浅谈办公室事务管理工作之我见

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈办公室事务管理工作之我见 摘要：综合事务管理负责企业的 重要后勤工作，承担着员工健康、计划 生育、物业管理、房产管理、离退休及 自用料采购等重要任务，其工作具有复 杂性、多样性和重复性等的特点，是一 个企业不可缺少的重要部门，担负着收 集、筛选、上传下达、部门协调、内外 联络的综合部门，为领导者提供全面、 准确、及时的信息服务的职能。 中国论文网 /7/view-12951257.htm 关键词：综合事务；协调；职能； 影响 办公室事务管理工作是对企业内 部的规范与强化，在日益激烈的市场竞 争环境下，企业的各项管理工作的效果 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 直接影响到企业的发展与市场份额，办 公室事务管理工作便是其一。办公室的 事务管理代表着企业的综合管理水平， 也直接影响着企业的业务开展工作及企 业的日常运营。办公室事务管理工作作 用可以大到影响着企业的管理革新与调 整，还担任着企业的管理、服务、决策 等责任。 一、提高规范化管理水平 规章制度要细化，要准确，要完 善，照着能做、有操作性。建立健全综 合协调制度、考核评比制度、督察督办 制度、信息报送制度等各项规章制度， 使之有章可循，有规可依，违规必究， 真正做到用制度管事管人。办公室事务 管理工作的胜任需要进行一定的学历及 课程培训，这就表明其管理工作的专业 性。在办公室事务管理的课程中包括办 公室事务管理礼仪培训、电话用语培训、 应用文案类的写作等。办公室事务管理 的主要职能是事务管理与业务服务。在 事务管理工作中需要一定的应用文案的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 写作技能、基本的管理理念，而业务服 务职能则需要管理人员具备合格的电话 礼仪，电话礼仪是企业电话业务交流时 的必需技能，良好的电话礼仪是管理人 员在业务服务中提升企业业务水平的基 础。办公室事务管理的专业性于此体现。 二、做好服务策划工作 办公室工作的立足点就是搞好服 务：为领导服务、为各科室服务、为一 线员工服务。为公司的发展，为员工安 心工作做好后勤保障，在条件允许的情 况下，积极做好企业的“ 后勤部 ”。办公 室工作政策性强，涉及面广，工作人员 的素质直接关系到完成工作的效率和全 局形象。我们从办公室的实际出发、加 强业务培训和业务考核，提高每个同志 的文字表达能力，综合协调能力和调研 分析能力，使办公室工作既出工作，又 出人才。办公室事务管理工作还具有服 务性与主动性。办公室事务管理工作是 服务性质的，办公室事务需要进行办公 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 室环境的美化，美化的目的在于塑造企 业形象，还能为企业员工提供良好的环 境，有助于提高员工的工作效率。办公 室事务中最大的服务项目便是企业的业 务服务，管理人员要为企业内部提供协 调性服务，以便参与企业的决策。 三、统筹兼顾，做好 3 个善于 办公室工作在时间安排上大致可 以划分为日常性工作（文秘、档案、接 待、司机、信访等）和突发性工作两类 （上级突然分派任务、特殊时期的特殊 事情） ，繁重的日常工作和不可预测的 突发性工作决定了办公室必须具备统筹 安排的基本素质，否则就只能手忙脚乱。 精神疲惫最终导致效率不高、质量不佳， 所以要做到三个善于： 1.善于制定计划，不要盲目。办 公室工作虽然杂，但仍有一定规律的。 2.善于主动工作，防止被动。对 于常规性工作必须心中有数，早部署、 早安排，分内的工作做得井井有条。如 工作计划、工作结，档案整理等工作。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 3.善于突出效率，千万不要拖拉。 凡事已经明确了的工作任务要在规定的 时间内完成，否则只能造成工作积压， 领导是有意见的。 四、会议安排灵活 做好会议的统筹安排是办公室事 务人员必须掌握的一项工作技巧，是行 政事务人员办公室事务人员工作细不细， 考虑深不深的有效反映。一个好的办公 室事务人员，在会议前会做详尽的准备 工作，收集、整理并拟定议题，将议题 资料准备稳妥后及时向领导报批。从细 节上考虑到会议的每一个环节，将会议 的时间、地点、人员都确定好并通知到 位。并事先做好会议的计划和制定应急 预案，从而确保会议能顺利进行。在会 议进行的过程中，密切注意会议的细节 和变化，第一时间处理应急事件，让会 议进行的有条不紊。会议后更需要做好 会议精神的整理、总结和归档工作。 五、做好协调工作，促进人际关 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 系 无论办公室工作的任务繁杂程度 如何，服务领导、服务基层、服务群众 始终贯穿与各项工作始终。只有争取理 解服务的内涵，分清服务的层面，把握 服务的深度，才能抓住办公室工作的核 心。 1.下行协调注意姿态。要坚持联 系基层、服务基层，加强与基层的联络 与协调，倾听他们的意见，帮助他们一 起解决困难和问题，不做高高在上姿态。 2.平行协调多交流。办公室与其 他部门加强沟通，密切配合，相互扶持， 保证机关的正常运转。办公室有一条工 作原则，属于办公室的工作要完成，不 属于办公室系列的工作找到了也要完成， 不属于办公室的工作发现了问题要说话， 及时与相关业务科室沟通，不能让工作 出现真空。 3.上行协调多请示和汇报。在落 实上级和部门领导的指示及配合上级有 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 关部门的调研中，坚持多请示、多汇报， 认真做好各项协调配合工作，把工作落 实好。 六、加强采购管理，树立勤俭节 约意识 采购管理包括全处自用料及机关 办公用品的采购，以最优的价格和上乘 的物资质量保障全处的生产需求。加强 采购管理，首先要规范采购计划并严格 遵守逐层逐级审批制度，通过实地走访 调查等从需求、数量、规格型号、实用 性等方面核实基层采购计划，避开虚报、 窃取私利等行为的发生。其次，在采购 过程中，要以市场为导向，对所需物资 分类进行区别采购，不仅保证了生产急 需用料，又确保了采购物资的质量，也 大大降低了采购成本。最后，要严格执 行公司规定，杜绝超标准配置，对已配 置的物品进行登记、建账，责任到人， 确保各单位、科室办公配置件件有登记， 发放有凭证