浅谈工程设计企业epc总承包模式下的档案工作

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈工程设计企业 EPC 总承包模式 下的档案工作 【摘 要】本文通过分析 EPC 工 程档案在 EPC 项目中的重要性，结合 工程设计企业在 EPC 项目管理中档案 管理缺位的现状，提出了工程设计企业 EPC 总承包模式下档案工作的努力方向。 中国论文网 /5/view-5635470.htm 【关键词】工程设计；EPC 总承 包；档案工作 1、前言 档案作为企业全部活动的真实记 录和原始凭证，是企业重要的信息资源， 尤其在石油石化工程设计企业向 EPC 工程总承包转型的过程中，档案的原始 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 依据性、真实可靠性、现实实用性、成 套专业性等特征更加突出。一方面，近 年来，石油石化工程设计企业不断开拓 EPC 业务市场，在 EPC 项目管理上积 累了不少经验，但是，对 EPC 项目档 案管理的认识基本上是一片空白。另一 方面，在现实工作中，工程设计企业档 案室因人员调换退休频繁、管理软件落 后、专业知识欠缺等因素导致在 EPC 档案管理上同样处于一片空白，严重影 响 EPC 总承包模式下档案管理工作的 开展。 2、EPC 档案管理对工程设计企 业发展的重要意义 2.1 是 EPC 业务发展的需要。 EPC 工程档案是工程设计企业的重要资 源，是工程设计企业档案的重要组成部 分，它对工程项目的顺利进行，对总承 包企业权益的保障，对 EPC 业务的发 展都具有重要意义。随着社会信息化的 发展，EPC 工程档案作为工程总承包项 目管理的重要信息资源，在 EPC 项目 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 建设和市场竞争中将会发挥越来越重要 的作用1。要促进工程设计企业 EPC 业务的发展，就一定要做好 EPC 档案 的管理。 2.2 是做好 EPC 项目的需要。 EPC 工程档案是 EPC 项目在立项、审 批、招投标、设计、采购、施工、监理 以及竣工验收全过程活动的真实记录， 项目文件材料收集是否完整、准确，不 仅关系到工程建设的正常开展，同时也 对日后生产管理、工程维护和改建、扩 建起着举足轻重的作用。EPC 项目档案 验收是 EPC 项目竣工验收的重要组成 部分，未经档案验收或档案验收不合格 的项目，不得进行或通过项目的竣工验 收。因此，加强 EPC 档案管理工作， 不仅有利于工程总承包企业提高工程质 量、加快工程建设，也能满足建设单位 对工程档案管理的需要。工程设计企业 要做好 EPC 项目，让业主满意，就必 须重视 EPC 工程档案的管理。 3、工程设计企业 EPC 档案管理 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 现状 以笔者所在单位为例，近年来， 我公司紧紧围绕“ 做大做强 EPC 业务， 推动公司向以 EPC 业务为主体的工程 公司转型”的战略目标，不断开拓 EPC 工程总承包市场，在工程总承包项目管 理上积累了一些经验。但是，EPC 档案 管理却严重滞后，影响了总承包业务的 健康、快速发展。 3.1 EPC 项目管理中档案管理缺 位。近两年，我公司不断开拓 EPC 业 务市场，经过学中干、干中学，EPC 业 务走过了初级阶段，正在由小变大、由 弱变强，已经具备了平行开展 8-10 个 大中型 EPC 项目的管理能力，在工程 总承包项目管理上积累了不少经验。但 是，对 EPC 项目档案管理的认识基本 上是一片空白。 3.2 EPC 档案管理流程、标准、 制度缺失。EPC 档案管理是目前我公司 面临的一个新课题，一直以来没有系统 的标准可遵循，也没有成熟的经验可参 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 考。由于 EPC 项目大多周期长，涉及 单位、环节多，产生的文件材料种类繁 多、内容繁杂、数量浩大；工程设计、 设备采购、施工安装、监理、竣工等各 段阶文件资料时序交错2，给 EPC 档 案收集及管理带来了很大的困难。据笔 者搜集到的网络资料显示，近年来，各 大工程设计单位也在积极探索 EPC 档 案的管理模式和方法。一些兄弟公司经 过多年探索，进行了 EPC 档案管理的 实践，积累了不少经验。