间授权授权Who? 计划人物What? 具体 数字化Why? 重要性When? 何时开始、完成时间 需时多少进度Where? 地点How? 方法 资源How Much? 费用如何清除上司所引起的时间浪费？如何清除上司所引起的时间浪费？A. 应开门见山、单刀直

12、入。B. 技巧地指明你与他谈论的事端对他可能产生的利害关系。A. 当他指派工作给你时，多作询问。B. 如你的工作繁多，请他为你决定完成工作的优先次序。C. 询问他完成工作的时限。A. 若你能一边听他说话一边继续工作，则采取这种听话方式。B. 尽量避免发问或对他的话语作出评论。应付“听而不闻”的上司对付见异思迁的上司对付以你为听众的上司时 间运用管理工具提升工作效率运用管理工具提升工作效率万用手册万用手册 行事历与日程表 便条与备忘录 通讯簿 名片簿提醒自己的方法提醒自己的方法 小纸条 闹钟数码科技的运用数码科技的运用 电脑 PDA我们有这些好习惯吗我们有这些好习惯吗? 自我管理自我管理=好习惯

13、好习惯=效率效率 事先要有安排 排定优先顺序 临事要集中精神 沟通要彻底 避免杂乱无章 不苛求尽善尽美 不要怕说“不” 不要拖延 要能当机立断 善用零碎时间 养成“过手一次”的处理原则问题问题/回答回答Recommendations：The security contract should be considered for reevaluation and the working conditions for the guard force modified. It appears the prerequisite housing and required hours at the brew

14、ery are limiting the guard personnel to have ample time off. CORRECTIVE ACTION: Review and reevaluated the security contract including:1.Review and update the standing by program. Reduce the member of standing by to six security guards (fire truck operator). Other security guards can go home after j

15、ob.2. Considering to increase security guard headcount to increase day off from 4 days to 8 days each month. It will increase the cost of 145706.4 RMB.3. Replace the security guards with middle-aged personnel to decrease the turnover.4. Replace the uniform.AuditRecommendations：BWIB has minimal CCTVs

16、 (or recording devices) and no mail/package screening x-ray equipment. Suggest consideration be given to upgrading the technical security at the plant with CCTVs (and recorders) and x-ray equipment.CORRECTIVE ACTION: Install mail/package screening x-ray equipment at gate No.3 AuditRecommendations：It

17、 is suggested that the fencing on top of the wall be upgraded to a higher profile to hinder scaling from the roofs of the housing area. Additionally, it is suggested BWIB not store materials or objects so close to the wall that enables the climbing over the wall/fence from inside the property. CORRECTIVE ACTION: Check and remove the materials or objects close to the