但就整个工程 设计行业来说，缺少 EPC 档案管理的 流程、标准和制度一直困扰着 EPC 档 案管理工作的开展，阻碍了 EPC 档案 信息的交流和共享。 3.3 对 EPC 档案管理认识不足。 在目前工作中，很多工程设计企业的档 案室虽然对勘测设计档案的管理经验丰 富，但对 EPC 项目文件和档案的形成 规律、归档范围、案卷整理要求等问题 心中无底，对 EPC 项目工程文件的归 档流程更是一片空白。档案室虽然想把 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 EPC 项目档案管理起来，却不知道如何 开展工作，心有余而力不足。据笔者了 解，很多工程设计单位没有将 EPC 档 案的管理纳入到日常档案管理中，档案 部门也没有直接介入 EPC 总承包档案 的管理，EPC 项目部的成员中也没有专 职档案管理员。这种现象的长期存在， 很容易造成文件材料收集、整理工作滞 后，文件材料流失，从而导致文件材料 的系统性、完整性、规范性、准确性难 以保证。 3.4 EPC 档案管理人才短缺 由于 EPC 工程总承包项目一般 规模大、技术含量高、业主要求严格， 在立项、审批、招投标、勘察、设计、 设备采购、施工安装、监理及竣工验收 等各阶段形成的文件材料种类繁多、内 容繁杂、数量浩大，如果没有专业的档 案管理人员，很难将档案收集、管理好。 目前，这种既懂档案专业知识，又熟悉 工程项目管理的档案管理人才在工程设 计企业极为短缺，可以说“一将难求” 。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 我公司目前的情况是，档案管理人员熟 悉勘测设计档案的管理，但不了解 EPC 项目管理和 EPC 档案的形成和特点； 项目部兼职资料员熟悉项目管理和工程 建设情况，但档案专业知识相对贫乏， 档案意识薄弱。从目前我公司 EPC 项 目发展的情况来看，EPC 档案管理人才 的短缺，将会影响到 EPC 档案管理工 作的开展，影响到 EPC 项目的顺利完 成。 4、EPC 档案工作的努力方向 鉴于工程设计企业 EPC 档案管 理的现状，我们要以各单位实际中标的 EPC 项目的实际需要为基点，通过加强 档案管理人员的培训及调研学习兄弟单 位 EPC 档案管理经验，并结合各单位 档案管理和 EPC 业务的特点，制定出 适合本单位自己的 EPC 项目文件材料 的归档流程。 4.1 加强档案管理人员的培训。 档案管理人员是做好 EPC 档案管理的 关键，应加大对档案管理人员的培训力 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 度，使他们熟悉有关 EPC 档案管理的 法规、标准， 了解项目管理的特点， 掌握文件材料收集、整理的方法，为制 定出符合本单位 EPC 项目实际需要， 符合档案法规、标准的 EPC 项目文件 材料归档流程打下坚实的理论基础。还 应特别加强对项目部、各分包商兼职资 料员（档案员）的培训，提高档案管理 水平。 4.2 档案室要主动介入 EPC 项目。 要在实践中摸索出 EPC 档案的管理模 式和方法，就要求档案室要主动介入到 EPC 项目中，及时深入到工地现场对文 件材料的收集、整理进行监督和指导。 4.3 成立“ 竣工资料工作组” 。根 据中国石油天然气股份有限公司建设 项目档案管理规定 （2010 版） ，项目档 案验收是项目竣工验收的重要组成部分， 未经档案验收或档案验收不合格的项目， 不得进行或通过项目的竣工验收。EPC 档案竣工资料的合格与否直接关系到 EPC 项目的竣工验收，所以工程设计总 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 承包项目组要成立“ 竣工资料工作组 ”， 组长由分管档案的领导担任，档案室人 员参与指导，项目经理、施工经理、监 理等都是组员。 “竣工资料工作组 ”的成 立，将为 EPC 档案管理提供执行保障。 4.4 加强与有经验的兄弟单位和 有关国家档案管理部门的沟通和联系。 在目前情况下，工程设计企业档案管理 人员应加强与有经验的兄弟单位和有关 国家档案管理部门的沟通和联系。在可 能的情况下，争取有关国家档案管理部 门对 EPC 档案管理的指导，避免在收 集、整理过程中走弯路，为制定科学合 理的 EPC 项目文件材料归档流程提供 权威的、专业的指导。 5、结语 随着石油石化工程设计企业 EPC 业务的快速发展，EPC 档案管理的重要 性将会日益突显出来。本